18 九月 2007

[GTD][实施]把“计划”步骤简单化!

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在GTD计划中,或者是在“规划”过程中,我强调,一定不要过于细化!在“如何进行人生规划”中,对人生梦想的论述中已经涉及了这个部分,这里不再谈,单从计划Project的过程中来谈。这里有一个前提:所说的“不要过于细化”是指相对复杂的Project,尤其是持续时间较长、没有丰富经验且无参考模板的情况下。

不要细化的原因很简单,情况在变、周围环境在变,你也在变,现在针对一个Project您把一年后的事情和步骤都计划好,尤其是达到GTD要求的转化为Action的标准,并没有太大的意义和价值。同时,当把计划做得太细很可能带来两个方面的负面心理影响:第一个您会想“我已经计划好了,所以我不用重新计划了!”——人是懒惰的;第二个是在实施过程中防止由于思想上固化在原有计划中,忘记随时调整:计划太久让您的思维太过集中与这些方面,以至于原有思路在头脑中的地位太过牢固,而忘记了与实际情况相联系,这限制了切实可行的分析,也限制了想象力。

所以,综合这篇和前一篇文章“[GTD][实施]计划:GTD中的关键一步”,您可以看到我的建议是,一定要计划!而且要细化的计划,但是还不能太细!汗……这个听起来有些不近人情,但是其实我们生活的这个世界就是这个样子,您要这样做,但是还不能这样做得太过,万事有一个“度”,如何做并不难,难的是如何把握好这个“度”。
对此,我个人的建议是:
1、为Project考虑尽可能多的方面。“方面”是重要的,因为它决定了您计划的全面性,这也是我建议建立思维导图模板的重要原因之一。
2、为每个方面设定一个阶段性的目标。这个阶段性并不是以时间概念划分的,当然如果有时间概念加入进来更好,没有也无所谓。当一个目标摆在我们眼前时,我们自然会想到实现的大概步骤,把一下子想到的东西写上去,但是绝对记得,不要用太多的时间来思考这个阶段性目标,您可以用3分钟做一个头脑风暴,然后?然后就OK了!
3、设定Actions,每个方面最多不要超过五步。现在开始对小目标进行分解,注意是Project每个“方面”的小目标进行分解,如果想不出来什么小目标,就直接对Project终极目标分解,列出您立刻可以去做的一个Action,还有下一步的Action,还有下一步的下一步,我大多建议三步即可,如果每一步的事情都非常小,可以增加一点。
4、开始真正去做!同时不断重新计划!现在的情况时,您知道自己的目标是什么,也知道现在可以做什么,那么最好的事情是什么?当然是去做!做了才有效果,光想是没有用的。那么还存在一个问题,我们不能总是把思路停留在做五步的阶段啊,如何增加这些Actions呢?也就是说,何时做进一步的计划呢?我认为最好的时刻是,完成一个Action时立刻增加另一个Action,因为这个时候您的头脑集中于这个Project,思想比较活跃,自然就会想到后续应该做什么。不过这个时刻可行性有点差,那么就把这个步骤放在每天的Review中,当今天您完成了某个Project的某项Action,就添加一些后续行动,也可以完成2-3个Actions后再一起添加,避免因为不断转化思路而引起精力上的浪费。
经历了这样一番变化之后,您是否发现一个状况:计划变得简单了!真的很简单!您不需要太多步骤的去计划,实质上的工作只是头脑风暴“考虑方面”、头脑风暴“小目标”、头脑风暴几个“Action”,然后就可以去做了!其实这中间包含了一个意料之外的思想,就是不要梦想着一次性把计划做完整,而应该不断尝试,不断完善。这是个很简单的道理,但是我们身边有很多人确实有这方面的问题。(我就有……)这种方式带来的一个好处就是大幅度降低计划的时间,虽然最终这个时间转嫁到了每天的Review中,却增大了这些时间利用的有效性——毕竟您的计划更加切合实际了!但是这个方式同样存在它的不足,一方面是心理上的,因为我们实在不喜欢不停的更新自己的“计划”步骤;另一方面,就是将计划步骤分解,造成了“精力转换上的浪费”。所谓精力转换,表现出来就是人们常说的“转不过来弯”,人们转换思路的时候,总是会需要一个进入状态的时间段,而每天Review中的计划时间分到单个Project上是很短的,您很可能还没有真正进入计划的状态就已经完成了“不经仔细思考的计划”,这并没有什么好处。不过针对这一点,对您每天的Review有一个要求,在我看来甚至也是一个帮助:每日Review的过程必须要把白天做过的复杂Project所包含的Action仔细想一下!因为只有这样,您才能够保证精力上的集中,真正做好“计划”!综合前面的内容,对于何时来进行“增加Action”的选择,除了做完一件事情后立刻增加以外,就是找认真思考Actions的那一天去计划。可以两三天才做一次,也可以一天一次,关键是什么时候做这个计划效果最好——这个还要看大家自己的选择。
同时,介绍一种相对极端的思想,现在我还做不到这样,也不认为一定很好,但是很欣赏。这种思想是,要在60秒内做决策,如果犹豫就不要去做!这个应该是关于“组织”步骤中重要程度划分的。其次,做事是“准备-开火-瞄准”的过程,也就是说,您有了一个目标,立刻去做!做了之后再调整,再计划!做到这一点需要一个基础:不惧怕失败!因为失败了,您才有更为切实的数据,您才能更好的、更认真的去分析这件事情,才能取得更好的效果。对这一思想,我非常欣赏,也在努力实践去做,不过当然要根据不同的Project来选择。
更多GTD经典内容,敬请关注古道视野:
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以后可能在文章中增加这个分割线,说些废话,如果您没兴趣就跳过去吧。
今天,没什么废话……
哦,有,今天上午一直在开会,下午回来,结果yo2不能登录了,只好晚点发了……

