3 七月 2008

[解决GTD难题]日事日清

Post Thumbnail of [解决GTD难题]日事日清
 时间管理         评论关闭

Inbox 我们已经了解“古道的GTD1.0版存在问题”,并且,初步记录了自己的时间消耗情况,找到了自己的“时间消耗钉子户”,对自己的时间管理效果做出了一定程度的分析,今天,让我们正式进入更新系统的部分:解决难题!

日事日清是我想强调的第一个方法。

及时清理Inbox:不论您有多少个Inbox,一定要做到每天清理!否则,很有可能出现,别人需要您帮忙做些事情,结果随手记录到便签中,一个星期后才发现自己根本没有开始去做!这可能导致您对GTD系统的信任危机!万万不可!

小技巧:在建立Inbox时,可以直接建立“周Inbox”、“日Inbox”,比如有些可能引起您思考,但是并不是很急的文章,完全可以暂且保存,一周整理一次,而很多事情,则务必当天清理!

另外,在浏览器的收藏夹中建立一个文件夹“Inbox”,并在Inbox中建立子文件夹,比如Soft相关,学习相关,书籍推荐等等,这样在收藏网页时可以直接放入对应位置,节省整理的时间。

操作建议:在日历上做好提醒的约会,我放在下午5点,这样基本可以在晚饭前搞定大部分工作。其他的一些事情可以放在日Review中去做。

针对问题:日Review,Inbox

相关技巧:如何在桌面建立Outlook的“便签”快捷方式?

每天做好Stuff转化、分解:Stuff只有转化为Project,并分解成Actions,才是可执行的,否则它什么都不是!那么,当您清理Inbox时,务必将Stuff转化为Project,并做好分解。

小技巧:如果某个Project的分解工作非常复杂,您可以建立一个新的Action:“分解Project A”,个人会在Outlook中建立一个约会,这个就没有必要从MindManager中导入了,然后将“与Project A相关的信息”放入约会的正文中,设置好执行时间。

操作建议:如果不复杂的Stuff,建议日Review时去做。另外,建议整理时,把全部Stuff均转化为Project并首先放入MindManager中,这样做最大的好处是,可以极大的限制增加的Projects数量!很多Projects只不过是一时兴起想去做而已,放入MindManager,然后分解,然后导入到Outlook中,这样麻烦的步骤,足以让您对某些不那么重要的Projects产生“厌恶”!记住,有舍才有得,不要去做所有您想到的Stuff!

针对问题:缩减Project清单改变习惯,Inbox

可以说,这是“收集”步骤中最关键的部分,其实书中都有强调,但是在我们没有实践之前,感觉并不那样深刻,所以,建议大家,开始实践!

————分割线—————

本来我想把这些解决问题的建议,打包放到一篇文章中更新,也可以节省自己和大家的时间,因为毕竟都是比较浅显的东西,思考空间不是非常大,不过后来想起我在这个系列的文章中要尝试,被我称为“链接2.0”的方法(具体说明见文章:古道的GTD1.0版存在问题最后面的部分)。所以,为了便于成为整体,不得不针对每个部分的解答,写出独立的文章。当然,这可能后续某些文章内容很少,请大家谅解。

另外,非常感谢大家对我的支持与理解,尤其是在“关于博客更新的思考”更新以后,收到好多朋友鼓励的mail和留言!真的非常感谢大家!可惜的是,暂时还不能一下子更新太多思考性较重的文章,毕竟GTD2.0系列还有一些需要继续写下去。如果大家有兴趣,建议去“随风而逝”转转,最近更新的几篇文章都是我近来思考的精华!欢迎大家多多讨论!另外,那里是水木清华的博客站,可能不能匿名留言,如果有兴趣,给我mail,大家一起讨论吧!

23 五月 2008

如何处理To Do List以外的Actions?

Post Thumbnail of 如何处理To Do List以外的Actions?
 时间管理         4 comments

GTD是一项非常优秀的管理工具,它追求的是“心如止水”的境界,这也提出了非凡的要求——所有事项均列入GTD系统,这给使用者带来巨大的困扰。针对这一GTD使用者最常见的疑问,本文提出古道个人的思路。

当我们开始使用GTD,每天做事面对着To Do List时,出现了一个很重要的问题:如何面对和处理List外的Actions/Projects?

