10 四月 2008

GTD等四大系统的融合

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 上篇文章简单介绍了日常的四大系统,并对各大系统的功能及工具做了简单的区分,本篇文章我将目光集中在系统之间的关系与融合上,使之成为一个整体,成为为日常生活提供便利的工具。

 

    融合的思路上,我认为在日常生活中,不能所有系统均在表面,因为这样将会让我的生活变得异常复杂,大家可以想象一下,一件简单的事情我需要查阅34个软件,查找n多个功能才能够开始去做,那么我就不是在管理时间而是浪费了!

    所以,GTD系统在日常中,是唯一顶层的工具,也就是说,我每天做的所有事情都直接通过GTD系统查看、记录和总结。

    资料管理系统是GTD系统的一个补充,因为在我看来,资料本身是没有任何意义的!就像未经解读的数据是没有任何意义的一样!因此,唯有资料与Actions相联系时才是有意义的,它为行动提供支持,这才是最重要的!

    知识管理系统本身需要不断进行完善,但是在日常显现出来同样没有任何意义,除非您打算把这些东西拿出来显摆或者是希望拿出来给别人讲课,否则,只有知识变成行动或者是可行动的方法,才是真正有效的知识,就像我关于读书一直强调的东西:读书是为了改变,不论是行动上的改变还是思维上的改变,如果没有改变,那么读书就没有任何意义。也就是说,知识管理系统其本身需要我们不断进行思考和完善,但是归根结底,我们需要给知识管理系统一个出口,一个可以直接落实到行动上的出口,一个改变自己习惯或者做事方式的出口,然后将这个出口与GTD系统对接,形成GTD中的ProjectsActions,真正应用到实践中来,当然,还有后续的回归到理论中去。

    Project分解模板系统更加是一个底层的系统,甚至于您可以把它归入GTD系统之中,其实,我以前就是这样做的,但是在实践中个人感觉归入GTD并不恰当。因为一方面Project模板的总结工作是一项完全独立于GTD的工作,另一方面也是为了避免随着模板数量的增加,模板之间的横纵联系相对混乱后将可能给GTD系统带来麻烦。这套系统的一切工作都在底层完成,日常的体现只有在GTDProject分解,也就是GTD计划时才有所体现。

    不知大家有没有注意到,其实Project模板系统一方面的目的是确保事情不要做错和遗忘,另一方面是为了更好的节省时间,也就说,这四个系统之间的功能也是互补的,它们之间唯有融合之后才能让我更好的实现时间管理等目标。

    一句话:四个系统是独立的,唯有独立才能让我清晰的去实现各自的功能;它们之间又是融合的,唯有融合才能让我更便利的去使用;它们是分层次的,唯有层次才能让我每天的行动有唯一的参照系统确保简单、明了。

 

    相信,每个朋友都有自己习惯使用的软件,都有自己习惯的系统,对于软件的选择,我想提出以下建议:

    1尽力减少涉及软件的数量:数量越少,操作起来越方便,您使用的也越习惯,不要耗费太多精力去学习如何使用软件,把精力留给理解系统的内涵。在四个系统中,我使用了五个软件:OutlookMindManagerGoogle桌面、EverNote和资源管理器,要不是两台电脑之间同步起来比较费劲,同时又怕数据文件损坏损失太大,我会把所有的资料都放到Outlook中!EverNote虽然暂时没办法不使用,但是我也在不断想办法减少其中包含的内容,一句话,越简单越好!

    2尽力增加各系统使用软件的交叉:软件使用交叉了,相互之间配合才能更加简单,就像Project分解模板我可以用微软的绘图软件V什么(汗,忘记名字了)实现,那样会很漂亮,可是那有什么用处?我在GTD中做Project分解在用MindManager,如果模板也用同一个软件,我分解的时候可以直接copy,如果用微软的产品,最差我也要导入,这只会给我的工作造成不便!

    3、使用软件简单的功能:我用MindManager很多,很频繁,但是,我觉得自己在思维导图方面完全是个外行,我只用20分钟翻看过一本思维导图方面的书(还是开会时看的),完全不知道他在讲什么,也没读过关于导图的一系列专著,我甚至不知道思维导图在“官方”和“大众”看来能做什么,我只知道它对于我能做什么,它对于我来说,能够实现哪些我所需要的功能,或许等我有空的时候我会认真研究一下脑图,不过一定不是现在!所以,把软件用好很重要,但是不要总想着去用软件艰深的功能,那样会很复杂,也容易出问题——重要的不是工具,而是思想!

    4、寻找将所有软件结合在一起的工具:我个人暂时找到的只有Google搜索和微软桌面搜索,之前我的资料管理系统用OneNote,其实就是为了将几个系统统一在微软桌面搜索之下,可惜很可能是我没有用好,它并没有达到我想要的效果,暂时,我只能将整个系统替换到Google桌面上,自然资料管理工具也需要调整到EverNote上了。不知道大家是否知道什么好的工具可以很好的支持Google桌面,期盼着您的推荐!

 

    OK,融合方面已经谈的差不多了,更为具体的内容我会在后续文章中谈到时详述,下一篇开始,我将由GTD工具和实现讲起,将四大系统的内容穿插进去,当然如果时间允许,我会在后面独立成文介绍其他三大系统的实现方式,欢迎大家多多拍砖,一起探讨实现的方法!

    这次的GTD文章与前面的30余篇GTD不同,前面的文章更加关注GTD思想,这次我将关注点放在GTD实现的方法和工具上,也算是这一段时间GTD实践的总结。我尽力做到图文并茂,不过实在是时间有限,无法太多的抓图,要是哪位朋友可以提供一些支持我将不胜感激!

