古道视野之Outlook GTD应用教程 第四课 GTD应用流程

Filed in 时间管理 , 软件推荐 6 comments

在GTD中有最为经典的五个步骤,收集、处理、计划、行动、回顾,本讲从GTD五步骤的角度,整体描述Outlook应用。

第一步:收集

收集步骤,我一般选择两种方式:

第一种是在桌面上创建Outlook便签快捷方式,有了新的想法立刻记录进去,具体实现方式见这篇文章:[Outlook技巧]在桌面建立Outlook的”便签”快捷方式。便签,是需要一天清理一次的!

第二种是直接在任务列表中设置InBox类别,直接添加任务,这种情况大多是想到一个Project但是不用立刻操作的,该列表一周清理一次。

第二步:处理

在处理步骤中,古道的GTD更加强调删除没有必要去做的任务,这一步骤在Outlook中的操作方式是:将所有打算去做的Projects列入“联系人Project文件夹”中,即可获得Project List,前面也已经讲到,可以将这些Projects设置好类别,按照人生规划的几大类别设置,方便管理。之后审视一下这些Projects真的都需要去做吗?真的需要立即去做吗?如果不是,建立一个Future类别,移动进去。

第三步:计划

这时就是计划步骤,如果是复杂的任务建议使用Project软件、思维导图软件来做,如果较为简单,在Project联系人对应的详细信息或便签的大幅空白处写即可。

之后,将可以立即实施的Actions添加为日程表中的“事件”或“任务”,按前几讲设好。同时,建议将Project上述对应位置的文字表示为灰色,意思是已经设置Actions或已完成。

这时您应该从第一项Project开始查起,每个均点选“活动”,如果哪一个Project没有一个活动,那么说明该Project应该被移动到Future类别或删除,因为Project List中的所有Projects都应该是正在进展中的,而没有一个Action说明该Project并为开始!当然,也需要注意,所有Actions是否已经被完成,如果均已完成,那么应该标志在Project已完成,隐藏即可。

第四步:行动

行动中,参考前面所谈到的各种技巧和方法即可。

注意:如果您完成了一项Action,立即设置下一步骤的Actions!!千万记得!因为一旦忽略此点,在您做周回顾之前,这项Project将会是停滞的!

第五步:回顾

回顾工作是非常重要的,虽然这确确实实很难坚持,但是个人认为至少应该做到以下几点:

日回顾:清理Inbox,各个Inbox!回顾一下今天都做了什么,是否有需要增加的Project,做好相关工作,每天大概10分钟即可。

周回顾:逐个查看Projects,是否每个都有可以执行的Actions。同时考虑该Project是否真的有必要立刻去做?

月回顾:我个人习惯使用思维导图,做一下全面的整理,尤其对应季度计划。

季度回顾:这个是个人习惯,并非GTD提到,因为我觉得三个月是一个非常好的时间段,做好计划和整理工作,对应全年规划做好安排!

年回顾:做好总结和计划等。

 

至此,古道视野的GTD Outlook讲座已经基本完成,下一讲将是一个常见问题FAQ,我会针对大家提出的问题不断完善!

这个系列的内容有很多并不完善,还希望大家一起讨论,共同进步!同时,文章写得比较匆忙,包含错误和问题还请大家原谅!



无觅相关文章插件,快速提升流量

Posted by 古道   @   21 十二月 2008 6 comments
Tags : , , , ,

Share This Post

RSS Digg Twitter StumbleUpon Delicious Technorati

6 Comments

Comments
十二 22, 2008
8:53 上午

“每个均点选‘活动’”…请教下,不知道这个“活动”是啥意思?

十二 22, 2008
10:15 下午
#2 BerylXu :

我觉得你写得还是很不错,但是我好像不是很喜欢你的应用方法。不过,我也在你的引导下越来越多的使用Outlook,不得不说,Outlook做为Office的组件真的很强大!

十二 22, 2008
10:19 下午
#3 BerylXu :

对了,在你的推荐下,我买了《少有人走的路》,真是本好书,第一句就把我迷住了!开宗明义啊!

十二 23, 2008
2:04 下午
#4 古道 :

To 童年柯睿Tina.Kerui:
活动是指在Outlook联系人里面有一个“活动”的按键

To BerylXu:
可以肯定的说,我的方法绝对不是最优的!还需要不断研究和深入,其实很多方法都只是为了适应自己的目的而已,希望您能够找到适合您自己的思路,适合您自己的方法,适合您自己的工具和适合您自己的工具使用方式!——这才是最重要的!这也是我不喜欢写教程式文章的重要原因之一……

TO BerylXu:
这本书确实非常不错!不过II写得很烂,甚至有人说是伪书。呵呵

十二 25, 2008
2:02 上午

对,我也是一个工具狂人,所以比较喜欢看别人讲工具,但是最重要的是讲出其中的道理。对于比较简单的东西,挖出普遍通用的原理,就按照自己的想法设计了。

所以,我也在想,如果我介绍一个东西,是介绍原理呢,还是操作方法。

太原理了,菜鸟根本看不懂,或者自负一点说,别人不一定有我这样的研究天赋啊!(其实,我看完全不懂的东西,只希望找到Step by Step的教程,跟着做)

但是,操作性太强,就会局限于此一种方法。对于应用GTD这样个性化极强的事,看来是不适合的。如果,我留下诸多接口,做一个总括的介绍呢,又怕对看的人要求太多,不会选择。

难啊!

Trackbacks to this post.

Sorry, comments are closed.

Previous Post
«
Next Post
»
Delighted Black designed by Christian Myspace In conjunction with Ping Services   |   French Teacher Jobs   |   Maths Teacher Jobs