1、按此系列文章操作即可实现GTD？

我非常希望能够给您一个肯定的回答，但是非常抱歉，我不能。至少在古道看来，GTD不过只是时间管理的一种方式而已，每个人有他自身的特点和喜好，因此每个人要结合自身特点来做自己的时间管理，或者是自己的GTD。就像古道视野上的GTD我称之为“古道的GTD”，因为虽然表面看来和GTD非常一致，但是在很多核心思想方便是做出了诸多调整的，这些调整适合我自己，但是未必适合您！所以，对于Outlook GTD应用教程这个系列的文章来说，不过只是提供了一种使用Outlook做GTD的一种方法，或者说是一系列技巧而已。希望大家能够结合您自身系统有选择的应用技巧。

2、为何在联系人“活动”中某些任务或日程不显示？

这大多数情况下是由于您未设置该联系人目录为“电子邮件通讯簿”造成，具体方式见第一课相关内容。

3、联系人默认视图看起来很不方便（不是为了GTD定制），查看“活动”也需要点击后才行，不知是否有更好的解决办法？

这个问题我也注意到了，事实上我也一直在研究试图解决，可惜自己的编程能力实在太差，无法做到。在Outlook中可以自行设计模板，但是很多对于很多控件的使用自己不会，无法实现您想要的效果，如果谁有Office编程的朋友，麻烦推荐一下，我想个人出钱连设计一个适合project的联系人模板，当然，这个模板会公开给大家的。

4、对于日程来说，可以使用“类别”来划分，为何还要那么麻烦使用“地点”呢？

在使用中，如果仅仅只在日程表中查看日程的话，使用类别和使用“地点”是无差别的，因为可以根据类别来设定日程颜色做以区分，在“当前任务”视图中也可以按照类别排序。但是，在Outlook首页中就出现区别了。因为首页中的“日程”是不会显示“类别”的！而只能显示“地点”。我说过，在日程表的“当前任务”视图中是不显示重复执行的任务的，这样对于这部分日程需要到首页上查看，而没有地点划分可能会带来少许麻烦。所以，我选择了地点而非类别来做区分。

其他问题不断完善……

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在GTD中有最为经典的五个步骤，收集、处理、计划、行动、回顾，本讲从GTD五步骤的角度，整体描述Outlook应用。

第一步：收集

收集步骤，我一般选择两种方式：

第一种是在桌面上创建Outlook便签快捷方式，有了新的想法立刻记录进去，具体实现方式见这篇文章：[Outlook技巧]在桌面建立Outlook的"便签"快捷方式。便签，是需要一天清理一次的！

第二种是直接在任务列表中设置InBox类别，直接添加任务，这种情况大多是想到一个Project但是不用立刻操作的，该列表一周清理一次。

第二步：处理

在处理步骤中，古道的GTD更加强调删除没有必要去做的任务，这一步骤在Outlook中的操作方式是：将所有打算去做的Projects列入“联系人Project文件夹”中，即可获得Project List，前面也已经讲到，可以将这些Projects设置好类别，按照人生规划的几大类别设置，方便管理。之后审视一下这些Projects真的都需要去做吗？真的需要立即去做吗？如果不是，建立一个Future类别，移动进去。

第三步：计划

这时就是计划步骤，如果是复杂的任务建议使用Project软件、思维导图软件来做，如果较为简单，在Project联系人对应的详细信息或便签的大幅空白处写即可。

之后，将可以立即实施的Actions添加为日程表中的“事件”或“任务”，按前几讲设好。同时，建议将Project上述对应位置的文字表示为灰色，意思是已经设置Actions或已完成。

这时您应该从第一项Project开始查起，每个均点选“活动”，如果哪一个Project没有一个活动，那么说明该Project应该被移动到Future类别或删除，因为Project List中的所有Projects都应该是正在进展中的，而没有一个Action说明该Project并为开始！当然，也需要注意，所有Actions是否已经被完成，如果均已完成，那么应该标志在Project已完成，隐藏即可。

