10 一月 2009

古道视野之Outlook GTD应用教程及相关文章下载合集

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这个系列的文章暂时告一段落,发布一下PDF版本合集,该合集放入本次教程的系列文章含FAQ共五篇,另外,也包含了之前发布过的关于Outlook技巧的几篇文章。

目录:

  • 第一课 开篇介绍及Outlook设置
  • 第二课 Project及Actions设置
  • 第三课 Outlook日程表设置
  • 第四课 GTD应用流程
  • 古道视野之Outlook GTD应用教程 常见问题 FAQ
  • 相关文章:巧用联系人索引同一Project的所有Acitons
  • 相关文章:巧设底色
  • 相关文章:在桌面建立Outlook的”便签”快捷方式

下载地址:

本地下载

28 七月 2008

原下载链接失效,重新更新

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由于Google论坛的下载链接失效,现全部更改到“纳米盘”。

同时,在博客上更新一个“下载汇总”页面,方便大家下载。

若有遗漏,麻烦大家提示!谢谢!

9 一月 2008

如何制定年初规划(含规划模板)

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新的一年已经开始,很多朋友都会做一下新年规划,介绍一下如何制定年初规划。

我一般会使用工具“思维导图”和GTD,具体软件是MindManagerOutlook,但是,我觉得这只是一个方面而已,我介绍的东西相信在思想上应该是通用的。

首先,建议大家阅读一下我关于人生规划的文章,因为要想做年规划,人生规划是必不可少的,这个是基础。然后,正式开始规划08年。

我认为年度规划是一个目标性规划,但同时更加是一个细节的Action规划,我们从人生规划出发,细化到一年的规划,进一步分解到每个季度的规划,并落实到每一天的工作生活中来,真正的规划是为了我们能够具体落实,一个没有可行性的计划是没有任何价值的。为此,我不仅仅会做一个年规划,同时还会做季度规划,并且每三个月做一次季度规划,让年度规划真正落实到位。GTD系统给我提供了很大的帮助,如果有兴趣,大家可以参考——–栏目。

 

1建立“08年规划”思维导图:我的分类方式依旧是七类:事业、情感、健康、休闲娱乐、社会责任、个人能力/修身、理财。生活是包含在情感里面的。“年度规划模板”本地下载。大家可以参照这个年度规划模板来做头脑风暴,把自己能够想到的所有东西都填写到相应分枝内,具体方法可以参考GTD“收集”相关文章

2建立“2008年规划分解”思维导图:建立了年度规划导图以后,您会发现利用这个导图来做Project分解时非常不方便的,比如说,在事业方面,需要阅读专业书籍,在个人能力里面也需要阅读书籍,虽然可以直接分解成细小的方面,不过至少在今年,我选择重新建立一个规划分解的导图,将不同类型的内容放到不同的分支之内。在这个思维导图模板中,我分为六个部分:Project、社交、常规工作、放入日历、日常、阅读Project是最宽泛的一个部分,不过这里的Project特指在一定时间内,在一定条件下可以完成的内容;社交主要以角色划分;常规工作,主要是为了记录今年所有需要做的事情,比如你们公司到年底前需要报销电话费,您又没办法现在去做,那么就可以列在这里,它最主要的作用是为了提醒自己;放入日历,指在特定时间去做的事情;日常包含了每天都要做的事情,不必要放入GTD系统中,比如健身、拿相机多拍照等;阅读是我的重头戏,里面包含很多需要阅读的书籍。现在将前面一个导图中的全部内容贴到这个新的导图中来,将每个内容归类到对应分支中去,这样就形成了一个初步的“规划分解”导图。

3分解“2008年规划分解”导图:现在将“规划分解导图”分解,把每个要达到的目标作为一个Project,分解成不同的步骤,细化到每一个可以直接执行的Action,并导入到Outlook中。具体分解方法,可以参考GTD相关文章

