29 四月 2009

不要为了日常工作而拖后长期任务

Post Thumbnail of 不要为了日常工作而拖后长期任务

这篇应该算作时间管理的文章,但是个人更倾向于“管理者的时间管理”内容,之前写过这个方面的一篇文章,今天突然想到,碰巧有点时间,再写一篇吧,不过时间有些紧,可能不会有太多修改的时间。

在管理者的日常时间消耗上,存在很多的方面,也有很多种分类方式,本文我们选择一种简单的分类方式:日常工作和长远规划项目。

日常工作:可以被认为是短期任务,这类任务如果按照四象限法则来划分,大多应该属于不重要而紧急,甚至是不重要也不紧急的,但是随着时间的推移,它们往往转变为重要而紧急的任务,当然,应该说这类任务在没有被认真分析之前,大多被人认为是“紧急”的!

长期规划项目:这类项目是管理者可以发挥其自身能量的重要部分,很多工作必须按此方向去做才能够取得长远的成果。

但是,当我们真的身处忙碌之中时,往往很难分清两者之间的区别。从我管理现在这个部分的工作,已经大概9个月的时间了,在这段时间里,个人自信完成了其他人可能需要消耗2、3年才能完成的工作,长期规划项目也已经进展大半,仅剩余部分收尾工作正在进行中。但恰恰在这样的时刻,大家的精神有所放松,长期规划项目有暂缓的情况出现。

最近两个月,手头的事情实在太多,太杂,基本上每个工作说起来都很简单,但是真的要做,每一个project都要消耗半天、一天,最少也要2、3个小时,之前我有点想法就是用一段时间理顺一下手头工作,暂时将长期规划项缓步推进,处理完日常内容之后再来处理长期项目。

但事实上,很简单的结果:手头工作永远没完!长期项目工作停滞!

因此,个人得出在时间管理上的结论:

1、消耗时间较长的Projects可以暂时搁置:因为我们的时间精力有限,不可能同时做几个稍大的projects,而且同时来做效果也未必好。就像我不可能同时开展两个方面的主题阅读,这只会取得糟糕的效果,而且拖长两个projects的时间消耗,最终可能只能是不了了之。

2、虽然某些projects可以被搁置,但是要随时保证至少有一个稍大的project在进行中:其实个人认为随时确保进展的project应该至少大于3个,这是我们可以承受的忙碌,虽然很有些累,但是确确实实可以承受。一旦我们将所有长期project全部搁置,告诉自己,我要用一周的时间完成手头所有零散的projects,之后再处理大型的projects,我想说的是:结果只能是,零散任务并没有完成,长期任务也被搁置!

最近和几个企业老板聊天,他们大多身处传统行业,这个行业中的企业积累时期较长,甚至一年几百万、几千万的销售额也只是保持着初级阶段,因为大型企业的技术壁垒、品牌壁垒、市场壁垒已经在那里,很难打破,他们在愁很多工作没有办法开展。但是,他们提到的一个东西引起我的警觉:我们不是不想做管理,不是不想用自己的思路和企业文化来要求员工,不是不想做很多事情,但是,现在我没有办法做,我现在要做的是生存,是吃饱饭,然后才是温饱问题!

我没有经历过这样痛苦的阶段,也没有坐上他们的位置,所以我可能永远没有办法真正体会到他们的难处和痛苦,更加无法确定自己的思路幼稚。但是我对他们的建议只有一个:虽然现在很多project无法推进,但是是否尝试着将project分解一下,分解成小的actions,然后尝试的做一些actions,不需要太复杂,现在所需要做的只是埋下种子,同时,确保这个长远project在推进中,仅此而已!

我不是说建议他们现在就去搞大规模的员工培训,也不是现在就去做大规模的企业宣传,更加不是现在就搞轰轰烈烈的企业文化建设,而是做一些“小事”,很小很小的事:身为总经理,你希望要怎样的企业文化(我深信一家企业的文化印着很深的企业创始人的印记),你需要如何做到以身作则,你在日常工作中应该如何去做?只要这一点点——如果您希望改变企业文化的话。我需要培养怎样的客户群,谁是企业长远的客户,我现在是否能够比过去做得更多一点?哪怕只有一点点!公司要依靠人管理?制度管理?原则管理?那些东西是我们现在就应该着手完善的?哪些是现在就可以立刻去做的?哪怕只有一点点!

