团队管理,时间管理         5 comments

这篇应该算作时间管理的文章，但是个人更倾向于“管理者的时间管理”内容，之前写过这个方面的一篇文章，今天突然想到，碰巧有点时间，再写一篇吧，不过时间有些紧，可能不会有太多修改的时间。

在管理者的日常时间消耗上，存在很多的方面，也有很多种分类方式，本文我们选择一种简单的分类方式：日常工作和长远规划项目。

日常工作：可以被认为是短期任务，这类任务如果按照四象限法则来划分，大多应该属于不重要而紧急，甚至是不重要也不紧急的，但是随着时间的推移，它们往往转变为重要而紧急的任务，当然，应该说这类任务在没有被认真分析之前，大多被人认为是“紧急”的！

长期规划项目：这类项目是管理者可以发挥其自身能量的重要部分，很多工作必须按此方向去做才能够取得长远的成果。

但是，当我们真的身处忙碌之中时，往往很难分清两者之间的区别。从我管理现在这个部分的工作，已经大概9个月的时间了，在这段时间里，个人自信完成了其他人可能需要消耗2、3年才能完成的工作，长期规划项目也已经进展大半，仅剩余部分收尾工作正在进行中。但恰恰在这样的时刻，大家的精神有所放松，长期规划项目有暂缓的情况出现。

最近两个月，手头的事情实在太多，太杂，基本上每个工作说起来都很简单，但是真的要做，每一个project都要消耗半天、一天，最少也要2、3个小时，之前我有点想法就是用一段时间理顺一下手头工作，暂时将长期规划项缓步推进，处理完日常内容之后再来处理长期项目。

但事实上，很简单的结果：手头工作永远没完！长期项目工作停滞！

因此，个人得出在时间管理上的结论：

1、消耗时间较长的Projects可以暂时搁置：因为我们的时间精力有限，不可能同时做几个稍大的projects，而且同时来做效果也未必好。就像我不可能同时开展两个方面的主题阅读，这只会取得糟糕的效果，而且拖长两个projects的时间消耗，最终可能只能是不了了之。

2、虽然某些projects可以被搁置，但是要随时保证至少有一个稍大的project在进行中：其实个人认为随时确保进展的project应该至少大于3个，这是我们可以承受的忙碌，虽然很有些累，但是确确实实可以承受。一旦我们将所有长期project全部搁置，告诉自己，我要用一周的时间完成手头所有零散的projects，之后再处理大型的projects，我想说的是：结果只能是，零散任务并没有完成，长期任务也被搁置！

最近和几个企业老板聊天，他们大多身处传统行业，这个行业中的企业积累时期较长，甚至一年几百万、几千万的销售额也只是保持着初级阶段，因为大型企业的技术壁垒、品牌壁垒、市场壁垒已经在那里，很难打破，他们在愁很多工作没有办法开展。但是，他们提到的一个东西引起我的警觉：我们不是不想做管理，不是不想用自己的思路和企业文化来要求员工，不是不想做很多事情，但是，现在我没有办法做，我现在要做的是生存，是吃饱饭，然后才是温饱问题！

我没有经历过这样痛苦的阶段，也没有坐上他们的位置，所以我可能永远没有办法真正体会到他们的难处和痛苦，更加无法确定自己的思路幼稚。但是我对他们的建议只有一个：虽然现在很多project无法推进，但是是否尝试着将project分解一下，分解成小的actions，然后尝试的做一些actions，不需要太复杂，现在所需要做的只是埋下种子，同时，确保这个长远project在推进中，仅此而已！

我不是说建议他们现在就去搞大规模的员工培训，也不是现在就去做大规模的企业宣传，更加不是现在就搞轰轰烈烈的企业文化建设，而是做一些“小事”，很小很小的事：身为总经理，你希望要怎样的企业文化（我深信一家企业的文化印着很深的企业创始人的印记），你需要如何做到以身作则，你在日常工作中应该如何去做？只要这一点点——如果您希望改变企业文化的话。我需要培养怎样的客户群，谁是企业长远的客户，我现在是否能够比过去做得更多一点？哪怕只有一点点！公司要依靠人管理？制度管理？原则管理？那些东西是我们现在就应该着手完善的？哪些是现在就可以立刻去做的？哪怕只有一点点！

我不喜欢做“大事”，尤其现在在我本职岗位上，因为我发现大家都喜欢做大事，都喜欢做得轰轰烈烈，好像不搞得全公司那个人安宁了，他就没有尽到责任一般！这只能是在浪费公司员工最宝贵的资源：时间和精力！