第四步：行动

行动中，参考前面所谈到的各种技巧和方法即可。

注意：如果您完成了一项Action，立即设置下一步骤的Actions！！千万记得！因为一旦忽略此点，在您做周回顾之前，这项Project将会是停滞的！

第五步：回顾

回顾工作是非常重要的，虽然这确确实实很难坚持，但是个人认为至少应该做到以下几点：

日回顾：清理Inbox，各个Inbox！回顾一下今天都做了什么，是否有需要增加的Project，做好相关工作，每天大概10分钟即可。

周回顾：逐个查看Projects，是否每个都有可以执行的Actions。同时考虑该Project是否真的有必要立刻去做？

月回顾：我个人习惯使用思维导图，做一下全面的整理，尤其对应季度计划。

季度回顾：这个是个人习惯，并非GTD提到，因为我觉得三个月是一个非常好的时间段，做好计划和整理工作，对应全年规划做好安排！

年回顾：做好总结和计划等。

至此，古道视野的GTD Outlook讲座已经基本完成，下一讲将是一个常见问题FAQ，我会针对大家提出的问题不断完善！

这个系列的内容有很多并不完善，还希望大家一起讨论，共同进步！同时，文章写得比较匆忙，包含错误和问题还请大家原谅！

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在Outlook 2007中，虽然对日程表有了一定的功能加强，但是按照GTD的思路，用地点划分，依旧存在一定的困难，查看起来很是麻烦，尤其是当日程很多时，同时，日程表中内容无法标注“已完成”，也给使用带来一些麻烦，具体如何操作，本讲将会详细论述！

1、添加日程

依旧使用上一讲的例子，这次将“查看古道视野网站地图寻找感兴趣的文章”添加进日程表。设置时不要忘记设置联系人。

之后，设置“地点”为@Online

注意：上面步骤中，一定要标注“全天事件”！

2、日程较少时的使用方式：

具体使用时，针对日程，主要查看两个位置：（1）Outlook首页：

这里，我就不抓图了，里面的东西太多，不太方便，在这里查看有一个很大的好处：

所有“全天事件”都会在最上面显示，有时间设置的“事件”在下面，已经过了时间的“日程”会显示为灰色（如现在12点，那么8点到9点的日程为灰色），借用这样的特性，我们将所有日程均设置为“全天事件”即可显示在最上面，方便查看，一旦该日程完成，取消“全天事件”，即可在该页面中移动到下面灰色部分中！因此，个人习惯，所有日程均设置为“全天事件”，对于必须在某个时刻去做的事情，做好提醒，这种就不在这里查看了！

（2）日程表：

在首页查看虽然可以标注出地点，但是毕竟排序是混乱的，有点麻烦，如果您的日程不多，在这里查看也是一个较好的方式，不过最好做一些颜色的设置，以求更加方便，同时可以做一些筛选，减少Actions的数量。具体内容大家参考这篇文章：[Outlook技巧]巧设底色,都是自己的文章，我就不重复写了。

使用方法与上述相同。

3、日程较多的设置方式：

如果您的日程内容较多，依旧按照上述方式查看就很麻烦了，比如我的日程表同一天的“事件”经常会突破50件（当然还有一些“任务”需要查看……这就是最近不更新古道视野的原因，555）。我们需要做一些变通才好，最好日程表也可以像任务一样做成列表的形式，按照地点分类，同时最好可以标记已完成，就可以不显示了。

打开日历，选择视图-当前视图-当前约会，这时系统会有一些默认的筛选，但是这种筛选并不能够满足我们的要求，因为所有重复任务会在其中出现，如“生日”等，这时我们需要做进一步的设置：

在日历列表空白处右键，筛选，选择SQL，将下面内容粘贴进去：（删除括号内内容）

"urn:schemas:calendar:dtstart" = '今天' AND（开始时间等于“今天”且）
("urn:schemas:calendar:location" LIKE '%Home%' OR （地点包含Home，我的地点设置为@Home）

