29 四月 2009

不要为了日常工作而拖后长期任务

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这篇应该算作时间管理的文章,但是个人更倾向于“管理者的时间管理”内容,之前写过这个方面的一篇文章,今天突然想到,碰巧有点时间,再写一篇吧,不过时间有些紧,可能不会有太多修改的时间。

在管理者的日常时间消耗上,存在很多的方面,也有很多种分类方式,本文我们选择一种简单的分类方式:日常工作和长远规划项目。

日常工作:可以被认为是短期任务,这类任务如果按照四象限法则来划分,大多应该属于不重要而紧急,甚至是不重要也不紧急的,但是随着时间的推移,它们往往转变为重要而紧急的任务,当然,应该说这类任务在没有被认真分析之前,大多被人认为是“紧急”的!

长期规划项目:这类项目是管理者可以发挥其自身能量的重要部分,很多工作必须按此方向去做才能够取得长远的成果。

但是,当我们真的身处忙碌之中时,往往很难分清两者之间的区别。从我管理现在这个部分的工作,已经大概9个月的时间了,在这段时间里,个人自信完成了其他人可能需要消耗2、3年才能完成的工作,长期规划项目也已经进展大半,仅剩余部分收尾工作正在进行中。但恰恰在这样的时刻,大家的精神有所放松,长期规划项目有暂缓的情况出现。

最近两个月,手头的事情实在太多,太杂,基本上每个工作说起来都很简单,但是真的要做,每一个project都要消耗半天、一天,最少也要2、3个小时,之前我有点想法就是用一段时间理顺一下手头工作,暂时将长期规划项缓步推进,处理完日常内容之后再来处理长期项目。

但事实上,很简单的结果:手头工作永远没完!长期项目工作停滞!

因此,个人得出在时间管理上的结论:

1、消耗时间较长的Projects可以暂时搁置:因为我们的时间精力有限,不可能同时做几个稍大的projects,而且同时来做效果也未必好。就像我不可能同时开展两个方面的主题阅读,这只会取得糟糕的效果,而且拖长两个projects的时间消耗,最终可能只能是不了了之。

2、虽然某些projects可以被搁置,但是要随时保证至少有一个稍大的project在进行中:其实个人认为随时确保进展的project应该至少大于3个,这是我们可以承受的忙碌,虽然很有些累,但是确确实实可以承受。一旦我们将所有长期project全部搁置,告诉自己,我要用一周的时间完成手头所有零散的projects,之后再处理大型的projects,我想说的是:结果只能是,零散任务并没有完成,长期任务也被搁置!

最近和几个企业老板聊天,他们大多身处传统行业,这个行业中的企业积累时期较长,甚至一年几百万、几千万的销售额也只是保持着初级阶段,因为大型企业的技术壁垒、品牌壁垒、市场壁垒已经在那里,很难打破,他们在愁很多工作没有办法开展。但是,他们提到的一个东西引起我的警觉:我们不是不想做管理,不是不想用自己的思路和企业文化来要求员工,不是不想做很多事情,但是,现在我没有办法做,我现在要做的是生存,是吃饱饭,然后才是温饱问题!

我没有经历过这样痛苦的阶段,也没有坐上他们的位置,所以我可能永远没有办法真正体会到他们的难处和痛苦,更加无法确定自己的思路幼稚。但是我对他们的建议只有一个:虽然现在很多project无法推进,但是是否尝试着将project分解一下,分解成小的actions,然后尝试的做一些actions,不需要太复杂,现在所需要做的只是埋下种子,同时,确保这个长远project在推进中,仅此而已!

我不是说建议他们现在就去搞大规模的员工培训,也不是现在就去做大规模的企业宣传,更加不是现在就搞轰轰烈烈的企业文化建设,而是做一些“小事”,很小很小的事:身为总经理,你希望要怎样的企业文化(我深信一家企业的文化印着很深的企业创始人的印记),你需要如何做到以身作则,你在日常工作中应该如何去做?只要这一点点——如果您希望改变企业文化的话。我需要培养怎样的客户群,谁是企业长远的客户,我现在是否能够比过去做得更多一点?哪怕只有一点点!公司要依靠人管理?制度管理?原则管理?那些东西是我们现在就应该着手完善的?哪些是现在就可以立刻去做的?哪怕只有一点点!

我不喜欢做“大事”,尤其现在在我本职岗位上,因为我发现大家都喜欢做大事,都喜欢做得轰轰烈烈,好像不搞得全公司那个人安宁了,他就没有尽到责任一般!这只能是在浪费公司员工最宝贵的资源:时间和精力!

我不喜欢控制,划出一条确切的线,让下属,让其他人去走,我相信只要提供了合适的规则,提供了合适的环境,企业文化、公司氛围、员工自主性会自动产生!