 

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更新完这篇,先更新“工作之初”系列的“被人当枪使”主题的文章,那个还没有更新完,郁闷了,两个系列的东西弄到一起来写,真是麻烦……

我还在犹豫是先把“工作之初”专题的文章更新完再更新GTD系列,还是先更新GTD,每天一篇又没有那么多时间,无奈啊!!

9 四月 2008

GTD等四大系统的建立

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 时间管理         16 comments

在日常的工作和生活中,我有四大系统一直围绕在身边,它们为我的思考、生活、学习和发展提供了非常便利的条件,成为我不可或缺的一部分,之前的时间我在不断的思考和实践,近期借大规模调整GTD系统的机会,我将这四大系统做了进一步思考和融合,虽然暂时没能全部完成,但思路上已经基本成型,向大家做以介绍,欢迎大家提出您的意见!

    这四大系统是:GTD时间管理系统、资料管理系统、知识管理系统、Project分解模板系统

    1GTD时间管理系统

    这套系统的就不必说了,熟悉古道视野的朋友都非常清楚。使用工具为:MindManagerOutlookGoogle桌面搜索和PPCS1。本篇文章不详细说具体的实现方式,近期我会系统的更新GTD实现方面的内容。在工具选择上,MindManagerOutlook之间有非常便利而有效的同步方式,OutlookPPC都是微软的产品,提供了最为安全的同步功能,这也是为何有很多更好的GTD工具我都没有选择的原因。

    2资料管理系统

    资料管理系统的目的是为了有效组织和管理资料,做到随时需要,随时获得,便利性是非常重要的一项。实现工具为:资源管理器(这个是什么?我的电脑,明白了吧……)、EverNote(目前是OneNote,正在考虑转换,因为据说EverNote提供了Google搜索的功能)、Google桌面搜索、PPCS1)、PCPPC同步工具EverNote据说可以通过Google桌面搜索,我还在尝试之中,不知效果如何,资源管理器自然不用说是可以被Google索引到的,如果两者均可实现,那么这套系统就通过Google桌面有效的结合成一个整体。PPC更多的是一个查看工具,PCPPC的同步工具是为了同步文件夹到储存卡,这样我可以随时查阅重要资料,不必局限于电脑旁边。

    3知识管理系统

    对于我,这是一个非常重要的系统,虽然目前还只是一个雏形,一个非常简单的效果,但是已经起到了良好的作用,目的是为了有效的组织和学习知识,并把知识变成实践。工具:MindManager。对知识的学习,我一向认为应该形成一个系统的构架,而思维导图则是非常便利的体现出“构架”的工具,同时MindManager简便的编辑方式也让我非常喜欢,这是我选择该工具的原因。

    4Project分解模板系统

    Project分解模板是什么?我们都知道,当我们去做一件事情时,总是有一些方面是必须想到的,有一些事情是必须去做的,一个Project分解成Actions后,某些顺序是必须遵照的,但是您有没有发现日常中我们依旧在不断犯着同样的错误?我们跑到商店却发现忘记带钱包,跑去医院却忘记带医保本,最可气的是,我们在不断重复的犯着同样的错误,好似前几次忘记和再次忘记之间没有任何的关系,于是,我们想到要做什么事情前写一个单子,提醒自己不要忘记某些事情,提醒自己做事的步骤。这个Project模板管理系统就是这“一个单子”,但是它是一系列类似Project的汇总和总结,是触类旁通的。当我们完成了一个或多个项目后,我们进行思考和总结,不仅仅总计其中做到的,还要总结没有做到的,完善这个模板,让自己再次遇到同种类型的Project时不必再犯同样的错误,同时,更加重要的目的:节约同类型Project分解所浪费的时间。这套系统让我避免了很多重复劳动,也更好的实现了“流程化与创新”之间平衡而尝试,具体的思想请大家参阅这篇文章实现工具:MindManagerProject分解在使用方面,主要体现在GTDProject分解步骤中,也就是GTD五大步骤的“计划”,该步骤我会使用MindManager来实现,那么自然,MindManager成了我最好的选择。

    这里我要强调一下“资料管理系统”和“知识管理系统”之间的差别:资料管理系统所包含的内容大多是不必经过太多分析和思考的,当然这需要处理和归档,但核心的目的是为了做事时提供参考资料,比如说我以前买过一个冰箱,现在我要买另一个,我可以查看资料管理系统中是否有价格的整理,简单的看一下Excel列表,看看哪个品牌便宜,去哪里买;或者是当我要签一份合同时,我需要查阅一下相关的法律文献,我直接到资料管理系统中去查。而知识管理系统是对知识的一个划分,对单方面知识分支的一个构架整理,它反映出的是个人的知识体系与构架,核心的目的是为了便于知识的总结、归纳与整理,更为重要的目的是为了在行动中应用知识并做到改变,这个后面还会涉及。目前网上有很多人也在提及这两个系统,不过就我个人来看,除了GTDLife上的FS系统还算是我个人定义的“知识管理系统”范畴外,其他的不过只是“资料管理”而已。

 

    这样说来,好像四个系统都是很大、很复杂的,但事实上,我目前的知识管理系统和Project分解模板系统仅处于雏形阶段,不论是实现方法上,还是功能上都是非常简单的,但是复杂并不是目的,简单而有效才是我努力的方向。

 

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    本来我打算继续更新“工作之初”关于“被人当枪使”的话题,不过之前答应朋友周三前写一篇关于知识管理系统的文章,所以,只能先更新一下这部分的内容了。最近做GTD总结也让我发现一个问题:我的时间不论如何计算都不够同时完成博客写作、英语学习、专题阅读和工作的,这真是个让我痛苦和郁闷的事情!看起来我需要更加抓紧时间了!

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