26 九月 2007

[GTD][思想]普通人应用GTD

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GTD作为一种时间管理方式和工具,具备着不可替代的优势,并且获得了很多人的推崇,但是这并不代表其中包含的所有内容都是正确的,更加不是对每个人都适合的方式。这里,我整理GTD的某些点,供不希望全面实现GTD的朋友来尝试,相信每个人都可以从中有所收获。

 

1、人生规划:这个是每个人都应该问自己的问题,这是您努力的基础与动力源泉。

2、远期和近期的平衡。在GTD中提供了非常好的远期与近期平衡的方式,当然这个需要“大动干戈”,不过对于很多不希望完全实现GTD的朋友来说,同样可以应用GTD的思想来获益。具体做法是完成自己的规划,这个是基础,然后把一个长久目标分解成很多可以立刻去做的小事,当然不必像GTD中那样全面的分解,制作出这样的一个List,这个不要求您每天去看,但是建议每个星期选取一件事来做,因为它们都是小事,所以您可以更快的开始向您的大项目,或者梦想努力,至少,您已经开始了!

3、建立一个“无聊列表”。大多数人,如果工作不是很忙,或者说至少不像我姐姐那样每天晚上11点半下班,一天只能睡3个小时,周六周日不休息的程度的话,大家总是会有一些无聊的时间。我们突然发现自己没有什么事情可做,也不知道应该做些什么,尤其是当您在办公室的时候突然之间几个任务出现间隔空隙时,总是会出现这种情况,然后您就开始无聊,在网上逛来逛去,或者在办公室的各个屋子逛来逛去,终于,吃饭了……这个List就是针对这种情况而制定的,您可以选择前面分解过的梦想来做一点网上查询的工作,也可以选择列上去一些阅读专业技能书籍的任务,当然,如果条件满足也可以列上去如何给老婆准备浪漫圣诞节的计划,所有这些东西您可以放到这个List里面,不用太长,只要当您无聊的时间不要太浪费时间就OK了。

 

这些是我建议每个朋友都尝试去做的工作,即使您觉得GTD对您来说并不那样重要,但是同样可以从中有所收获。

——–胡言乱语———

马上回北京了,公司那边有些事情!最近几天的更新努力完成,不过十一周边时间上比较乱,说不准啊!加上没兴趣把书背来背去,可能不能全部读完关于时间管理和谈读书的,还好在当当上又买了几本,最近几天还有的看。

顺便祝大家中秋快乐!十一快乐!

12 九月 2007

[GTD][思想]GTD的好处与如何在GTD系统中落实这些目标

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昨天看了Hugh的留言,觉得很有道理,就先说说GTD的好处话题,暂时确定为一篇文章,归类进GTD思想。这篇,我打算简化一些,少写废话,争取简洁明了。

研究“GTD好处”的目的:
1、正是因为GTD有诸多好处,我们才会去实现GTD,所以,在一定程度上GTD的好处就是我们在实施GTD时所希望达到的目标。
2、目标明确将有助于我们更好的实施GTD,更有针对性。
3、由这些目标出发,调整GTD实施的过程,并强调GTD实施的重点所在。

GTD好处的内容:
1、更为明确的人生梦想:严格意义上讲,这个并不能算是GTD的好处,因为您不去做GTD也可以有人生梦想,也会对你自己的生活有激励作用。但是GTD要求你拥有更为明确的人生梦想,您需要把他们归结成几句简单明了的话语表现出来,更重要的是,GTD要求在年度Review时重新做人生规划,这将非常有助于将您的人生规划与现实相联系,更为彻底的思考人生。
如何实施:
做好人生规划;
在年度Review中一定要把人生规划重新制作一次。

2、平衡眼前和未来:我相信大多数人都有自己的梦想,但是其中很大一部分并没有真正把这些梦想落实到眼前的行动上。GTD提供了一个很好的方式来实现这两者之间的平衡,因为在GTD中,您每天做的事情所查询的是ToDo List,从理想角度来说,当您真正去看这个List时,您是不必考虑它是为了完成眼前工作的还是为了完成未来梦想的,所有List中的任务都是平等的,您只需要考虑的是它是否存在一个时间限制和是否立刻去做。也就是说,只要您的“组织”和“计划”步骤合理,您既会将精力投入到眼前需要解决的事情上,又可以兼顾对未来发展来说重要的事情,而这些“对未来来说重要的事情”,也就是七个习惯中提到的重要而不紧急的事情——恰恰是他人最容易忽视的。
如何实施:
规划您的人生,至少要有十年规划;
将规划分解为Project,将眼前工作分解为Project,对形成的Project List划分重要程度,确保“重要”程度的Project中未来和眼前工作各占一定比例,同时不要有太多的眼前工作相关Project——这可能会挤占了拥有长远好处的Project。