我不喜欢做“大事”,尤其现在在我本职岗位上,因为我发现大家都喜欢做大事,都喜欢做得轰轰烈烈,好像不搞得全公司那个人安宁了,他就没有尽到责任一般!这只能是在浪费公司员工最宝贵的资源:时间和精力!

我不喜欢控制,划出一条确切的线,让下属,让其他人去走,我相信只要提供了合适的规则,提供了合适的环境,企业文化、公司氛围、员工自主性会自动产生!

我不喜欢暂时搁置,虽然我必须如此,但是我知道这些被搁置的projects只是暂时的,绝不是永远!如果是永远,不如现在就删掉!如果5年后我需要做一个project,我可能不会立刻投入大量精力去思考和研究,但是我至少要确保现在我的TO Do List里面包含至少一项这个project所下属的Actions分支!因为,我知道,我现在就要去做,如果我现在不做,可能五年、十年以后都永远不可能去做!

10 一月 2008

避免规划无法落实:一年做好一件事——年规划的核心

Post Thumbnail of 避免规划无法落实:一年做好一件事——年规划的核心
 时间管理         6 comments

很多朋友提到,年规划可行性不强,列规划一大堆,到了年底却发现其实有一半没有去做。如何避免?一句话:一年做好一件事!

这是姐姐给我的建议,她真的是我最优秀的导师之一,每次聊天都能让我有所收获。看起来一年做好一件事真的很浪费时间,但是认真想一下,你会发现,如果真的能够做到一年做好一件事,用不了几年,您就可以做的非常优秀!对于很多人来说,年规划写了一大篇,计划做了一大堆,日程表排得满满的,想做的事情更加不少,可是到头来,却发现自己一年的时间,一件事都没有真正做好。

我的建议是:年规划最核心的思想就是,一年做好一件事!

秉着这个思想,在年规划的划分时,就需要进行考虑,在我的年规划模板中,提供了7个主要分支:事业、情感、社会责任、休闲/娱乐、理财、个人能力/修身、健康,在这些方面中,需要首先选择两、三个作为主打方向,并不是次要的就都不做,而是做花费时间、精力较少的事情来做。同时,做年规划头脑风暴必不可少,您可能会写出一大篇的Project想做,如果这些Project有耗费时间较长,又不在前面提到的“主打方向”内的话,基本上就可以删去了。接下来,就进入最困难的“做减法”的过程。

忘记是谁说过的了,说做减法是一件非常困难的事情,其实“一年做好一件事”就是“做减法”的思想,您可能会非常犹豫,感觉那件事情也不能删掉,感觉哪件事情都是紧急的。我的建议是,从两个方面考虑:

1给每个Project划分重要/紧急四象限:这个四象限大家应该都比较清楚,不必写出来,在头脑中自然会有一个反应。

2给每个Project估计大概花费的时间:这是非常重要的一个指标,因为你的时间是非常有限的,但绝对不要因为一件事情用一年的时间做不完就不去做!时间的评价仅仅是在四象限选择之后的一个备选方法而已,我基本上是不用这种选择方式的,我还算能“砍”的那种,呵呵。

 

完成了“做减法”的过程以后,您就会发现,其实您的年规划内容并不是非常的多,大的Project剩下大概三、四个(我是三个,实在减不下来了,很难完成的说,还是减法功力不足啊!),其他的都是比较小的project,需要耗费的时间一般不长。后面的工作在“如何制定年初规划”中都已涉及,就不再重复了,无非是分解、导入GTD系统而已。

 

一年做好一件事:这是年规划的核心!

