[Outlook技巧]在桌面建立Outlook的"便签"快捷方式

GTD/资料管理/知识管理/Project模板系统, 软件推荐 07月 3rd, 2008

是一篇Outlook技巧文章,本文大体内容源于网络文章说明,我不过是增加了一些抓图,并做了相对详细的说明而已,从一定意义上来说,不能算作原创,抱歉!

方法有两种:

方法一:快捷方式命令方法

1、进入我的电脑,点击搜索,输入内容“Outlook.exe”。我的电脑中安装的是Office 2007,默认位置为“C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\Outlook.exe”。

2、在桌面上右键,增加快捷方式,"位置"即为前面提到的地址,选择确定。

3、点击该快捷方式,右键,属性,在目标地址上此时应该显示为带引号的"C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\OUTLOOK.EXE",在其后面增加“ /c ipm.stickynote”,不带引号。

即,此时目标框内为:"C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\OUTLOOK.EXE" /c ipm.stickynote

方法二:Outlook中另存法

1、Outlook中进入“便签”,选择新建便签,左键点击便签左上角,选择“另存为”,见下图:

01

2、此时会出现该对话框:

02

此时,选择保存类型为“Outlook模板 (*.oft)”,名称无所谓。我选择放到桌面上。

即可!

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[解决GTD难题]日事日清

GTD/资料管理/知识管理/Project模板系统 07月 3rd, 2008

Inbox 我们已经了解“古道的GTD1.0版存在问题”,并且,初步记录了自己的时间消耗情况,找到了自己的“时间消耗钉子户”,对自己的时间管理效果做出了一定程度的分析,今天,让我们正式进入更新系统的部分:解决难题!

日事日清是我想强调的第一个方法

及时清理Inbox不论您有多少个Inbox,一定要做到每天清理!否则,很有可能出现,别人需要您帮忙做些事情,结果随手记录到便签中,一个星期后才发现自己根本没有开始去做!这可能导致您对GTD系统的信任危机!万万不可!

小技巧:在建立Inbox时,可以直接建立“周Inbox”、“日Inbox”,比如有些可能引起您思考,但是并不是很急的文章,完全可以暂且保存,一周整理一次,而很多事情,则务必当天清理!

另外,在浏览器的收藏夹中建立一个文件夹“Inbox”,并在Inbox中建立子文件夹,比如Soft相关,学习相关,书籍推荐等等,这样在收藏网页时可以直接放入对应位置,节省整理的时间。

操作建议:在日历上做好提醒的约会,我放在下午5点,这样基本可以在晚饭前搞定大部分工作。其他的一些事情可以放在日Review中去做。

针对问题:日Review,Inbox

相关技巧:如何在桌面建立Outlook的“便签”快捷方式?

每天做好Stuff转化、分解:Stuff只有转化为Project,并分解成Actions,才是可执行的,否则它什么都不是!那么,当您清理Inbox时,务必将Stuff转化为Project,并做好分解。

小技巧:如果某个Project的分解工作非常复杂,您可以建立一个新的Action:“分解Project A”,个人会在Outlook中建立一个约会,这个就没有必要从MindManager中导入了,然后将“与Project A相关的信息”放入约会的正文中,设置好执行时间。

操作建议:如果不复杂的Stuff,建议日Review时去做。另外,建议整理时,把全部Stuff均转化为Project并首先放入MindManager中,这样做最大的好处是,可以极大的限制增加的Projects数量!很多Projects只不过是一时兴起想去做而已,放入MindManager,然后分解,然后导入到Outlook中,这样麻烦的步骤,足以让您对某些不那么重要的Projects产生“厌恶”!记住,有舍才有得,不要去做所有您想到的Stuff!

针对问题:缩减Project清单改变习惯,Inbox

可以说,这是“收集”步骤中最关键的部分,其实书中都有强调,但是在我们没有实践之前,感觉并不那样深刻,所以,建议大家,开始实践!

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本来我想把这些解决问题的建议,打包放到一篇文章中更新,也可以节省自己和大家的时间,因为毕竟都是比较浅显的东西,思考空间不是非常大,不过后来想起我在这个系列的文章中要尝试,被我称为“链接2.0”的方法(具体说明见文章:古道的GTD1.0版存在问题最后面的部分)。所以,为了便于成为整体,不得不针对每个部分的解答,写出独立的文章。当然,这可能后续某些文章内容很少,请大家谅解。

另外,非常感谢大家对我的支持与理解,尤其是在“关于博客更新的思考”更新以后,收到好多朋友鼓励的mail和留言!真的非常感谢大家!可惜的是,暂时还不能一下子更新太多思考性较重的文章,毕竟GTD2.0系列还有一些需要继续写下去。如果大家有兴趣,建议去“随风而逝”转转,最近更新的几篇文章都是我近来思考的精华!欢迎大家多多讨论!另外,那里是水木清华的博客站,可能不能匿名留言,如果有兴趣,给我mail,大家一起讨论吧!