3、平衡工作与生活:现代人是很忙碌的,不能有效的平衡工作与生活已经成为一个严肃的话题,GTD可以很好的避免这一点。因为它将您各个方面的事情均纳入系统,对您来说,每天要做的事情都在ToDo List中,这些都是需要尽快完成的事情,何必要区分工作还是生活呢?
如何实施:
在收集阶段要全面,在组织阶段要重视生活、情感、社会责任,记住,这些都是非常重要的!甚至可以说这才是主要的生活。
在行动阶段,不要因为某件事情是为了生活而非工作就一直忽略不去做,它们很重要!只要它在您的ToDo List中,就立刻去做!

3、因为掌控全局,所以随心所欲:您需要把所有的事情都列入GTD系统中,虽然这可能需要一段不断的时间,但是这是必要和受益匪浅的。当您真正把所有的东西都放入GTD中时,您的眼前拥有一个非常清晰的全局图,您很清楚所有需要做出的努力和希望达成的目标,您清楚所有事情的重要程度和是否应该投入时间和精力,您将一个很大的Project分解,然后做一下这件事情,做一下那件事情,一个大项目就这么成了!
如何实施:
把所有的事情放入GTD系统,建议使用MindManager来做,这样就真的是一幅完整的需作项目图!

4、严格记录项目实施的每一个步骤,便于总结提高:因为您已经把所有项目所需的任何步骤均放入List中,当你完成后又已经做了进一步的记录,在您完成一个Project后,就可以很清楚的看到自己做事的流程,当然也可以很清楚看到自己所走的“弯路”,总结它们!相信任何工作经过这样的总结,用不了多久就可以让您提高很多!另外,这种方式也可以很好避免在职场中被人整,一旦有人在领导面前污蔑你,你可以很快拿出所有行动的步骤在领导面前摆清事实真相。
如何实现:
在实施过程中,2分钟内就可以完成的工作不必录入GTD,但是为了这个目标建议做完之后做一个简单的记录,便于总结;
建议每完成一个稍微复杂的项目时,将所有与之相关的Action调出来,看看自己有什么做的错的,不好的,有待改进的,问问自己有没有什么方法可以做的更好,总结这些内容。
一定要做好各个时间阶段的Review!这非常重要,建议写GTD实现总结,写各个项目的总结。

5、总结项目分析模板,积累经验,更全面(多角度)和系统的分析问题:有了前面一个对各个项目总结的基础,当您做的同类Project到达一定程度后,您就可以做出一个针对项目的模板了!比如旅游,您可以在模板中注明需要考虑的方面,需要进行的准备等等,当后续出现类似Project时,您可以在最短的时间内,最为全面、系统的考虑如何组织工作。
如何实施:
在Project总结时添加上您需要提高的部分。
当分解的Project达到一定数量时,将Project分类、汇总、归纳,整理出一套通用的思路。在后续的计划中不断实践,不断完善。

6、合理安排时间:这一点可以说是最普通的一个好处,每个人都清楚的好处。当您闲来无事时,检查一下List,您可以知道现在有什么事情可以去做,当您跑步或者打一个不得不打的无聊电话时,您知道可以同时去做某件事情。有效利用时间永远是我最为关注的话题。
如何实施:
收集15分钟以内可作事项,在ToDo List建立一个#15类别,准备好随身可以携带的资料(比如PPC),有机会就去看。
收集音频讲座,以备路上、健身、出差时听。
收集打无聊电话时可作事情,不过要注意不要选择需要敲键盘或者弄出很大声响的事情,否则可能惹对方不高兴就糟糕了!

结束语,就不写了,无非是一些套话或者废话,还不如这句:更多GTD经典文章,请继续关注古道视野!呵呵。

9 九月 2007

[GTD][思想]GTD实施的整体导图(古道的GTD实施 1.0)

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GTD导图已经全部完成,就不单独发第五步了,整体发出来。
这个导图以《尽管去做》为基础,但并不局限于概书,同时包含了《结果第一》、《高效能人士的七个习惯》系列(与时间管理相关内容)、《仓鼠革命》(很少的几个观点)、《如何掌控自己的时间和生活》,以及自己在网上查阅的相关文章,同时包含自己实践中总结的东西,以及思考的问题。这个版本导图可以说是我最近关于时间管理系列阅读的最终成果,当然后续还会在不断实践中不断总结,进行调整,但暂时来看,应该在结构上不会有大的变动。
需要注意的是,现在这个版本的思维导图已经和前几天发上来的单步导图存在一定的不同,如果您希望获得最终的结果,可以单独看这个,如果希望了解我的思考过程,也就是曾经犯下的错误,可以对照着看。
下面把导图的图片放出来,并发上来思维导图文件,思维导图使用软件MindManager 7.0英文版制作。如果有什么问题,请大家给我留言或者发Mail:GudaoVision@gmail.com。

