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我们已经了解“古道的GTD1.0版存在问题”，并且，初步记录了自己的时间消耗情况，找到了自己的“时间消耗钉子户”，对自己的时间管理效果做出了一定程度的分析，今天，让我们正式进入更新系统的部分：解决难题！

日事日清是我想强调的第一个方法。

及时清理Inbox：不论您有多少个Inbox，一定要做到每天清理！否则，很有可能出现，别人需要您帮忙做些事情，结果随手记录到便签中，一个星期后才发现自己根本没有开始去做！这可能导致您对GTD系统的信任危机！万万不可！

小技巧：在建立Inbox时，可以直接建立“周Inbox”、“日Inbox”，比如有些可能引起您思考，但是并不是很急的文章，完全可以暂且保存，一周整理一次，而很多事情，则务必当天清理！

另外，在浏览器的收藏夹中建立一个文件夹“Inbox”，并在Inbox中建立子文件夹，比如Soft相关，学习相关，书籍推荐等等，这样在收藏网页时可以直接放入对应位置，节省整理的时间。

操作建议：在日历上做好提醒的约会，我放在下午5点，这样基本可以在晚饭前搞定大部分工作。其他的一些事情可以放在日Review中去做。

针对问题：日Review,Inbox，

相关技巧：如何在桌面建立Outlook的“便签”快捷方式？

每天做好Stuff转化、分解：Stuff只有转化为Project，并分解成Actions，才是可执行的，否则它什么都不是！那么，当您清理Inbox时，务必将Stuff转化为Project，并做好分解。

小技巧：如果某个Project的分解工作非常复杂，您可以建立一个新的Action：“分解Project A”，个人会在Outlook中建立一个约会，这个就没有必要从MindManager中导入了，然后将“与Project A相关的信息”放入约会的正文中，设置好执行时间。

操作建议：如果不复杂的Stuff，建议日Review时去做。另外，建议整理时，把全部Stuff均转化为Project并首先放入MindManager中，这样做最大的好处是，可以极大的限制增加的Projects数量！很多Projects只不过是一时兴起想去做而已，放入MindManager，然后分解，然后导入到Outlook中，这样麻烦的步骤，足以让您对某些不那么重要的Projects产生“厌恶”！记住，有舍才有得，不要去做所有您想到的Stuff！

针对问题：缩减Project清单，改变习惯,Inbox，

可以说，这是“收集”步骤中最关键的部分，其实书中都有强调，但是在我们没有实践之前，感觉并不那样深刻，所以，建议大家，开始实践！

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本来我想把这些解决问题的建议，打包放到一篇文章中更新，也可以节省自己和大家的时间，因为毕竟都是比较浅显的东西，思考空间不是非常大，不过后来想起我在这个系列的文章中要尝试，被我称为“链接2.0”的方法（具体说明见文章：古道的GTD1.0版存在问题最后面的部分）。所以，为了便于成为整体，不得不针对每个部分的解答，写出独立的文章。当然，这可能后续某些文章内容很少，请大家谅解。

另外，非常感谢大家对我的支持与理解，尤其是在“关于博客更新的思考”更新以后，收到好多朋友鼓励的mail和留言！真的非常感谢大家！可惜的是，暂时还不能一下子更新太多思考性较重的文章，毕竟GTD2.0系列还有一些需要继续写下去。如果大家有兴趣，建议去“随风而逝”转转，最近更新的几篇文章都是我近来思考的精华！欢迎大家多多讨论！另外，那里是水木清华的博客站，可能不能匿名留言，如果有兴趣，给我mail，大家一起讨论吧！

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在前两年的时间里，我读完了大概300余本书，每一本都要做读书笔记，可是当时的工作很忙，晚上还要加班，所以我只能依靠减少睡眠时间来增加阅读量。每天计算着不要超过4个半小时的睡眠，含午睡，坚持了很久一段时间，效果还好。后来的一场连续4、5天39度多的感冒，几乎七天时间无法阅读任何一本书，让我认识到，靠熬身体来换取时间是多么不值得的一件事情，于是，我将注意力转移到白天的时间有效利用上！本篇文章介绍的，是我如何利用GTD系统了解自己的时间消耗情况的方法。希望对您能够有所借鉴。