我不喜欢暂时搁置,虽然我必须如此,但是我知道这些被搁置的projects只是暂时的,绝不是永远!如果是永远,不如现在就删掉!如果5年后我需要做一个project,我可能不会立刻投入大量精力去思考和研究,但是我至少要确保现在我的TO Do List里面包含至少一项这个project所下属的Actions分支!因为,我知道,我现在就要去做,如果我现在不做,可能五年、十年以后都永远不可能去做!

6 一月 2009

古道视野之Outlook GTD应用教程 常见问题汇总

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 时间管理         8 comments

1、按此系列文章操作即可实现GTD?

我非常希望能够给您一个肯定的回答,但是非常抱歉,我不能。至少在古道看来,GTD不过只是时间管理的一种方式而已,每个人有他自身的特点和喜好,因此每个人要结合自身特点来做自己的时间管理,或者是自己的GTD。就像古道视野上的GTD我称之为“古道的GTD”,因为虽然表面看来和GTD非常一致,但是在很多核心思想方便是做出了诸多调整的,这些调整适合我自己,但是未必适合您!所以,对于Outlook GTD应用教程这个系列的文章来说,不过只是提供了一种使用Outlook做GTD的一种方法,或者说是一系列技巧而已。希望大家能够结合您自身系统有选择的应用技巧。

2、为何在联系人“活动”中某些任务或日程不显示?

这大多数情况下是由于您未设置该联系人目录为“电子邮件通讯簿”造成,具体方式见第一课相关内容。

3、联系人默认视图看起来很不方便(不是为了GTD定制),查看“活动”也需要点击后才行,不知是否有更好的解决办法?

这个问题我也注意到了,事实上我也一直在研究试图解决,可惜自己的编程能力实在太差,无法做到。在Outlook中可以自行设计模板,但是很多对于很多控件的使用自己不会,无法实现您想要的效果,如果谁有Office编程的朋友,麻烦推荐一下,我想个人出钱连设计一个适合project的联系人模板,当然,这个模板会公开给大家的。

4、对于日程来说,可以使用“类别”来划分,为何还要那么麻烦使用“地点”呢?

在使用中,如果仅仅只在日程表中查看日程的话,使用类别和使用“地点”是无差别的,因为可以根据类别来设定日程颜色做以区分,在“当前任务”视图中也可以按照类别排序。但是,在Outlook首页中就出现区别了。因为首页中的“日程”是不会显示“类别”的!而只能显示“地点”。我说过,在日程表的“当前任务”视图中是不显示重复执行的任务的,这样对于这部分日程需要到首页上查看,而没有地点划分可能会带来少许麻烦。所以,我选择了地点而非类别来做区分。

其他问题不断完善……

21 十二月 2008

古道视野之Outlook GTD应用教程 第四课 GTD应用流程

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在GTD中有最为经典的五个步骤,收集、处理、计划、行动、回顾,本讲从GTD五步骤的角度,整体描述Outlook应用。

第一步:收集

收集步骤,我一般选择两种方式:

第一种是在桌面上创建Outlook便签快捷方式,有了新的想法立刻记录进去,具体实现方式见这篇文章:[Outlook技巧]在桌面建立Outlook的”便签”快捷方式。便签,是需要一天清理一次的!

第二种是直接在任务列表中设置InBox类别,直接添加任务,这种情况大多是想到一个Project但是不用立刻操作的,该列表一周清理一次。

第二步:处理

在处理步骤中,古道的GTD更加强调删除没有必要去做的任务,这一步骤在Outlook中的操作方式是:将所有打算去做的Projects列入“联系人Project文件夹”中,即可获得Project List,前面也已经讲到,可以将这些Projects设置好类别,按照人生规划的几大类别设置,方便管理。之后审视一下这些Projects真的都需要去做吗?真的需要立即去做吗?如果不是,建立一个Future类别,移动进去。

第三步:计划

这时就是计划步骤,如果是复杂的任务建议使用Project软件、思维导图软件来做,如果较为简单,在Project联系人对应的详细信息或便签的大幅空白处写即可。

之后,将可以立即实施的Actions添加为日程表中的“事件”或“任务”,按前几讲设好。同时,建议将Project上述对应位置的文字表示为灰色,意思是已经设置Actions或已完成。

这时您应该从第一项Project开始查起,每个均点选“活动”,如果哪一个Project没有一个活动,那么说明该Project应该被移动到Future类别或删除,因为Project List中的所有Projects都应该是正在进展中的,而没有一个Action说明该Project并为开始!当然,也需要注意,所有Actions是否已经被完成,如果均已完成,那么应该标志在Project已完成,隐藏即可。

第四步:行动

行动中,参考前面所谈到的各种技巧和方法即可。

注意:如果您完成了一项Action,立即设置下一步骤的Actions!!千万记得!因为一旦忽略此点,在您做周回顾之前,这项Project将会是停滞的!