附:MindManager导图文件;本站下载

导图图片:
古道的GTD实施1.0版(2007-09-09)(图片太大了,没办法直接显示,麻烦大家点链接吧)

8 九月 2007

[GTD][思想]GTD第四步:行动(思维导图)

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现在到了行动的阶段,对此我只是简单的概括。当您的GTD前面步骤均能很好的完成,其实到了行动一步将是最简单的部分。您需要做的所有事情就是,检查日程表,完成所有项目;检查任务,选择一个项目来做。其实所有的事情都是这个样子,前期准备做好了,等到做的时候自然水到渠成。
不过由于受到使用软件的限制,在Project上有点问题。因为首先我使用Outlook的任务来做ToDo List,为了确保这个List的简单,我要确保所有出现在这个List中的Action都是可以立刻执行的,也就是说将一个Project分解后,只有第一层的Action是出现在ToDo中的,结果我需要在行动中添加一个步骤,就是在完成一个Action后,立刻添加这个Action的后一步,这给我带来了一定的麻烦,具体的流程还在考虑之中,相信可以找到更加合适且简便的方法。
Ok,上导图!

古道的GTD实施(2007.09.08)第四步:行动

7 九月 2007

[GTD][思想]GTD第三步:计划(思维导图)

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计划是将Project分解的步骤,我个人使用MindManager,它很好的提供了思维导图功能,方便进行头脑风暴。同时在做头脑风暴的时候一个重要方法就是不停的把可能相关的所有事项都写出来,不停顿、不判断、不分辨,当全部写完之后再进行组织、分类和判断工作,思维导图在这个方面上提供了很便利的功能,非常便于将无构架的点形成体系。

导图:
古道的GTD实施(2007.09.07)第三步:计划

6 九月 2007

[GTD][思想]GTD第一步:收集(思维导图)——重新整理

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关于收集中做“规划”一直是我头脑中挥之不去的难题,“规划”是一个非常庞大而痛苦的工作,它涉及的方面太多,太杂,要想全面涵盖各个方面需要投入大量的时间和精力,而作为GTD系统的开始阶段,这将给人们带来很大的压力,进而可能导致整个系统的放弃。同时规划还存在一个不确定性,规划一生实在有些太过遥远,同时一生的梦想需要很多前提条件的支持才能开始,所以不如把精力放在更加短期的规划上,也更具可操作性。
平凡的留言给了我一些启发,让我更为深入的去思考这个问题,昨天晚上我把“古道的GTD实施”中的第一步骤“收集”进行了大规模的调整,主要分为三个部分,不多说了,看下面的思维导图很清楚。需要说明的有以下几点:
1、完成了“实物”和“非实物”的部分后就开始进行GTD时间管理,不要等到完成规划。
2、初步估计1~3天的时间就可以完成“实物”和“非实物”的收集,可以快速上手。
3、“非实物”部分可以单独从导图中复制出来,作为收集模板使用,但暂时不够全面,我需要把书中的参考整合进去后算是初步完成模板,到时候再把模板放出来。——模板的作用很简单:把GTD简单化,方便上手。
4、规划作为一个Stuff放入InBox,而非全部完成。
5、“规划”可以作为一个Project,拿出大块时间完成,基本上第一次规划需要一天的时间,而后续建议用一周的时间不断回顾和重新头脑风暴,以求更为完善;也可以把它作为一个Project,进行分解,随时做出一部分,但是个人建议使用“大块的时间”。
6、再强调一遍:规划作为一个Project,不要等到规划完成后再开始使用GTD!!!

古道的GTD实施(2007.09.06)第一步:收集

5 九月 2007

[GTD][思想]GTD第二步:处理(思维导图)

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今天上第二步:处理。废话不说了!

古道的GTD实施(2007.09.05)第二步:处理

4 九月 2007

[GTD][思想]GTD第一步:收集(思维导图)

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昨天完成了GTD网上资料的阅读,晚上把整个GTD思维导图进行了调整发现过去存在很多问题,希望关注我GTD思维导图的朋友及时更新。
先放出来第一部分:收集。具体的不想多说,基本都已经涵盖在里面了。

古道的GTD实施(2007.09.04)第一步:收集

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