做好时间盘点，是时间管理的重要一步！时间管理的重要目的之一就是有效率利用时间，如果连自身的时间消耗在哪里都不清楚，又如何能够有效利用时间呢？下面，是每日时间利用情况的收集工作，为后续分析提供有效数据！

使用工具：Outlook 2007
Project时长：一周
每日消耗时长：少于30分钟

针对问题：无效时间消耗，日Review，规划，价值观

我使用Outlook作为GTD的To Do List工具，每个Action都会在Outlook中以“任务”或“约会”（即日程表）的形式体现出来。

1、当开始做某个Action时，打开Outlook的“任务”或“约会”，添加一个开始时间，以分为最小单位。在日历中参考下图，在任务中，直接填写到正文部分即可。

2、在完成该Action后，日历项目，设置结束时间。对于“任务”，将该任务项拖拽到左侧的“日历”栏中：

此时，会自动弹出一个新建“约会项目”，设置开始结束时间即可！

3、在每天的日Review中，我们需要查看的部分就是Outlook的当天“日历”，体察自己到底给各项Action分配了多少时间！同时这可以增强我们对Actions预估时间的能力。

虽然不是本篇需要讲的东西，但是顺便提一下，以后在“古道的GTD 2.0”中“日Review”工作重点就看上面这个界面，非常清晰的显示出当天完成哪些Actions！ （这中间，我使用了不同颜色来体现标签，您使用了那些Outlook技巧？明天，我将更新新的Outlook技巧文章：“善用底色”）

以我个人的总结来看，“网上闲逛”、“无所事事”和“GTD系统外Project”是最大的“时间消耗钉子户”！您的“钉子户”隐藏在哪里呢？

另：这是一种时间统计方式，建议坚持一周，可以用这个数据分析出很多东西，比如您将时间分配给不同重要程度的Project各有多少？分配给家人、事业、生活的时间各有多少？将这些内容与您的价值观相对比，就可以领悟到更多的东西！

关键词链接使用方法：在文章前面有一个“针对问题”项，后面有一些关键词的链接，它们将指向本博客对应的Tag页面，可以直接反映出该文章可以回答哪些其他文章提出的问题，可以系统反映出整个GTD系统的功效，欢迎大家尝试指正！

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“古道的GTD 1.0”版在推出之后，受到很多网友的好评，这也使古道视野成为GTD方面个人博客中的重要一员。在之前的系列文章中，更多涉及GTD和时间管理的思想内容，但在实际操作过程中，我发现了诸多问题，尤其是工具使用上。由于Outlook相对简单，Project规划、分解能力较弱，同时自己并行发生的Projects数量较多，原有工具不再适用，大略总结一下升级自身GTD系统之前存在的问题：

1、自己的时间依旧不够用！
可能您觉得这是废话！但是，不要忘记GTD最强调的一个思想：心如止水。GTD是一种规划工具，但它很重要的作用之一就是缓解自身在时间管理方面的压力。而事实上，大多数人并没有真的获得这一好处。

解决方法关键词：调整心态，人生规划，从人生角度缩减Project清单，外包

2、拖延问题依旧存在!
在GTD原书中，拖延问题并不是一个被重点强调的方面，但是在时间管理的范畴内，这是一个非常重要的问题。当然，它也是“古道的GTD”所重视的一部分。
Project没能及时完成，存在一定时间不够的因素，但在大多数情况下都是因为拖延。可以说，这是时间管理中的一大难题，更是我们日常生活中必须克服的坏习惯。

解决方法关键词：拖延日志，日Review，改变习惯，重视承诺

3、无效时间消耗依旧严重！
我将之命名为“时间消耗钉子户”——这里在“钉子户”使用上没有任何贬义的含义，我还是很欣赏维权的人们的。其实，这一点，很大程度上也是没能做到“心如止水”的重要原因。正是这些“时间消耗钉子户”的存在，我们的大块时间在不知不觉间流失，真正重要的Project却一直没能真正开始。网上在这方面的讨论也有很多，比如最近很火的“大石原则”、“每天一个重要Project法”等等，但是，个人对此并不非常欣赏，因为在一定程度上，它严格限定了时间的使用，是从根本上违背GTD思想的，并包含了很多强制而非自主决策的成分。当然，我并不否认这些方法的可行性，也不认为GTD讲述的内容就是真理，更加不认为自己寻找的方式更好，我只是说，我选择了另一条自认为更加适合古道的方式，具体的选择，还要看大家认为哪一种更加适合您自己。