"urn:schemas:calendar:location" LIKE '%#2%' OR （地点包含#2-我将少于两分钟可以完成的工作地点设置为#2min）

"urn:schemas:calendar:location" LIKE '%Office%' OR （地点包含Office，对应地点为@Office）

"urn:schemas:calendar:location" LIKE '%Online%' OR （地点包含Online，对应地点@Online）

"urn:schemas:calendar:location" LIKE '%Call%' OR（地点包含Call，对应地点@Calls）

"urn:schemas:calendar:location" LIKE '%外出%' OR（地点包含外出，对应地点@外出）

"urn:schemas:calendar:location" LIKE '%北京%' OR（地点包含北京）

"urn:schemas:calendar:location" LIKE '%项目%' OR（地点包含项目，大家可以删除这两个）

"urn:schemas-microsoft-com ffice ffice#Keywords" LIKE '%生日%') （地点包含生日，可删除）

AND "urn:schemas:calendar:alldayevent" = 1 （且，全天事件=是，即该事件为全天事件显示，非全天事件不显示）

这个系列的代码是与个人设置有关的，括号内内容为详细的解释，大家根据自己的情况做适当更改，另外，需要注意的是一旦您直接编辑了SQL，那么筛选中其他页面就无法打开，如果您不嫌麻烦，可以在前面一个一个进行设置。

这时，您会发现，“当前事件”的列表缩短了很多，这时，设置分组依据为“地点”。

但是应该注意：

此时，重复性事件是不会出现的，如生日！因为事件开始日期不在今天！

永远不要设置多天事件，即开始日期是1月1日，结束日期是1月3日，这样可能出现第一天显示，以后不显示的情况！

所以，在使用中：

首先查看该日历，优先完成#2min地点的Actions，之后查看一下Outlook首页，关注有没有重复的如提醒需要完成，这类事件一般挨着灰色事件的上面，这种任务一般不多，所以还算可以接受。同时在使用过程中，随时切换默认视图和“当前任务视图”也非常方便。

最后，在“当前事件”视图空白处右击，选择“字段选择器”，将“全天事件”添加在前面。

完成一项“事件”后，即可取消掉“全天”对号，即可隐藏。

这时，我们回来查看一下Project List中该Project的“活动”，即可出现下图，注意该视图同样增加“全天事件”字段：

对于任务来说，已完成的会很容易看清楚，而对于日程来说，需要注意“全天事件”是否勾选，如果未勾选，则为已经完成，勾选，则为“未完成”。

OK，最为复杂的日程表设置已经讲完了，不知道是否讲得清楚，有什么问题，大家尽管到古道视野（http://www.GudaoVision.com/）给我留言，我会尽力解答！

下一讲，将会说一下日常操作方面的东西，会从GTD的角度来说，涉及计划、回顾等等方面，欢迎大家多多提出意见！

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现在开始第二讲，我将这次的Outlook成为古道的GTD 3.0版，虽然思想上没有太大的进步，但是使用工具和操作方法方面还是有很多改变的，当然，目前的方法依旧不是非常完善，或者说对我个人来说操作起来还是有点麻烦，欢迎大家多多提出您的意见和建议！

第二课主要讲Project和Actions的设置，前面的工作做好了，这一讲中的东西相对来说就简单很多，OK，不废话了，进入正题：

1、添加Project：

在Project联系人目录中（后称Project List）中添加联系人，如“与古道一起探讨GTD内容”，在联系人的姓或者名中添加都无所谓，把上面这个Copy进去即可，设置类别为“Project-休闲娱乐”。

2、Project分解

从个人思维习惯角度来说，我一般喜欢拿过来一个Project先做一下任务分解，之后再开始做事，当然很多朋友喜欢先做，然后再逐步展开思考，这个看您个人习惯，千万记得：GTD只是时间管理工具而已，要符合您的习惯，绝非改变您的习惯！尤其是那些并没有绝对对错之分的习惯！

所以，我一般会在“与古道一起探讨GTD内容”页面的“便签”中写一下大概的想法，如“Google找到古道视野；查看古道视野网站地图寻找感兴趣的文章；阅读文章；查找古道的email；给古道发mail”等等。