这些Actions/Projects通常包括以下几种:

1、外来的突发事件

这种情况是最常见的情形,但是相对来说也是较易处理的内容,因为GTD的创立者已经考虑到这个问题,所以他并不建议形成按小时规划的日程表,而是一个To Do List,以便确保计划性和灵活性的统一。个人针对这种情况一般的处理方式是,首先做“重要和紧急程度分析”,这个当养成习惯以后,几乎是一闪念间就可以有粗略判断的事情;然后是关注由自己完成还是委托他人,这个基本上也是瞬间即可得到答案的。如果真的重要并且紧急,那么,立刻去做,不论是委托他人还是自己操作!然后,在GTD系统中补充该项内容。

2、自己想起的新增Project

针对这种情况,个人的意见是,首先确定它真的那样紧急和重要吗?如果这一点让您有一丝犹豫,就不要把自己想起的“Project”当作Project来做,它只是一个Stuff而已!把它丢入Inbox,等到清理Inbox时,经过认真思考以后再处理吧!(注意!一定要每天清理Inbox!)至少我个人经常会冒出上网搜索某个手机或者电子产品信息的念头,可惜,实践证明,大多数情况下都是我消耗了2、3个小时收集了一堆资料,却不会立刻购买,等到真正想要买时,这些资料已经过时了……

3、面对“时间消耗钉子户”

在“”中我提到了“时间消耗钉子户”的概念,以个人认为最大的“钉子户”——上网闲逛——为例,很多时候,这是List外的Project,虽然可能它的起由在系统之内。大多数情况下,这种闲逛都是由GTD系统内的Action为起点,在消耗1、2个小时以后,是否还能以该Action为结束就要看运气了。回想起来,在不断的搜索和链接过程中,时间是被无情浪费的,我们自然或不自然的开始了List以外的Project/Actions!

个人认为,这种时间消耗是完全没有必要的,至于如何解决,我会专门针对“时间管理钉子户”写文章讨论,本篇更多的只是涉及思想和态度:严格限制这种时间消耗,重点避免此种List外Projects!

4、有了时间空闲怎么办?

我的答案是,不会的!在To Do List中,我个人增加了一种情景:@Free!在List列表中,永远都有没能完成Actions!当我们真的有空闲时间时,拿出To Do List,相信我,您一定能够找到现在可以立刻去做的事情!如果没有,那么我建议,立刻在Inbox中建立这样一个Stuff,告诉自己找一些资料放进手机里以便随时阅读,分解一些Project需要上网搜索,找一些可以随时翻阅随时停顿的书籍放到办公室或者家里!个人认为,一个没有这些内容的GTD系统是非常不完整的,我甚至认为这些内容是GTD系统行之有效的关键之一!

当解决了以上难题之后,我们内心之中会有这样一个疑问:难道所有的Projects都要列入GTD中吗?难道我们的生活应该被GTD所控制吗?难道吃饭、刷牙都要去GTD里面查看吗?

我们每个人都不希望自己的生活是机械式的,所有的事情都被任何一个系统所规定好的——不论这个系统是别人规定的,还是自己规定的!但是,GTD是在控制我们吗?它带给我们的是机械式的生活吗?至少我认为不是!理由,我不想多说,在《Get Things Done》和网上已经存在了太多的讨论。我想说的是,每个人有属于自己的习惯和风格,不要被GTD所困!GTD是一种优秀的时间管理方式,但是如果您不喜欢或者不能接受,为什么不取其精华,根据自己的风格和习惯适当接受其中的思想呢?为什么不建立起一个真正适合您自己的GTD系统呢?

有网友给我来信时谈到,他个人认为生活中使用GTD是较难让他接受的,但是在工作中,这是一种可行的方式,问我如果这样做是否可行,是否符合GTD的思路。我个人认为这是可行的,虽然它可能不完全符合GTD的思路,但是,那又如何?您不是GTD从业人员,不过只是想要寻找一个合适的时间管理工具而已,按照自己的风格和习惯尝试好了!

至于洗脸、刷牙,当然不需要进入GTD系统,我个人的一个约束条件是,已经形成习惯的事情是不列入GTD的,如果还没有形成习惯,需要在GTD中做一个提醒。

说了这么多,我个人对于完成List外的Project,基本上是持反对态度,除了GTD系统已经考虑到的外来突发事件以外。您的习惯和风格又是怎样呢?您能够接受的标准又是如何呢?您认为除了这些情况外,还有哪些“List外Actions”呢?欢迎您的留言和讨论,或许能够给更多的朋友带来启发!

18 五月 2008

找出您的“时间消耗钉子户”

Post Thumbnail of 找出您的“时间消耗钉子户”
 时间管理         5 comments

在前两年的时间里,我读完了大概300余本书,每一本都要做读书笔记,可是当时的工作很忙,晚上还要加班,所以我只能依靠减少睡眠时间来增加阅读量。每天计算着不要超过4个半小时的睡眠,含午睡,坚持了很久一段时间,效果还好。后来的一场连续4、5天39度多的感冒,几乎七天时间无法阅读任何一本书,让我认识到,靠熬身体来换取时间是多么不值得的一件事情,于是,我将注意力转移到白天的时间有效利用上!本篇文章介绍的,是我如何利用GTD系统了解自己的时间消耗情况的方法。希望对您能够有所借鉴。

做好时间盘点,是时间管理的重要一步!时间管理的重要目的之一就是有效率利用时间,如果连自身的时间消耗在哪里都不清楚,又如何能够有效利用时间呢?下面,是每日时间利用情况的收集工作,为后续分析提供有效数据!