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如何处理To Do List以外的Actions?

GTD/资料管理/知识管理/Project模板系统 05月 23rd, 2008

G
TD是一项非常优秀的管理工具,它追求的是“心如止水”的境界,这也提出了非凡的要求——所有事项均列入GTD系统,这给使用者带来巨大的困扰。针对这一GTD使用者最常见的疑问,本文提出古道个人的思路。

当我们开始使用GTD,每天做事面对着To Do List时,出现了一个很重要的问题:如何面对和处理List外的Actions/Projects?

这些Actions/Projects通常包括以下几种:

1、外来的突发事件

这种情况是最常见的情形,但是相对来说也是较易处理的内容,因为GTD的创立者已经考虑到这个问题,所以他并不建议形成按小时规划的日程表,而是一个To Do List,以便确保计划性和灵活性的统一。个人针对这种情况一般的处理方式是,首先做“重要和紧急程度分析”,这个当养成习惯以后,几乎是一闪念间就可以有粗略判断的事情;然后是关注由自己完成还是委托他人,这个基本上也是瞬间即可得到答案的。如果真的重要并且紧急,那么,立刻去做,不论是委托他人还是自己操作!然后,在GTD系统中补充该项内容。

2、自己想起的新增Project

针对这种情况,个人的意见是,首先确定它真的那样紧急和重要吗?如果这一点让您有一丝犹豫,就不要把自己想起的“Project”当作Project来做,它只是一个Stuff而已!把它丢入Inbox,等到清理Inbox时,经过认真思考以后再处理吧!(注意!一定要每天清理Inbox!)至少我个人经常会冒出上网搜索某个手机或者电子产品信息的念头,可惜,实践证明,大多数情况下都是我消耗了2、3个小时收集了一堆资料,却不会立刻购买,等到真正想要买时,这些资料已经过时了……

3、面对“时间消耗钉子户”

在“”中我提到了“时间消耗钉子户”的概念,以个人认为最大的“钉子户”——上网闲逛——为例,很多时候,这是List外的Project,虽然可能它的起由在系统之内。大多数情况下,这种闲逛都是由GTD系统内的Action为起点,在消耗1、2个小时以后,是否还能以该Action为结束就要看运气了。回想起来,在不断的搜索和链接过程中,时间是被无情浪费的,我们自然或不自然的开始了List以外的Project/Actions!

个人认为,这种时间消耗是完全没有必要的,至于如何解决,我会专门针对“时间管理钉子户”写文章讨论,本篇更多的只是涉及思想和态度:严格限制这种时间消耗,重点避免此种List外Projects!

4、有了时间空闲怎么办?

我的答案是,不会的!在To Do List中,我个人增加了一种情景:@Free!在List列表中,永远都有没能完成Actions!当我们真的有空闲时间时,拿出To Do List,相信我,您一定能够找到现在可以立刻去做的事情!如果没有,那么我建议,立刻在Inbox中建立这样一个Stuff,告诉自己找一些资料放进手机里以便随时阅读,分解一些Project需要上网搜索,找一些可以随时翻阅随时停顿的书籍放到办公室或者家里!个人认为,一个没有这些内容的GTD系统是非常不完整的,我甚至认为这些内容是GTD系统行之有效的关键之一!

当解决了以上难题之后,我们内心之中会有这样一个疑问:难道所有的Projects都要列入GTD中吗?难道我们的生活应该被GTD所控制吗?难道吃饭、刷牙都要去GTD里面查看吗?

我们每个人都不希望自己的生活是机械式的,所有的事情都被任何一个系统所规定好的——不论这个系统是别人规定的,还是自己规定的!但是,GTD是在控制我们吗?它带给我们的是机械式的生活吗?至少我认为不是!理由,我不想多说,在《Get Things Done》和网上已经存在了太多的讨论。我想说的是,每个人有属于自己的习惯和风格,不要被GTD所困!GTD是一种优秀的时间管理方式,但是如果您不喜欢或者不能接受,为什么不取其精华,根据自己的风格和习惯适当接受其中的思想呢?为什么不建立起一个真正适合您自己的GTD系统呢?