我不喜欢控制，划出一条确切的线，让下属，让其他人去走，我相信只要提供了合适的规则，提供了合适的环境，企业文化、公司氛围、员工自主性会自动产生！

我不喜欢暂时搁置，虽然我必须如此，但是我知道这些被搁置的projects只是暂时的，绝不是永远！如果是永远，不如现在就删掉！如果5年后我需要做一个project，我可能不会立刻投入大量精力去思考和研究，但是我至少要确保现在我的TO Do List里面包含至少一项这个project所下属的Actions分支！因为，我知道，我现在就要去做，如果我现在不做，可能五年、十年以后都永远不可能去做！

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1、按此系列文章操作即可实现GTD？

我非常希望能够给您一个肯定的回答，但是非常抱歉，我不能。至少在古道看来，GTD不过只是时间管理的一种方式而已，每个人有他自身的特点和喜好，因此每个人要结合自身特点来做自己的时间管理，或者是自己的GTD。就像古道视野上的GTD我称之为“古道的GTD”，因为虽然表面看来和GTD非常一致，但是在很多核心思想方便是做出了诸多调整的，这些调整适合我自己，但是未必适合您！所以，对于Outlook GTD应用教程这个系列的文章来说，不过只是提供了一种使用Outlook做GTD的一种方法，或者说是一系列技巧而已。希望大家能够结合您自身系统有选择的应用技巧。

2、为何在联系人“活动”中某些任务或日程不显示？

这大多数情况下是由于您未设置该联系人目录为“电子邮件通讯簿”造成，具体方式见第一课相关内容。

3、联系人默认视图看起来很不方便（不是为了GTD定制），查看“活动”也需要点击后才行，不知是否有更好的解决办法？

这个问题我也注意到了，事实上我也一直在研究试图解决，可惜自己的编程能力实在太差，无法做到。在Outlook中可以自行设计模板，但是很多对于很多控件的使用自己不会，无法实现您想要的效果，如果谁有Office编程的朋友，麻烦推荐一下，我想个人出钱连设计一个适合project的联系人模板，当然，这个模板会公开给大家的。

4、对于日程来说，可以使用“类别”来划分，为何还要那么麻烦使用“地点”呢？

在使用中，如果仅仅只在日程表中查看日程的话，使用类别和使用“地点”是无差别的，因为可以根据类别来设定日程颜色做以区分，在“当前任务”视图中也可以按照类别排序。但是，在Outlook首页中就出现区别了。因为首页中的“日程”是不会显示“类别”的！而只能显示“地点”。我说过，在日程表的“当前任务”视图中是不显示重复执行的任务的，这样对于这部分日程需要到首页上查看，而没有地点划分可能会带来少许麻烦。所以，我选择了地点而非类别来做区分。

其他问题不断完善……

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在GTD中有最为经典的五个步骤，收集、处理、计划、行动、回顾，本讲从GTD五步骤的角度，整体描述Outlook应用。

第一步：收集

收集步骤，我一般选择两种方式：

第一种是在桌面上创建Outlook便签快捷方式，有了新的想法立刻记录进去，具体实现方式见这篇文章：[Outlook技巧]在桌面建立Outlook的”便签”快捷方式。便签，是需要一天清理一次的！

第二种是直接在任务列表中设置InBox类别，直接添加任务，这种情况大多是想到一个Project但是不用立刻操作的，该列表一周清理一次。

第二步：处理

在处理步骤中，古道的GTD更加强调删除没有必要去做的任务，这一步骤在Outlook中的操作方式是：将所有打算去做的Projects列入“联系人Project文件夹”中，即可获得Project List，前面也已经讲到，可以将这些Projects设置好类别，按照人生规划的几大类别设置，方便管理。之后审视一下这些Projects真的都需要去做吗？真的需要立即去做吗？如果不是，建立一个Future类别，移动进去。

第三步：计划

这时就是计划步骤，如果是复杂的任务建议使用Project软件、思维导图软件来做，如果较为简单，在Project联系人对应的详细信息或便签的大幅空白处写即可。

之后，将可以立即实施的Actions添加为日程表中的“事件”或“任务”，按前几讲设好。同时，建议将Project上述对应位置的文字表示为灰色，意思是已经设置Actions或已完成。

这时您应该从第一项Project开始查起，每个均点选“活动”，如果哪一个Project没有一个活动，那么说明该Project应该被移动到Future类别或删除，因为Project List中的所有Projects都应该是正在进展中的，而没有一个Action说明该Project并为开始！当然，也需要注意，所有Actions是否已经被完成，如果均已完成，那么应该标志在Project已完成，隐藏即可。