使用工具:Outlook 2007
Project时长:一周
每日消耗时长:少于30分钟

针对问题:无效时间消耗日Review规划价值观

我使用Outlook作为GTD的To Do List工具,每个Action都会在Outlook中以“任务”或“约会”(即日程表)的形式体现出来。

1、当开始做某个Action时,打开Outlook的“任务”或“约会”,添加一个开始时间,以分为最小单位。在日历中参考下图,在任务中,直接填写到正文部分即可。

Outlook技巧

2、在完成该Action后,日历项目,设置结束时间。对于“任务”,将该任务项拖拽到左侧的“日历”栏中:

02

此时,会自动弹出一个新建“约会项目”,设置开始结束时间即可!

3、在每天的日Review中,我们需要查看的部分就是Outlook的当天“日历”,体察自己到底给各项Action分配了多少时间!同时这可以增强我们对Actions预估时间的能力。03

虽然不是本篇需要讲的东西,但是顺便提一下,以后在“古道的GTD 2.0”中“日Review”工作重点就看上面这个界面,非常清晰的显示出当天完成哪些Actions! (这中间,我使用了不同颜色来体现标签,您使用了那些Outlook技巧?明天,我将更新新的Outlook技巧文章:“善用底色”)

以我个人的总结来看,“网上闲逛”、“无所事事”和“GTD系统外Project”是最大的“时间消耗钉子户”!您的“钉子户”隐藏在哪里呢?

另:这是一种时间统计方式,建议坚持一周,可以用这个数据分析出很多东西,比如您将时间分配给不同重要程度的Project各有多少?分配给家人、事业、生活的时间各有多少?将这些内容与您的价值观相对比,就可以领悟到更多的东西!

关键词链接使用方法:在文章前面有一个“针对问题”项,后面有一些关键词的链接,它们将指向本博客对应的Tag页面,可以直接反映出该文章可以回答哪些其他文章提出的问题,可以系统反映出整个GTD系统的功效,欢迎大家尝试指正!

15 五月 2008

古道的GTD1.0版存在问题

Post Thumbnail of 古道的GTD1.0版存在问题
 时间管理         14 comments

“古道的GTD 1.0”版在推出之后,受到很多网友的好评,这也使古道视野成为GTD方面个人博客中的重要一员。在之前的系列文章中,更多涉及GTD和时间管理的思想内容,但在实际操作过程中,我发现了诸多问题,尤其是工具使用上。由于Outlook相对简单,Project规划、分解能力较弱,同时自己并行发生的Projects数量较多,原有工具不再适用,大略总结一下升级自身GTD系统之前存在的问题:

1、自己的时间依旧不够用!
可能您觉得这是废话!但是,不要忘记GTD最强调的一个思想:心如止水。GTD是一种规划工具,但它很重要的作用之一就是缓解自身在时间管理方面的压力。而事实上,大多数人并没有真的获得这一好处。

解决方法关键词:调整心态人生规划,从人生角度缩减Project清单外包

2、拖延问题依旧存在!
在GTD原书中,拖延问题并不是一个被重点强调的方面,但是在时间管理的范畴内,这是一个非常重要的问题。当然,它也是“古道的GTD”所重视的一部分。
Project没能及时完成,存在一定时间不够的因素,但在大多数情况下都是因为拖延。可以说,这是时间管理中的一大难题,更是我们日常生活中必须克服的坏习惯。

解决方法关键词:拖延日志日Review改变习惯重视承诺

3、无效时间消耗依旧严重!
我将之命名为“时间消耗钉子户”——这里在“钉子户”使用上没有任何贬义的含义,我还是很欣赏维权的人们的。其实,这一点,很大程度上也是没能做到“心如止水”的重要原因。正是这些“时间消耗钉子户”的存在,我们的大块时间在不知不觉间流失,真正重要的Project却一直没能真正开始。网上在这方面的讨论也有很多,比如最近很火的“大石原则”、“每天一个重要Project法”等等,但是,个人对此并不非常欣赏,因为在一定程度上,它严格限定了时间的使用,是从根本上违背GTD思想的,并包含了很多强制而非自主决策的成分。当然,我并不否认这些方法的可行性,也不认为GTD讲述的内容就是真理,更加不认为自己寻找的方式更好,我只是说,我选择了另一条自认为更加适合古道的方式,具体的选择,还要看大家认为哪一种更加适合您自己。