当然，如果是较为复杂的Project，我还是比较喜欢使用思维导图做分解，毕竟文字显示看起来总不是非常方便，不过这个讲座不做思维导图方面的东西，以后再聊吧。

3、设置Actions

做好项目分解后，您会发现其中大部分Actions都不能够立刻实施，因为很多Actions必须在前一个或前几个Actions之后才可以做，强烈建议，只将可以立刻实施的Actions放入任务或日程表，否则会带来很多麻烦！

现在这个Project比较简单，第一步可以实施的是，“Google找到古道视野”。

对于Actions，有朋友问我何时选择日程表，何时使用任务，理论上来说，必须当日完成的使用日程表，否则选择任务，但是在具体操作方面，个人感觉，您会经过一定时间以后才会将两者划分开来，一般来说，刚开始时会大规模的使用任务，日程几乎不用；之后会转向另一个极端，几乎不用任务；最后，您才可以很好的把握这个度，所以，说实话这个是无所谓的。

任务设置较为简单，本讲先说这个，下一讲将会详细论述如何设置“日程”！

添加任务:“Google找到古道视野”,类别设置为“@Online”，注意，下面的联系人对话框中的设置。点选联系人，弹出窗口中，展开联系人目录，选择Projects，下面会显示所有该目录下的联系人，记不记得前一课我在这个“联系人模板”的图片中勾画了“职务”和“单位”，说这两个有必要添加上去，主要目的是为了索引？就是在这里用的!

在Outlook的联系人选择中，没有提供快捷选择的方式，如首字母拼音等，因此当Projects很多时，一个一个查找非常麻烦，只有“表示为”排序会带来很多困难，这时我一般会将“职务”设置成与Project的“类别”相同，对于本例来说，就是休闲娱乐，将单位设置成进一步缩小范围的内容，如“交友”等，这样查找起来会方便一些！

最终，选择“确定”，此时回到Project List文件夹，打开“与古道一起探讨GTD内容”，点击“活动”，即可得到下图：

在这里，所有与该Project有关的活动均会有所体现！如果该任务已完成，会有对应的表示方式，非常方便您的回顾！

OK，本讲先说到这，下一讲将会详细论述“日程表”的设置方式，要想使用方便，又与上述内容相结合，还是有点复杂的，独立一讲吧！不过一次设置以后，使用起来就好多了……

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我曾经在古道视野上更新了一系列GTD的相关文章，其中最为推荐的工具是Outlook，因为这个软件是最方便获得的，同时Outlook与手机，不论是诺基亚，还是微软操作系统的手机在同步上均属于最便利的，在更换平台时也可以方便导入，因此强烈建议GTD初学者使用！

同时，之所以这样推荐，也是因为个人并不认为GTD原著或者任何一个思想就是真理，就应该是每个人严格遵守的东西，每个人都应该发展出适合自己的GTD系统，Outlook并不完全符合GTD思想，但强大的功能给我们带来了很大的空间。

本来我已经觉得不再更新教程式的文章，具体原因前面已经提过很多次，但是这次应GTDLife的邀请，实在有些却之不恭，加上近期很多朋友发来mail，希望有一个这方面的教程，而至少我目前并没有发现中文这方面详细的介绍，所以，还是写几篇吧。大概会有几篇，不会很长，把基本的内容完成，争取用更多的图片予以描述，做到简单易懂。

OK，进入正题！第一课是软件设置：

选择工具：Outlook 2007

1、Outlook数据文件设置：
由于Outlook数据文件的默认位置是C盘，一方面可能由于系统问题而导致数据丢失，建议更换保存位置；另一方面，据说Outlook的数据文件大于5G时可能出现文件无法打开的情况，还是做好保存较好。
设置方法：
文件-数据文件管理 在打开页面中选择添加，保存至非C盘符下。之后将默认的数据文件删除，将后添加文件设置为默认。