相关文章:

如何制定年初规划(含规划模板)

如何进行人生规划(含MindManager模板)

9 一月 2008

如何制定年初规划(含规划模板)

Post Thumbnail of 如何制定年初规划(含规划模板)
 时间管理         5 comments

新的一年已经开始,很多朋友都会做一下新年规划,介绍一下如何制定年初规划。

我一般会使用工具“思维导图”和GTD,具体软件是MindManagerOutlook,但是,我觉得这只是一个方面而已,我介绍的东西相信在思想上应该是通用的。

首先,建议大家阅读一下我关于人生规划的文章,因为要想做年规划,人生规划是必不可少的,这个是基础。然后,正式开始规划08年。

我认为年度规划是一个目标性规划,但同时更加是一个细节的Action规划,我们从人生规划出发,细化到一年的规划,进一步分解到每个季度的规划,并落实到每一天的工作生活中来,真正的规划是为了我们能够具体落实,一个没有可行性的计划是没有任何价值的。为此,我不仅仅会做一个年规划,同时还会做季度规划,并且每三个月做一次季度规划,让年度规划真正落实到位。GTD系统给我提供了很大的帮助,如果有兴趣,大家可以参考——–栏目。

 

1建立“08年规划”思维导图:我的分类方式依旧是七类:事业、情感、健康、休闲娱乐、社会责任、个人能力/修身、理财。生活是包含在情感里面的。“年度规划模板”本地下载。大家可以参照这个年度规划模板来做头脑风暴,把自己能够想到的所有东西都填写到相应分枝内,具体方法可以参考GTD“收集”相关文章

2建立“2008年规划分解”思维导图:建立了年度规划导图以后,您会发现利用这个导图来做Project分解时非常不方便的,比如说,在事业方面,需要阅读专业书籍,在个人能力里面也需要阅读书籍,虽然可以直接分解成细小的方面,不过至少在今年,我选择重新建立一个规划分解的导图,将不同类型的内容放到不同的分支之内。在这个思维导图模板中,我分为六个部分:Project、社交、常规工作、放入日历、日常、阅读Project是最宽泛的一个部分,不过这里的Project特指在一定时间内,在一定条件下可以完成的内容;社交主要以角色划分;常规工作,主要是为了记录今年所有需要做的事情,比如你们公司到年底前需要报销电话费,您又没办法现在去做,那么就可以列在这里,它最主要的作用是为了提醒自己;放入日历,指在特定时间去做的事情;日常包含了每天都要做的事情,不必要放入GTD系统中,比如健身、拿相机多拍照等;阅读是我的重头戏,里面包含很多需要阅读的书籍。现在将前面一个导图中的全部内容贴到这个新的导图中来,将每个内容归类到对应分支中去,这样就形成了一个初步的“规划分解”导图。

3分解“2008年规划分解”导图:现在将“规划分解导图”分解,把每个要达到的目标作为一个Project,分解成不同的步骤,细化到每一个可以直接执行的Action,并导入到Outlook中。具体分解方法,可以参考GTD相关文章

4建立“季度规划”思维导图:我一般以一个季度为单位设定详细计划,在我看来,情况一直在发生变化,我们的思路也在不断变化,所以,现在就做好一年的细节计划是没有太大意义的,以三个月为周期相对较好,既可以完成较大的Project,又可以经受时间和条件考验。建立导图“季度计划2008.01-03”,将“规划分解”导图内全部分支copy到这个导图中来,选择您需要在这三个月内完成的Project,保留它们,删除其他全部Project

 

注意:在这个方法中,要注意在第三步骤中,一定要把所有Project分解成Actions!就算您在季度规划过程中发现了更好的分解方式,也要在“规划分解”导图中分解,然后copy到“季度规划”导图中来,这是为了后续工作方便,当渡过一个季度以后,您需要非常清楚的了解哪些Project已经完成,那些Project进行了部分,通过这种方式,您可以在一个季度以后做到一目了然!

 

———————————-

最近忙的一塌糊涂,不要说博客更新,连年度计划都没有时间做,从圣诞节开始感冒,然后不停饭局,之后29号回北京,30去天津,31回北京,1号饭局,2号去项目,3号出去考察了7家公司,4号回北京,5号大连,6号北京,7号半天会下午回项目,我的感冒要是能好就见鬼了!!(听说苹果芯也感冒了,哈哈,同喜同喜!我们两个打算周末聚会的时候把这个喜庆的感冒传染给大家,从今天开始我不吃药了,明天出去冻一下,浇头凉水,传染力强些……)

今天终于稍微有点时间,把我的年度计划做完,不过还有很多细节的地方没有进行分解,后面还有很多工作要做!另外,最近也在考虑博客更新的问题,准备在这次年度计划中要认真考虑一下,以便后续定时更新,毕竟现在工作非常忙,新东西很多,也有很多隐形复杂的问题需要考虑,时间太紧了!不过我相信,博客还是会继续更新的,英语学习不能丢,专题研究更加不可能放弃,它们都是“不紧急但重要”的事情!