4建立“季度规划”思维导图:我一般以一个季度为单位设定详细计划,在我看来,情况一直在发生变化,我们的思路也在不断变化,所以,现在就做好一年的细节计划是没有太大意义的,以三个月为周期相对较好,既可以完成较大的Project,又可以经受时间和条件考验。建立导图“季度计划2008.01-03”,将“规划分解”导图内全部分支copy到这个导图中来,选择您需要在这三个月内完成的Project,保留它们,删除其他全部Project

 

注意:在这个方法中,要注意在第三步骤中,一定要把所有Project分解成Actions!就算您在季度规划过程中发现了更好的分解方式,也要在“规划分解”导图中分解,然后copy到“季度规划”导图中来,这是为了后续工作方便,当渡过一个季度以后,您需要非常清楚的了解哪些Project已经完成,那些Project进行了部分,通过这种方式,您可以在一个季度以后做到一目了然!

 

———————————-

最近忙的一塌糊涂,不要说博客更新,连年度计划都没有时间做,从圣诞节开始感冒,然后不停饭局,之后29号回北京,30去天津,31回北京,1号饭局,2号去项目,3号出去考察了7家公司,4号回北京,5号大连,6号北京,7号半天会下午回项目,我的感冒要是能好就见鬼了!!(听说苹果芯也感冒了,哈哈,同喜同喜!我们两个打算周末聚会的时候把这个喜庆的感冒传染给大家,从今天开始我不吃药了,明天出去冻一下,浇头凉水,传染力强些……)

今天终于稍微有点时间,把我的年度计划做完,不过还有很多细节的地方没有进行分解,后面还有很多工作要做!另外,最近也在考虑博客更新的问题,准备在这次年度计划中要认真考虑一下,以便后续定时更新,毕竟现在工作非常忙,新东西很多,也有很多隐形复杂的问题需要考虑,时间太紧了!不过我相信,博客还是会继续更新的,英语学习不能丢,专题研究更加不可能放弃,它们都是“不紧急但重要”的事情!

19 十二月 2007

[谈读书][资料下载]谈读书系列中相关思维导图汇总(MindManager格式)

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 书之砾途         18 comments

由于种种原因(我没弄白是什么原因……)目前本页面内提供的很多链接无法下载,麻烦大家点击右侧的“下载汇总”,其中有对应的下载位置,刚才实验过,可以下载。谢谢!(由于站点搬迁,很多下载链接失效,麻烦移步“下载汇总”页面下载)

关于读书(点击前文下载):这个是“谈读书系列”整体的思维导图,内容不是非常全面,但是大体上都包含了,详细内容可参考相关文章。

《如何阅读一本书》:(点击前文下载)这个是这本书的思维导图,框架型结构,给自己留存档以后查找用的,您可以把它当作这本书的读书笔记用。

主题阅读:(点击前文下载)这个是我自己做出来的主题阅读思维导图,基于《如何阅读一本书》,但有很大程度上的改变。欢迎提出您的意见!

如果不能下载,麻烦留言!我把内容放在Google建立的“古道视野”讨论区里面,以前的下载资料也在其中,如果需要添加用户等请给我留言或者mail。

古道视野讨论区:http://groups.google.com/group/gudaovision

13 九月 2007

[GTD][实施]如何进行人生规划(含MindManager模板)

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规划是GTD的重要一部分,在“GTD的好处与如何在GTD系统中落实这些目标”中已经谈到这个问题,这里不再详述。今天主要谈的是如何去做规划,这是很多人都非常关心的问题,我结合自己读过的相关书籍和实践经验,对这个问题进行一下系统的探讨。
首先我要说的是,人生并不存在所谓的“规划”,人生有一个梦想,却没有规划,因为人生很难规划,您可以有一个梦想说我要成为百万富翁,或者是成为世界首富,或者如何如何,那您也会有个大概的途径来如何实现这一梦想,但是您能够把它们规划出来吗?个人认为不能,或者与其说不能,倒不如说没有什么意义。因为所谓成功(这里的成功视达成自己的梦想为成功)所需要的因素实在太多,成功受外界太多的影响,您无法预测未来五十年的世界状况,中国环境,那么您规划五十年后自己的生活方式又有多大的意义呢?