之后是做好备份工作，从微软主页上下载“Outlook备份工具”这时会在“文件”下出现“备份“：

其中可以通过选项来设置备份间隔等。

特殊说明：针对习惯使用多台电脑做GTD的朋友，比如我，两台电脑的数据为了保持一致，我会选择直接copy数据文件的方式，将Outlook关闭，在D盘下设置文件夹Outlook Data，将第一个数据文件放进去，然后再其中设置一个文件夹Backup，将第二个备份文件制定到该位置，以后用U盘copy这个文件夹回家即可，当然copy之前要确保Outlook关闭，另外注意，不要在没有覆盖新版本前做任何修改，因为一旦修改就会出现数据丢失的情况……

2、设置“联系人”：

在Outlook中有一个很大的劣势，就是无法做“分级任务”，比如说我现在在写GTD Outlook教程，这个Project可以做进一步的分解：

第一步：使用思维导图列清都需要写哪几个方面的内容。

第二步：注明那些内容需要重点来写，大概要完成多少篇文章，使用哪种方式来写。

第三步：Outlook中建立一个新的数据文件，作为写东西的抓图内容。

……

当我在Outlook中做这个Project时，我发现，我发将这些任务或者日程联系到一起，回顾时无法将这几个独立的任务归类到某一个Project下。曾经我尝试过“类别”功能，但是“类别”更多的应该作为“情景或地点”出现，若作为Project，可能带来很多混乱，那么如何处理？我们使用“联系人”！因为“联系人”是唯一一个在Outlook中可以和所有“任务”、“日程”联系在一起的东西！

首先，我个人习惯将左侧的邮件、任务等标签下移并变小，只留下一个“文件夹列表”（下图下面的红框），以后操作只看这一个。

然后，在联系人下新建一个文件夹-Projects

再次，在文件夹“Projects”点击右键-属性，选择“Outlook通讯簿”页面，将“将此文件夹显示为电子邮件通讯薄”勾选。至于为何，我会在最后一篇文章的“常见问题FAQ中说明”。

最后一步，工具-选项，点击“联系人选项”，将“在所有窗体上显示联系人链接”勾选！

3、Projects联系人内部设置：

选择Projects文件夹，如下图，选择视图-当前视图-按类别。

这时，可以看您方便，是否选择下一步骤，我个人因为不太喜欢联系人的默认页面做Project，很多内容是不必要的，因此创建了一个针对Projects文件夹的模板（下载地址），如何导入，由于我的电脑已经存在，无法试用，麻烦哪位朋友实验成功告诉我一下，我再更改！下面是我自己设计的窗体，很多地方完全不知道如何做，所以，很丑，功能也不怎么样，哪位高手帮忙重新调整一下！万分感谢，大家可以做一个参考：

在这个联系人，后面成为Project List中，我一般使用“类别”划分成“事业”、“健康”、“生活”、“思想和修身”、“社会责任”等几大类，这个大家参考我之前写过的“[GTD][实施]如何进行人生规划（含MindManager模板）”文章，就是其中的几个大类，当然为了方便查找，您也可以进一步细分一下类别，一切看您方便！总的来说，这个List就是您回顾时使用的Project List，所以怎么习惯怎么用好了！

参考文章：[Outlook技巧]巧用联系人索引同一Project的所有Acitons 

好的，第一课Outlook设置就讲到这，第二讲，我们将真正开始Outlook GTD之旅！！

---------------分割线---------------

这篇文章，还有剩下的几篇，说实话我只是一次写成，没有做任何重读和修改，再次非常非常抱歉！主要是我最近工作实在太忙了！工作时间的八小时完全做不完，加班加点，回家了还要写总结、写规章制度等等，今天没有回项目，那需要远程遥控做很多事情，所以大家原谅吧！

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又是一篇Outlook技巧文章，本文大体内容源于网络文章说明，我不过是增加了一些抓图，并做了相对详细的说明而已，从一定意义上来说，不能算作原创，抱歉！

方法有两种：

方法一：快捷方式命令方法

1、进入我的电脑，点击搜索，输入内容“Outlook.exe”。我的电脑中安装的是Office 2007，默认位置为“C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\Outlook.exe”。