第四步：行动

行动中，参考前面所谈到的各种技巧和方法即可。

注意：如果您完成了一项Action，立即设置下一步骤的Actions！！千万记得！因为一旦忽略此点，在您做周回顾之前，这项Project将会是停滞的！

第五步：回顾

回顾工作是非常重要的，虽然这确确实实很难坚持，但是个人认为至少应该做到以下几点：

日回顾：清理Inbox，各个Inbox！回顾一下今天都做了什么，是否有需要增加的Project，做好相关工作，每天大概10分钟即可。

周回顾：逐个查看Projects，是否每个都有可以执行的Actions。同时考虑该Project是否真的有必要立刻去做？

月回顾：我个人习惯使用思维导图，做一下全面的整理，尤其对应季度计划。

季度回顾：这个是个人习惯，并非GTD提到，因为我觉得三个月是一个非常好的时间段，做好计划和整理工作，对应全年规划做好安排！

年回顾：做好总结和计划等。

至此，古道视野的GTD Outlook讲座已经基本完成，下一讲将是一个常见问题FAQ，我会针对大家提出的问题不断完善！

这个系列的内容有很多并不完善，还希望大家一起讨论，共同进步！同时，文章写得比较匆忙，包含错误和问题还请大家原谅！

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在Outlook 2007中，虽然对日程表有了一定的功能加强，但是按照GTD的思路，用地点划分，依旧存在一定的困难，查看起来很是麻烦，尤其是当日程很多时，同时，日程表中内容无法标注“已完成”，也给使用带来一些麻烦，具体如何操作，本讲将会详细论述！

1、添加日程

依旧使用上一讲的例子，这次将“查看古道视野网站地图寻找感兴趣的文章”添加进日程表。设置时不要忘记设置联系人。

之后，设置“地点”为@Online

注意：上面步骤中，一定要标注“全天事件”！

2、日程较少时的使用方式：

具体使用时，针对日程，主要查看两个位置：（1）Outlook首页：

这里，我就不抓图了，里面的东西太多，不太方便，在这里查看有一个很大的好处：

所有“全天事件”都会在最上面显示，有时间设置的“事件”在下面，已经过了时间的“日程”会显示为灰色（如现在12点，那么8点到9点的日程为灰色），借用这样的特性，我们将所有日程均设置为“全天事件”即可显示在最上面，方便查看，一旦该日程完成，取消“全天事件”，即可在该页面中移动到下面灰色部分中！因此，个人习惯，所有日程均设置为“全天事件”，对于必须在某个时刻去做的事情，做好提醒，这种就不在这里查看了！

（2）日程表：

在首页查看虽然可以标注出地点，但是毕竟排序是混乱的，有点麻烦，如果您的日程不多，在这里查看也是一个较好的方式，不过最好做一些颜色的设置，以求更加方便，同时可以做一些筛选，减少Actions的数量。具体内容大家参考这篇文章：[Outlook技巧]巧设底色,都是自己的文章，我就不重复写了。

使用方法与上述相同。

3、日程较多的设置方式：

如果您的日程内容较多，依旧按照上述方式查看就很麻烦了，比如我的日程表同一天的“事件”经常会突破50件（当然还有一些“任务”需要查看……这就是最近不更新古道视野的原因，555）。我们需要做一些变通才好，最好日程表也可以像任务一样做成列表的形式，按照地点分类，同时最好可以标记已完成，就可以不显示了。

打开日历，选择视图-当前视图-当前约会，这时系统会有一些默认的筛选，但是这种筛选并不能够满足我们的要求，因为所有重复任务会在其中出现，如“生日”等，这时我们需要做进一步的设置：

在日历列表空白处右键，筛选，选择SQL，将下面内容粘贴进去：（删除括号内内容）

“urn:schemas:calendar:dtstart” = ‘今天’ AND（开始时间等于“今天”且）
(“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%Home%’ OR （地点包含Home，我的地点设置为@Home）

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%#2%’ OR （地点包含#2-我将少于两分钟可以完成的工作地点设置为#2min）

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%Office%’ OR （地点包含Office，对应地点为@Office）

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%Online%’ OR （地点包含Online，对应地点@Online）

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%Call%’ OR（地点包含Call，对应地点@Calls）

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%外出%’ OR（地点包含外出，对应地点@外出）

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%北京%’ OR（地点包含北京）

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%项目%’ OR（地点包含项目，大家可以删除这两个）

“urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords” LIKE ‘%生日%’) （地点包含生日，可删除）

AND “urn:schemas:calendar:alldayevent” = 1 （且，全天事件=是，即该事件为全天事件显示，非全天事件不显示）

这个系列的代码是与个人设置有关的，括号内内容为详细的解释，大家根据自己的情况做适当更改，另外，需要注意的是一旦您直接编辑了SQL，那么筛选中其他页面就无法打开，如果您不嫌麻烦，可以在前面一个一个进行设置。