为什么要了解自己的人生梦想呢?因为它将给你巨大的动力和激情,想一想你在做一件无聊的事情和一个为了实现自己梦想的事情之间动力上的差别,您就可以很容易的明白了。同时人生梦想是做后续规划的必要基础,它是你的目标,您的十年规划是为了实现这个梦想。当然还有很多的好处,比如您现在想要跳槽,但是不知道应该选取哪一个行业和公司,有了人生梦想这个决策就会变得很简单了!

所以,我说,规划的第一步,是找到人生的梦想!人生梦想不难找到,对于很多人来说这根本就不能算作一个什么问题,他从初中二年级开始就有一个梦想,到现在也没有改变过(有这种人,比如我,汗……),所以不用去寻找(但需要完善),但是对于一些人来说,这就需要一些途径来帮助自己。下面我们先来探讨一下这个途径。另外附加一点,这里的梦想要包含所有的方面,事业、生活、情感、社会责任、家庭、休闲娱乐等等。
首先我建议从《如何掌控自己的时间和生活》中提到的那三个经典问题中的两个开始:
“我的人生梦想是什么?”和“如果我只有六个月的生命我会如何安排?”
(后一个问题书中的说法是如果六个月后你将被雷劈死,你会做什么?我头脑中的第一反应是,买个质量好的避雷针,天天呆在脑袋上……#$%^&)
在这里我要说明的是,回答这类问题所采用的方法我会一直用到一个词汇“头脑风暴”或者“脑力激荡”,这是一种方法,您可以简单理解为拿起笔,不停的写,不停的写所有和问题有关的答案,或者是为了达到提到的目标所可以进行的事情,不要分析,不要判断,不要评估,只是写,或者是使用MindManager软件来不停的录入这些东西。
用头脑风暴来回答第一个问题“我的人生梦想是什么?”,这个问题无所谓对错,去TMD道德观,如果你就是喜欢钱,您就写上去我人生目标就是有几千万,如果你就是喜欢什么别的东西,尽管写上去,反正您又不会拿出来公布!写完之后就是一个检查的过程,看看它们真的是对于你来说重要的吗?真的像想象中那样重要吗?或许您会突然发现有些东西并不重要,有些东西重要却一直被忽略了。
之后用同样的方法回答第二个问题“如果我只有六个月的生命,我会如何安排?”。回答这个问题的目的并不是真的告诉你自己六个月内自己要做什么,而是迫使你问自己什么才是对你来说真正重要的!
当回答完第二个问题后,拿出它的答案,与第一个问题的答案相对照,相信您一定会受到很大的启发,更为清晰的看到什么对于你来说什么是更加重要的。
OK,到这里,第一步已经基本完成了,也就是说人生梦想已经基本确立,但是对于第一次做人生梦想规划的朋友来说,我建议用一个月的时间规划四次,也就是每周进行一次规划,这样避免遗漏某些对您来说重要的东西。当然每年一次的重新审视是必须的。

下面开始第二步:十年规划!
十年规划是整个规划过程的重中之重,因为它是最切实可行的,它是与我们现实的生活密切相关的,它不像梦想只能提供一个较虚的东西,它需要我们踏踏实实的向前走。
十年规划的第一步骤,是分解人生梦想。现在同样采用头脑风暴的方式来分解人生梦想,写下所有你觉得可能对实现人生梦想有帮助的行动、小目标、资源等等。
第二步骤,组合十年规划。为什么叫“组合”?等下您就知道了!现在关于人生梦想的东西已经被分解了,那么就开始一个简单的整理,把它们按照实现的顺序和条件优先性整理出一个结构,这是我建议使用思维导图的原因,因为它提供了非常优秀而便利的排序整理方式,可以极大的节省时间。当你把头脑风暴后的产物进行整理和组成结构后,您就可以很清楚的看到要达到人生梦想所需要经历的大概途径,而这个时候,您就可以非常简便的找到十年后做到一个怎样程度将会对人生梦想的实现有巨大的帮助!把它们拣出来,您就组合成了十年规划的目标。
第三步骤:十年规划的分解。在这里我要强调一点,在这一步骤内我个人建议不要引入时间概念,虽然是十年规划,但是不要引入时间概念!尤其是对于年轻人来说,至于原因“规划”的下一步会说清楚。继续头脑风暴,继续组织分解,一直分解到一个有一个的小目标或者是Actions,这里有没有达到Acitons的程度并不重要,因为还有后面一步。