13 九月 2007

[GTD][实施]如何进行人生规划(含MindManager模板)

Post Thumbnail of [GTD][实施]如何进行人生规划(含MindManager模板)
 时间管理         14 comments

规划是GTD的重要一部分,在“GTD的好处与如何在GTD系统中落实这些目标”中已经谈到这个问题,这里不再详述。今天主要谈的是如何去做规划,这是很多人都非常关心的问题,我结合自己读过的相关书籍和实践经验,对这个问题进行一下系统的探讨。
首先我要说的是,人生并不存在所谓的“规划”,人生有一个梦想,却没有规划,因为人生很难规划,您可以有一个梦想说我要成为百万富翁,或者是成为世界首富,或者如何如何,那您也会有个大概的途径来如何实现这一梦想,但是您能够把它们规划出来吗?个人认为不能,或者与其说不能,倒不如说没有什么意义。因为所谓成功(这里的成功视达成自己的梦想为成功)所需要的因素实在太多,成功受外界太多的影响,您无法预测未来五十年的世界状况,中国环境,那么您规划五十年后自己的生活方式又有多大的意义呢?

为什么要了解自己的人生梦想呢?因为它将给你巨大的动力和激情,想一想你在做一件无聊的事情和一个为了实现自己梦想的事情之间动力上的差别,您就可以很容易的明白了。同时人生梦想是做后续规划的必要基础,它是你的目标,您的十年规划是为了实现这个梦想。当然还有很多的好处,比如您现在想要跳槽,但是不知道应该选取哪一个行业和公司,有了人生梦想这个决策就会变得很简单了!

所以,我说,规划的第一步,是找到人生的梦想!人生梦想不难找到,对于很多人来说这根本就不能算作一个什么问题,他从初中二年级开始就有一个梦想,到现在也没有改变过(有这种人,比如我,汗……),所以不用去寻找(但需要完善),但是对于一些人来说,这就需要一些途径来帮助自己。下面我们先来探讨一下这个途径。另外附加一点,这里的梦想要包含所有的方面,事业、生活、情感、社会责任、家庭、休闲娱乐等等。
首先我建议从《如何掌控自己的时间和生活》中提到的那三个经典问题中的两个开始:
“我的人生梦想是什么?”和“如果我只有六个月的生命我会如何安排?”
(后一个问题书中的说法是如果六个月后你将被雷劈死,你会做什么?我头脑中的第一反应是,买个质量好的避雷针,天天呆在脑袋上……#$%^&)
在这里我要说明的是,回答这类问题所采用的方法我会一直用到一个词汇“头脑风暴”或者“脑力激荡”,这是一种方法,您可以简单理解为拿起笔,不停的写,不停的写所有和问题有关的答案,或者是为了达到提到的目标所可以进行的事情,不要分析,不要判断,不要评估,只是写,或者是使用MindManager软件来不停的录入这些东西。
用头脑风暴来回答第一个问题“我的人生梦想是什么?”,这个问题无所谓对错,去TMD道德观,如果你就是喜欢钱,您就写上去我人生目标就是有几千万,如果你就是喜欢什么别的东西,尽管写上去,反正您又不会拿出来公布!写完之后就是一个检查的过程,看看它们真的是对于你来说重要的吗?真的像想象中那样重要吗?或许您会突然发现有些东西并不重要,有些东西重要却一直被忽略了。
之后用同样的方法回答第二个问题“如果我只有六个月的生命,我会如何安排?”。回答这个问题的目的并不是真的告诉你自己六个月内自己要做什么,而是迫使你问自己什么才是对你来说真正重要的!
当回答完第二个问题后,拿出它的答案,与第一个问题的答案相对照,相信您一定会受到很大的启发,更为清晰的看到什么对于你来说什么是更加重要的。
OK,到这里,第一步已经基本完成了,也就是说人生梦想已经基本确立,但是对于第一次做人生梦想规划的朋友来说,我建议用一个月的时间规划四次,也就是每周进行一次规划,这样避免遗漏某些对您来说重要的东西。当然每年一次的重新审视是必须的。