这时，您会发现，“当前事件”的列表缩短了很多，这时，设置分组依据为“地点”。

但是应该注意：

此时，重复性事件是不会出现的，如生日！因为事件开始日期不在今天！

永远不要设置多天事件，即开始日期是1月1日，结束日期是1月3日，这样可能出现第一天显示，以后不显示的情况！

所以，在使用中：

首先查看该日历，优先完成#2min地点的Actions，之后查看一下Outlook首页，关注有没有重复的如提醒需要完成，这类事件一般挨着灰色事件的上面，这种任务一般不多，所以还算可以接受。同时在使用过程中，随时切换默认视图和“当前任务视图”也非常方便。

最后，在“当前事件”视图空白处右击，选择“字段选择器”，将“全天事件”添加在前面。

完成一项“事件”后，即可取消掉“全天”对号，即可隐藏。

这时，我们回来查看一下Project List中该Project的“活动”，即可出现下图，注意该视图同样增加“全天事件”字段：

对于任务来说，已完成的会很容易看清楚，而对于日程来说，需要注意“全天事件”是否勾选，如果未勾选，则为已经完成，勾选，则为“未完成”。

OK，最为复杂的日程表设置已经讲完了，不知道是否讲得清楚，有什么问题，大家尽管到古道视野（http://www.GudaoVision.com/）给我留言，我会尽力解答！

下一讲，将会说一下日常操作方面的东西，会从GTD的角度来说，涉及计划、回顾等等方面，欢迎大家多多提出意见！

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现在开始第二讲，我将这次的Outlook成为古道的GTD 3.0版，虽然思想上没有太大的进步，但是使用工具和操作方法方面还是有很多改变的，当然，目前的方法依旧不是非常完善，或者说对我个人来说操作起来还是有点麻烦，欢迎大家多多提出您的意见和建议！

第二课主要讲Project和Actions的设置，前面的工作做好了，这一讲中的东西相对来说就简单很多，OK，不废话了，进入正题：

1、添加Project：

在Project联系人目录中（后称Project List）中添加联系人，如“与古道一起探讨GTD内容”，在联系人的姓或者名中添加都无所谓，把上面这个Copy进去即可，设置类别为“Project-休闲娱乐”。

2、Project分解

从个人思维习惯角度来说，我一般喜欢拿过来一个Project先做一下任务分解，之后再开始做事，当然很多朋友喜欢先做，然后再逐步展开思考，这个看您个人习惯，千万记得：GTD只是时间管理工具而已，要符合您的习惯，绝非改变您的习惯！尤其是那些并没有绝对对错之分的习惯！

所以，我一般会在“与古道一起探讨GTD内容”页面的“便签”中写一下大概的想法，如“Google找到古道视野；查看古道视野网站地图寻找感兴趣的文章；阅读文章；查找古道的email；给古道发mail”等等。

当然，如果是较为复杂的Project，我还是比较喜欢使用思维导图做分解，毕竟文字显示看起来总不是非常方便，不过这个讲座不做思维导图方面的东西，以后再聊吧。

3、设置Actions

做好项目分解后，您会发现其中大部分Actions都不能够立刻实施，因为很多Actions必须在前一个或前几个Actions之后才可以做，强烈建议，只将可以立刻实施的Actions放入任务或日程表，否则会带来很多麻烦！

现在这个Project比较简单，第一步可以实施的是，“Google找到古道视野”。

对于Actions，有朋友问我何时选择日程表，何时使用任务，理论上来说，必须当日完成的使用日程表，否则选择任务，但是在具体操作方面，个人感觉，您会经过一定时间以后才会将两者划分开来，一般来说，刚开始时会大规模的使用任务，日程几乎不用；之后会转向另一个极端，几乎不用任务；最后，您才可以很好的把握这个度，所以，说实话这个是无所谓的。

任务设置较为简单，本讲先说这个，下一讲将会详细论述如何设置“日程”！

添加任务:“Google找到古道视野”,类别设置为“@Online”，注意，下面的联系人对话框中的设置。点选联系人，弹出窗口中，展开联系人目录，选择Projects，下面会显示所有该目录下的联系人，记不记得前一课我在这个“联系人模板”的图片中勾画了“职务”和“单位”，说这两个有必要添加上去，主要目的是为了索引？就是在这里用的!