2、在桌面上右键，增加快捷方式，"位置"即为前面提到的地址，选择确定。

3、点击该快捷方式，右键，属性，在目标地址上此时应该显示为带引号的"C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\OUTLOOK.EXE"，在其后面增加“ /c ipm.stickynote”，不带引号。

即，此时目标框内为："C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\OUTLOOK.EXE" /c ipm.stickynote

方法二：Outlook中另存法

1、Outlook中进入“便签”，选择新建便签，左键点击便签左上角，选择“另存为”，见下图：

2、此时会出现该对话框：

此时，选择保存类型为“Outlook模板 (*.oft)”，名称无所谓。我选择放到桌面上。

即可！

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在Outlook应用中，针对“任务”和“约会”的底色设置将给我们带来很多的便利！个人的具体应用有以下三种：

1、Outlook“任务”的底色设置：
由于我的时间管理方式以GTD为基础，因此，任务我是按照“类别排序”的，每个类别意味着一种“情景模式”。在Outlook 2007中，每个类别必须分配一个底色，因此这里不必经过太多的设置，也是大家最常用的设置方式，不多加介绍。

2、Outlook“约会”中的底色设置：
在Outlook的约会中，设置底色个人有两种目的：

（1）便于日常按照不同情景，完成“约会”Actions：

在Outlook 2007中，查看“日历”列表，如果是“全天约会”的话，是无法设置排序方式的，这给我们每天查看To Do List带来了很多不便。当然这同样可以通过在类别中设置“Calls”、“Online”、“Home”等项，之后再通过给每个“约会”设置类别的方式实现。但是，有没有更加便利的方式？您可以考虑尝试这种！

新建一个“约会”，在地点中选择对应的“情景”，如Online，如果您以前写过该项，下拉菜单中会出现默认的内容。同时选择勾选“全天”。

然后，在日历的任何一个“约会”位置点击右键，选择"自动设置格式"

选择“添加”，加好名称，选好颜色，点击“条件”，选择“高级”页面：

点击“字段”后，选择“约会字段”，选择“地点”，设置“包含”，如“Online” ，点击确定！

这时您会看到，日程表中的“约会”项目已经用不同颜色标注出来，在日常使用To Do List时，可以非常便利的按照颜色顺序筛选自己想做的Actions！

同时，这种设置是跟随Outlook的数据文件走的，也就是说当您同时使用两台电脑的Outlook，只需要copy对应的数据文件，即可“带走”这些设置，不必重新更改！

（2）在《找出你的“时间消耗钉子户”！》中提到的时间消耗统计中的设置：

设置方式和您做统计数据的目的有关，下面以希望了解人生分配六大方面的时间消耗分析为基础加以说明。

在古道的GTD中，人生规划占据了很重要的位置，大体上我将之分为：事业、健康、情感、社会责任、内心思想、休闲/娱乐/爱好几个方面。我们利用一周的时间来统计自己的时间消耗情况，可以有效分析出自己在目前阶段，将精力和时间分配到各个“人生大类”的哪个方面之中，为后续有效调整时间分配提供了数据基础。为了分析方便，我在Outlook的约会中，设置了上述六项的“类别”，分配好各自的底色。在建立Action的约会时分配好各自所属类别，即可在日Review中非常直观的看到时间分配情况！

这些技巧看似简单，但是在实际应用中却可发挥很重要的作用！极大的方便了GTD的日常应用，欢迎大家提出您在Outlook的使用技巧！

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在前两年的时间里，我读完了大概300余本书，每一本都要做读书笔记，可是当时的工作很忙，晚上还要加班，所以我只能依靠减少睡眠时间来增加阅读量。每天计算着不要超过4个半小时的睡眠，含午睡，坚持了很久一段时间，效果还好。后来的一场连续4、5天39度多的感冒，几乎七天时间无法阅读任何一本书，让我认识到，靠熬身体来换取时间是多么不值得的一件事情，于是，我将注意力转移到白天的时间有效利用上！本篇文章介绍的，是我如何利用GTD系统了解自己的时间消耗情况的方法。希望对您能够有所借鉴。