解决方法关键词：时间消耗钉子户，Action时间统计，时间消耗分析

4、没能良好处理Inbox和Review

这应该是很多GTD使用者的通病，主要反映在“Inbox不能及时清理”和“忽视Review的过程”。事实上，在这一点上我自己到现在做得也不够好，因为很大程度上，这些工作并非作用于自己想做的Projects，而是为了实现GTD而增加的工作，个人称之为“工具时间消耗”。（这个词也是古道原创，考虑申请专利，^_^）

解决方法关键词：Inbox，日Review，周Review，月Review

5、工具方面，Outlook在Project分解上功能实在太弱！
可以说，我还是很满意Outlook这个工具的，但是，它在Project管理和分解上，功能实在太弱！我也尝试过诸多方式，比如使用联系人索引Project分解（明天贴出）、善用“类别”选项等，但大多效果不佳，最终我不得不在2.0系统中，增加了另外一个Mind Manager的思维导图工作来弥补这一部分工作，当然，这也是为了更好的使用“模板管理系统”。（如果有朋友对Outlook的使用技巧感兴趣，可以在古道视野留言，本篇文章不做更多解释。）

解决方法关键词：Outlook，Mind Manager，思维导图，Project分解，模板管理系统

以上，是“古道的GTD 1.0版”存在的主要问题，可能不是非常全面，但还算典型，后续将逐步展开，逐步给出答案，逐步将各种解决方案融入到日常应用——古道的GTD 2.0版中。

重要说明：
不知大家是否注意到，在这篇文章的每个问题后面，都有一个“解决方法关键词”，这是我打算在本专题中开始尝试的一种发布方式，也是一种自认为合理利用Tag的有效方法。
具体的使用方法是：以后的每个问题后面都会跟上这样的一个小节，列入关键词，它们将链接到后续文章的Tag页面上，也就是说，您可以在看到问题之后，点击下面的关键词链接，即可直接在古道视野上找到对应答案的文章列表页面，便于大家寻找相关内容。
这是我一直希望在网络文章或者是网络书籍中尝试的一种方法，因纯属个人原创，具体思路还在不断摸索和完善之中，还请大家多多提出您的意见和建议！如果您觉得这个方法很好，请帮忙推广，当然，不忘记顺便宣传一下古道视野，古道就万分感谢了！ ^_^

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最近古道又开始更新“随风而逝”博客了，非常推荐大家去转转近期更新的几篇文章，是我近一段时间对人生、世界的一种思考和见解！不过那边由于水木系统问题，可能无法匿名留言，如果有朋友希望一起探讨，请给我mail：gudaovision(a)gmail.com

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完成年规划、三个月规划后，我将project成功分解为Actions，导入GTD系统（使用工具Outlook），开始执行过程。

当我面对诸多Actions时，我发现了一个与之前执行过程并不相同的思路，在这里加以介绍，以供大家参考。

由于我今年的三个重点任务非常耗费时间和精力，同时调换部门也导致时间大量消耗，让我有一定压力，这也让我在做三个月计划时，砍掉了很多不太重要，和不太紧急的任务，剩下的project基本上可以说都是不得不做的——当然，这里的不得不做并不是谁逼我，很多都是重要但不紧急的工作，但对于我来说，它们是不得不做的。

当我每天面对Actions列表时，我发现，自己看着每个情景下都有十几个actions没有完成是一件比较痛苦的事情，同时，当我面对它们时，我都会做一下判断哪个现在做，哪个不去做，这样就会导致某些让我感到相对痛苦的actions放在列表中很久没有完成。其实，没次行动时判断是否去做，是符合GTD思想的，但是我选择了不同的道路：我将每个较容易完成的Action都先做完——这样做不是在浪费时间有一个前提：在我的GTD系统中，每一个Action都是经过我认真思考，确定必要的。（这里涉及一个重要性划分的问题，请参见文章”[GTD][疑点和思考]如何划分重要程度？“）

现在已经基本完成了大部分的Actions，心中真的是倍感轻松，可以更好的将精力投入到相对较大的project中来了！不过这种方法，仅供大家参考，毕竟它和GTD的思想是背道而驰的，同时，我之所以选择这样做也是因为我有其他步骤中的行动作配合，具体的效果还要靠我以后的不断实践来验证。