下面开始第二步:十年规划!
十年规划是整个规划过程的重中之重,因为它是最切实可行的,它是与我们现实的生活密切相关的,它不像梦想只能提供一个较虚的东西,它需要我们踏踏实实的向前走。
十年规划的第一步骤,是分解人生梦想。现在同样采用头脑风暴的方式来分解人生梦想,写下所有你觉得可能对实现人生梦想有帮助的行动、小目标、资源等等。
第二步骤,组合十年规划。为什么叫“组合”?等下您就知道了!现在关于人生梦想的东西已经被分解了,那么就开始一个简单的整理,把它们按照实现的顺序和条件优先性整理出一个结构,这是我建议使用思维导图的原因,因为它提供了非常优秀而便利的排序整理方式,可以极大的节省时间。当你把头脑风暴后的产物进行整理和组成结构后,您就可以很清楚的看到要达到人生梦想所需要经历的大概途径,而这个时候,您就可以非常简便的找到十年后做到一个怎样程度将会对人生梦想的实现有巨大的帮助!把它们拣出来,您就组合成了十年规划的目标。
第三步骤:十年规划的分解。在这里我要强调一点,在这一步骤内我个人建议不要引入时间概念,虽然是十年规划,但是不要引入时间概念!尤其是对于年轻人来说,至于原因“规划”的下一步会说清楚。继续头脑风暴,继续组织分解,一直分解到一个有一个的小目标或者是Actions,这里有没有达到Acitons的程度并不重要,因为还有后面一步。

第三步,也是规划的最后一步:疯狂梦想!
我一般建议要有这样的一步,尤其是对于年轻人来说,因为当你二十五岁大学毕业,步入社会,您在短时间内可以有很大的飞跃,可以很多变化的机会,如果不把握住,实在有些对不起自己。
所谓疯狂梦想就是把十年规划压缩为五年!
很简单,是吧?呵呵,在这里引入时间概念,五年时间并不长,当你把一个五年后的目标写在那里,你自然会清楚的知道今后五年每一年需要达到一个怎样的程度,写上去30岁(假设五年后您30岁)的目标,然后是29岁,然后是28、27、26岁,哦,它们真的很容易就能够写出来,时间不够?那您就需要抓紧了!
这也是我建议大家在上一步十年规划中最后可以不达到Actions的程度也是可以接受的原因,因为你要把它们全部进行更改!现在就开始压缩吧,看看结果如何,这一点是否适合全看您自己,有些人喜欢压力较大的方式,比如我,我觉得这样很有趣,生活一下子充满了阳光和激情!如果您实在不太习惯这种方式,那么我依旧建议您做完这一步骤,因为这种压缩给了您一个很好的机会去认清真正重要的东西。把十年目标压缩到五年,您必须剔除很多目标,否则时间一定是不够用的,当你真正完成这个压缩之后,什么重要什么不重要就可以非常清晰的摆在您的面前。如果您实在不喜欢这种强度和压力太大的规划,那么您尽可以回到第二步,继续以十年为时间段来作为规划的最终版本!

人生规划模板

附:MindManager思维导图“规划模板1.0本地下载
说明:在规划模板中的最后一步是“区分重要程度”,对于这个问题我会在后续的文章中单独说明,因为这牵涉到一个“重要程度”划分的理念问题,与网上大多数人所采取的方式有所不同,这里不再详述。敬请期待下一篇文章,也是GTD“疑点与思考”系列文章的第一篇:“如何划分重要程度?”!更多GTD、人生话题文章请继续关注古道视野!

无觅相关文章插件,快速提升流量

Delighted Black designed by Christian Myspace In conjunction with Ping Services   |   French Teacher Jobs   |   Maths Teacher Jobs