解决方法关键词:时间消耗钉子户Action时间统计时间消耗分析

4、没能良好处理Inbox和Review

这应该是很多GTD使用者的通病,主要反映在“Inbox不能及时清理”和“忽视Review的过程”。事实上,在这一点上我自己到现在做得也不够好,因为很大程度上,这些工作并非作用于自己想做的Projects,而是为了实现GTD而增加的工作,个人称之为“工具时间消耗”。(这个词也是古道原创,考虑申请专利,^_^)

解决方法关键词:Inbox日Review周Review月Review

5、工具方面,Outlook在Project分解上功能实在太弱!
可以说,我还是很满意Outlook这个工具的,但是,它在Project管理和分解上,功能实在太弱!我也尝试过诸多方式,比如使用联系人索引Project分解(明天贴出)、善用“类别”选项等,但大多效果不佳,最终我不得不在2.0系统中,增加了另外一个Mind Manager的思维导图工作来弥补这一部分工作,当然,这也是为了更好的使用“模板管理系统”。(如果有朋友对Outlook的使用技巧感兴趣,可以在古道视野留言,本篇文章不做更多解释。)

解决方法关键词:OutlookMind Manager思维导图Project分解模板管理系统

以上,是“古道的GTD 1.0版”存在的主要问题,可能不是非常全面,但还算典型,后续将逐步展开,逐步给出答案,逐步将各种解决方案融入到日常应用——古道的GTD 2.0版中。

重要说明:
不知大家是否注意到,在这篇文章的每个问题后面,都有一个“解决方法关键词”,这是我打算在本专题中开始尝试的一种发布方式,也是一种自认为合理利用Tag的有效方法。
具体的使用方法是:以后的每个问题后面都会跟上这样的一个小节,列入关键词,它们将链接到后续文章的Tag页面上,也就是说,您可以在看到问题之后,点击下面的关键词链接,即可直接在古道视野上找到对应答案的文章列表页面,便于大家寻找相关内容。
这是我一直希望在网络文章或者是网络书籍中尝试的一种方法,因纯属个人原创,具体思路还在不断摸索和完善之中,还请大家多多提出您的意见和建议!如果您觉得这个方法很好,请帮忙推广,当然,不忘记顺便宣传一下古道视野,古道就万分感谢了! ^_^

————

最近古道又开始更新“随风而逝”博客了,非常推荐大家去转转近期更新的几篇文章,是我近一段时间对人生、世界的一种思考和见解!不过那边由于水木系统问题,可能无法匿名留言,如果有朋友希望一起探讨,请给我mail:gudaovision(a)gmail.com

11 五月 2008

GTD系列文章(第二辑)开篇

Post Thumbnail of GTD系列文章(第二辑)开篇

欢迎来到“古道视野”GTD专栏!在第一辑文章中,我主要谈了关于GTD和时间管理的思想方面内容,虽然也涉及到了部分工具,但在具体实施上涉及较少。经过一段时间GTD的尝试,我获得了一些经验和教训,也发现了原有GTD工具在使用上的一些问题。针对自身情况,重新进行了定位和思考,现更新“GTD系列文章(第二辑)”!

这个系列的文章,将以“目前GTD系统中存在的问题”为开篇,主要探讨目前系统中存在的问题,并尝试寻找解决的途径。

之后,从GTD实施的目的——时间管理角度出发,结合自身情况,根据时间记录寻找“时间消耗钉子户”,提出问题!

在问题摆在眼前之后,我将逐个分项分析和解决,找到直接可使用的方法!

最终,我会将这些细节的方法组合成一个整体,清晰的体现出日常操作中的步骤和过程,提出“古道的GTD系统 2.0版”,提供完整的思维导图下载。

在写作的过程中,我尽力做到简单明了,尽力做到图文并茂,现在已经下载了截图和编辑工具,希望可以做到通俗易懂!还希望大家多多捧场!多多发表您的意见和建议!

————抱歉的分割线—————

最近有很久没有更新博客,实在有些不好意思了……这一段时间虽然是不断在忙,也在到处跑,不过和之前的情况并无不同,那么,古道最近在忙什么??

近期我读了一些书,一些引起我思考的书,虽然书中并没有涉及太多这方面的内容,但是引起我很多的思考,关于人生,关于梦想,关于生活方式,关于我现在自己在做什么!这些思考让我觉得现在的生活需要更多的改变,毕竟基本相同的生活方式我已经持续了两年多,书也读了不少于3、4百本,也算积累了一点东西,下一步要开始做更进一步的打算,不能总是停留!

关于近期的思考,由于不成体系,我在“随风而逝”博客上更新,现在那里也已经使用WP系统,界面漂亮了很多哦!感兴趣的朋友可以到那边去看,相信最近的思考还是有点意义的!

