古道视野之Outlook GTD应用教程 第一课 开篇介绍及Outlook设置

Filed in 时间管理 , 软件推荐 14 comments

我曾经在古道视野上更新了一系列GTD的相关文章,其中最为推荐的工具是Outlook,因为这个软件是最方便获得的,同时Outlook与手机,不论是诺基亚,还是微软操作系统的手机在同步上均属于最便利的,在更换平台时也可以方便导入,因此强烈建议GTD初学者使用!

同时,之所以这样推荐,也是因为个人并不认为GTD原著或者任何一个思想就是真理,就应该是每个人严格遵守的东西,每个人都应该发展出适合自己的GTD系统,Outlook并不完全符合GTD思想,但强大的功能给我们带来了很大的空间。

本来我已经觉得不再更新教程式的文章,具体原因前面已经提过很多次,但是这次应GTDLife的邀请,实在有些却之不恭,加上近期很多朋友发来mail,希望有一个这方面的教程,而至少我目前并没有发现中文这方面详细的介绍,所以,还是写几篇吧。大概会有几篇,不会很长,把基本的内容完成,争取用更多的图片予以描述,做到简单易懂。

OK,进入正题!第一课是软件设置:

选择工具:Outlook 2007

1、Outlook数据文件设置:
由于Outlook数据文件的默认位置是C盘,一方面可能由于系统问题而导致数据丢失,建议更换保存位置;另一方面,据说Outlook的数据文件大于5G时可能出现文件无法打开的情况,还是做好保存较好。
设置方法:
文件-数据文件管理 在打开页面中选择添加,保存至非C盘符下。之后将默认的数据文件删除,将后添加文件设置为默认。

image

之后是做好备份工作,从微软主页上下载“Outlook备份工具”这时会在“文件”下出现“备份“:

image

其中可以通过选项来设置备份间隔等。

特殊说明:针对习惯使用多台电脑做GTD的朋友,比如我,两台电脑的数据为了保持一致,我会选择直接copy数据文件的方式,将Outlook关闭,在D盘下设置文件夹Outlook Data,将第一个数据文件放进去,然后再其中设置一个文件夹Backup,将第二个备份文件制定到该位置,以后用U盘copy这个文件夹回家即可,当然copy之前要确保Outlook关闭,另外注意,不要在没有覆盖新版本前做任何修改,因为一旦修改就会出现数据丢失的情况……

2、设置“联系人”:

在Outlook中有一个很大的劣势,就是无法做“分级任务”,比如说我现在在写GTD Outlook教程,这个Project可以做进一步的分解:

第一步:使用思维导图列清都需要写哪几个方面的内容。

第二步:注明那些内容需要重点来写,大概要完成多少篇文章,使用哪种方式来写。

第三步:Outlook中建立一个新的数据文件,作为写东西的抓图内容。

……

当我在Outlook中做这个Project时,我发现,我发将这些任务或者日程联系到一起,回顾时无法将这几个独立的任务归类到某一个Project下。曾经我尝试过“类别”功能,但是“类别”更多的应该作为“情景或地点”出现,若作为Project,可能带来很多混乱,那么如何处理?我们使用“联系人”!因为“联系人”是唯一一个在Outlook中可以和所有“任务”、“日程”联系在一起的东西!

首先,我个人习惯将左侧的邮件、任务等标签下移并变小,只留下一个“文件夹列表”(下图下面的红框),以后操作只看这一个。

然后,在联系人下新建一个文件夹-Projects

image

再次,在文件夹“Projects”点击右键-属性,选择“Outlook通讯簿”页面,将“将此文件夹显示为电子邮件通讯薄”勾选。至于为何,我会在最后一篇文章的“常见问题FAQ中说明”。

image

最后一步,工具-选项,点击“联系人选项”,将“在所有窗体上显示联系人链接”勾选!

image

3、Projects联系人内部设置:

选择Projects文件夹,如下图,选择视图-当前视图-按类别。

image

这时,可以看您方便,是否选择下一步骤,我个人因为不太喜欢联系人的默认页面做Project,很多内容是不必要的,因此创建了一个针对Projects文件夹的模板(下载地址),如何导入,由于我的电脑已经存在,无法试用,麻烦哪位朋友实验成功告诉我一下,我再更改!下面是我自己设计的窗体,很多地方完全不知道如何做,所以,很丑,功能也不怎么样,哪位高手帮忙重新调整一下!万分感谢,大家可以做一个参考:

image

在这个联系人,后面成为Project List中,我一般使用“类别”划分成“事业”、“健康”、“生活”、“思想和修身”、“社会责任”等几大类,这个大家参考我之前写过的“[GTD][实施]如何进行人生规划(含MindManager模板)”文章,就是其中的几个大类,当然为了方便查找,您也可以进一步细分一下类别,一切看您方便!总的来说,这个List就是您回顾时使用的Project List,所以怎么习惯怎么用好了!

参考文章:[Outlook技巧]巧用联系人索引同一Project的所有Acitons 

好的,第一课Outlook设置就讲到这,第二讲,我们将真正开始Outlook GTD之旅!!

—————分割线—————

这篇文章,还有剩下的几篇,说实话我只是一次写成,没有做任何重读和修改,再次非常非常抱歉!主要是我最近工作实在太忙了!工作时间的八小时完全做不完,加班加点,回家了还要写总结、写规章制度等等,今天没有回项目,那需要远程遥控做很多事情,所以大家原谅吧!



无觅相关文章插件,快速提升流量

Posted by 古道   @   15 十二月 2008 14 comments
Tags : , , , ,

Share This Post

RSS Digg Twitter StumbleUpon Delicious Technorati

14 Comments

Comments
十二 15, 2008
5:08 下午
#1 Beryl.Xu :

我觉得数据文件备份是很必要的,比较使用时间久了,这些数据是非常珍贵的。
反正对我来说,决不能把他们放在C盘,我老是爱折腾我的电脑。

关于联系人,主要是解决Project的问题。Outlook对Project的支持真的非常不好。

不过,我在考虑,用Outlook做为本地客户端,主要是记录。我想用Remember the Milk+Gcal来试试。这样,就解决同步的问题了。

我想本地用Outlook,主要是方便。而且,几项工具加起来用,也方便分类。呵呵!

不知道,古道在实际中是怎么应用这些工具的。
说到头,工具还是工具,我现在开始拿起笔在本子上乱画了,即使在电脑前也是。因为在整理电脑,还要协调两台电脑。写在本子上感觉比较实在。

对了,还买了09效率手册,很可爱的本子,爱死了。

期待这这些天可以把所有这些理出个头绪,开始新年新生活!

十二 15, 2008
6:19 下午
#2 古道 :

说实话,您说的工具大多我只是试用过,但是由于和我习惯的风格不太相符,加上项目那边网络比较慢,不是非常适用,也就算了,我更多的只是在Outlook中研究,如果用起来更方便,一般来说,我个人不太喜欢试用太多的工具,因为GTD本身做起来就已经有点难度了,要是在工具方面还要投入太多时间,这个时间管理做起来意义就不是非常大了,呵呵。个人感觉。
一般来说,我只是用个同步软件,copy文件夹到U盘,带回家,Copy过去,之后再打开Outlook用而已。
至于手写的,个人非常推荐,但是我从来不这么干,自己的字太丑,看着都觉得对不起自己……汗……
呵呵

十二 15, 2008
7:26 下午

嘿嘿,谢了

十二 16, 2008
1:11 下午
#4 fiestay :

Outlook的模板下载链接未提供。

我通常也使用Outlook(以前用680+Bonsai,但工作中很多事情都要通过Outlook处理,后来更多的是使用Outlook,680只用作同步)。
但没有尝试过通过联系人的方式来对项目进行关联,期待后续文章的发布,想试试您的这种方式。

十二 16, 2008
4:00 下午
#5 fiestay :

古道好,我今天试用了一下以联系人为关联的方式,有些不便之处还请指点:
1.在联系人视图查看project时,默认没有选中“活动”,需要手工点击“活动”按钮,才能查看某联系人下的活动项
2.联系人默认视图问题,默认视图确实不适合(本来就是为联系人定制的,不是为了我们用GTD)。

我还有一个疑问,我一直使用“分类”来对任务、日程、邮件进行标示。发现你的方法和我在任务视图中的以“分类视图”查看时差不多。差别在于任务视图只能看到任务,日程、邮件则不行。两种方式的差别是否在于此?
谢谢!