有网友给我来信时谈到,他个人认为生活中使用GTD是较难让他接受的,但是在工作中,这是一种可行的方式,问我如果这样做是否可行,是否符合GTD的思路。我个人认为这是可行的,虽然它可能不完全符合GTD的思路,但是,那又如何?您不是GTD从业人员,不过只是想要寻找一个合适的时间管理工具而已,按照自己的风格和习惯尝试好了!

至于洗脸、刷牙,当然不需要进入GTD系统,我个人的一个约束条件是,已经形成习惯的事情是不列入GTD的,如果还没有形成习惯,需要在GTD中做一个提醒。

说了这么多,我个人对于完成List外的Project,基本上是持反对态度,除了GTD系统已经考虑到的外来突发事件以外。您的习惯和风格又是怎样呢?您能够接受的标准又是如何呢?您认为除了这些情况外,还有哪些“List外Actions”呢?欢迎您的留言和讨论,或许能够给更多的朋友带来启发!

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[Outlook技巧]巧设底色

GTD/资料管理/知识管理/Project模板系统, 软件推荐 05月 21st, 2008

Outlook应用中,针对“任务”和“约会”的底色设置将给我们带来很多的便利!个人的具体应用有以下三种:

1、Outlook“任务”的底色设置:
由于我的时间管理方式以GTD为基础,因此,任务我是按照“类别排序”的,每个类别意味着一种“情景模式”。在Outlook 2007中,每个类别必须分配一个底色,因此这里不必经过太多的设置,也是大家最常用的设置方式,不多加介绍。

2、Outlook“约会”中的底色设置:
在Outlook的约会中,设置底色个人有两种目的:

(1)便于日常按照不同情景,完成“约会”Actions:

在Outlook 2007中,查看“日历”列表,如果是“全天约会”的话,是无法设置排序方式的,这给我们每天查看To Do List带来了很多不便。当然这同样可以通过在类别中设置“Calls”、“Online”、“Home”等项,之后再通过给每个“约会”设置类别的方式实现。但是,有没有更加便利的方式?您可以考虑尝试这种!

新建一个“约会”,在地点中选择对应的“情景”,如Online,如果您以前写过该项,下拉菜单中会出现默认的内容。同时选择勾选“全天”。

Oulook底色

然后,在日历的任何一个“约会”位置点击右键,选择"自动设置格式"

Oulook底色

选择“添加”,加好名称,选好颜色,点击“条件”,选择“高级”页面:

Oulook底色

点击“字段”后,选择“约会字段”,选择“地点”,设置“包含”,如“Online” ,点击确定!

这时您会看到,日程表中的“约会”项目已经用不同颜色标注出来,在日常使用To Do List时,可以非常便利的按照颜色顺序筛选自己想做的Actions!

同时,这种设置是跟随Outlook的数据文件走的,也就是说当您同时使用两台电脑的Outlook,只需要copy对应的数据文件,即可“带走”这些设置,不必重新更改!

(2)在《找出你的“时间消耗钉子户”!》中提到的时间消耗统计中的设置:

设置方式和您做统计数据的目的有关,下面以希望了解人生分配六大方面的时间消耗分析为基础加以说明。

在古道的GTD中,人生规划占据了很重要的位置,大体上我将之分为:事业、健康、情感、社会责任、内心思想、休闲/娱乐/爱好几个方面。我们利用一周的时间来统计自己的时间消耗情况,可以有效分析出自己在目前阶段,将精力和时间分配到各个“人生大类”的哪个方面之中,为后续有效调整时间分配提供了数据基础。为了分析方便,我在Outlook的约会中,设置了上述六项的“类别”,分配好各自的底色。在建立Action的约会时分配好各自所属类别,即可在日Review中非常直观的看到时间分配情况!

这些技巧看似简单,但是在实际应用中却可发挥很重要的作用!极大的方便了GTD的日常应用,欢迎大家提出您在Outlook的使用技巧!

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找出您的“时间消耗钉子户”

GTD/资料管理/知识管理/Project模板系统 05月 18th, 2008

前两年的时间里,我读完了大概300余本书,每一本都要做读书笔记,可是当时的工作很忙,晚上还要加班,所以我只能依靠减少睡眠时间来增加阅读量。每天计算着不要超过4个半小时的睡眠,含午睡,坚持了很久一段时间,效果还好。后来的一场连续4、5天39度多的感冒,几乎七天时间无法阅读任何一本书,让我认识到,靠熬身体来换取时间是多么不值得的一件事情,于是,我将注意力转移到白天的时间有效利用上!本篇文章介绍的,是我如何利用GTD系统了解自己的时间消耗情况的方法。希望对您能够有所借鉴。

做好时间盘点,是时间管理的重要一步!时间管理的重要目的之一就是有效率利用时间,如果连自身的时间消耗在哪里都不清楚,又如何能够有效利用时间呢?下面,是每日时间利用情况的收集工作,为后续分析提供有效数据!