在Outlook的联系人选择中，没有提供快捷选择的方式，如首字母拼音等，因此当Projects很多时，一个一个查找非常麻烦，只有“表示为”排序会带来很多困难，这时我一般会将“职务”设置成与Project的“类别”相同，对于本例来说，就是休闲娱乐，将单位设置成进一步缩小范围的内容，如“交友”等，这样查找起来会方便一些！

最终，选择“确定”，此时回到Project List文件夹，打开“与古道一起探讨GTD内容”，点击“活动”，即可得到下图：

在这里，所有与该Project有关的活动均会有所体现！如果该任务已完成，会有对应的表示方式，非常方便您的回顾！

OK，本讲先说到这，下一讲将会详细论述“日程表”的设置方式，要想使用方便，又与上述内容相结合，还是有点复杂的，独立一讲吧！不过一次设置以后，使用起来就好多了……

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我曾经在古道视野上更新了一系列GTD的相关文章，其中最为推荐的工具是Outlook，因为这个软件是最方便获得的，同时Outlook与手机，不论是诺基亚，还是微软操作系统的手机在同步上均属于最便利的，在更换平台时也可以方便导入，因此强烈建议GTD初学者使用！

同时，之所以这样推荐，也是因为个人并不认为GTD原著或者任何一个思想就是真理，就应该是每个人严格遵守的东西，每个人都应该发展出适合自己的GTD系统，Outlook并不完全符合GTD思想，但强大的功能给我们带来了很大的空间。

本来我已经觉得不再更新教程式的文章，具体原因前面已经提过很多次，但是这次应GTDLife的邀请，实在有些却之不恭，加上近期很多朋友发来mail，希望有一个这方面的教程，而至少我目前并没有发现中文这方面详细的介绍，所以，还是写几篇吧。大概会有几篇，不会很长，把基本的内容完成，争取用更多的图片予以描述，做到简单易懂。

OK，进入正题！第一课是软件设置：

选择工具：Outlook 2007

1、Outlook数据文件设置：
由于Outlook数据文件的默认位置是C盘，一方面可能由于系统问题而导致数据丢失，建议更换保存位置；另一方面，据说Outlook的数据文件大于5G时可能出现文件无法打开的情况，还是做好保存较好。
设置方法：
文件-数据文件管理 在打开页面中选择添加，保存至非C盘符下。之后将默认的数据文件删除，将后添加文件设置为默认。

之后是做好备份工作，从微软主页上下载“Outlook备份工具”这时会在“文件”下出现“备份“：

其中可以通过选项来设置备份间隔等。

特殊说明：针对习惯使用多台电脑做GTD的朋友，比如我，两台电脑的数据为了保持一致，我会选择直接copy数据文件的方式，将Outlook关闭，在D盘下设置文件夹Outlook Data，将第一个数据文件放进去，然后再其中设置一个文件夹Backup，将第二个备份文件制定到该位置，以后用U盘copy这个文件夹回家即可，当然copy之前要确保Outlook关闭，另外注意，不要在没有覆盖新版本前做任何修改，因为一旦修改就会出现数据丢失的情况……

2、设置“联系人”：

在Outlook中有一个很大的劣势，就是无法做“分级任务”，比如说我现在在写GTD Outlook教程，这个Project可以做进一步的分解：

第一步：使用思维导图列清都需要写哪几个方面的内容。

第二步：注明那些内容需要重点来写，大概要完成多少篇文章，使用哪种方式来写。

第三步：Outlook中建立一个新的数据文件，作为写东西的抓图内容。

……

当我在Outlook中做这个Project时，我发现，我发将这些任务或者日程联系到一起，回顾时无法将这几个独立的任务归类到某一个Project下。曾经我尝试过“类别”功能，但是“类别”更多的应该作为“情景或地点”出现，若作为Project，可能带来很多混乱，那么如何处理？我们使用“联系人”！因为“联系人”是唯一一个在Outlook中可以和所有“任务”、“日程”联系在一起的东西！

首先，我个人习惯将左侧的邮件、任务等标签下移并变小，只留下一个“文件夹列表”（下图下面的红框），以后操作只看这一个。

然后，在联系人下新建一个文件夹-Projects

再次，在文件夹“Projects”点击右键-属性，选择“Outlook通讯簿”页面，将“将此文件夹显示为电子邮件通讯薄”勾选。至于为何，我会在最后一篇文章的“常见问题FAQ中说明”。

最后一步，工具-选项，点击“联系人选项”，将“在所有窗体上显示联系人链接”勾选！

3、Projects联系人内部设置：

选择Projects文件夹，如下图，选择视图-当前视图-按类别。

这时，可以看您方便，是否选择下一步骤，我个人因为不太喜欢联系人的默认页面做Project，很多内容是不必要的，因此创建了一个针对Projects文件夹的模板（下载地址），如何导入，由于我的电脑已经存在，无法试用，麻烦哪位朋友实验成功告诉我一下，我再更改！下面是我自己设计的窗体，很多地方完全不知道如何做，所以，很丑，功能也不怎么样，哪位高手帮忙重新调整一下！万分感谢，大家可以做一个参考：