第五步:回顾

回顾工作是非常重要的,虽然这确确实实很难坚持,但是个人认为至少应该做到以下几点:

日回顾:清理Inbox,各个Inbox!回顾一下今天都做了什么,是否有需要增加的Project,做好相关工作,每天大概10分钟即可。

周回顾:逐个查看Projects,是否每个都有可以执行的Actions。同时考虑该Project是否真的有必要立刻去做?

月回顾:我个人习惯使用思维导图,做一下全面的整理,尤其对应季度计划。

季度回顾:这个是个人习惯,并非GTD提到,因为我觉得三个月是一个非常好的时间段,做好计划和整理工作,对应全年规划做好安排!

年回顾:做好总结和计划等。

 

至此,古道视野的GTD Outlook讲座已经基本完成,下一讲将是一个常见问题FAQ,我会针对大家提出的问题不断完善!

这个系列的内容有很多并不完善,还希望大家一起讨论,共同进步!同时,文章写得比较匆忙,包含错误和问题还请大家原谅!

19 十二月 2008

古道视野之Outlook GTD应用教程 第三课 Outlook日程表设置

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在Outlook 2007中,虽然对日程表有了一定的功能加强,但是按照GTD的思路,用地点划分,依旧存在一定的困难,查看起来很是麻烦,尤其是当日程很多时,同时,日程表中内容无法标注“已完成”,也给使用带来一些麻烦,具体如何操作,本讲将会详细论述!

1、添加日程

依旧使用上一讲的例子,这次将“查看古道视野网站地图寻找感兴趣的文章”添加进日程表。设置时不要忘记设置联系人。

之后,设置“地点”为@Online

image

注意:上面步骤中,一定要标注“全天事件”!

2、日程较少时的使用方式:

具体使用时,针对日程,主要查看两个位置:(1)Outlook首页:

这里,我就不抓图了,里面的东西太多,不太方便,在这里查看有一个很大的好处:

所有“全天事件”都会在最上面显示,有时间设置的“事件”在下面,已经过了时间的“日程”会显示为灰色(如现在12点,那么8点到9点的日程为灰色),借用这样的特性,我们将所有日程均设置为“全天事件”即可显示在最上面,方便查看,一旦该日程完成,取消“全天事件”,即可在该页面中移动到下面灰色部分中!因此,个人习惯,所有日程均设置为“全天事件”,对于必须在某个时刻去做的事情,做好提醒,这种就不在这里查看了!

(2)日程表:

在首页查看虽然可以标注出地点,但是毕竟排序是混乱的,有点麻烦,如果您的日程不多,在这里查看也是一个较好的方式,不过最好做一些颜色的设置,以求更加方便,同时可以做一些筛选,减少Actions的数量。具体内容大家参考这篇文章:[Outlook技巧]巧设底色,都是自己的文章,我就不重复写了。

使用方法与上述相同。

3、日程较多的设置方式:

如果您的日程内容较多,依旧按照上述方式查看就很麻烦了,比如我的日程表同一天的“事件”经常会突破50件(当然还有一些“任务”需要查看……这就是最近不更新古道视野的原因,555)。我们需要做一些变通才好,最好日程表也可以像任务一样做成列表的形式,按照地点分类,同时最好可以标记已完成,就可以不显示了。

打开日历,选择视图-当前视图-当前约会,这时系统会有一些默认的筛选,但是这种筛选并不能够满足我们的要求,因为所有重复任务会在其中出现,如“生日”等,这时我们需要做进一步的设置:

在日历列表空白处右键,筛选,选择SQL,将下面内容粘贴进去:(删除括号内内容)

“urn:schemas:calendar:dtstart” = ‘今天’ AND(开始时间等于“今天”且)
(“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%Home%’ OR (地点包含Home,我的地点设置为@Home)

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%#2%’ OR (地点包含#2-我将少于两分钟可以完成的工作地点设置为#2min)

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%Office%’ OR (地点包含Office,对应地点为@Office)

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%Online%’ OR (地点包含Online,对应地点@Online)

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%Call%’ OR(地点包含Call,对应地点@Calls)

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%外出%’ OR(地点包含外出,对应地点@外出)

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%北京%’ OR(地点包含北京)

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%项目%’ OR(地点包含项目,大家可以删除这两个)

“urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords” LIKE ‘%生日%’) (地点包含生日,可删除)

AND “urn:schemas:calendar:alldayevent” = 1 (且,全天事件=是,即该事件为全天事件显示,非全天事件不显示)

这个系列的代码是与个人设置有关的,括号内内容为详细的解释,大家根据自己的情况做适当更改,另外,需要注意的是一旦您直接编辑了SQL,那么筛选中其他页面就无法打开,如果您不嫌麻烦,可以在前面一个一个进行设置。

这时,您会发现,“当前事件”的列表缩短了很多,这时,设置分组依据为“地点”。

但是应该注意:

此时,重复性事件是不会出现的,如生日!因为事件开始日期不在今天!