本来关于这方面的思考,我打算在古道视野上建立一个栏目,大概叫“人生记录”一类的,记录一下2008年的我是如何看待这些问题的,可是看着博客上这么多专题没有完成,还是不要添加了的好,另外,由于不成系统,不太符合古道视野的主题,还是暂时选择割舍!

最后,感谢大家对古道视野的支持!

14 一月 2008

[GTD][实施]GTD执行经验谈(一)

Post Thumbnail of [GTD][实施]GTD执行经验谈(一)
 时间管理         评论关闭

完成年规划、三个月规划后,我将project成功分解为Actions,导入GTD系统(使用工具Outlook),开始执行过程。

当我面对诸多Actions时,我发现了一个与之前执行过程并不相同的思路,在这里加以介绍,以供大家参考。

由于我今年的三个重点任务非常耗费时间和精力,同时调换部门也导致时间大量消耗,让我有一定压力,这也让我在做三个月计划时,砍掉了很多不太重要,和不太紧急的任务,剩下的project基本上可以说都是不得不做的——当然,这里的不得不做并不是谁逼我,很多都是重要但不紧急的工作,但对于我来说,它们是不得不做的。

当我每天面对Actions列表时,我发现,自己看着每个情景下都有十几个actions没有完成是一件比较痛苦的事情,同时,当我面对它们时,我都会做一下判断哪个现在做,哪个不去做,这样就会导致某些让我感到相对痛苦的actions放在列表中很久没有完成。其实,没次行动时判断是否去做,是符合GTD思想的,但是我选择了不同的道路:我将每个较容易完成的Action都先做完——这样做不是在浪费时间有一个前提:在我的GTD系统中,每一个Action都是经过我认真思考,确定必要的。(这里涉及一个重要性划分的问题,请参见文章”[GTD][疑点和思考]如何划分重要程度?“)

现在已经基本完成了大部分的Actions,心中真的是倍感轻松,可以更好的将精力投入到相对较大的project中来了!不过这种方法,仅供大家参考,毕竟它和GTD的思想是背道而驰的,同时,我之所以选择这样做也是因为我有其他步骤中的行动作配合,具体的效果还要靠我以后的不断实践来验证。

相关文章:
如何制定年初规划(含规划模板)
避免规划无法落实:一年做好一件事——年规划的核心
[GTD][疑点和思考]如何划分重要程度?
[GTD][实施]行动 :不要梦想把所有事情都做完

10 一月 2008

避免规划无法落实:一年做好一件事——年规划的核心

Post Thumbnail of 避免规划无法落实:一年做好一件事——年规划的核心
 时间管理         6 comments

很多朋友提到,年规划可行性不强,列规划一大堆,到了年底却发现其实有一半没有去做。如何避免?一句话:一年做好一件事!

这是姐姐给我的建议,她真的是我最优秀的导师之一,每次聊天都能让我有所收获。看起来一年做好一件事真的很浪费时间,但是认真想一下,你会发现,如果真的能够做到一年做好一件事,用不了几年,您就可以做的非常优秀!对于很多人来说,年规划写了一大篇,计划做了一大堆,日程表排得满满的,想做的事情更加不少,可是到头来,却发现自己一年的时间,一件事都没有真正做好。

我的建议是:年规划最核心的思想就是,一年做好一件事!

秉着这个思想,在年规划的划分时,就需要进行考虑,在我的年规划模板中,提供了7个主要分支:事业、情感、社会责任、休闲/娱乐、理财、个人能力/修身、健康,在这些方面中,需要首先选择两、三个作为主打方向,并不是次要的就都不做,而是做花费时间、精力较少的事情来做。同时,做年规划头脑风暴必不可少,您可能会写出一大篇的Project想做,如果这些Project有耗费时间较长,又不在前面提到的“主打方向”内的话,基本上就可以删去了。接下来,就进入最困难的“做减法”的过程。

忘记是谁说过的了,说做减法是一件非常困难的事情,其实“一年做好一件事”就是“做减法”的思想,您可能会非常犹豫,感觉那件事情也不能删掉,感觉哪件事情都是紧急的。我的建议是,从两个方面考虑:

1给每个Project划分重要/紧急四象限:这个四象限大家应该都比较清楚,不必写出来,在头脑中自然会有一个反应。

2给每个Project估计大概花费的时间:这是非常重要的一个指标,因为你的时间是非常有限的,但绝对不要因为一件事情用一年的时间做不完就不去做!时间的评价仅仅是在四象限选择之后的一个备选方法而已,我基本上是不用这种选择方式的,我还算能“砍”的那种,呵呵。

 

完成了“做减法”的过程以后,您就会发现,其实您的年规划内容并不是非常的多,大的Project剩下大概三、四个(我是三个,实在减不下来了,很难完成的说,还是减法功力不足啊!),其他的都是比较小的project,需要耗费的时间一般不长。后面的工作在“如何制定年初规划”中都已涉及,就不再重复了,无非是分解、导入GTD系统而已。

 

一年做好一件事:这是年规划的核心!