在这个联系人，后面成为Project List中，我一般使用“类别”划分成“事业”、“健康”、“生活”、“思想和修身”、“社会责任”等几大类，这个大家参考我之前写过的“[GTD][实施]如何进行人生规划（含MindManager模板）”文章，就是其中的几个大类，当然为了方便查找，您也可以进一步细分一下类别，一切看您方便！总的来说，这个List就是您回顾时使用的Project List，所以怎么习惯怎么用好了！

参考文章：[Outlook技巧]巧用联系人索引同一Project的所有Acitons 

好的，第一课Outlook设置就讲到这，第二讲，我们将真正开始Outlook GTD之旅！！

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这篇文章，还有剩下的几篇，说实话我只是一次写成，没有做任何重读和修改，再次非常非常抱歉！主要是我最近工作实在太忙了！工作时间的八小时完全做不完，加班加点，回家了还要写总结、写规章制度等等，今天没有回项目，那需要远程遥控做很多事情，所以大家原谅吧！

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在发掘下属主动性前，领导者必须确保下属具有主动性。

——威廉·翁肯 唐纳德·沃斯 《谁背上了猴子？》

在1974年11-12月期的《哈佛商业评论》上，威廉·翁肯和唐纳德·沃斯联名发表了文章《谁背上了猴子？》，该文曾获该杂志最畅销的两篇文章之一。其中涉及了一个非常重要的理念：管理中的时间管理，而更深层的含义是：发挥下属的主动性，绝非管理者自行承担。

在文中，作者探讨，管理工作中有三种时间：受上司支配的时间、受组织支配的时间和个人支配的时间。前两种是身为管理者或中层经理必须去做的，否则必将受到惩罚，或早或晚而已。而第三种时间，则很不幸的包含了“受下属支配的时间”，更加不幸的是，由于管理者的管理不当，这部分时间甚至可能完全占据了“个人支配时间”。

为何会是如此？

情境一：当下属向你寻求解决办法，而您没有充分信息立刻给出结论时，您必须消耗时间去了解情况，然后给出答复，在这个过程中，问题已经在无形之中从下属身上跑到了你的身上！——作者称之为“猴子”。

情境二：当你要求下属完成某项任务，却没有规定完成时间和汇报进展情况的期限时，你需要不断想着这件事情，并且不断主动了解进展情况，你的时间再次被消耗了！

情境三：当你告诉下属，我要思考一个初步的方案，然后我们再进行讨论时，下属将无所事事，而你则忙忙碌碌——猴子再次跳到你的肩上！

回想一下我们每天的工作，我们是否也在做着同样的事情？身为管理者，你做事的时间要比下属长上很多，当你在办公室加班时，你的下属却在外面旅游——这一定是错了！一定错了！但是，我到底错在哪里？

回到文章开头引用的那句话：在发掘下属主动性前，领导者必须确保下属具有主动性。

当您希望发掘下属主动性时，您是否想过，上面提到的那些做法，其实是在扼杀下属的主动性，您已经在无形之中将主动性拿到自己身上，而非归还给应该具有的人——下属身上。其实，这就是问题的核心，最关键的部分！

在第一个情境中，管理者必须自行了解情况，消耗时间去思考解决方法，而下属则放弃了思考，只是在等待答案。

在第二个情境中，下属可能会因此拖延，上司需要不断提醒自己，并去督促。

在第三个情境中，下属无所事事，上司忙忙碌碌。

身为管理者，重要任务之一是帮助下属，为下属解决问题，但是帮助并不代表代替，当您选择代替时，主动性就已经被转移到您自己身上，下属的主动性就已经被您剥夺！当您希望发掘下属主动性前，看一看自己，您是否夺走了这种主动性！

对于需要管理者协助的事情或问题，管理者必须清楚的认识到以下几点：

1. 对于下属的任何问题，要么放弃任务，要么给出答复，否则只会让经理消耗更多时间去分析任务失败的原因并解决问题。
2. 管理者应该把给下属解决的问题数量控制在时间足够的范围内，每个问题的解决应5-15分钟之间。
3. 只在约定的时刻给下属解决问题，而不要四处寻找问题，抓到一个解决一个。
4. 面对面或电话讨论，而非邮件。当然可以选择邮件作为回答的一部分，但不是全部。
5. 确定下一次解决问题的时间和主动性层次[1]，决不能模糊或不确定。