十二 16, 2008
5:55 下午
#6 纵酒狂歌 :

我试着备份了outlook数据文件,可是重起之后,就提示我输入个人文件夹密码,而我从来都没设过密码,输什么都是错误,关也关不掉。我试着卸载outlook仍然不能解决问题,请问有何解决办法?

十二 17, 2008
10:12 上午
#7 古道 :

To fiestay:
1、确实是只能手动点击“活动”才可以看到,我在编程方面太烂,所以您也看到了,我的自己设计的模板丑得很……很多功能也不对劲。比如说,日期,这个应该是点选之后下拉菜单中选择的,但是不论如何我弄不出来这个东西……所以,理论上来说,可以自行设计“Projects联系人界面”,将对于我们有用的东西放到一起,尤其包括了“活动”在默认界面上,如果这样会方便了很多,但是至少以我现在的水平,还真是难以实现……如果您搞懂是怎么回事,务必告诉我一声!!!
2、同上
最后一个问题,这之间有很大的差别,对于“任务”我依旧是按照类别来排列,这个很简单,但是问题是日历无法用同种方式,我们如何处理?(第三课中会讲)还有一个问题就是,按照类别划分,对于类别的设置是“情景或地点”,而非Project,那么,也就是说同一个Project下属的Actions会归属于各种类别,这样回顾时我们如何能够将所有的Actions联系到一起?如何监控他们进展的怎样的程度?这就成为一个很重要的问题!所以才使用了该种方法,后面会逐步展开,逐步都会有相应答案。
至于说,为何不用“类别”来做Project项目分解,这个我会在FAQ中回答。

十二 17, 2008
10:14 上午
#8 古道 :

To 纵酒狂歌:
很抱歉,我没有遇到过这种情况……如果哪位朋友知道,麻烦务必留言!

十二 19, 2008
11:57 上午
#9 zjg :

解决了一起略有困惑的问题,
用联系人来另类处理Project真的很精采

十二 23, 2008
11:01 下午
#10 非鱼 :

按照古道的做法试了试,还真的不错,感谢古道!
另外,下拉选择日期的问题,我上百度知道问了一下,还真找到答案了,(问题的原文链接:http://zhidao.baidu.com/question/79972948.html)就是在设计窗体的界面上,点出控件工具箱,然后在工具箱页面的空白处点右键,选“自定义控件”,然后在里面找“Microsoft Date and Time Picker Control 6.0”或者“Mircosoft Office Outlook Date Control”勾选即可在工具箱中出现对应的控件(我自己用的是后者,跟Outlook2007自带的任务窗体上的控件完全一样),然后使用该控件即可实现下拉选择日期,通过设置数据格式还可以实现下拉选择时间,实现跟Outlook本身的任务窗体上相关控件完全一样的功能。
此外,如果有哪位高人搞定了将“活动”定制到自定义窗体上的话,一定要通知一声……

十二 25, 2008
10:24 上午
#11 Kr :

哪里可以下载你的模板?

十二 26, 2008
9:35 下午
#12 古道 :

模板方面,有人给了我更好的建议,我会进一步做一些调整,希望能够更好的满足各种要求。
回头会在FAQ中发出来。

二 22, 2009
10:32 下午
#13 TS :

我试了好久,发现自定义控件里有个“Mircosoft Office Outlook View Control”可以用来显示“任务”和“日程”,可是我不知道要如何设置“筛选”,才能像默认的“活动”那样只显示跟该联系人(project)有关的任务,大家可以试试

八 10, 2010
7:40 下午
#14 HewittFanny :

Houses and cars are not cheap and not everybody can buy it. But, personal loans are invented to aid different people in such situations.

Sorry, comments are closed.

Previous Post
«
Next Post
»
Delighted Black designed by Christian Myspace In conjunction with Ping Services   |   French Teacher Jobs   |   Maths Teacher Jobs