[Outlook技巧]在桌面建立Outlook的"便签"快捷方式

GTD/资料管理/知识管理/Project模板系统, 软件推荐 07月 3rd, 2008

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又是一篇Outlook技巧文章,本文大体内容源于网络文章说明,我不过是增加了一些抓图,并做了相对详细的说明而已,从一定意义上来说,不能算作原创,抱歉!

方法有两种:

方法一:快捷方式命令方法

1、进入我的电脑,点击搜索,输入内容“Outlook.exe”。我的电脑中安装的是Office 2007,默认位置为“C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\Outlook.exe”。

2、在桌面上右键,增加快捷方式,"位置"即为前面提到的地址,选择确定。

3、点击该快捷方式,右键,属性,在目标地址上此时应该显示为带引号的"C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\OUTLOOK.EXE",在其后面增加“ /c ipm.stickynote”,不带引号。

即,此时目标框内为:"C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\OUTLOOK.EXE" /c ipm.stickynote

方法二:Outlook中另存法

1、Outlook中进入“便签”,选择新建便签,左键点击便签左上角,选择“另存为”,见下图:

01

2、此时会出现该对话框:

02

此时,选择保存类型为“Outlook模板 (*.oft)”,名称无所谓。我选择放到桌面上。

即可!

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[解决GTD难题]日事日清

GTD/资料管理/知识管理/Project模板系统 07月 3rd, 2008

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Inbox 我们已经了解“古道的GTD1.0版存在问题”,并且,初步记录了自己的时间消耗情况,找到了自己的“时间消耗钉子户”,对自己的时间管理效果做出了一定程度的分析,今天,让我们正式进入更新系统的部分:解决难题!

日事日清是我想强调的第一个方法

及时清理Inbox不论您有多少个Inbox,一定要做到每天清理!否则,很有可能出现,别人需要您帮忙做些事情,结果随手记录到便签中,一个星期后才发现自己根本没有开始去做!这可能导致您对GTD系统的信任危机!万万不可!

小技巧:在建立Inbox时,可以直接建立“周Inbox”、“日Inbox”,比如有些可能引起您思考,但是并不是很急的文章,完全可以暂且保存,一周整理一次,而很多事情,则务必当天清理!

另外,在浏览器的收藏夹中建立一个文件夹“Inbox”,并在Inbox中建立子文件夹,比如Soft相关,学习相关,书籍推荐等等,这样在收藏网页时可以直接放入对应位置,节省整理的时间。

操作建议:在日历上做好提醒的约会,我放在下午5点,这样基本可以在晚饭前搞定大部分工作。其他的一些事情可以放在日Review中去做。

针对问题:日Review,Inbox

相关技巧:如何在桌面建立Outlook的“便签”快捷方式?

每天做好Stuff转化、分解:Stuff只有转化为Project,并分解成Actions,才是可执行的,否则它什么都不是!那么,当您清理Inbox时,务必将Stuff转化为Project,并做好分解。

小技巧:如果某个Project的分解工作非常复杂,您可以建立一个新的Action:“分解Project A”,个人会在Outlook中建立一个约会,这个就没有必要从MindManager中导入了,然后将“与Project A相关的信息”放入约会的正文中,设置好执行时间。

操作建议:如果不复杂的Stuff,建议日Review时去做。另外,建议整理时,把全部Stuff均转化为Project并首先放入MindManager中,这样做最大的好处是,可以极大的限制增加的Projects数量!很多Projects只不过是一时兴起想去做而已,放入MindManager,然后分解,然后导入到Outlook中,这样麻烦的步骤,足以让您对某些不那么重要的Projects产生“厌恶”!记住,有舍才有得,不要去做所有您想到的Stuff!

针对问题:缩减Project清单改变习惯,Inbox

可以说,这是“收集”步骤中最关键的部分,其实书中都有强调,但是在我们没有实践之前,感觉并不那样深刻,所以,建议大家,开始实践!