在具体实施上，可以选择如下方法：

• 禁止下属在主动性方面选择“等待吩咐”或“询问应该做什么”。迫使下属别无选择，必须掌握全部职责。
• 当下属遇到问题时，共同为下属确定下一步行动。如果不能确定下一步行动，把问题留给下属，而非自己。在下属离开办公室时，双方要商定下次讨论的时间和地点，并双方对主动性层次[1]达成一致意见。在约定时间再次讨论。
• 在给下属分配任务时，明确要求完成时间，并要求固定的时间给出进展情况的答复。
• 让下属思考初步的解决方案，而管理者则从大局性质的思路出发，确定大概的方向和原则，而非方案。当双方讨论时，双方从各自不同的角度去完善和分析方案，得出初步的结论，由下属具体实施和完善，之后再做进一步讨论。

在解决问题时，管理者需要告诉下属自己的原则：

• “任何时候我帮助你解决这个或那个问题，你的问题都不会变成我的问题。在你的问题变成我的问题的那一刻，你就不再有问题了。我不能帮助一个没有问题的人。”
• “在这次会面结束时，你的问题将与进来时一样由你背着离开办公室。你可以在任何约定的时间来请求我的帮助，我们会共同确定我俩中谁来采取下一步行动。”
• “一般情况下采取下一步行动的人不会是我，万一是我的话，你也要和我一起做出决定。我是不会单独采取任何行动的。”

如果我们可以有技巧的做到这些，不仅不会降低下属的主动性，反而会给下属的主动性提升带来更大空间！而管理者，更加可以从中获得至少三个方面的收益：首先，管理者通过减少“受下属支配的时间”来增加“可支配时间”；其次，管理者可以将这部分“可支配时间”用于提高下属的主动性；最后，管理者可以将时间更多的分配与领导和组织交给的任务上，甚至是更加长远的思考。

其实，本话题谈到这里，已经不再是一个单纯的“时间管理”问题，更多的，是一个管理方法的问题，但是它是我们日常时间管理的重要部分。唯有注意了这些方法和细节，才能更好的做到时间管理！

当我看到这篇文章时，我才发觉自己对时间管理理解的肤浅。之前的我更多的是在从个人管理的角度来思考时间管理，但是我们的时间却绝非仅仅属于我们自己，当我们轻视了某些方法和细节时，我们的行为直接导致了其他人主动性的缺失或其它问题，进而导致我们的时间被大量占用！这篇文章为我打开了时间管理更深层次的大门，把我从原来的“偏重个人管理的时间管理”带入到“多角度时间管理”的层次，后续，我还要不断思考这方面的问题，进一步提升时间管理的能力。

在此，谨以此文献给热爱时间管理、热爱能力提升、热爱GTD的朋友们，希望可以拓展思路，带来一些启迪，更加希望大家能够给我留言，谈谈您想到的“多角度时间管理”相关话题，让我们共同讨论，共同提高！

注：
[1]主动性层次：

1. 等待别人吩咐(最低层次的主动性)；
2. 询问该做些什么；
3. 提出建议，然后就采取相应的行动；
4. 采取行动、但立即提出建议；
5. 自己主动行事，然后定期汇报(最高层次的主动性)。

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近期实在太过忙碌，博客一直没能更新，最近公司给了我一个非常好的锻炼机会，真的让我体验到：下班回家，什么都不想做，只想睡觉的感觉了！不过我现在每天都在记录工作上的事情，等到这个Project初步完成之后，我会对很多贯穿其中的事情做以总结和归纳，形成系统化的思考和文章，相信这种真实经历的记录与思考，会成为一个或几个经典的系列文章。

同时，近期我会努力找时间整理自己近期思考的内容，将这些零散的碎片整合成为一个初步的框架体系。虽然我还没有开始尝试，但是我有一种感觉，这些内容已经可以成为一个初步的系统化内容了。这部分工作应该不会拖得太久，毕竟我在日常工作和思考中还需要不断用到，应该在不远的将来就会推出一个新的系列文章！

 时间管理         No comments

这个是很久以前的采访了，很多关于时间管理的思想现在已经有了很多变化，大家还是看现在的文章吧。

http://www.5xue.com/magazine/magazine200808/magazine200808/dissertation3.html

 时间管理         13 comments

对于很多Projects或Actions来说，大块时间是必不可少的。我们需要一定的时间来进入学习、做事状态，需要沉下心来思考和写作，一旦这个过程被打断，再次进入状态就会消耗很多时间，甚至让我们的心情变得烦躁而无法正常执行任务。

但是，由于某些自小养成的习惯和误区，我们常常在规划时，无意之中犯下刻意“分割大块时间”的错误。

下面，让我们设想一下，比如您现在每天晚上回家时比较安静、比较适合抽出大块时间。而您现在手头有几个Projects是适合在这样的时刻完成的，如读书、锻炼身体、学英语、GTD Review、写文章、给家人打电话。