第三步,也是规划的最后一步:疯狂梦想!
我一般建议要有这样的一步,尤其是对于年轻人来说,因为当你二十五岁大学毕业,步入社会,您在短时间内可以有很大的飞跃,可以很多变化的机会,如果不把握住,实在有些对不起自己。
所谓疯狂梦想就是把十年规划压缩为五年!
很简单,是吧?呵呵,在这里引入时间概念,五年时间并不长,当你把一个五年后的目标写在那里,你自然会清楚的知道今后五年每一年需要达到一个怎样的程度,写上去30岁(假设五年后您30岁)的目标,然后是29岁,然后是28、27、26岁,哦,它们真的很容易就能够写出来,时间不够?那您就需要抓紧了!
这也是我建议大家在上一步十年规划中最后可以不达到Actions的程度也是可以接受的原因,因为你要把它们全部进行更改!现在就开始压缩吧,看看结果如何,这一点是否适合全看您自己,有些人喜欢压力较大的方式,比如我,我觉得这样很有趣,生活一下子充满了阳光和激情!如果您实在不太习惯这种方式,那么我依旧建议您做完这一步骤,因为这种压缩给了您一个很好的机会去认清真正重要的东西。把十年目标压缩到五年,您必须剔除很多目标,否则时间一定是不够用的,当你真正完成这个压缩之后,什么重要什么不重要就可以非常清晰的摆在您的面前。如果您实在不喜欢这种强度和压力太大的规划,那么您尽可以回到第二步,继续以十年为时间段来作为规划的最终版本!

人生规划模板

附:MindManager思维导图“规划模板1.0本地下载
说明:在规划模板中的最后一步是“区分重要程度”,对于这个问题我会在后续的文章中单独说明,因为这牵涉到一个“重要程度”划分的理念问题,与网上大多数人所采取的方式有所不同,这里不再详述。敬请期待下一篇文章,也是GTD“疑点与思考”系列文章的第一篇:“如何划分重要程度?”!更多GTD、人生话题文章请继续关注古道视野!

9 九月 2007

[GTD][思想]GTD实施的整体导图(古道的GTD实施 1.0)

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GTD导图已经全部完成,就不单独发第五步了,整体发出来。
这个导图以《尽管去做》为基础,但并不局限于概书,同时包含了《结果第一》、《高效能人士的七个习惯》系列(与时间管理相关内容)、《仓鼠革命》(很少的几个观点)、《如何掌控自己的时间和生活》,以及自己在网上查阅的相关文章,同时包含自己实践中总结的东西,以及思考的问题。这个版本导图可以说是我最近关于时间管理系列阅读的最终成果,当然后续还会在不断实践中不断总结,进行调整,但暂时来看,应该在结构上不会有大的变动。
需要注意的是,现在这个版本的思维导图已经和前几天发上来的单步导图存在一定的不同,如果您希望获得最终的结果,可以单独看这个,如果希望了解我的思考过程,也就是曾经犯下的错误,可以对照着看。
下面把导图的图片放出来,并发上来思维导图文件,思维导图使用软件MindManager 7.0英文版制作。如果有什么问题,请大家给我留言或者发Mail:GudaoVision@gmail.com。

附:MindManager导图文件;本站下载

导图图片:
古道的GTD实施1.0版(2007-09-09)(图片太大了,没办法直接显示,麻烦大家点链接吧)

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