相关文章：
如何制定年初规划（含规划模板）
避免规划无法落实：一年做好一件事——年规划的核心
[GTD][疑点和思考]如何划分重要程度？
[GTD][实施]行动 ：不要梦想把所有事情都做完

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    实践GTD对任何人来说都是一个巨大的改变，最困难的就是习惯上的改变，对此很多GTD网站上拥有相关文章，也有相关的讨论，比如GTD Life上的改变习惯系列。对此我有些不同的看法和思考，并没有一个成型的结论，还是那句话：每个人都有适合自己的不同方式，需要大家自己来思考和解决。

    在网上我能够看到的大多数文章都是建议逐步改变习惯的方式，先改变一部分，然后逐步来做，坚持。我个人更加倾向于一次性进行改变——一鼓作气，再而衰，三而竭。

    首先拿戒烟为例，很多人受到这个的困扰，人们也会尝试很多种方式，我听同事说的最常见的有，买难抽的烟，不过结果是到处蹭烟抽，量完全没有减少，每棵抽的利用率倒是变高了；还有就是逐日减少，今天减少到一包，明天再减少到半盒，然后逐步不抽，可是结果往往是无疾而终。如果您听说谁真的戒烟了，能够听到的方法大多只有一个：决定从今天开始不抽烟，然后一根都不碰，就戒掉了！这个，就是一鼓作气的效果。

    其次，拿我自己改变早上起床的习惯来说。我最开始的时候习惯于2点半睡觉，然后7点起床，可是这样让我没有锻炼身体的时间，我便开始打算晚上12点睡觉，争取达到早上4点半起床。我的做法是先把入睡时间调早，这样可以保证每天精力正常，一周会，早上闹表调整到5点半，第一天我六点才起来，持续了三天，但是闹钟时间完全没有改变，三天后，我就可以五点半起来了，最近总是回北京把时间弄乱，否则我相信这几天应该已经可以把时间调整到至少五点起床了。

    我觉得一鼓作气有几个方面的好处：

1、心理上不会给自己放松的机会：如果您告诉自己慢慢改变，那么自然当您做的不够好的时候，您可以很容易的宽容自己——这是正常的，这是缓慢的过程。

2、目标简单明确：一鼓作气的改变方式让您一次性达到目标，或者至少是每天向目标接近，您的目标异常简单明确，您清楚的知道自己应该做到什么程度，还差多少，而逐步改变往往会很难说清楚自己已经进展到何种阶段，细分这个东西没有太大的好处。

3、改变迅速：虽然这种方式来改变自己会比较痛苦，但是从总体的时间上来说会相对快些。

    我并不是说采用一鼓作气的方式就是一步跨越，不需要一个过程，它同样需要逐步的改变，就像我改变早起时间一样，从实施效果角度来讲，我也是逐步提前起床时间的，但是由于最关键的心理部分，我能够更加容易的接受这种调整和变化，我能够给自己更大的压力去改变，当不能做到时，我都能告诉自己，我做的不够，明天要做的更好，所以，我可以更为迅速的看到效果！

    在GTD方式的习惯改变问题上，我想具备着同样的问题和思考，您有什么想法？一定给我留言！

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在GTD中，或者说是在“古道的GTD”中，我的设想是，在行动过程中只要针对单独的Action来思考如何做好即可，而所有针对Project的整体性思考全部放在“计划”步骤中。当然我的思路是每个Project在计划阶段，只做出4-5层的Actions，在行动中随时添加后续的步骤，也可以把这个当作计划步骤的零散化和延伸（具体内容请见“把计划步骤简单化”）。但是前几天上网看到一篇文章，其中提到了GTD的坏处，这是为数不多从实用角度来谈GTD有问题的文章（其他的文章，针对GTD的问题，大多会说如果这样人就变成机器人了，或者是很难坚持，或者是因为无法完整的实现GTD等等）。这篇文章中的论述引起我的一个思考：在行动过程中，头脑中抛弃了计划是否真的好？

