古道视野之Outlook GTD应用教程 第三课 Outlook日程表设置

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在Outlook 2007中,虽然对日程表有了一定的功能加强,但是按照GTD的思路,用地点划分,依旧存在一定的困难,查看起来很是麻烦,尤其是当日程很多时,同时,日程表中内容无法标注“已完成”,也给使用带来一些麻烦,具体如何操作,本讲将会详细论述!

1、添加日程

依旧使用上一讲的例子,这次将“查看古道视野网站地图寻找感兴趣的文章”添加进日程表。设置时不要忘记设置联系人。

之后,设置“地点”为@Online

image

注意:上面步骤中,一定要标注“全天事件”!

2、日程较少时的使用方式:

具体使用时,针对日程,主要查看两个位置:(1)Outlook首页:

这里,我就不抓图了,里面的东西太多,不太方便,在这里查看有一个很大的好处:

所有“全天事件”都会在最上面显示,有时间设置的“事件”在下面,已经过了时间的“日程”会显示为灰色(如现在12点,那么8点到9点的日程为灰色),借用这样的特性,我们将所有日程均设置为“全天事件”即可显示在最上面,方便查看,一旦该日程完成,取消“全天事件”,即可在该页面中移动到下面灰色部分中!因此,个人习惯,所有日程均设置为“全天事件”,对于必须在某个时刻去做的事情,做好提醒,这种就不在这里查看了!

(2)日程表:

在首页查看虽然可以标注出地点,但是毕竟排序是混乱的,有点麻烦,如果您的日程不多,在这里查看也是一个较好的方式,不过最好做一些颜色的设置,以求更加方便,同时可以做一些筛选,减少Actions的数量。具体内容大家参考这篇文章:[Outlook技巧]巧设底色,都是自己的文章,我就不重复写了。

使用方法与上述相同。

3、日程较多的设置方式:

如果您的日程内容较多,依旧按照上述方式查看就很麻烦了,比如我的日程表同一天的“事件”经常会突破50件(当然还有一些“任务”需要查看……这就是最近不更新古道视野的原因,555)。我们需要做一些变通才好,最好日程表也可以像任务一样做成列表的形式,按照地点分类,同时最好可以标记已完成,就可以不显示了。

打开日历,选择视图-当前视图-当前约会,这时系统会有一些默认的筛选,但是这种筛选并不能够满足我们的要求,因为所有重复任务会在其中出现,如“生日”等,这时我们需要做进一步的设置:

在日历列表空白处右键,筛选,选择SQL,将下面内容粘贴进去:(删除括号内内容)

“urn:schemas:calendar:dtstart” = ‘今天’ AND(开始时间等于“今天”且)
(“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%Home%’ OR (地点包含Home,我的地点设置为@Home)

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%#2%’ OR (地点包含#2-我将少于两分钟可以完成的工作地点设置为#2min)

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%Office%’ OR (地点包含Office,对应地点为@Office)

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%Online%’ OR (地点包含Online,对应地点@Online)

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%Call%’ OR(地点包含Call,对应地点@Calls)

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%外出%’ OR(地点包含外出,对应地点@外出)

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%北京%’ OR(地点包含北京)

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%项目%’ OR(地点包含项目,大家可以删除这两个)

“urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords” LIKE ‘%生日%’) (地点包含生日,可删除)

AND “urn:schemas:calendar:alldayevent” = 1 (且,全天事件=是,即该事件为全天事件显示,非全天事件不显示)

这个系列的代码是与个人设置有关的,括号内内容为详细的解释,大家根据自己的情况做适当更改,另外,需要注意的是一旦您直接编辑了SQL,那么筛选中其他页面就无法打开,如果您不嫌麻烦,可以在前面一个一个进行设置。

这时,您会发现,“当前事件”的列表缩短了很多,这时,设置分组依据为“地点”。

但是应该注意:

此时,重复性事件是不会出现的,如生日!因为事件开始日期不在今天!

永远不要设置多天事件,即开始日期是1月1日,结束日期是1月3日,这样可能出现第一天显示,以后不显示的情况!

所以,在使用中:

首先查看该日历,优先完成#2min地点的Actions,之后查看一下Outlook首页,关注有没有重复的如提醒需要完成,这类事件一般挨着灰色事件的上面,这种任务一般不多,所以还算可以接受。同时在使用过程中,随时切换默认视图和“当前任务视图”也非常方便。

image最后,在“当前事件”视图空白处右击,选择“字段选择器”,将“全天事件”添加在前面。

完成一项“事件”后,即可取消掉“全天”对号,即可隐藏。

这时,我们回来查看一下Project List中该Project的“活动”,即可出现下图,注意该视图同样增加“全天事件”字段:

image

对于任务来说,已完成的会很容易看清楚,而对于日程来说,需要注意“全天事件”是否勾选,如果未勾选,则为已经完成,勾选,则为“未完成”。

OK,最为复杂的日程表设置已经讲完了,不知道是否讲得清楚,有什么问题,大家尽管到古道视野(http://www.GudaoVision.com/)给我留言,我会尽力解答!

下一讲,将会说一下日常操作方面的东西,会从GTD的角度来说,涉及计划、回顾等等方面,欢迎大家多多提出意见!