使用工具:Outlook 2007
Project时长:一周
每日消耗时长:少于30分钟

针对问题:无效时间消耗日Review规划价值观

我使用Outlook作为GTD的To Do List工具,每个Action都会在Outlook中以“任务”或“约会”(即日程表)的形式体现出来。

1、当开始做某个Action时,打开Outlook的“任务”或“约会”,添加一个开始时间,以分为最小单位。在日历中参考下图,在任务中,直接填写到正文部分即可。

Outlook技巧

2、在完成该Action后,日历项目,设置结束时间。对于“任务”,将该任务项拖拽到左侧的“日历”栏中:

02

此时,会自动弹出一个新建“约会项目”,设置开始结束时间即可!

3、在每天的日Review中,我们需要查看的部分就是Outlook的当天“日历”,体察自己到底给各项Action分配了多少时间!同时这可以增强我们对Actions预估时间的能力。03

虽然不是本篇需要讲的东西,但是顺便提一下,以后在“古道的GTD 2.0”中“日Review”工作重点就看上面这个界面,非常清晰的显示出当天完成哪些Actions! (这中间,我使用了不同颜色来体现标签,您使用了那些Outlook技巧?明天,我将更新新的Outlook技巧文章:“善用底色”)

以我个人的总结来看,“网上闲逛”、“无所事事”和“GTD系统外Project”是最大的“时间消耗钉子户”!您的“钉子户”隐藏在哪里呢?

另:这是一种时间统计方式,建议坚持一周,可以用这个数据分析出很多东西,比如您将时间分配给不同重要程度的Project各有多少?分配给家人、事业、生活的时间各有多少?将这些内容与您的价值观相对比,就可以领悟到更多的东西!

关键词链接使用方法:在文章前面有一个“针对问题”项,后面有一些关键词的链接,它们将指向本博客对应的Tag页面,可以直接反映出该文章可以回答哪些其他文章提出的问题,可以系统反映出整个GTD系统的功效,欢迎大家尝试指正!

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[Outlook技巧]巧用联系人索引同一Project的所有Acitons

GTD/资料管理/知识管理/Project模板系统 05月 16th, 2008

所周知,Outlook GTD应用中,如果不安装诸多插件,在Project分解方面是较弱的,但是,我们可以通过其他方式来完善这一点,这便是有效方法之一。

1、在Outlook2007下,选择“工具”-“选项”,弹出窗口选择见下图:

01

2、在联系人目录下新建一个文件夹,命名为Project List:

02

但Outlook默认视图为名片形式,对我们不适用,按下图选择“按类别”,即可。

03

3、新建一个联系人,命名为“Blog-GTD专题”。

4、新建一个任务或日程表,在最下面可以找到“联系人”位置:

04

5、这时,在Outlook联系人的Project List中即可体现出您的Project List,双击打开该联系人“Blog-GTD专题”,选择“活动”,即可得到下表:

05

此种方式有效弥补了Outlook无法体现Actions之间联系的缺点,算是一个不错的小技巧。虽然,它并不非常完善,即使按此操作依旧可能存在很多问题,但并非完全不可解决。希望可以给习惯使用Outlook的朋友一点帮助。

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古道的GTD1.0版存在问题

GTD/资料管理/知识管理/Project模板系统 05月 15th, 2008

古道的GTD 1.0”版在推出之后,受到很多网友的好评,这也使古道视野成为GTD方面个人博客中的重要一员。在之前的系列文章中,更多涉及GTD和时间管理的思想内容,但在实际操作过程中,我发现了诸多问题,尤其是工具使用上。由于Outlook相对简单,Project规划、分解能力较弱,同时自己并行发生的Projects数量较多,原有工具不再适用,大略总结一下升级自身GTD系统之前存在的问题:

1、自己的时间依旧不够用!
可能您觉得这是废话!但是,不要忘记GTD最强调的一个思想:心如止水。GTD是一种规划工具,但它很重要的作用之一就是缓解自身在时间管理方面的压力。而事实上,大多数人并没有真的获得这一好处。