让我们看看没有实施GTD之前的方式，一件事情会在我们的头脑中一直记得，不断的提醒我们，坏处这里不谈，但是它同样带来好处，那就是这件事情我们很可能随时被想起来，不断的加以思考、磨合，加深我们印象的同时，也在不断的引发我们的思考。同时，当这个事情留存在我们头脑中时，当我们看到一件看似毫不相关的事情，也很有可能会对那个事情有所启发，就像我当初在研究个人能力培养相关东西时，当我看到公司战略管理方面的书，也会从个人能力培养的角度来思考，可以获得很多意想不到的启发，而一旦我们的头脑中并不记忆相关的Project时，这种偶然得来的Idea很可能会少了很多。

同时，我希望实现的分解计划方式，在完成一个Action后，立刻反应出计划的下一步，当整个Project不存在于头脑中时，我们真的能够立刻反映出下一步的行动是什么吗？你真的可以做到将这些零散的事件与Project整体相联系吗？这种联系可以带给我们更多的经验和思考，但是现在我们已经在GTD中把它留在了“每日Review”步骤中，但是在每天晚上，您真的还会那么深入的去体会做完那件事情当时的想法吗？您的头脑还活跃在那个Project中吗？在GTD中，作者提出把头脑清空，以便有更多的精力来做创造性思考，但是在整本书中我并没有注意到任何关于提升创造力的建议，反而这篇文章让我思考GTD是在消耗创造力还是增强？

这里所提到的东西并没有经历太多实践来证实，很多的内容不过是凭空设想而来，更多的是因为我看到了那篇文章，引起了一些思考，这里做一下记录，现在要做的并不是去思考这个问题，而是真正去实践，去做，经过几个月的实践以后，自然会有一个初步满意的答案。

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对于读书，我一项的原则是对任何人的任何观点持存疑态度，对GTD也不例外，通过GTD的阅读我学习到了一种非常优秀的时间管理方式，但是对其中某些思想和做法存有疑问，需要进一步思考、发展、尝试。前面的很多文章中已经对这部分内容有所涉及，这里简单汇总一下，后面还会有几篇是单独列出一些尚存疑的地方。

1、重要程度划分：这个在[GTD][疑点和思考]如何划分重要程度？中已经讨论过，我看到的书中主要是GTD的不划分的思路和7个习惯的划分思路，最终我自己发展出来一个在Project List上划分的方式，但是这种方式是否真的是一个很好的方式，其他两种方式哪一种更好一些，还需要通过实践和时间来证明。

2、丢进垃圾桶：在前面的文章中我应该提到在Project List中按照四象限原则划分所有Project，将第三、四象限的Project丢尽垃圾桶，但是这中间存在的一个问题是我一直避而不谈的：如何做到更好的判断哪些应该丢尽垃圾桶？很多事情在目前看起来是不重要的，但是不代表以后也不重要，如何才能更好的区分这些内容？暂时采取的方式是划分后，把不重要的丢进垃圾桶，定期查看垃圾桶，在这里是否把垃圾桶进行分级会更加节省时间一些，或者是哪种方式能够更加节省时间？——做GTD是为了节省时间和减轻压力，不要获得相反的结果！

3、Project计划方式：这个涉及的范围非常广，从每个Project的计划，到规划，所有的东西都涉及了计划的方式。由于我个人是一个习惯于规划/计划非常详细的人，这给我带来了时间和精力上的巨大浪费，所以我暂时确定的方式是，确定目标、原则，简单考虑一个大概到达目标的途径，然后考虑最近可以做的五个步骤，不做太过细致的计划。但是这种计划的思路是否存在什么致命的缺陷或者可能带来什么严重的问题，暂时我还没有答案，还需要实践证实！

4、在软件系统中Project计划如何实现：在软件中，我目前用MindManager来计划，然后用Outlook来做ToDo List，这中间就需要很多导来导去的工作，一方面存在兼容性、多台电脑同步的问题，另一方面，在时间和精力上也是一种浪费，是否存在什么方法即可以达到良好的计划效果，又能简化这个流程？

上面五点是我一直以来就在思考的问题，可以说暂时已经有了初步的解决方案和思路，目前所需要的不是仅仅依靠思考就可以解决的了，更多的需要真正去做才能有所收获——没有实践就没有数据，没有数据，如何分析？如果大家有什么好的建议、点子，一定要告诉我，如果您对这些方面做过一些实验和尝试，麻烦一定给我留言，或者发Mail：gudaovision@gmail.com！这真的会给我带来非常大的帮助！