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Posted by 古道   @   19 十二月 2008 9 comments
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9 Comments

Comments
十二 19, 2008
4:34 下午
#1 StarSqualll :

比较佩服你用outlook能达到这样的使用,但是对于个人来说总怀疑这样做是否有必要。呵呵,如果是多层任务我一般使用MS project,或者思维导图来做。完成一些任务的时候会回顾一下,而且人也不是死的,做完一件事自然会想到下面的事情,如果做为机器一样的,看到一个任务做一个任务往往我心里还是悬着的,担心任务分解没做好反而做好了细节丢了大局,呵呵。所以觉得做大project时还是思维导图好用,工作分派还是MS project好用,outlook task只是用来提醒自己近期的一些事项的。appointment用来记录确切时间要进行的事情。(曾经想要用appointment记录每天的时间花费情况,再导出excel做分析,可惜同步到我手机上使用的SPB Diary时显示实在不符合习惯,只好作罢……如果各位谁有能和ppc与电脑同步的时间记录软件,请与我分享)

个人的一点看法而已

十二 19, 2008
10:02 下午
#2 古道 :

我原来使用的方式是用思维导图做project分解,然后导入到Outlook中,但是在实际操作中发现这样做会带来一些麻烦,就是操作步骤太多,很难在实际中做到,所以,我现在在缩减工具的使用数量,争取用一个Outlook完成,所以才导致了这么多复杂的步骤。
另外一方面,虽然这个设置是相对复杂的,但是在日常使用时并不是很复杂,很多的时候只不过是切换几个界面查看就OK了。
您说的很多,很多事情,我是不做太多计划的,因为我觉得一件事情,做目前可以做的三、四步骤已经大体上足够了,做多了,反倒没有太大意义,因为等做完三四步骤后情况会变化,计划也会调整,这样反倒在浪费时间。所以,对于简单的project,我更多的只是列出目前可做的Actions,然后做好了,完成时自然会制作下一步的actions,而之所以在project里面列清楚步骤,不过是为了提醒一下自己都有哪些重要的部分,或者是想到的东西记录下来以免忘记而已。同时,记录下来的一个好处是,对于同种类型的projects可以形成一个流程化,不断优化后,不用每次都想。对于复杂的任务一般会用思维导图做计划, 当然不是绝对的,会根据实际情况调整。
用MS Project,我尝试过一下,做起来复杂了一些,而且没有太好用的与Outlook同步的功能,实在是有点麻烦。不知道您有没有更好的建议?可以使用更加方便的?
其实,我的所有日程表设置方式,目的只有一个:就是可以在一张表上很清楚的将日程表按照“情景”排序,完成的任务可以隐藏,其实目的就这一个,而Outlook本身在日程表中并不提供这个功能,结果导致了这么多的麻烦!
希望得到您的留言,我们共同探讨更好的方法,我其实也觉得这个方式有点费劲,呵呵。而且,Outlook做Project分解也实在是界面不友好,麻烦……
之前我考虑过用思维导图软件做,这样可以直接做计划,然后做筛选后直接显示To Do List,但是没有找到合适的软件提供合适的功能,尤其是没有太多项目干扰的方式,我可不想满屏幕的Actions,但是很多都不能立刻去做,查看的时候太不友好了,大家有没有好的意见?

一 14, 2009
8:28 下午
#3 shtone :

我习惯于每天回顾一下“OUTLOOK今日”,盘点一天的工作
请教一下有没有一种方式可以回顾一周或者一个月的工作~!~

一 15, 2009
6:19 下午
#4 古道 :

[Comment ID #276791 Will Be Quoted Here]

暂时还没有找到,主要也是我个人不做每周回顾,汗……

一 19, 2009
10:49 下午
#5 shtone :

呵,费心,多谢~!~

二 4, 2009
7:33 下午
#6 知秋一叶 :

又是outlook,又是mindmanager,又是project,用这么多软件,我觉得这种做法本身就违反了GTD的建议原则。所以我现在打算专门研究一下Pocketr PC上的Pocket Informant,这个软件本身支持fanklin Covey的系统,再设置一下,也能很好的应用GTD方法。也不用再费心思的搞几套系统之间同步来同不去了,还没做事先把自己搞晕了,呵呵
哦,还有,Pocket Informant官方版本已经支持GTD了,可惜只有Iphone版才有这个功能,郁闷啊。。。。

二 4, 2009
7:43 下午
#7 知秋一叶 :

咦,我提交了评论怎么没有呢?

二 5, 2009
8:00 上午
#8 古道 :

To 知秋一叶:
评论不会立刻出现,需要一定的时间才能显示出来。我也不知道具体的原因是什么……

古道视野上的GTD与其说是GTD,不如说是“古道的GTD”,我并不完全按照GTD的原则与方法来做,很多地方从基本思想上就有所不同,不过是在表象上相似而已,或者说在框架上类似。因为个人强调适合自己,选择适合自己的思路,选择适合自己的工具,一切以适合自己为第一原则,这也是我一直建议大家尝试的!

三 10, 2011
9:57 上午
#9 纳木不错 :

学习了,非常受用,尤其是用联系人的方式进行PROJECT管理~~之前我的方式是把project列为任务,然后下面自由文本部分写思路~~现在可以试试把project列为联系人,思路中的具体步骤列为任务~~古道的意思应该是这样吧?呵呵

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