解决方法关键词:调整心态人生规划,从人生角度缩减Project清单外包

2、拖延问题依旧存在!
在GTD原书中,拖延问题并不是一个被重点强调的方面,但是在时间管理的范畴内,这是一个非常重要的问题。当然,它也是“古道的GTD”所重视的一部分。
Project没能及时完成,存在一定时间不够的因素,但在大多数情况下都是因为拖延。可以说,这是时间管理中的一大难题,更是我们日常生活中必须克服的坏习惯。

解决方法关键词:拖延日志日Review改变习惯重视承诺

3、无效时间消耗依旧严重!
我将之命名为“时间消耗钉子户”——这里在“钉子户”使用上没有任何贬义的含义,我还是很欣赏维权的人们的。其实,这一点,很大程度上也是没能做到“心如止水”的重要原因。正是这些“时间消耗钉子户”的存在,我们的大块时间在不知不觉间流失,真正重要的Project却一直没能真正开始。网上在这方面的讨论也有很多,比如最近很火的“大石原则”、“每天一个重要Project法”等等,但是,个人对此并不非常欣赏,因为在一定程度上,它严格限定了时间的使用,是从根本上违背GTD思想的,并包含了很多强制而非自主决策的成分。当然,我并不否认这些方法的可行性,也不认为GTD讲述的内容就是真理,更加不认为自己寻找的方式更好,我只是说,我选择了另一条自认为更加适合古道的方式,具体的选择,还要看大家认为哪一种更加适合您自己。

解决方法关键词:时间消耗钉子户Action时间统计时间消耗分析

4、没能良好处理Inbox和Review

这应该是很多GTD使用者的通病,主要反映在“Inbox不能及时清理”和“忽视Review的过程”。事实上,在这一点上我自己到现在做得也不够好,因为很大程度上,这些工作并非作用于自己想做的Projects,而是为了实现GTD而增加的工作,个人称之为“工具时间消耗”。(这个词也是古道原创,考虑申请专利,^_^)

解决方法关键词:Inbox日Review周Review月Review

5、工具方面,Outlook在Project分解上功能实在太弱!
可以说,我还是很满意Outlook这个工具的,但是,它在Project管理和分解上,功能实在太弱!我也尝试过诸多方式,比如使用联系人索引Project分解(明天贴出)、善用“类别”选项等,但大多效果不佳,最终我不得不在2.0系统中,增加了另外一个Mind Manager的思维导图工作来弥补这一部分工作,当然,这也是为了更好的使用“模板管理系统”。(如果有朋友对Outlook的使用技巧感兴趣,可以在古道视野留言,本篇文章不做更多解释。)

解决方法关键词:OutlookMind Manager思维导图Project分解模板管理系统

以上,是“古道的GTD 1.0版”存在的主要问题,可能不是非常全面,但还算典型,后续将逐步展开,逐步给出答案,逐步将各种解决方案融入到日常应用——古道的GTD 2.0版中。

重要说明:
不知大家是否注意到,在这篇文章的每个问题后面,都有一个“解决方法关键词”,这是我打算在本专题中开始尝试的一种发布方式,也是一种自认为合理利用Tag的有效方法。
具体的使用方法是:以后的每个问题后面都会跟上这样的一个小节,列入关键词,它们将链接到后续文章的Tag页面上,也就是说,您可以在看到问题之后,点击下面的关键词链接,即可直接在古道视野上找到对应答案的文章列表页面,便于大家寻找相关内容。
这是我一直希望在网络文章或者是网络书籍中尝试的一种方法,因纯属个人原创,具体思路还在不断摸索和完善之中,还请大家多多提出您的意见和建议!如果您觉得这个方法很好,请帮忙推广,当然,不忘记顺便宣传一下古道视野,古道就万分感谢了! ^_^

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最近古道又开始更新“随风而逝”博客了,非常推荐大家去转转近期更新的几篇文章,是我近一段时间对人生、世界的一种思考和见解!不过那边由于水木系统问题,可能无法匿名留言,如果有朋友希望一起探讨,请给我mail:gudaovision(a)gmail.com

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GTD系列文章(第二辑)开篇

GTD/资料管理/知识管理/Project模板系统, 博客历程 05月 11th, 2008

迎来到“古道视野”GTD专栏!在第一辑文章中,我主要谈了关于GTD和时间管理的思想方面内容,虽然也涉及到了部分工具,但在具体实施上涉及较少。经过一段时间GTD的尝试,我获得了一些经验和教训,也发现了原有GTD工具在使用上的一些问题。针对自身情况,重新进行了定位和思考,现更新“GTD系列文章(第二辑)”!