永远不要设置多天事件,即开始日期是1月1日,结束日期是1月3日,这样可能出现第一天显示,以后不显示的情况!

所以,在使用中:

首先查看该日历,优先完成#2min地点的Actions,之后查看一下Outlook首页,关注有没有重复的如提醒需要完成,这类事件一般挨着灰色事件的上面,这种任务一般不多,所以还算可以接受。同时在使用过程中,随时切换默认视图和“当前任务视图”也非常方便。

image最后,在“当前事件”视图空白处右击,选择“字段选择器”,将“全天事件”添加在前面。

完成一项“事件”后,即可取消掉“全天”对号,即可隐藏。

这时,我们回来查看一下Project List中该Project的“活动”,即可出现下图,注意该视图同样增加“全天事件”字段:

image

对于任务来说,已完成的会很容易看清楚,而对于日程来说,需要注意“全天事件”是否勾选,如果未勾选,则为已经完成,勾选,则为“未完成”。

OK,最为复杂的日程表设置已经讲完了,不知道是否讲得清楚,有什么问题,大家尽管到古道视野(http://www.GudaoVision.com/)给我留言,我会尽力解答!

下一讲,将会说一下日常操作方面的东西,会从GTD的角度来说,涉及计划、回顾等等方面,欢迎大家多多提出意见!

17 十二月 2008

古道视野之Outlook GTD应用教程 第二课 Project及Actions设置

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现在开始第二讲,我将这次的Outlook成为古道的GTD 3.0版,虽然思想上没有太大的进步,但是使用工具和操作方法方面还是有很多改变的,当然,目前的方法依旧不是非常完善,或者说对我个人来说操作起来还是有点麻烦,欢迎大家多多提出您的意见和建议!

第二课主要讲Project和Actions的设置,前面的工作做好了,这一讲中的东西相对来说就简单很多,OK,不废话了,进入正题:

1、添加Project:

在Project联系人目录中(后称Project List)中添加联系人,如“与古道一起探讨GTD内容”,在联系人的姓或者名中添加都无所谓,把上面这个Copy进去即可,设置类别为“Project-休闲娱乐”。

2、Project分解

从个人思维习惯角度来说,我一般喜欢拿过来一个Project先做一下任务分解,之后再开始做事,当然很多朋友喜欢先做,然后再逐步展开思考,这个看您个人习惯,千万记得:GTD只是时间管理工具而已,要符合您的习惯,绝非改变您的习惯!尤其是那些并没有绝对对错之分的习惯!

所以,我一般会在“与古道一起探讨GTD内容”页面的“便签”中写一下大概的想法,如“Google找到古道视野;查看古道视野网站地图寻找感兴趣的文章;阅读文章;查找古道的email;给古道发mail”等等。

image

当然,如果是较为复杂的Project,我还是比较喜欢使用思维导图做分解,毕竟文字显示看起来总不是非常方便,不过这个讲座不做思维导图方面的东西,以后再聊吧。

3、设置Actions

做好项目分解后,您会发现其中大部分Actions都不能够立刻实施,因为很多Actions必须在前一个或前几个Actions之后才可以做,强烈建议,只将可以立刻实施的Actions放入任务或日程表,否则会带来很多麻烦!

现在这个Project比较简单,第一步可以实施的是,“Google找到古道视野”。

对于Actions,有朋友问我何时选择日程表,何时使用任务,理论上来说,必须当日完成的使用日程表,否则选择任务,但是在具体操作方面,个人感觉,您会经过一定时间以后才会将两者划分开来,一般来说,刚开始时会大规模的使用任务,日程几乎不用;之后会转向另一个极端,几乎不用任务;最后,您才可以很好的把握这个度,所以,说实话这个是无所谓的。

任务设置较为简单,本讲先说这个,下一讲将会详细论述如何设置“日程”!

添加任务:“Google找到古道视野”,类别设置为“@Online”,注意,下面的联系人对话框中的设置。点选联系人,弹出窗口中,展开联系人目录,选择Projects,下面会显示所有该目录下的联系人,记不记得前一课我在这个“联系人模板”的图片中勾画了“职务”和“单位”,说这两个有必要添加上去,主要目的是为了索引?就是在这里用的!

image

在Outlook的联系人选择中,没有提供快捷选择的方式,如首字母拼音等,因此当Projects很多时,一个一个查找非常麻烦,只有“表示为”排序会带来很多困难,这时我一般会将“职务”设置成与Project的“类别”相同,对于本例来说,就是休闲娱乐,将单位设置成进一步缩小范围的内容,如“交友”等,这样查找起来会方便一些!

