古道视野之Outlook GTD应用教程 第二课 Project及Actions设置

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现在开始第二讲,我将这次的Outlook成为古道的GTD 3.0版,虽然思想上没有太大的进步,但是使用工具和操作方法方面还是有很多改变的,当然,目前的方法依旧不是非常完善,或者说对我个人来说操作起来还是有点麻烦,欢迎大家多多提出您的意见和建议!

第二课主要讲Project和Actions的设置,前面的工作做好了,这一讲中的东西相对来说就简单很多,OK,不废话了,进入正题:

1、添加Project:

在Project联系人目录中(后称Project List)中添加联系人,如“与古道一起探讨GTD内容”,在联系人的姓或者名中添加都无所谓,把上面这个Copy进去即可,设置类别为“Project-休闲娱乐”。

2、Project分解

从个人思维习惯角度来说,我一般喜欢拿过来一个Project先做一下任务分解,之后再开始做事,当然很多朋友喜欢先做,然后再逐步展开思考,这个看您个人习惯,千万记得:GTD只是时间管理工具而已,要符合您的习惯,绝非改变您的习惯!尤其是那些并没有绝对对错之分的习惯!

所以,我一般会在“与古道一起探讨GTD内容”页面的“便签”中写一下大概的想法,如“Google找到古道视野;查看古道视野网站地图寻找感兴趣的文章;阅读文章;查找古道的email;给古道发mail”等等。

image

当然,如果是较为复杂的Project,我还是比较喜欢使用思维导图做分解,毕竟文字显示看起来总不是非常方便,不过这个讲座不做思维导图方面的东西,以后再聊吧。

3、设置Actions

做好项目分解后,您会发现其中大部分Actions都不能够立刻实施,因为很多Actions必须在前一个或前几个Actions之后才可以做,强烈建议,只将可以立刻实施的Actions放入任务或日程表,否则会带来很多麻烦!

现在这个Project比较简单,第一步可以实施的是,“Google找到古道视野”。

对于Actions,有朋友问我何时选择日程表,何时使用任务,理论上来说,必须当日完成的使用日程表,否则选择任务,但是在具体操作方面,个人感觉,您会经过一定时间以后才会将两者划分开来,一般来说,刚开始时会大规模的使用任务,日程几乎不用;之后会转向另一个极端,几乎不用任务;最后,您才可以很好的把握这个度,所以,说实话这个是无所谓的。

任务设置较为简单,本讲先说这个,下一讲将会详细论述如何设置“日程”!

添加任务:“Google找到古道视野”,类别设置为“@Online”,注意,下面的联系人对话框中的设置。点选联系人,弹出窗口中,展开联系人目录,选择Projects,下面会显示所有该目录下的联系人,记不记得前一课我在这个“联系人模板”的图片中勾画了“职务”和“单位”,说这两个有必要添加上去,主要目的是为了索引?就是在这里用的!

image

在Outlook的联系人选择中,没有提供快捷选择的方式,如首字母拼音等,因此当Projects很多时,一个一个查找非常麻烦,只有“表示为”排序会带来很多困难,这时我一般会将“职务”设置成与Project的“类别”相同,对于本例来说,就是休闲娱乐,将单位设置成进一步缩小范围的内容,如“交友”等,这样查找起来会方便一些!

最终,选择“确定”,此时回到Project List文件夹,打开“与古道一起探讨GTD内容”,点击“活动”,即可得到下图:

image

在这里,所有与该Project有关的活动均会有所体现!如果该任务已完成,会有对应的表示方式,非常方便您的回顾!

OK,本讲先说到这,下一讲将会详细论述“日程表”的设置方式,要想使用方便,又与上述内容相结合,还是有点复杂的,独立一讲吧!不过一次设置以后,使用起来就好多了……



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Posted by 古道   @   17 十二月 2008 10 comments
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10 Comments

Comments
十二 17, 2008
1:19 下午
#1 fiestay :

非常感谢您在工作之余抽时间与大家分享!

十二 17, 2008
1:26 下午
#2 Beryl.Xu :

看了,来了,留个言。

你是用Outlook从头到尾GTD,我觉得这样并不算好,当然也不坏。一个数据文件就可以了。

我是用RemembertheMilk做任务,用Gcal做日程,当天的一些提醒写在Outlook里,最后通过加入Internet日历的方式来个集成。

Gcal可以手机提醒,RTM可以收集登陆,解决了同步和移动性的问题。我觉得还不错!O(∩_∩)O哈哈~

十二 17, 2008
7:58 下午
#3 fiestay :

[Comment ID #276174 Will Be Quoted Here]

古道之前说过目前上网不是很方便,因此RTM和Gcal就不适合他。
我也试用过RTM,还真不太习惯:)

GTD的方法因人而异,适合自己就好。

十二 18, 2008
8:48 上午
#4 Beryl.Xu :

嗯,可能我目前需要用的还都是些私人事务,或者和别人联系得比较少。昨天,我用Outlook输入一个客户的资料和提醒,发现就非常方便,能输入很多信息。在用的时候就好找了。而且联系人是可以全局出现的!

十二 18, 2008
1:32 下午
#5 nisky :

这里是我的一些感受,和以前写的关于Outlook的一些链接

十二 18, 2008
1:34 下午
#6 nisky :

这里是我的一些感受,和以前写的关于Outlook的一些链接。http://smilebox.yo2.cn/articles/gtd%E5%92%8Coutlook-2.html

十二 18, 2008
2:57 下午
#7 古道 :

To nisky:
我不介意大家做一些有价值文章的广告,自己的博客也是从这个阶段过来的,但是麻烦您,以后类似方式的留言,写上一些有意义的回复,之后再给出链接,这样会好一些。
这次的就不删除了,谢谢!也感谢您对古道视野的支持!

二 5, 2009
12:25 下午
#8 ynkmhd :

请教,用这个方法来管理项目,实在是太好了,outlook就是没有项目管理这一内容。但是有各问题,就是设置好Projects后,点击“活动”时,有时候能显示相关联的列表,有时候又不行。不知道是什么原因?

二 27, 2009
10:43 下午
#9 jackeer :

请教:我是OUTLOOK用户,最近遇到了一个问题;MAIL收件夹里的邮件全部不显示主旨,但把邮件COPY到其他的文件夹就OK了.我想应该是文件夹设置的问题,但就是找不到问题点,可否请各位大侠告知怎么能解,谢谢!!如有指教还望能帮忙发到以上163邮箱中,谢谢!!

十 18, 2009
4:51 下午
#10 adu :

我每次想点击活动,看我们的任务列表时,都没有出现,不知道什么原因?
\n
\noutlook会弹出对话框,“未在该联系人文件夹中“联系人活动”中定义文件夹。请右键单击该联系人文件夹,然后单击“属性”。在“活动”选项卡上,设置在其中搜索与该联系人相关联的项目文件夹”
\n

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