做好时间盘点，是时间管理的重要一步！时间管理的重要目的之一就是有效率利用时间，如果连自身的时间消耗在哪里都不清楚，又如何能够有效利用时间呢？下面，是每日时间利用情况的收集工作，为后续分析提供有效数据！

使用工具：Outlook 2007
Project时长：一周
每日消耗时长：少于30分钟

针对问题：无效时间消耗，日Review，规划，价值观

我使用Outlook作为GTD的To Do List工具，每个Action都会在Outlook中以“任务”或“约会”（即日程表）的形式体现出来。

1、当开始做某个Action时，打开Outlook的“任务”或“约会”，添加一个开始时间，以分为最小单位。在日历中参考下图，在任务中，直接填写到正文部分即可。

2、在完成该Action后，日历项目，设置结束时间。对于“任务”，将该任务项拖拽到左侧的“日历”栏中：

此时，会自动弹出一个新建“约会项目”，设置开始结束时间即可！

3、在每天的日Review中，我们需要查看的部分就是Outlook的当天“日历”，体察自己到底给各项Action分配了多少时间！同时这可以增强我们对Actions预估时间的能力。

虽然不是本篇需要讲的东西，但是顺便提一下，以后在“古道的GTD 2.0”中“日Review”工作重点就看上面这个界面，非常清晰的显示出当天完成哪些Actions！ （这中间，我使用了不同颜色来体现标签，您使用了那些Outlook技巧？明天，我将更新新的Outlook技巧文章：“善用底色”）

以我个人的总结来看，“网上闲逛”、“无所事事”和“GTD系统外Project”是最大的“时间消耗钉子户”！您的“钉子户”隐藏在哪里呢？

另：这是一种时间统计方式，建议坚持一周，可以用这个数据分析出很多东西，比如您将时间分配给不同重要程度的Project各有多少？分配给家人、事业、生活的时间各有多少？将这些内容与您的价值观相对比，就可以领悟到更多的东西！

关键词链接使用方法：在文章前面有一个“针对问题”项，后面有一些关键词的链接，它们将指向本博客对应的Tag页面，可以直接反映出该文章可以回答哪些其他文章提出的问题，可以系统反映出整个GTD系统的功效，欢迎大家尝试指正！

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众所周知，Outlook GTD应用中，如果不安装诸多插件，在Project分解方面是较弱的，但是，我们可以通过其他方式来完善这一点，这便是有效方法之一。

1、在Outlook2007下，选择“工具”-“选项”，弹出窗口选择见下图：

2、在联系人目录下新建一个文件夹，命名为Project List：

但Outlook默认视图为名片形式，对我们不适用，按下图选择“按类别”，即可。

3、新建一个联系人，命名为“Blog-GTD专题”。

4、新建一个任务或日程表，在最下面可以找到“联系人”位置：

5、这时，在Outlook联系人的Project List中即可体现出您的Project List，双击打开该联系人“Blog-GTD专题”，选择“活动”，即可得到下表：

此种方式有效弥补了Outlook无法体现Actions之间联系的缺点，算是一个不错的小技巧。虽然，它并不非常完善，即使按此操作依旧可能存在很多问题，但并非完全不可解决。希望可以给习惯使用Outlook的朋友一点帮助。

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“古道的GTD 1.0”版在推出之后，受到很多网友的好评，这也使古道视野成为GTD方面个人博客中的重要一员。在之前的系列文章中，更多涉及GTD和时间管理的思想内容，但在实际操作过程中，我发现了诸多问题，尤其是工具使用上。由于Outlook相对简单，Project规划、分解能力较弱，同时自己并行发生的Projects数量较多，原有工具不再适用，大略总结一下升级自身GTD系统之前存在的问题：

1、自己的时间依旧不够用！
可能您觉得这是废话！但是，不要忘记GTD最强调的一个思想：心如止水。GTD是一种规划工具，但它很重要的作用之一就是缓解自身在时间管理方面的压力。而事实上，大多数人并没有真的获得这一好处。