最终,选择“确定”,此时回到Project List文件夹,打开“与古道一起探讨GTD内容”,点击“活动”,即可得到下图:

image

在这里,所有与该Project有关的活动均会有所体现!如果该任务已完成,会有对应的表示方式,非常方便您的回顾!

OK,本讲先说到这,下一讲将会详细论述“日程表”的设置方式,要想使用方便,又与上述内容相结合,还是有点复杂的,独立一讲吧!不过一次设置以后,使用起来就好多了……

15 十二月 2008

古道视野之Outlook GTD应用教程 第一课 开篇介绍及Outlook设置

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我曾经在古道视野上更新了一系列GTD的相关文章,其中最为推荐的工具是Outlook,因为这个软件是最方便获得的,同时Outlook与手机,不论是诺基亚,还是微软操作系统的手机在同步上均属于最便利的,在更换平台时也可以方便导入,因此强烈建议GTD初学者使用!

同时,之所以这样推荐,也是因为个人并不认为GTD原著或者任何一个思想就是真理,就应该是每个人严格遵守的东西,每个人都应该发展出适合自己的GTD系统,Outlook并不完全符合GTD思想,但强大的功能给我们带来了很大的空间。

本来我已经觉得不再更新教程式的文章,具体原因前面已经提过很多次,但是这次应GTDLife的邀请,实在有些却之不恭,加上近期很多朋友发来mail,希望有一个这方面的教程,而至少我目前并没有发现中文这方面详细的介绍,所以,还是写几篇吧。大概会有几篇,不会很长,把基本的内容完成,争取用更多的图片予以描述,做到简单易懂。

OK,进入正题!第一课是软件设置:

选择工具:Outlook 2007

1、Outlook数据文件设置:
由于Outlook数据文件的默认位置是C盘,一方面可能由于系统问题而导致数据丢失,建议更换保存位置;另一方面,据说Outlook的数据文件大于5G时可能出现文件无法打开的情况,还是做好保存较好。
设置方法:
文件-数据文件管理 在打开页面中选择添加,保存至非C盘符下。之后将默认的数据文件删除,将后添加文件设置为默认。

image

之后是做好备份工作,从微软主页上下载“Outlook备份工具”这时会在“文件”下出现“备份“:

image

其中可以通过选项来设置备份间隔等。

特殊说明:针对习惯使用多台电脑做GTD的朋友,比如我,两台电脑的数据为了保持一致,我会选择直接copy数据文件的方式,将Outlook关闭,在D盘下设置文件夹Outlook Data,将第一个数据文件放进去,然后再其中设置一个文件夹Backup,将第二个备份文件制定到该位置,以后用U盘copy这个文件夹回家即可,当然copy之前要确保Outlook关闭,另外注意,不要在没有覆盖新版本前做任何修改,因为一旦修改就会出现数据丢失的情况……

2、设置“联系人”:

在Outlook中有一个很大的劣势,就是无法做“分级任务”,比如说我现在在写GTD Outlook教程,这个Project可以做进一步的分解:

第一步:使用思维导图列清都需要写哪几个方面的内容。

第二步:注明那些内容需要重点来写,大概要完成多少篇文章,使用哪种方式来写。

第三步:Outlook中建立一个新的数据文件,作为写东西的抓图内容。

……

当我在Outlook中做这个Project时,我发现,我发将这些任务或者日程联系到一起,回顾时无法将这几个独立的任务归类到某一个Project下。曾经我尝试过“类别”功能,但是“类别”更多的应该作为“情景或地点”出现,若作为Project,可能带来很多混乱,那么如何处理?我们使用“联系人”!因为“联系人”是唯一一个在Outlook中可以和所有“任务”、“日程”联系在一起的东西!

首先,我个人习惯将左侧的邮件、任务等标签下移并变小,只留下一个“文件夹列表”(下图下面的红框),以后操作只看这一个。

然后,在联系人下新建一个文件夹-Projects

image

再次,在文件夹“Projects”点击右键-属性,选择“Outlook通讯簿”页面,将“将此文件夹显示为电子邮件通讯薄”勾选。至于为何,我会在最后一篇文章的“常见问题FAQ中说明”。

image

最后一步,工具-选项,点击“联系人选项”,将“在所有窗体上显示联系人链接”勾选!

image

3、Projects联系人内部设置:

选择Projects文件夹,如下图,选择视图-当前视图-按类别。

image

这时,可以看您方便,是否选择下一步骤,我个人因为不太喜欢联系人的默认页面做Project,很多内容是不必要的,因此创建了一个针对Projects文件夹的模板(下载地址),如何导入,由于我的电脑已经存在,无法试用,麻烦哪位朋友实验成功告诉我一下,我再更改!下面是我自己设计的窗体,很多地方完全不知道如何做,所以,很丑,功能也不怎么样,哪位高手帮忙重新调整一下!万分感谢,大家可以做一个参考:

image

在这个联系人,后面成为Project List中,我一般使用“类别”划分成“事业”、“健康”、“生活”、“思想和修身”、“社会责任”等几大类,这个大家参考我之前写过的“[GTD][实施]如何进行人生规划(含MindManager模板)”文章,就是其中的几个大类,当然为了方便查找,您也可以进一步细分一下类别,一切看您方便!总的来说,这个List就是您回顾时使用的Project List,所以怎么习惯怎么用好了!