相关文章:

如何制定年初规划(含规划模板)

如何进行人生规划(含MindManager模板)

9 一月 2008

如何制定年初规划(含规划模板)

Post Thumbnail of 如何制定年初规划(含规划模板)
 时间管理         5 comments

新的一年已经开始,很多朋友都会做一下新年规划,介绍一下如何制定年初规划。

我一般会使用工具“思维导图”和GTD,具体软件是MindManagerOutlook,但是,我觉得这只是一个方面而已,我介绍的东西相信在思想上应该是通用的。

首先,建议大家阅读一下我关于人生规划的文章,因为要想做年规划,人生规划是必不可少的,这个是基础。然后,正式开始规划08年。

我认为年度规划是一个目标性规划,但同时更加是一个细节的Action规划,我们从人生规划出发,细化到一年的规划,进一步分解到每个季度的规划,并落实到每一天的工作生活中来,真正的规划是为了我们能够具体落实,一个没有可行性的计划是没有任何价值的。为此,我不仅仅会做一个年规划,同时还会做季度规划,并且每三个月做一次季度规划,让年度规划真正落实到位。GTD系统给我提供了很大的帮助,如果有兴趣,大家可以参考——–栏目。

 

1建立“08年规划”思维导图:我的分类方式依旧是七类:事业、情感、健康、休闲娱乐、社会责任、个人能力/修身、理财。生活是包含在情感里面的。“年度规划模板”本地下载。大家可以参照这个年度规划模板来做头脑风暴,把自己能够想到的所有东西都填写到相应分枝内,具体方法可以参考GTD“收集”相关文章

2建立“2008年规划分解”思维导图:建立了年度规划导图以后,您会发现利用这个导图来做Project分解时非常不方便的,比如说,在事业方面,需要阅读专业书籍,在个人能力里面也需要阅读书籍,虽然可以直接分解成细小的方面,不过至少在今年,我选择重新建立一个规划分解的导图,将不同类型的内容放到不同的分支之内。在这个思维导图模板中,我分为六个部分:Project、社交、常规工作、放入日历、日常、阅读Project是最宽泛的一个部分,不过这里的Project特指在一定时间内,在一定条件下可以完成的内容;社交主要以角色划分;常规工作,主要是为了记录今年所有需要做的事情,比如你们公司到年底前需要报销电话费,您又没办法现在去做,那么就可以列在这里,它最主要的作用是为了提醒自己;放入日历,指在特定时间去做的事情;日常包含了每天都要做的事情,不必要放入GTD系统中,比如健身、拿相机多拍照等;阅读是我的重头戏,里面包含很多需要阅读的书籍。现在将前面一个导图中的全部内容贴到这个新的导图中来,将每个内容归类到对应分支中去,这样就形成了一个初步的“规划分解”导图。

3分解“2008年规划分解”导图:现在将“规划分解导图”分解,把每个要达到的目标作为一个Project,分解成不同的步骤,细化到每一个可以直接执行的Action,并导入到Outlook中。具体分解方法,可以参考GTD相关文章

4建立“季度规划”思维导图:我一般以一个季度为单位设定详细计划,在我看来,情况一直在发生变化,我们的思路也在不断变化,所以,现在就做好一年的细节计划是没有太大意义的,以三个月为周期相对较好,既可以完成较大的Project,又可以经受时间和条件考验。建立导图“季度计划2008.01-03”,将“规划分解”导图内全部分支copy到这个导图中来,选择您需要在这三个月内完成的Project,保留它们,删除其他全部Project

 

注意:在这个方法中,要注意在第三步骤中,一定要把所有Project分解成Actions!就算您在季度规划过程中发现了更好的分解方式,也要在“规划分解”导图中分解,然后copy到“季度规划”导图中来,这是为了后续工作方便,当渡过一个季度以后,您需要非常清楚的了解哪些Project已经完成,那些Project进行了部分,通过这种方式,您可以在一个季度以后做到一目了然!

 

———————————-

最近忙的一塌糊涂,不要说博客更新,连年度计划都没有时间做,从圣诞节开始感冒,然后不停饭局,之后29号回北京,30去天津,31回北京,1号饭局,2号去项目,3号出去考察了7家公司,4号回北京,5号大连,6号北京,7号半天会下午回项目,我的感冒要是能好就见鬼了!!(听说苹果芯也感冒了,哈哈,同喜同喜!我们两个打算周末聚会的时候把这个喜庆的感冒传染给大家,从今天开始我不吃药了,明天出去冻一下,浇头凉水,传染力强些……)

今天终于稍微有点时间,把我的年度计划做完,不过还有很多细节的地方没有进行分解,后面还有很多工作要做!另外,最近也在考虑博客更新的问题,准备在这次年度计划中要认真考虑一下,以便后续定时更新,毕竟现在工作非常忙,新东西很多,也有很多隐形复杂的问题需要考虑,时间太紧了!不过我相信,博客还是会继续更新的,英语学习不能丢,专题研究更加不可能放弃,它们都是“不紧急但重要”的事情!