这个系列的文章,将以“目前GTD系统中存在的问题”为开篇,主要探讨目前系统中存在的问题,并尝试寻找解决的途径。

之后,从GTD实施的目的——时间管理角度出发,结合自身情况,根据时间记录寻找“时间消耗钉子户”,提出问题!

在问题摆在眼前之后,我将逐个分项分析和解决,找到直接可使用的方法

最终,我会将这些细节的方法组合成一个整体,清晰的体现出日常操作中的步骤和过程,提出“古道的GTD系统 2.0版”,提供完整的思维导图下载。

在写作的过程中,我尽力做到简单明了,尽力做到图文并茂,现在已经下载了截图和编辑工具,希望可以做到通俗易懂!还希望大家多多捧场!多多发表您的意见和建议!

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最近有很久没有更新博客,实在有些不好意思了……这一段时间虽然是不断在忙,也在到处跑,不过和之前的情况并无不同,那么,古道最近在忙什么??

近期我读了一些书,一些引起我思考的书,虽然书中并没有涉及太多这方面的内容,但是引起我很多的思考,关于人生,关于梦想,关于生活方式,关于我现在自己在做什么!这些思考让我觉得现在的生活需要更多的改变,毕竟基本相同的生活方式我已经持续了两年多,书也读了不少于3、4百本,也算积累了一点东西,下一步要开始做更进一步的打算,不能总是停留!

关于近期的思考,由于不成体系,我在“随风而逝”博客上更新,现在那里也已经使用WP系统,界面漂亮了很多哦!感兴趣的朋友可以到那边去看,相信最近的思考还是有点意义的!

本来关于这方面的思考,我打算在古道视野上建立一个栏目,大概叫“人生记录”一类的,记录一下2008年的我是如何看待这些问题的,可是看着博客上这么多专题没有完成,还是不要添加了的好,另外,由于不成系统,不太符合古道视野的主题,还是暂时选择割舍!

最后,感谢大家对古道视野的支持!

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GTD等四大系统的融合

GTD/资料管理/知识管理/Project模板系统 04月 10th, 2008

篇文章简单介绍了日常的四大系统,并对各大系统的功能及工具做了简单的区分,本篇文章我将目光集中在系统之间的关系与融合上,使之成为一个整体,成为为日常生活提供便利的工具。

 

    融合的思路上,我认为在日常生活中,不能所有系统均在表面,因为这样将会让我的生活变得异常复杂,大家可以想象一下,一件简单的事情我需要查阅34个软件,查找n多个功能才能够开始去做,那么我就不是在管理时间而是浪费了!

    所以,GTD系统在日常中,是唯一顶层的工具,也就是说,我每天做的所有事情都直接通过GTD系统查看、记录和总结。

    资料管理系统GTD系统的一个补充,因为在我看来,资料本身是没有任何意义的!就像未经解读的数据是没有任何意义的一样!因此,唯有资料与Actions相联系时才是有意义的,它为行动提供支持,这才是最重要的!

    知识管理系统本身需要不断进行完善,但是在日常显现出来同样没有任何意义,除非您打算把这些东西拿出来显摆或者是希望拿出来给别人讲课,否则,只有知识变成行动或者是可行动的方法,才是真正有效的知识,就像我关于读书一直强调的东西:读书是为了改变,不论是行动上的改变还是思维上的改变,如果没有改变,那么读书就没有任何意义。也就是说,知识管理系统其本身需要我们不断进行思考和完善,但是归根结底,我们需要给知识管理系统一个出口,一个可以直接落实到行动上的出口,一个改变自己习惯或者做事方式的出口,然后将这个出口与GTD系统对接,形成GTD中的ProjectsActions,真正应用到实践中来,当然,还有后续的回归到理论中去。

    Project分解模板系统更加是一个底层的系统,甚至于您可以把它归入GTD系统之中,其实,我以前就是这样做的,但是在实践中个人感觉归入GTD并不恰当。因为一方面Project模板的总结工作是一项完全独立于GTD的工作,另一方面也是为了避免随着模板数量的增加,模板之间的横纵联系相对混乱后将可能给GTD系统带来麻烦。这套系统的一切工作都在底层完成,日常的体现只有在GTDProject分解,也就是GTD计划时才有所体现。

    不知大家有没有注意到,其实Project模板系统一方面的目的是确保事情不要做错和遗忘,另一方面是为了更好的节省时间,也就说,这四个系统之间的功能也是互补的,它们之间唯有融合之后才能让我更好的实现时间管理等目标。