参考文章:[Outlook技巧]巧用联系人索引同一Project的所有Acitons 

好的,第一课Outlook设置就讲到这,第二讲,我们将真正开始Outlook GTD之旅!!

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这篇文章,还有剩下的几篇,说实话我只是一次写成,没有做任何重读和修改,再次非常非常抱歉!主要是我最近工作实在太忙了!工作时间的八小时完全做不完,加班加点,回家了还要写总结、写规章制度等等,今天没有回项目,那需要远程遥控做很多事情,所以大家原谅吧!

21 八月 2008

管理中的“时间管理”——由“个人时间管理”到“多角度时间管理”

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在发掘下属主动性前,领导者必须确保下属具有主动性。

——威廉·翁肯 唐纳德·沃斯 《谁背上了猴子?》

在1974年11-12月期的《哈佛商业评论》上,威廉·翁肯和唐纳德·沃斯联名发表了文章《谁背上了猴子?》,该文曾获该杂志最畅销的两篇文章之一。其中涉及了一个非常重要的理念:管理中的时间管理,而更深层的含义是:发挥下属的主动性,绝非管理者自行承担。

在文中,作者探讨,管理工作中有三种时间:受上司支配的时间、受组织支配的时间和个人支配的时间。前两种是身为管理者或中层经理必须去做的,否则必将受到惩罚,或早或晚而已。而第三种时间,则很不幸的包含了“受下属支配的时间”,更加不幸的是,由于管理者的管理不当,这部分时间甚至可能完全占据了“个人支配时间”。

为何会是如此?

情境一:当下属向你寻求解决办法,而您没有充分信息立刻给出结论时,您必须消耗时间去了解情况,然后给出答复,在这个过程中,问题已经在无形之中从下属身上跑到了你的身上!——作者称之为“猴子”。

情境二:当你要求下属完成某项任务,却没有规定完成时间和汇报进展情况的期限时,你需要不断想着这件事情,并且不断主动了解进展情况,你的时间再次被消耗了!

情境三:当你告诉下属,我要思考一个初步的方案,然后我们再进行讨论时,下属将无所事事,而你则忙忙碌碌——猴子再次跳到你的肩上!

回想一下我们每天的工作,我们是否也在做着同样的事情?身为管理者,你做事的时间要比下属长上很多,当你在办公室加班时,你的下属却在外面旅游——这一定是错了!一定错了!但是,我到底错在哪里?

回到文章开头引用的那句话:在发掘下属主动性前,领导者必须确保下属具有主动性。

当您希望发掘下属主动性时,您是否想过,上面提到的那些做法,其实是在扼杀下属的主动性,您已经在无形之中将主动性拿到自己身上,而非归还给应该具有的人——下属身上。其实,这就是问题的核心,最关键的部分!

在第一个情境中,管理者必须自行了解情况,消耗时间去思考解决方法,而下属则放弃了思考,只是在等待答案。

在第二个情境中,下属可能会因此拖延,上司需要不断提醒自己,并去督促。

在第三个情境中,下属无所事事,上司忙忙碌碌。

身为管理者,重要任务之一是帮助下属,为下属解决问题,但是帮助并不代表代替,当您选择代替时,主动性就已经被转移到您自己身上,下属的主动性就已经被您剥夺!当您希望发掘下属主动性前,看一看自己,您是否夺走了这种主动性!

对于需要管理者协助的事情或问题,管理者必须清楚的认识到以下几点:

  1. 对于下属的任何问题,要么放弃任务,要么给出答复,否则只会让经理消耗更多时间去分析任务失败的原因并解决问题。
  2. 管理者应该把给下属解决的问题数量控制在时间足够的范围内,每个问题的解决应5-15分钟之间。
  3. 只在约定的时刻给下属解决问题,而不要四处寻找问题,抓到一个解决一个。
  4. 面对面或电话讨论,而非邮件。当然可以选择邮件作为回答的一部分,但不是全部。
  5. 确定下一次解决问题的时间和主动性层次[1],决不能模糊或不确定。

在具体实施上,可以选择如下方法:

  • 禁止下属在主动性方面选择“等待吩咐”或“询问应该做什么”。迫使下属别无选择,必须掌握全部职责。
  • 当下属遇到问题时,共同为下属确定下一步行动。如果不能确定下一步行动,把问题留给下属,而非自己。在下属离开办公室时,双方要商定下次讨论的时间和地点,并双方对主动性层次[1]达成一致意见。在约定时间再次讨论。
  • 在给下属分配任务时,明确要求完成时间,并要求固定的时间给出进展情况的答复。
  • 让下属思考初步的解决方案,而管理者则从大局性质的思路出发,确定大概的方向和原则,而非方案。当双方讨论时,双方从各自不同的角度去完善和分析方案,得出初步的结论,由下属具体实施和完善,之后再做进一步讨论。

在解决问题时,管理者需要告诉下属自己的原则:

  • “任何时候我帮助你解决这个或那个问题,你的问题都不会变成我的问题。在你的问题变成我的问题的那一刻,你就不再有问题了。我不能帮助一个没有问题的人。”
  • “在这次会面结束时,你的问题将与进来时一样由你背着离开办公室。你可以在任何约定的时间来请求我的帮助,我们会共同确定我俩中谁来采取下一步行动。”
  • “一般情况下采取下一步行动的人不会是我,万一是我的话,你也要和我一起做出决定。我是不会单独采取任何行动的。”

如果我们可以有技巧的做到这些,不仅不会降低下属的主动性,反而会给下属的主动性提升带来更大空间!而管理者,更加可以从中获得至少三个方面的收益:首先,管理者通过减少“受下属支配的时间”来增加“可支配时间”;其次,管理者可以将这部分“可支配时间”用于提高下属的主动性;最后,管理者可以将时间更多的分配与领导和组织交给的任务上,甚至是更加长远的思考。

其实,本话题谈到这里,已经不再是一个单纯的“时间管理”问题,更多的,是一个管理方法的问题,但是它是我们日常时间管理的重要部分。唯有注意了这些方法和细节,才能更好的做到时间管理!

当我看到这篇文章时,我才发觉自己对时间管理理解的肤浅。之前的我更多的是在从个人管理的角度来思考时间管理,但是我们的时间却绝非仅仅属于我们自己,当我们轻视了某些方法和细节时,我们的行为直接导致了其他人主动性的缺失或其它问题,进而导致我们的时间被大量占用!这篇文章为我打开了时间管理更深层次的大门,把我从原来的“偏重个人管理的时间管理”带入到“多角度时间管理”的层次,后续,我还要不断思考这方面的问题,进一步提升时间管理的能力。

在此,谨以此文献给热爱时间管理、热爱能力提升、热爱GTD的朋友们,希望可以拓展思路,带来一些启迪,更加希望大家能够给我留言,谈谈您想到的“多角度时间管理”相关话题,让我们共同讨论,共同提高!

注:
[1]主动性层次:

  1. 等待别人吩咐(最低层次的主动性);
  2. 询问该做些什么;
  3. 提出建议,然后就采取相应的行动;
  4. 采取行动、但立即提出建议;
  5. 自己主动行事,然后定期汇报(最高层次的主动性)。

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近期实在太过忙碌,博客一直没能更新,最近公司给了我一个非常好的锻炼机会,真的让我体验到:下班回家,什么都不想做,只想睡觉的感觉了!不过我现在每天都在记录工作上的事情,等到这个Project初步完成之后,我会对很多贯穿其中的事情做以总结和归纳,形成系统化的思考和文章,相信这种真实经历的记录与思考,会成为一个或几个经典的系列文章。

同时,近期我会努力找时间整理自己近期思考的内容,将这些零散的碎片整合成为一个初步的框架体系。虽然我还没有开始尝试,但是我有一种感觉,这些内容已经可以成为一个初步的系统化内容了。这部分工作应该不会拖得太久,毕竟我在日常工作和思考中还需要不断用到,应该在不远的将来就会推出一个新的系列文章!

16 八月 2008

"我学网"杂志《希望泉》刊登采访古道的文章(关于时间管理)

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这个是很久以前的采访了,很多关于时间管理的思想现在已经有了很多变化,大家还是看现在的文章吧。

http://www.5xue.com/magazine/magazine200808/magazine200808/dissertation3.html

17 七月 2008

[时间管理误区]“大块时间”安排

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 时间管理         14 comments

对于很多Projects或Actions来说,大块时间是必不可少的。我们需要一定的时间来进入学习、做事状态,需要沉下心来思考和写作,一旦这个过程被打断,再次进入状态就会消耗很多时间,甚至让我们的心情变得烦躁而无法正常执行任务。

但是,由于某些自小养成的习惯和误区,我们常常在规划时,无意之中犯下刻意“分割大块时间”的错误。

下面,让我们设想一下,比如您现在每天晚上回家时比较安静、比较适合抽出大块时间。而您现在手头有几个Projects是适合在这样的时刻完成的,如读书、锻炼身体、学英语、GTD Review、写文章、给家人打电话。

我们姑且认为,每天晚上我们没有其他事情需要去做,也没有其他的因素来干扰。同时,每天晚上的自主时间是7点到12点,五个小时。那么,设想一下,现在您来做时间安排,做计划,您会如何来做?