9 十一月 2007

[GTD][实施]解决GTD无法落实!

Post Thumbnail of [GTD][实施]解决GTD无法落实!
 时间管理         7 comments

GTD的思想虽然复杂,但不难理解;理论上存在一定疑点,但不难思考;系统上虽然庞杂,但不难建立。GTD最重要的问题全然不在这些地方,而在于对任何一个实用型知识来说的通用难点:落实和坚持。

经常听到朋友谈及GTD,总是面临着同样的问题,我无法坚持,我无法做到按照GTD的标准执行,我尝试GTD很长时间,但是依旧没有办法全面实施GTD。我给您一个建议:每天做所有的事情均查看ToDo List!坚持一周!

刚开始实施GTD时,常见的错误有两个:

1、To Do List清单不全,尤其是习惯性事件没有列出来。
比如每天早上跑步,这是每天都要做的,您是否写进List了?又或者,您决定看书,每天都会看,这一点您是否写进去了?据我所知,很多人并没有这样做,因为大家觉得这样没有什么必要,这已经成为一种习惯,我们一定会记得这件事情的,又不会遗忘,为什么要写进去呢?

2、做事时不去查看ToDo List
刚开始做GTD时,经常会出现这样的情况,坐在电脑前面看一点每天必看的页面,然后就是无限延伸的点击,或者是做任何头脑中突然闪现的事情,结果一天结束之后发现,自己的To Do List并没有缩短,反而增长了不少。又或者晚上闲暇,随便拿起一本书,你知道可以从中获益,便开始阅读,不知不觉,一个晚上过去了,您也确实获益了,但是这就是您追求的吗?时间管理并不是为了让你避免浪费时间,而是让您更加有效的利用时间!您可以去休闲,但是如果您希望做一些对自己有益的事情,您需要做给自己带来最大收益的事情!

这两个看似不相关的问题,其实有一个共性:您在无意之间把To Do List当作了一个避免遗忘的提醒工具,却忽视了To Do List一个非常非常重要的作用:重要性区分。

我在重要性划分这个话题上认为,存在三种方式来区分重要性:按照GTD书中要求不区分重要性,当您看到List时自然会有选择;网上常见方法,在每个Action上区分重要性,最好每天先做重要事情;我自己的方式,在Project List上区分重要性,To Do List中只剩下重要的事情。不论选择哪一种方式,在查看To Do List时,它都给我们提供了一个非常重要的“重要性区分过程”,不论这个过程是在List形成前还是形成后。当您的头脑中想到了一件事情,立刻去做时,如果它是没有超过2分钟的,我持无所谓态度,但是一旦它消耗的时间较长,在没有检查ToDo List前就立刻去做,您很可能由于缺少了检查重要性的原因而做了一件非常不重要的事情,时间,就这样浪费掉了!

所以,我的建议是什么?把所有的事情,所有的,不论是常规的,还是您自然会做的,全部放入InBox,经过五个判断和实施的步骤,列入ToDo List,不论任何时候,您打算做一件事情时,都查看一下To Do List!

在这里,我发起号召!尝试这样去做,做一周!然后给我留言,大家一起交流一下感受!到时,我们重新讨论!

10 十月 2007

[方法]“潜意识决策”有谁不想做到?

Post Thumbnail of [方法]“潜意识决策”有谁不想做到?
 破立之间         6 comments

 

不论在商业中,还是在日常生活中,我们经常会发现有这样的一些人:一个非常复杂的事情到了某些人的面前,他们立刻就可以做出决策。就像一个无比复杂的公司摆在巴菲特面前时,他可以很快决定是否应该把钱投进去!这是我一直关注的问题,也是我一直在问自己的问题:我如何才能做到?