    一句话:四个系统是独立的,唯有独立才能让我清晰的去实现各自的功能;它们之间又是融合的,唯有融合才能让我更便利的去使用;它们是分层次的,唯有层次才能让我每天的行动有唯一的参照系统确保简单、明了。

 

    相信,每个朋友都有自己习惯使用的软件,都有自己习惯的系统,对于软件的选择,我想提出以下建议:

    1尽力减少涉及软件的数量:数量越少,操作起来越方便,您使用的也越习惯,不要耗费太多精力去学习如何使用软件,把精力留给理解系统的内涵。在四个系统中,我使用了五个软件:OutlookMindManagerGoogle桌面、EverNote和资源管理器,要不是两台电脑之间同步起来比较费劲,同时又怕数据文件损坏损失太大,我会把所有的资料都放到Outlook中!EverNote虽然暂时没办法不使用,但是我也在不断想办法减少其中包含的内容,一句话,越简单越好!

    2尽力增加各系统使用软件的交叉:软件使用交叉了,相互之间配合才能更加简单,就像Project分解模板我可以用微软的绘图软件V什么(汗,忘记名字了)实现,那样会很漂亮,可是那有什么用处?我在GTD中做Project分解在用MindManager,如果模板也用同一个软件,我分解的时候可以直接copy,如果用微软的产品,最差我也要导入,这只会给我的工作造成不便!

    3、使用软件简单的功能:我用MindManager很多,很频繁,但是,我觉得自己在思维导图方面完全是个外行,我只用20分钟翻看过一本思维导图方面的书(还是开会时看的),完全不知道他在讲什么,也没读过关于导图的一系列专著,我甚至不知道思维导图在“官方”和“大众”看来能做什么,我只知道它对于我能做什么,它对于我来说,能够实现哪些我所需要的功能,或许等我有空的时候我会认真研究一下脑图,不过一定不是现在!所以,把软件用好很重要,但是不要总想着去用软件艰深的功能,那样会很复杂,也容易出问题——重要的不是工具,而是思想!

    4、寻找将所有软件结合在一起的工具:我个人暂时找到的只有Google搜索和微软桌面搜索,之前我的资料管理系统用OneNote,其实就是为了将几个系统统一在微软桌面搜索之下,可惜很可能是我没有用好,它并没有达到我想要的效果,暂时,我只能将整个系统替换到Google桌面上,自然资料管理工具也需要调整到EverNote上了。不知道大家是否知道什么好的工具可以很好的支持Google桌面,期盼着您的推荐!

 

    OK,融合方面已经谈的差不多了,更为具体的内容我会在后续文章中谈到时详述,下一篇开始,我将由GTD工具和实现讲起,将四大系统的内容穿插进去,当然如果时间允许,我会在后面独立成文介绍其他三大系统的实现方式,欢迎大家多多拍砖,一起探讨实现的方法!

    这次的GTD文章与前面的30余篇GTD不同,前面的文章更加关注GTD思想,这次我将关注点放在GTD实现的方法和工具上,也算是这一段时间GTD实践的总结。我尽力做到图文并茂,不过实在是时间有限,无法太多的抓图,要是哪位朋友可以提供一些支持我将不胜感激!

 

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更新完这篇,先更新“工作之初”系列的“被人当枪使”主题的文章,那个还没有更新完,郁闷了,两个系列的东西弄到一起来写,真是麻烦……

我还在犹豫是先把“工作之初”专题的文章更新完再更新GTD系列,还是先更新GTD,每天一篇又没有那么多时间,无奈啊!!

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GTD等四大系统的建立

GTD/资料管理/知识管理/Project模板系统 04月 9th, 2008

日常的工作和生活中,我有四大系统一直围绕在身边,它们为我的思考、生活、学习和发展提供了非常便利的条件,成为我不可或缺的一部分,之前的时间我在不断的思考和实践,近期借大规模调整GTD系统的机会,我将这四大系统做了进一步思考和融合,虽然暂时没能全部完成,但思路上已经基本成型,向大家做以介绍,欢迎大家提出您的意见!