15 九月 2007

[GTD][实施]计划:GTD中的关键一步

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前面已经谈过了收集(如何进行人生规划),组织中的关键部分(如何划分重要程度),今天来谈谈计划,这个部分不会只有一篇文章就能够结束,因为一方面我觉得这个步骤是非常重要的一步,另一方面也是因为在这部分我参考其他文章和书籍有了一点点思考。

在我看来,不论在GTD中,还是其他任何工作中,计划都是非常重要的一步!它的完善程度和方向性直接决定了Project的执行情况。关于计划的方法,您可以找到很多不同的思路和工具,这里不再多谈,主体的步骤建议您来看我的“[GTD][思想]GTD实施的整体导图(古道的GTD实施 1.0)”文章,整体的流程依据思维导图来做,这里只探讨我觉得重要和值得商榷的部分。
1、建议采用头脑风暴的方式。我个人比较偏向头脑风暴的方式来实现计划的第一步,具体的方式就是拿出来一支笔、一张纸,把所有和您目标相关的所有存有一定影响的行动都写下来,也可以是分解后的小目标,在写的过程中最关键的是不评判、不考虑太多、不做可行性评估,当然还有关键的一个,不要停。我个人使用MindManager思维导图软件来做,因为它可以在下一步中提供很好的形成架构和调节的功能。
在完成这个List之后,就开始调整的步骤,使之形成一个系统的构架,目标的分解,以及垃圾桶的分类,经历这样的一个步骤之后,基本的思路已经成型。
最后是查缺补漏的过程,您可能需要对小目标再次进行头脑风暴,可能需要对一些没有想到的行动进行添加,最终成为一个完成的Project。
2、完成计划之后,以我这种懒人,我希望添加一个步骤——整理出分析模板。这样当您完成几个Project模板后,就可以在下一次遇到同样事情时节省大量的时间和脑细胞。但是仅限于这种程度,我还是比较懒得做各个模板的,还有更加重要的一个步骤:当您积累了一定数量的模板时,您会发现其实很多Project是同种类别的,它们所需要考虑和分析的方面都是共通的,这样您就可以把所有的模板分成几个简单的类别,它们已经不仅仅局限于一个又一个单纯的模板,更重要的是,它们已经成为您思维方式的一种体现——思维方式的改变,这才是我最为关心的部分!当然您也可以参考比如“六项思考帽”等方式来形成自己的方法,但是不建议在刚刚开始GTD时引入太多这方面的东西,那样您会把GTD搞得太复杂!一次做好一件事就好了!
3、当您完成了Project的分解后,您会出现一个很长的Actions List,而某些Project是存在时间限制的,这个时候我一般采用两种方式,一种是把相关提醒放入日程表进行提醒,另一种是给Outlook中的Action添加一个提醒时间。有了这样的一个时间概念,您可以放心的去做ToDo List中的事情,而不会因为总是没有开始相关任务而错过了重要的时间!
4、这里还要强调一个心理方面的影响因素。如果您是刚刚开始实施GTD的朋友,那么您很有可能在达到这一步骤的时候已经开始厌烦或者松懈,想想前面我们做的事情:把所有的东西都进行一次收集,如果您太过细心,还可能已经完成了所有的规划,然后是那个组织的步骤,最痛苦的重要程度划分让您焦头烂额——我怎么知道哪个事情是重要还是紧急!?我怎么能够真的叫得准!当您受尽折磨终于距离开始真正实施GTD只有最后一步的时候,您真的想吼一句,我TMD受够了!我现在只想尽快开始实施GTD,而不是做什么详细的计划!然后,您简单的对诸多Project做了一个简单的分解,很多Action并不是单独的Action甚至是多步骤的Action也变得可以接受了!当您这样做的时候,您同样可以做出来一个相对长的ToDo List,虽然并不真的够长,但是毕竟,您可以安慰自己,我已经真正开始实施GTD了!不过很抱歉的给您泼冷水,这样的GTD是糟糕的GTD,为什么?看看那篇关于谈GTD好处的文章,还有如何实现这些好处,您就会明白没有经过认真思考过的计划步骤,将让您损失多少GTD的好处,甚至是没有得到任何一条好处!所以,唉,继续痛苦吧,人的忍耐力是无限的……

