[解决GTD难题]日事日清

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Inbox 我们已经了解“古道的GTD1.0版存在问题”,并且,初步记录了自己的时间消耗情况,找到了自己的“时间消耗钉子户”,对自己的时间管理效果做出了一定程度的分析,今天,让我们正式进入更新系统的部分:解决难题!

日事日清是我想强调的第一个方法。

及时清理Inbox:不论您有多少个Inbox,一定要做到每天清理!否则,很有可能出现,别人需要您帮忙做些事情,结果随手记录到便签中,一个星期后才发现自己根本没有开始去做!这可能导致您对GTD系统的信任危机!万万不可!

小技巧:在建立Inbox时,可以直接建立“周Inbox”、“日Inbox”,比如有些可能引起您思考,但是并不是很急的文章,完全可以暂且保存,一周整理一次,而很多事情,则务必当天清理!

另外,在浏览器的收藏夹中建立一个文件夹“Inbox”,并在Inbox中建立子文件夹,比如Soft相关,学习相关,书籍推荐等等,这样在收藏网页时可以直接放入对应位置,节省整理的时间。

操作建议:在日历上做好提醒的约会,我放在下午5点,这样基本可以在晚饭前搞定大部分工作。其他的一些事情可以放在日Review中去做。

针对问题:日Review,Inbox

相关技巧:如何在桌面建立Outlook的“便签”快捷方式?

每天做好Stuff转化、分解:Stuff只有转化为Project,并分解成Actions,才是可执行的,否则它什么都不是!那么,当您清理Inbox时,务必将Stuff转化为Project,并做好分解。

小技巧:如果某个Project的分解工作非常复杂,您可以建立一个新的Action:“分解Project A”,个人会在Outlook中建立一个约会,这个就没有必要从MindManager中导入了,然后将“与Project A相关的信息”放入约会的正文中,设置好执行时间。

操作建议:如果不复杂的Stuff,建议日Review时去做。另外,建议整理时,把全部Stuff均转化为Project并首先放入MindManager中,这样做最大的好处是,可以极大的限制增加的Projects数量!很多Projects只不过是一时兴起想去做而已,放入MindManager,然后分解,然后导入到Outlook中,这样麻烦的步骤,足以让您对某些不那么重要的Projects产生“厌恶”!记住,有舍才有得,不要去做所有您想到的Stuff!

针对问题:缩减Project清单改变习惯,Inbox

可以说,这是“收集”步骤中最关键的部分,其实书中都有强调,但是在我们没有实践之前,感觉并不那样深刻,所以,建议大家,开始实践!

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本来我想把这些解决问题的建议,打包放到一篇文章中更新,也可以节省自己和大家的时间,因为毕竟都是比较浅显的东西,思考空间不是非常大,不过后来想起我在这个系列的文章中要尝试,被我称为“链接2.0”的方法(具体说明见文章:古道的GTD1.0版存在问题最后面的部分)。所以,为了便于成为整体,不得不针对每个部分的解答,写出独立的文章。当然,这可能后续某些文章内容很少,请大家谅解。

另外,非常感谢大家对我的支持与理解,尤其是在“关于博客更新的思考”更新以后,收到好多朋友鼓励的mail和留言!真的非常感谢大家!可惜的是,暂时还不能一下子更新太多思考性较重的文章,毕竟GTD2.0系列还有一些需要继续写下去。如果大家有兴趣,建议去“随风而逝”转转,最近更新的几篇文章都是我近来思考的精华!欢迎大家多多讨论!另外,那里是水木清华的博客站,可能不能匿名留言,如果有兴趣,给我mail,大家一起讨论吧!



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Posted by 古道   @   3 七月 2008 0 comments
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