我们姑且认为，每天晚上我们没有其他事情需要去做，也没有其他的因素来干扰。同时，每天晚上的自主时间是7点到12点，五个小时。那么，设想一下，现在您来做时间安排，做计划，您会如何来做？

惯性的时间管理方式是，每天晚上，抽出半个小时的时间锻炼身体，可能学习到10点钟时，惯性上会感到困倦，所以这个安排到每天的10点。

英语学习比如说读英文小说，这个可以安排在7点到10点，然后，10点半锻炼身体后用半个小时的时间完成GTD Review。11点开始读书和写文章。另外，安排每周一三五或者更少的时间给家人、朋友打电话。

当然，可能您的计划会让时间更加“大块一点”，比如，锻炼身体不每天进行，而是每周三次等等。

可以说，这是我们习惯上的时间管理方式，也是常规的计划方式：把每件事情放到具体的时刻去完成！

但是，我们犯下了一个严重的错误！在无意之间，我们已经将大块的时间分割开了！

那么，应该如何规划时间？个人建议，每天关注一个大的Project，每天的大块时间只安排一件事情！（这也是做减法的一个重要方面！）

首先，是分析一下这些Projects：

• 英语和读书是需要消耗大量时间的Projects；
• 锻炼身体是需要定期坚持的，但可以拆分来做；
• GTD Review每天都需要做但是耗时很短；
• 写文章和给家人打电话都需要一定时间，但对精力集中程度要求相对较低。

针对这些特点，我做出以下安排：

1. 每天完成学英语和读书的其中之一。这是时间占用最多的部分。
2. 锻炼身体不确定每天进行，但每周保持至少三次。对于哪个时刻进行，不做具体规定。
3. GTD Review每天都要做，但不做具体时间安排，学英语或者读书累了就可以做这个。
4. 写文章和给家人打电话，不做每周哪一天的具体规定，但每周至少完成一次，放在某一天工作较累，学习状态不佳，或者学习太累不想继续时去做。

在GTD的日程表和任务中，我做出如下设置：

• 建立日程表约会，读书，设置二四循环。开始结束时间设置为19：00-24：00。
• 建立日程表约会，学习英语，设置一三五循环，开始结束时间设置为19：00-24：00。
• 建立任务，锻炼身体、写文章、给家人打电话，类别设置为@Home。这个类别，可以增加一个@常规或@EveryDay，看您个人习惯。（这个也可以设置日程表约会，每周一循环。）
• GTD Review设置任务，写清楚每天Review所需要做的事情为何。类别同上。
• 在具体操作时，如周二按计划是读书，但是更想学英语，就将二、三两天的计划互换。如果对于锻炼身体等Projects设置的是日程约会，若周一没有做，或者不想做，就将其挪动到周二，顺次下去。

这让我想起一个道理，人的习惯是很难改变的，很多时候，可能我们以为，自己觉得已经在按照新的方法去做，比如说GTD的方法来规划时间和做计划，但是，在很多具体做事的时候，在很多细节的方面，我们依旧是重复习惯中、曾经使用的方法和思路。这需要我们更多的思考和观察！

您在使用GTD的过程中发现了那些时间管理规划误区？欢迎提出！

———我结婚了！！！———

恩，最近没更新博客，不好意思，最近我在做什么？结婚登记……虽然还没有办仪式，不过已经是法定夫妻了，呵呵。最近在忙着婚纱照等等乱七八糟的事情，同时，年中了，我把自己上半年做的事情和手头的Projects重新整理了一下，做了很多重新思考和规划，最显著的成效是：砍掉了大量的Projects，“一年只做一件事”！做好减法，这是我最重要的心得！

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又是一篇Outlook技巧文章，本文大体内容源于网络文章说明，我不过是增加了一些抓图，并做了相对详细的说明而已，从一定意义上来说，不能算作原创，抱歉！

方法有两种：

方法一：快捷方式命令方法

1、进入我的电脑，点击搜索，输入内容“Outlook.exe”。我的电脑中安装的是Office 2007，默认位置为“C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\Outlook.exe”。

2、在桌面上右键，增加快捷方式，”位置”即为前面提到的地址，选择确定。

3、点击该快捷方式，右键，属性，在目标地址上此时应该显示为带引号的”C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\OUTLOOK.EXE”，在其后面增加“ /c ipm.stickynote”，不带引号。

即，此时目标框内为：”C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\OUTLOOK.EXE” /c ipm.stickynote

方法二：Outlook中另存法

1、Outlook中进入“便签”，选择新建便签，左键点击便签左上角，选择“另存为”，见下图：

2、此时会出现该对话框：

此时，选择保存类型为“Outlook模板 (*.oft)”，名称无所谓。我选择放到桌面上。

即可！