—————–胡言乱语——————

昨天晚上去见几个户外运动的朋友，大家在一起聊天真的很开心！这种单纯的由于兴趣和爱好结合在一起的朋友相处起来是那样简单和幸福，绝不参杂任何功利的东西，也不要把什么所谓社会上的成功拿进来，不谈工作，不在工作方面有所吹嘘，简简单单的坐在楼梯上，一人一瓶啤酒！幸福的日子，我真的很高兴认识这些好朋友！谢谢你们！

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如果您非常关注GTD，就会注意到当今主流的两种思想：
一个是在《尽管去做》中，作者并不推崇划分重要程度的方法，理由是当人们看到自己的To Do List时，自然会清楚应该去做什么，同时在《结果第一》中，作者提出诸多小事会消耗你的能量，当你完成琐事时，可以减轻压力，完成它们将有助于将更多的精力投入到更大的事情中去。
另一个是在《高效能人士的七个习惯》中，史蒂芬·柯维给出的著名的“四象限原则”：紧急而重要，不紧急而重要，紧急而不重要，不紧急也不重要。有了这个划分，我们可以先对自己进行一个简单的测试，查看自己分别在这四个象限中投入了多少时间和精力，当我们将更多的时间投入到第二象限时，我们的生活会更有效能。

在分析这一问题时，我们需要首先理清分析的理由，也就是划分重要程度的目的为何，以及好处为何。
在我看来，划分重要程度与否是建立在一个前提之下，那就是，我们没有足够的时间去完成所有的Action。GTD的一个重要思想就是达到理想与现实之间的平衡，我们需要把人生梦想、十年规划、五年规划转化成Action列入To Do List中，而我们每一天的时间是有限的，当你面对一个至少几百个Action的List时，你清楚的知道很难在一天之内完成，甚至是永远不可能全部完成的。所以对诸多Actions划分重要程度成为一种退而求其次的方法。因为你更多的关注第一象限和第二象限的Action，当其他Actions不能被完成时，也是可以接受的。但是我就要问一个问题了，对每一个Actions划分重要程度的依据是什么？是这个Action如果被完成将带来何种成果，而Action是由收集步骤中的Project分解而来的，那么，是否可以这样说，划分Actions的重要程度的依据是它所属Project的重要程度。

以此为分析基础，我个人选择的方法是：
在To Do List上不应该对每一个Action划分重要程度，而选择在Project List上划分，当Project属于第三和第四象限时，我们就应该直接把它扔进垃圾桶，不要等到Action没能被完成时再做。

这样做可以解决时间不足的问题，同时又可缩短To Do List的长度，并且减少了Project的分析时间。我不知道大家是否注意到在史蒂芬·柯维的《培养高效能人士七个习惯的方法》P83中，一句简短的引用话语同样支持这样的方式：“关键就是，不是给进度计划上的事务安排优先顺序，而是给优先事务安排进度计划。”虽然在后文中，作者并未做出更多的延伸。之所以引用这句话，并不是为了给自己的想法增加砝码——我从来不认为专家说出来或者是任何人说出来的某句话可以作为论据来使用——我觉得这是一个不错而可借鉴的建议，虽然这个建议在我没有阅读这本书之前就已经被想到了。

这个重要程度划分步骤，我将其放入GTD五步骤的第二步“组织”之中。在“组织”步骤中，将Project List和目标List摆在眼前，用四象限方法进行划分，哪些是紧急而重要的？立刻去做！哪些是不紧急而重要的？这是尽快去做的，也是我们每天的重点，甚至说是所有的工作；至于说紧急而不重要和不紧急也不重要的，还是直接扔进垃圾类别中吧，当然在GTD初始阶段，个人不建议直接删除这些项目，而是在Outlook任务中建立一个独立的文件夹“垃圾”，保存这些被删除的任务，之后在每周的检查，或者每月的检查中再次考虑一下，同时建议对这些任务设立开始日期，这个开始日期并不是真正的开始日期，而是您想到这个项目的开始日期，在回顾过程中，按照日期排序，自然可以知道哪些项目已经在这个垃圾桶中保存了一年多还没有打算实施，那么在一定程度上来说，它应该是被实现的可能小很多了……