很多人对此的答案是,丰富的经验,无比丰富的经验,让你可以直接看到其中的关键,当一家公司摆在巴菲特面前时,他自然会清楚的知道自己应该关注哪些方面,这是一个信息极大缩减的过程,由此,在他的眼中只有几个或者几十个关键点是需要考察的,而经验的丰富让他可以迅速对这些需要评判的点做出判断。这个大概可以理解为经验的力量。

但是对此,我还有另一种想法,虽然没有经过验证,并且也从未从任何地方受到佐证:那就是,艺术的思路。在我看来当今世界的知识体系可以分为三个部分:科学、艺术、哲学。科学是我们日常生活最紧密的东西,也是我们最为相信的东西,我们习惯性的将所有事情从这个角度分析,因为这是我们的习惯!但是很大程度上忽视了哲学和艺术。与科学讲究严谨不同的,是艺术和哲学,由于与本文关联性不大,这里暂不讨论,但是当你看到艺术时,你可以很容易的与本文主题建立一个联系,那就是当你看到一件事情摆在眼前,用潜意识迅速做决策时,你并不知道其中所包含的思维过程,很大程度上只是即刻的反应而已,这在很大程度上与艺术的思维方式相近!这是我以后需要认真研究的话题!如果哪位朋友很有兴趣,希望我们可以共同讨论!

对于这两种思路,我觉得都有必要进行研究,因为他们都将引领我们通往同一个迅速决策的终点,而之所以两者不可偏废,在我看来更多的是寻找一个适合自己的思路,人们普遍认同的思路和方法不一定就是正确的,更加不一定是唯一的,我需要找到两种思路的不同,两种思路要达到目标所走的途径,就目前来说更重要的,我需要找到哪一种思路是更加适合我的!

由于对艺术的思路仅仅只是一个开始,这里无法延伸展开,陈述一下我对“经验思路”的想法。

在经验思路中,最重要的有三个方面:

1、在大量信息中找到关键点。

2、对关键点迅速判断。

3、针对上述两点迅速得出结论。

要想实现上述三点的目标,我们所需要的都是经验,这不仅仅只是逻辑上的思考,当然这很重要,但是不能仅仅局限于此,尤其是我们没能做到“一通百通”的境界时。对此,我目前的思路是,对各个事情建立模板,也就是做事的流程,通过把很多事情流程化,找到其中的共性;通过流程化,不断的重复,使之成为在头脑中可以迅速反应的方式。

GTD专题中我提到“建立模板”的方法,针对Project建立模板,这样可以大幅度减少简单工作计划的时间,但是这里要上升到一个新的高度,不仅仅对独立的Project建立模板,还要总结同类Project进行归纳,形成一类Project的模板,进而不断努力达到“潜意识决策”的目标。

具体实施方法:

1、建立日常生活的各种模板:

比如对于旅游,从计划到查找资料到决策到实施,你都需要经过哪些步骤,需要考虑哪些方面的问题,需要穷尽,这些东西都应该涵盖在“旅游”模板中。这套模板将会是一个繁杂而庞大的范围,将会有一系列的事情要做,工具我建议使用“思维导图”。这一点是后续步骤的基础,同时就单纯这一事件来说也可以减少重复计划的时间,并且可以确保我们不会忘记很多事情。

2、不断总结和完善模板,流程化:

初步建立起各种模板之后,在实际行动中,您可以发现其实还有更多东西需要添加,还有更多的因素需要考虑,把它们增加进去!逐步完善,对于流程化的思路和益处请看我前一篇文章,相信会有所收获。

具体措施:

GTD中,当完成了一个相对复杂的Project时,在当天的Review中进行总结和归纳,看看自己做对了什么,做错了什么,还有什么发展的空间,如何能够做到更好!把这些东西总结进模板中。

3、总结一类模板,找到共性:

当模板数量逐步增多时,您会发现很多的Project是一类的,当您把模板中的东西用关键词的方式进行总结和归纳时,您会发现其实都在使用着同样的思路和思维方式,甚至在考虑着同样的角度和方面,这个时候把这些模板横向联系,就可以直接补充其中的遗漏,这是我最喜欢的步骤,因为在这一步骤中需要的是思考,而不是实践——能够有不通过实践获得益处的事情实在是太棒了!因为实践是更加耗费时间的事情!

具体措施:

不要在模板数量很少时硬做这种事情,因为那是事半功倍的,很多事情需要一个由量变到质变的过程!

4、不断实施和演练,直到成为一种潜意识行为:

当形成了诸多的模板后,遇到任何一件事情您就可以套用这个模板来进行规划,当不断的尝试之后,自然会在头脑中形成一个定式,但是在这里我要强调一点!一定不要忽视了“完成Project后总结其中的好坏之处”,因为你需要的是不断发展,而不是满足现状,虽然按照现有模板,可能会做的很好,但是它不是最好的!要形成一个定式,但是更加要打破这个定式——这才是不断前进的方法!我相信按照这种思路不断实践下去,我们会形成一种潜意识,迅速找到我们希望找到的东西,迅速决策我们希望决策的事情!

无觅相关文章插件,快速提升流量

 Page 1 of 2  1  2 »
Delighted Black designed by Christian Myspace In conjunction with Ping Services   |   French Teacher Jobs   |   Maths Teacher Jobs