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本来我想把这些解决问题的建议,打包放到一篇文章中更新,也可以节省自己和大家的时间,因为毕竟都是比较浅显的东西,思考空间不是非常大,不过后来想起我在这个系列的文章中要尝试,被我称为“链接2.0”的方法(具体说明见文章:古道的GTD1.0版存在问题最后面的部分)。所以,为了便于成为整体,不得不针对每个部分的解答,写出独立的文章。当然,这可能后续某些文章内容很少,请大家谅解。

另外,非常感谢大家对我的支持与理解,尤其是在“关于博客更新的思考”更新以后,收到好多朋友鼓励的mail和留言!真的非常感谢大家!可惜的是,暂时还不能一下子更新太多思考性较重的文章,毕竟GTD2.0系列还有一些需要继续写下去。如果大家有兴趣,建议去“随风而逝”转转,最近更新的几篇文章都是我近来思考的精华!欢迎大家多多讨论!另外,那里是水木清华的博客站,可能不能匿名留言,如果有兴趣,给我mail,大家一起讨论吧!

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[Outlook技巧]巧设底色

GTD/资料管理/知识管理/Project模板系统, 软件推荐 05月 21st, 2008

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Outlook应用中,针对“任务”和“约会”的底色设置将给我们带来很多的便利!个人的具体应用有以下三种:

1、Outlook“任务”的底色设置:
由于我的时间管理方式以GTD为基础,因此,任务我是按照“类别排序”的,每个类别意味着一种“情景模式”。在Outlook 2007中,每个类别必须分配一个底色,因此这里不必经过太多的设置,也是大家最常用的设置方式,不多加介绍。

2、Outlook“约会”中的底色设置:
在Outlook的约会中,设置底色个人有两种目的:

(1)便于日常按照不同情景,完成“约会”Actions:

在Outlook 2007中,查看“日历”列表,如果是“全天约会”的话,是无法设置排序方式的,这给我们每天查看To Do List带来了很多不便。当然这同样可以通过在类别中设置“Calls”、“Online”、“Home”等项,之后再通过给每个“约会”设置类别的方式实现。但是,有没有更加便利的方式?您可以考虑尝试这种!

新建一个“约会”,在地点中选择对应的“情景”,如Online,如果您以前写过该项,下拉菜单中会出现默认的内容。同时选择勾选“全天”。

Oulook底色

然后,在日历的任何一个“约会”位置点击右键,选择"自动设置格式"

Oulook底色

选择“添加”,加好名称,选好颜色,点击“条件”,选择“高级”页面:

Oulook底色

点击“字段”后,选择“约会字段”,选择“地点”,设置“包含”,如“Online” ,点击确定!

这时您会看到,日程表中的“约会”项目已经用不同颜色标注出来,在日常使用To Do List时,可以非常便利的按照颜色顺序筛选自己想做的Actions!

同时,这种设置是跟随Outlook的数据文件走的,也就是说当您同时使用两台电脑的Outlook,只需要copy对应的数据文件,即可“带走”这些设置,不必重新更改!

(2)在《找出你的“时间消耗钉子户”!》中提到的时间消耗统计中的设置:

设置方式和您做统计数据的目的有关,下面以希望了解人生分配六大方面的时间消耗分析为基础加以说明。

在古道的GTD中,人生规划占据了很重要的位置,大体上我将之分为:事业、健康、情感、社会责任、内心思想、休闲/娱乐/爱好几个方面。我们利用一周的时间来统计自己的时间消耗情况,可以有效分析出自己在目前阶段,将精力和时间分配到各个“人生大类”的哪个方面之中,为后续有效调整时间分配提供了数据基础。为了分析方便,我在Outlook的约会中,设置了上述六项的“类别”,分配好各自的底色。在建立Action的约会时分配好各自所属类别,即可在日Review中非常直观的看到时间分配情况!

这些技巧看似简单,但是在实际应用中却可发挥很重要的作用!极大的方便了GTD的日常应用,欢迎大家提出您在Outlook的使用技巧!