惯性的时间管理方式是,每天晚上,抽出半个小时的时间锻炼身体,可能学习到10点钟时,惯性上会感到困倦,所以这个安排到每天的10点。

英语学习比如说读英文小说,这个可以安排在7点到10点,然后,10点半锻炼身体后用半个小时的时间完成GTD Review。11点开始读书和写文章。另外,安排每周一三五或者更少的时间给家人、朋友打电话。

当然,可能您的计划会让时间更加“大块一点”,比如,锻炼身体不每天进行,而是每周三次等等。

可以说,这是我们习惯上的时间管理方式,也是常规的计划方式:把每件事情放到具体的时刻去完成!

但是,我们犯下了一个严重的错误!在无意之间,我们已经将大块的时间分割开了!

那么,应该如何规划时间?个人建议,每天关注一个大的Project,每天的大块时间只安排一件事情!(这也是做减法的一个重要方面!)

首先,是分析一下这些Projects:

  • 英语和读书是需要消耗大量时间的Projects;
  • 锻炼身体是需要定期坚持的,但可以拆分来做;
  • GTD Review每天都需要做但是耗时很短;
  • 写文章和给家人打电话都需要一定时间,但对精力集中程度要求相对较低。

针对这些特点,我做出以下安排:

  1. 每天完成学英语和读书的其中之一。这是时间占用最多的部分。
  2. 锻炼身体不确定每天进行,但每周保持至少三次。对于哪个时刻进行,不做具体规定。
  3. GTD Review每天都要做,但不做具体时间安排,学英语或者读书累了就可以做这个。
  4. 写文章和给家人打电话,不做每周哪一天的具体规定,但每周至少完成一次,放在某一天工作较累,学习状态不佳,或者学习太累不想继续时去做。

在GTD的日程表和任务中,我做出如下设置:

  • 建立日程表约会,读书,设置二四循环。开始结束时间设置为19:00-24:00。
  • 建立日程表约会,学习英语,设置一三五循环,开始结束时间设置为19:00-24:00。
  • 建立任务,锻炼身体、写文章、给家人打电话,类别设置为@Home。这个类别,可以增加一个@常规或@EveryDay,看您个人习惯。(这个也可以设置日程表约会,每周一循环。)
  • GTD Review设置任务,写清楚每天Review所需要做的事情为何。类别同上。
  • 在具体操作时,如周二按计划是读书,但是更想学英语,就将二、三两天的计划互换。如果对于锻炼身体等Projects设置的是日程约会,若周一没有做,或者不想做,就将其挪动到周二,顺次下去。

这让我想起一个道理,人的习惯是很难改变的,很多时候,可能我们以为,自己觉得已经在按照新的方法去做,比如说GTD的方法来规划时间和做计划,但是,在很多具体做事的时候,在很多细节的方面,我们依旧是重复习惯中、曾经使用的方法和思路。这需要我们更多的思考和观察!

您在使用GTD的过程中发现了那些时间管理规划误区?欢迎提出!

———我结婚了!!!———

恩,最近没更新博客,不好意思,最近我在做什么?结婚登记……虽然还没有办仪式,不过已经是法定夫妻了,呵呵。最近在忙着婚纱照等等乱七八糟的事情,同时,年中了,我把自己上半年做的事情和手头的Projects重新整理了一下,做了很多重新思考和规划,最显著的成效是:砍掉了大量的Projects,“一年只做一件事”!做好减法,这是我最重要的心得!

3 七月 2008

[Outlook技巧]在桌面建立Outlook的"便签"快捷方式

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又是一篇Outlook技巧文章,本文大体内容源于网络文章说明,我不过是增加了一些抓图,并做了相对详细的说明而已,从一定意义上来说,不能算作原创,抱歉!

方法有两种:

方法一:快捷方式命令方法

1、进入我的电脑,点击搜索,输入内容“Outlook.exe”。我的电脑中安装的是Office 2007,默认位置为“C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\Outlook.exe”。

2、在桌面上右键,增加快捷方式,”位置”即为前面提到的地址,选择确定。

3、点击该快捷方式,右键,属性,在目标地址上此时应该显示为带引号的”C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\OUTLOOK.EXE”,在其后面增加“ /c ipm.stickynote”,不带引号。

即,此时目标框内为:”C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\OUTLOOK.EXE” /c ipm.stickynote

方法二:Outlook中另存法

1、Outlook中进入“便签”,选择新建便签,左键点击便签左上角,选择“另存为”,见下图:

01

2、此时会出现该对话框:

02

此时,选择保存类型为“Outlook模板 (*.oft)”,名称无所谓。我选择放到桌面上。

即可!

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