解决方法关键词：调整心态，人生规划，从人生角度缩减Project清单，外包

2、拖延问题依旧存在!
在GTD原书中，拖延问题并不是一个被重点强调的方面，但是在时间管理的范畴内，这是一个非常重要的问题。当然，它也是“古道的GTD”所重视的一部分。
Project没能及时完成，存在一定时间不够的因素，但在大多数情况下都是因为拖延。可以说，这是时间管理中的一大难题，更是我们日常生活中必须克服的坏习惯。

解决方法关键词：拖延日志，日Review，改变习惯，重视承诺

3、无效时间消耗依旧严重！
我将之命名为“时间消耗钉子户”——这里在“钉子户”使用上没有任何贬义的含义，我还是很欣赏维权的人们的。其实，这一点，很大程度上也是没能做到“心如止水”的重要原因。正是这些“时间消耗钉子户”的存在，我们的大块时间在不知不觉间流失，真正重要的Project却一直没能真正开始。网上在这方面的讨论也有很多，比如最近很火的“大石原则”、“每天一个重要Project法”等等，但是，个人对此并不非常欣赏，因为在一定程度上，它严格限定了时间的使用，是从根本上违背GTD思想的，并包含了很多强制而非自主决策的成分。当然，我并不否认这些方法的可行性，也不认为GTD讲述的内容就是真理，更加不认为自己寻找的方式更好，我只是说，我选择了另一条自认为更加适合古道的方式，具体的选择，还要看大家认为哪一种更加适合您自己。

解决方法关键词：时间消耗钉子户，Action时间统计，时间消耗分析

4、没能良好处理Inbox和Review

这应该是很多GTD使用者的通病，主要反映在“Inbox不能及时清理”和“忽视Review的过程”。事实上，在这一点上我自己到现在做得也不够好，因为很大程度上，这些工作并非作用于自己想做的Projects，而是为了实现GTD而增加的工作，个人称之为“工具时间消耗”。（这个词也是古道原创，考虑申请专利，^_^）

解决方法关键词：Inbox，日Review，周Review，月Review

5、工具方面，Outlook在Project分解上功能实在太弱！
可以说，我还是很满意Outlook这个工具的，但是，它在Project管理和分解上，功能实在太弱！我也尝试过诸多方式，比如使用联系人索引Project分解（明天贴出）、善用“类别”选项等，但大多效果不佳，最终我不得不在2.0系统中，增加了另外一个Mind Manager的思维导图工作来弥补这一部分工作，当然，这也是为了更好的使用“模板管理系统”。（如果有朋友对Outlook的使用技巧感兴趣，可以在古道视野留言，本篇文章不做更多解释。）

解决方法关键词：Outlook，Mind Manager，思维导图，Project分解，模板管理系统

以上，是“古道的GTD 1.0版”存在的主要问题，可能不是非常全面，但还算典型，后续将逐步展开，逐步给出答案，逐步将各种解决方案融入到日常应用——古道的GTD 2.0版中。

重要说明：
不知大家是否注意到，在这篇文章的每个问题后面，都有一个“解决方法关键词”，这是我打算在本专题中开始尝试的一种发布方式，也是一种自认为合理利用Tag的有效方法。
具体的使用方法是：以后的每个问题后面都会跟上这样的一个小节，列入关键词，它们将链接到后续文章的Tag页面上，也就是说，您可以在看到问题之后，点击下面的关键词链接，即可直接在古道视野上找到对应答案的文章列表页面，便于大家寻找相关内容。
这是我一直希望在网络文章或者是网络书籍中尝试的一种方法，因纯属个人原创，具体思路还在不断摸索和完善之中，还请大家多多提出您的意见和建议！如果您觉得这个方法很好，请帮忙推广，当然，不忘记顺便宣传一下古道视野，古道就万分感谢了！ ^_^

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最近古道又开始更新“随风而逝”博客了，非常推荐大家去转转近期更新的几篇文章，是我近一段时间对人生、世界的一种思考和见解！不过那边由于水木系统问题，可能无法匿名留言，如果有朋友希望一起探讨，请给我mail：gudaovision(a)gmail.com

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