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找出您的“时间消耗钉子户”

GTD/资料管理/知识管理/Project模板系统 05月 18th, 2008

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在前两年的时间里,我读完了大概300余本书,每一本都要做读书笔记,可是当时的工作很忙,晚上还要加班,所以我只能依靠减少睡眠时间来增加阅读量。每天计算着不要超过4个半小时的睡眠,含午睡,坚持了很久一段时间,效果还好。后来的一场连续4、5天39度多的感冒,几乎七天时间无法阅读任何一本书,让我认识到,靠熬身体来换取时间是多么不值得的一件事情,于是,我将注意力转移到白天的时间有效利用上!本篇文章介绍的,是我如何利用GTD系统了解自己的时间消耗情况的方法。希望对您能够有所借鉴。

做好时间盘点,是时间管理的重要一步!时间管理的重要目的之一就是有效率利用时间,如果连自身的时间消耗在哪里都不清楚,又如何能够有效利用时间呢?下面,是每日时间利用情况的收集工作,为后续分析提供有效数据!

使用工具:Outlook 2007
Project时长:一周
每日消耗时长:少于30分钟

针对问题:无效时间消耗日Review规划价值观

我使用Outlook作为GTD的To Do List工具,每个Action都会在Outlook中以“任务”或“约会”(即日程表)的形式体现出来。

1、当开始做某个Action时,打开Outlook的“任务”或“约会”,添加一个开始时间,以分为最小单位。在日历中参考下图,在任务中,直接填写到正文部分即可。

Outlook技巧

2、在完成该Action后,日历项目,设置结束时间。对于“任务”,将该任务项拖拽到左侧的“日历”栏中:

02

此时,会自动弹出一个新建“约会项目”,设置开始结束时间即可!

3、在每天的日Review中,我们需要查看的部分就是Outlook的当天“日历”,体察自己到底给各项Action分配了多少时间!同时这可以增强我们对Actions预估时间的能力。03

虽然不是本篇需要讲的东西,但是顺便提一下,以后在“古道的GTD 2.0”中“日Review”工作重点就看上面这个界面,非常清晰的显示出当天完成哪些Actions! (这中间,我使用了不同颜色来体现标签,您使用了那些Outlook技巧?明天,我将更新新的Outlook技巧文章:“善用底色”)

以我个人的总结来看,“网上闲逛”、“无所事事”和“GTD系统外Project”是最大的“时间消耗钉子户”!您的“钉子户”隐藏在哪里呢?

另:这是一种时间统计方式,建议坚持一周,可以用这个数据分析出很多东西,比如您将时间分配给不同重要程度的Project各有多少?分配给家人、事业、生活的时间各有多少?将这些内容与您的价值观相对比,就可以领悟到更多的东西!

关键词链接使用方法:在文章前面有一个“针对问题”项,后面有一些关键词的链接,它们将指向本博客对应的Tag页面,可以直接反映出该文章可以回答哪些其他文章提出的问题,可以系统反映出整个GTD系统的功效,欢迎大家尝试指正!

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[Outlook技巧]巧用联系人索引同一Project的所有Acitons

GTD/资料管理/知识管理/Project模板系统 05月 16th, 2008

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众所周知,Outlook GTD应用中,如果不安装诸多插件,在Project分解方面是较弱的,但是,我们可以通过其他方式来完善这一点,这便是有效方法之一。

1、在Outlook2007下,选择“工具”-“选项”,弹出窗口选择见下图:

01

2、在联系人目录下新建一个文件夹,命名为Project List:

02

但Outlook默认视图为名片形式,对我们不适用,按下图选择“按类别”,即可。

03

3、新建一个联系人,命名为“Blog-GTD专题”。

4、新建一个任务或日程表,在最下面可以找到“联系人”位置:

04

5、这时,在Outlook联系人的Project List中即可体现出您的Project List,双击打开该联系人“Blog-GTD专题”,选择“活动”,即可得到下表:

05

此种方式有效弥补了Outlook无法体现Actions之间联系的缺点,算是一个不错的小技巧。虽然,它并不非常完善,即使按此操作依旧可能存在很多问题,但并非完全不可解决。希望可以给习惯使用Outlook的朋友一点帮助。

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古道的GTD1.0版存在问题

GTD/资料管理/知识管理/Project模板系统 05月 15th, 2008

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“古道的GTD 1.0”版在推出之后,受到很多网友的好评,这也使古道视野成为GTD方面个人博客中的重要一员。在之前的系列文章中,更多涉及GTD和时间管理的思想内容,但在实际操作过程中,我发现了诸多问题,尤其是工具使用上。由于Outlook相对简单,Project规划、分解能力较弱,同时自己并行发生的Projects数量较多,原有工具不再适用,大略总结一下升级自身GTD系统之前存在的问题:

1、自己的时间依旧不够用!
可能您觉得这是废话!但是,不要忘记GTD最强调的一个思想:心如止水。GTD是一种规划工具,但它很重要的作用之一就是缓解自身在时间管理方面的压力。而事实上,大多数人并没有真的获得这一好处。

解决方法关键词:调整心态人生规划,从人生角度缩减Project清单外包

2、拖延问题依旧存在!
在GTD原书中,拖延问题并不是一个被重点强调的方面,但是在时间管理的范畴内,这是一个非常重要的问题。当然,它也是“古道的GTD”所重视的一部分。
Project没能及时完成,存在一定时间不够的因素,但在大多数情况下都是因为拖延。可以说,这是时间管理中的一大难题,更是我们日常生活中必须克服的坏习惯。

解决方法关键词:拖延日志日Review改变习惯重视承诺

3、无效时间消耗依旧严重!
我将之命名为“时间消耗钉子户”——这里在“钉子户”使用上没有任何贬义的含义,我还是很欣赏维权的人们的。其实,这一点,很大程度上也是没能做到“心如止水”的重要原因。正是这些“时间消耗钉子户”的存在,我们的大块时间在不知不觉间流失,真正重要的Project却一直没能真正开始。网上在这方面的讨论也有很多,比如最近很火的“大石原则”、“每天一个重要Project法”等等,但是,个人对此并不非常欣赏,因为在一定程度上,它严格限定了时间的使用,是从根本上违背GTD思想的,并包含了很多强制而非自主决策的成分。当然,我并不否认这些方法的可行性,也不认为GTD讲述的内容就是真理,更加不认为自己寻找的方式更好,我只是说,我选择了另一条自认为更加适合古道的方式,具体的选择,还要看大家认为哪一种更加适合您自己。

解决方法关键词:时间消耗钉子户Action时间统计时间消耗分析

4、没能良好处理Inbox和Review

这应该是很多GTD使用者的通病,主要反映在“Inbox不能及时清理”和“忽视Review的过程”。事实上,在这一点上我自己到现在做得也不够好,因为很大程度上,这些工作并非作用于自己想做的Projects,而是为了实现GTD而增加的工作,个人称之为“工具时间消耗”。(这个词也是古道原创,考虑申请专利,^_^)

解决方法关键词:Inbox日Review周Review月Review

5、工具方面,Outlook在Project分解上功能实在太弱!
可以说,我还是很满意Outlook这个工具的,但是,它在Project管理和分解上,功能实在太弱!我也尝试过诸多方式,比如使用联系人索引Project分解(明天贴出)、善用“类别”选项等,但大多效果不佳,最终我不得不在2.0系统中,增加了另外一个Mind Manager的思维导图工作来弥补这一部分工作,当然,这也是为了更好的使用“模板管理系统”。(如果有朋友对Outlook的使用技巧感兴趣,可以在古道视野留言,本篇文章不做更多解释。)