最后让我们一起幻想一下真正做好Project计划后的情景:
1、我们的所有关于Project计划的时间都是特定的“计划时间”完成,这样当我们真正开始做事和完成Action时,根本不用考虑太多的东西,只要去做就好了!(对于这一点的优劣势,我存有一定疑虑,后续我会认真分析这个东西。)
2、所有重要的Project均包含一定的时间概念,虽然我们无法确定一个非常准确的时间,但是至少我们会在恰当的时间受到提醒,至少不会因为一再没有开始而延误。
3、经过合理的计划后,我们不会忽视任何一个重要的事件,也不会忽视任何重要而不紧急的“小事”。
4、这个,就不再瞎编了,大家慢慢发挥想象吧……我要先吃西瓜了……

OK!这篇文章主要是从细化Project的角度,也就是细化计划的角度来说的,下一篇会是一个非常重要的思想,就是“简单化”的问题,强烈建议大家将这两篇文章结合在一起来看,在我看来只有在两者之间找到一个“度”,才能真正将计划这一步骤做好。这个真的不是广告,只是我的真实想法而已!

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很抱歉,今天更新比较晚,主要是昨天有领导去我们项目检查,结果害得我差点这周回不来北京!我已经三周没有休息了……晚上还要出去喝酒,结果一直到九点多才从项目出发,然后就开始了惊现的历程,刚上高速就赶上修路,多亏我们是吉普,要是原来那个本田铁定留在哪了!过了这段就开始塞车!半夜十点钟在高速上面塞车!开玩笑吧?!过了这段就看见两起追尾,一个连后备箱都没了……接下来就是最精彩的部分了!大雾,能见度最差的时候绝对不超过10米!!夜车加大雾,就算给我练技术的机会也不用这样吧……结果刨除北京市内塞车大概也就三个半小时的车程我们一共开了6个小时,已经算快的了,毕竟北京市内不塞车啊!——半夜3点还塞车就太没人性了,半夜三点终于到家,很可惜没能陪老婆逛街了……
今天出去转了一天,n多事情,刚回家,赶快赶出来一篇,还希望保证质量……
另外,明天也一天有很多安排,毕竟好久没回北京了,下次也不知道什么时候回来,下午还要去见一个非常非常好的朋友,她是为数不多的可以和我做深层次思想交流的人。希望能够有时间更新blog,不过不敢保证。

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