    这四大系统是:GTD时间管理系统、资料管理系统知识管理系统Project分解模板系统

    1GTD时间管理系统

    这套系统的就不必说了,熟悉古道视野的朋友都非常清楚。使用工具为:MindManagerOutlookGoogle桌面搜索和PPCS1。本篇文章不详细说具体的实现方式,近期我会系统的更新GTD实现方面的内容。在工具选择上,MindManagerOutlook之间有非常便利而有效的同步方式,OutlookPPC都是微软的产品,提供了最为安全的同步功能,这也是为何有很多更好的GTD工具我都没有选择的原因。

    2资料管理系统

    资料管理系统的目的是为了有效组织和管理资料,做到随时需要,随时获得,便利性是非常重要的一项。实现工具为:资源管理器(这个是什么?我的电脑,明白了吧……)、EverNote(目前是OneNote,正在考虑转换,因为据说EverNote提供了Google搜索的功能)、Google桌面搜索、PPCS1)、PCPPC同步工具EverNote据说可以通过Google桌面搜索,我还在尝试之中,不知效果如何,资源管理器自然不用说是可以被Google索引到的,如果两者均可实现,那么这套系统就通过Google桌面有效的结合成一个整体。PPC更多的是一个查看工具,PCPPC的同步工具是为了同步文件夹到储存卡,这样我可以随时查阅重要资料,不必局限于电脑旁边。

    3知识管理系统

    对于我,这是一个非常重要的系统,虽然目前还只是一个雏形,一个非常简单的效果,但是已经起到了良好的作用,目的是为了有效的组织和学习知识,并把知识变成实践。工具:MindManager。对知识的学习,我一向认为应该形成一个系统的构架,而思维导图则是非常便利的体现出“构架”的工具,同时MindManager简便的编辑方式也让我非常喜欢,这是我选择该工具的原因。

    4Project分解模板系统

    Project分解模板是什么?我们都知道,当我们去做一件事情时,总是有一些方面是必须想到的,有一些事情是必须去做的,一个Project分解成Actions后,某些顺序是必须遵照的,但是您有没有发现日常中我们依旧在不断犯着同样的错误?我们跑到商店却发现忘记带钱包,跑去医院却忘记带医保本,最可气的是,我们在不断重复的犯着同样的错误,好似前几次忘记和再次忘记之间没有任何的关系,于是,我们想到要做什么事情前写一个单子,提醒自己不要忘记某些事情,提醒自己做事的步骤。这个Project模板管理系统就是这“一个单子”,但是它是一系列类似Project的汇总和总结,是触类旁通的。当我们完成了一个或多个项目后,我们进行思考和总结,不仅仅总计其中做到的,还要总结没有做到的,完善这个模板,让自己再次遇到同种类型的Project时不必再犯同样的错误,同时,更加重要的目的:节约同类型Project分解所浪费的时间。这套系统让我避免了很多重复劳动,也更好的实现了“流程化与创新”之间平衡而尝试,具体的思想请大家参阅这篇文章实现工具:MindManagerProject分解在使用方面,主要体现在GTDProject分解步骤中,也就是GTD五大步骤的“计划”,该步骤我会使用MindManager来实现,那么自然,MindManager成了我最好的选择。

    这里我要强调一下“资料管理系统”和“知识管理系统”之间的差别:资料管理系统所包含的内容大多是不必经过太多分析和思考的,当然这需要处理和归档,但核心的目的是为了做事时提供参考资料,比如说我以前买过一个冰箱,现在我要买另一个,我可以查看资料管理系统中是否有价格的整理,简单的看一下Excel列表,看看哪个品牌便宜,去哪里买;或者是当我要签一份合同时,我需要查阅一下相关的法律文献,我直接到资料管理系统中去查。而知识管理系统是对知识的一个划分,对单方面知识分支的一个构架整理,它反映出的是个人的知识体系与构架,核心的目的是为了便于知识的总结、归纳与整理,更为重要的目的是为了在行动中应用知识并做到改变,这个后面还会涉及。目前网上有很多人也在提及这两个系统,不过就我个人来看,除了GTDLife上的FS系统还算是我个人定义的“知识管理系统”范畴外,其他的不过只是“资料管理”而已。

 

    这样说来,好像四个系统都是很大、很复杂的,但事实上,我目前的知识管理系统和Project分解模板系统仅处于雏形阶段,不论是实现方法上,还是功能上都是非常简单的,但是复杂并不是目的,简单而有效才是我努力的方向。

 

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    本来我打算继续更新“工作之初”关于“被人当枪使”的话题,不过之前答应朋友周三前写一篇关于知识管理系统的文章,所以,只能先更新一下这部分的内容了。最近做GTD总结也让我发现一个问题:我的时间不论如何计算都不够同时完成博客写作、英语学习、专题阅读和工作的,这真是个让我痛苦和郁闷的事情!看起来我需要更加抓紧时间了!

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