解决方法关键词:OutlookMind Manager思维导图Project分解模板管理系统

以上,是“古道的GTD 1.0版”存在的主要问题,可能不是非常全面,但还算典型,后续将逐步展开,逐步给出答案,逐步将各种解决方案融入到日常应用——古道的GTD 2.0版中。

重要说明:
不知大家是否注意到,在这篇文章的每个问题后面,都有一个“解决方法关键词”,这是我打算在本专题中开始尝试的一种发布方式,也是一种自认为合理利用Tag的有效方法。
具体的使用方法是:以后的每个问题后面都会跟上这样的一个小节,列入关键词,它们将链接到后续文章的Tag页面上,也就是说,您可以在看到问题之后,点击下面的关键词链接,即可直接在古道视野上找到对应答案的文章列表页面,便于大家寻找相关内容。
这是我一直希望在网络文章或者是网络书籍中尝试的一种方法,因纯属个人原创,具体思路还在不断摸索和完善之中,还请大家多多提出您的意见和建议!如果您觉得这个方法很好,请帮忙推广,当然,不忘记顺便宣传一下古道视野,古道就万分感谢了! ^_^

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最近古道又开始更新“随风而逝”博客了,非常推荐大家去转转近期更新的几篇文章,是我近一段时间对人生、世界的一种思考和见解!不过那边由于水木系统问题,可能无法匿名留言,如果有朋友希望一起探讨,请给我mail:gudaovision(a)gmail.com

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GTD系列文章(第二辑)开篇

GTD/资料管理/知识管理/Project模板系统, 博客历程 05月 11th, 2008

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欢迎来到“古道视野”GTD专栏!在第一辑文章中,我主要谈了关于GTD和时间管理的思想方面内容,虽然也涉及到了部分工具,但在具体实施上涉及较少。经过一段时间GTD的尝试,我获得了一些经验和教训,也发现了原有GTD工具在使用上的一些问题。针对自身情况,重新进行了定位和思考,现更新“GTD系列文章(第二辑)”!

这个系列的文章,将以“目前GTD系统中存在的问题”为开篇,主要探讨目前系统中存在的问题,并尝试寻找解决的途径。

之后,从GTD实施的目的——时间管理角度出发,结合自身情况,根据时间记录寻找“时间消耗钉子户”,提出问题!

在问题摆在眼前之后,我将逐个分项分析和解决,找到直接可使用的方法!

最终,我会将这些细节的方法组合成一个整体,清晰的体现出日常操作中的步骤和过程,提出“古道的GTD系统 2.0版”,提供完整的思维导图下载。

在写作的过程中,我尽力做到简单明了,尽力做到图文并茂,现在已经下载了截图和编辑工具,希望可以做到通俗易懂!还希望大家多多捧场!多多发表您的意见和建议!

------------抱歉的分割线---------------

最近有很久没有更新博客,实在有些不好意思了……这一段时间虽然是不断在忙,也在到处跑,不过和之前的情况并无不同,那么,古道最近在忙什么??

近期我读了一些书,一些引起我思考的书,虽然书中并没有涉及太多这方面的内容,但是引起我很多的思考,关于人生,关于梦想,关于生活方式,关于我现在自己在做什么!这些思考让我觉得现在的生活需要更多的改变,毕竟基本相同的生活方式我已经持续了两年多,书也读了不少于3、4百本,也算积累了一点东西,下一步要开始做更进一步的打算,不能总是停留!

关于近期的思考,由于不成体系,我在“随风而逝”博客上更新,现在那里也已经使用WP系统,界面漂亮了很多哦!感兴趣的朋友可以到那边去看,相信最近的思考还是有点意义的!

本来关于这方面的思考,我打算在古道视野上建立一个栏目,大概叫“人生记录”一类的,记录一下2008年的我是如何看待这些问题的,可是看着博客上这么多专题没有完成,还是不要添加了的好,另外,由于不成系统,不太符合古道视野的主题,还是暂时选择割舍!

最后,感谢大家对古道视野的支持!

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