如何处理To Do List以外的Actions?

Filed in 时间管理 4 comments

GTD是一项非常优秀的管理工具,它追求的是“心如止水”的境界,这也提出了非凡的要求——所有事项均列入GTD系统,这给使用者带来巨大的困扰。针对这一GTD使用者最常见的疑问,本文提出古道个人的思路。

当我们开始使用GTD,每天做事面对着To Do List时,出现了一个很重要的问题:如何面对和处理List外的Actions/Projects?

这些Actions/Projects通常包括以下几种:

1、外来的突发事件

这种情况是最常见的情形,但是相对来说也是较易处理的内容,因为GTD的创立者已经考虑到这个问题,所以他并不建议形成按小时规划的日程表,而是一个To Do List,以便确保计划性和灵活性的统一。个人针对这种情况一般的处理方式是,首先做“重要和紧急程度分析”,这个当养成习惯以后,几乎是一闪念间就可以有粗略判断的事情;然后是关注由自己完成还是委托他人,这个基本上也是瞬间即可得到答案的。如果真的重要并且紧急,那么,立刻去做,不论是委托他人还是自己操作!然后,在GTD系统中补充该项内容。

2、自己想起的新增Project

针对这种情况,个人的意见是,首先确定它真的那样紧急和重要吗?如果这一点让您有一丝犹豫,就不要把自己想起的“Project”当作Project来做,它只是一个Stuff而已!把它丢入Inbox,等到清理Inbox时,经过认真思考以后再处理吧!(注意!一定要每天清理Inbox!)至少我个人经常会冒出上网搜索某个手机或者电子产品信息的念头,可惜,实践证明,大多数情况下都是我消耗了2、3个小时收集了一堆资料,却不会立刻购买,等到真正想要买时,这些资料已经过时了……

3、面对“时间消耗钉子户”

在“”中我提到了“时间消耗钉子户”的概念,以个人认为最大的“钉子户”——上网闲逛——为例,很多时候,这是List外的Project,虽然可能它的起由在系统之内。大多数情况下,这种闲逛都是由GTD系统内的Action为起点,在消耗1、2个小时以后,是否还能以该Action为结束就要看运气了。回想起来,在不断的搜索和链接过程中,时间是被无情浪费的,我们自然或不自然的开始了List以外的Project/Actions!

个人认为,这种时间消耗是完全没有必要的,至于如何解决,我会专门针对“时间管理钉子户”写文章讨论,本篇更多的只是涉及思想和态度:严格限制这种时间消耗,重点避免此种List外Projects!

4、有了时间空闲怎么办?

我的答案是,不会的!在To Do List中,我个人增加了一种情景:@Free!在List列表中,永远都有没能完成Actions!当我们真的有空闲时间时,拿出To Do List,相信我,您一定能够找到现在可以立刻去做的事情!如果没有,那么我建议,立刻在Inbox中建立这样一个Stuff,告诉自己找一些资料放进手机里以便随时阅读,分解一些Project需要上网搜索,找一些可以随时翻阅随时停顿的书籍放到办公室或者家里!个人认为,一个没有这些内容的GTD系统是非常不完整的,我甚至认为这些内容是GTD系统行之有效的关键之一!

当解决了以上难题之后,我们内心之中会有这样一个疑问:难道所有的Projects都要列入GTD中吗?难道我们的生活应该被GTD所控制吗?难道吃饭、刷牙都要去GTD里面查看吗?

我们每个人都不希望自己的生活是机械式的,所有的事情都被任何一个系统所规定好的——不论这个系统是别人规定的,还是自己规定的!但是,GTD是在控制我们吗?它带给我们的是机械式的生活吗?至少我认为不是!理由,我不想多说,在《Get Things Done》和网上已经存在了太多的讨论。我想说的是,每个人有属于自己的习惯和风格,不要被GTD所困!GTD是一种优秀的时间管理方式,但是如果您不喜欢或者不能接受,为什么不取其精华,根据自己的风格和习惯适当接受其中的思想呢?为什么不建立起一个真正适合您自己的GTD系统呢?

有网友给我来信时谈到,他个人认为生活中使用GTD是较难让他接受的,但是在工作中,这是一种可行的方式,问我如果这样做是否可行,是否符合GTD的思路。我个人认为这是可行的,虽然它可能不完全符合GTD的思路,但是,那又如何?您不是GTD从业人员,不过只是想要寻找一个合适的时间管理工具而已,按照自己的风格和习惯尝试好了!

至于洗脸、刷牙,当然不需要进入GTD系统,我个人的一个约束条件是,已经形成习惯的事情是不列入GTD的,如果还没有形成习惯,需要在GTD中做一个提醒。

说了这么多,我个人对于完成List外的Project,基本上是持反对态度,除了GTD系统已经考虑到的外来突发事件以外。您的习惯和风格又是怎样呢?您能够接受的标准又是如何呢?您认为除了这些情况外,还有哪些“List外Actions”呢?欢迎您的留言和讨论,或许能够给更多的朋友带来启发!



无觅相关文章插件,快速提升流量

Posted by 古道   @   23 五月 2008 4 comments
Tags : , , ,

Share This Post

RSS Digg Twitter StumbleUpon Delicious Technorati

4 Comments

Comments
五 25, 2008
9:51 下午
#1 john :

“实践证明,大多数情况下都是我消耗了2、3个小时收集了一堆资料,却不会立刻购买,等到真正想要买时,这些资料已经过时了……”

这种事情也经常发生在俺的身上啊。
生活中常常发现这样的事情:比如下午要去超市买家里沙发的凉席,想到的时候知道要量一下尺寸,可是下午去超市的时候还是忘记了量尺寸,只能望洋兴叹了。如果个人生活中经常有这样的事情发生,那么GTD应该可以利用一下了。

五 29, 2008
8:35 上午
#2 Kevin Ren :

恩。最近也是对这个略有心得,还有待整理。

1、尽量避免把生活日程化。毕竟人过日子是需要开心的,而不是束缚和压抑。把自己的工作精确到每个5分钟,然后如同上了发条的时钟一样,那么就忽略了人体的生物节律和状态循环的问题。日程表有几个必须的、无法删除的约会就可以了。

2、把自己想做的事情经过收集、分类最后通过漏斗的筛选体制,在合适的时候找到合适的事情做。不会有闲着的时候。我有一个SomeDay/Maybe的GTD分类。当没事做的时候就审视一下Project和SomeDay的分类。

3、只用两张表。一张inbox,一张detail。顺利实现了上述功能。

至于时间的消耗,人毕竟不是机器,累了或者想放松的时候,就自我放假吧。高效率要比大量时间花费来的好

五 29, 2008
5:09 下午
#3 古道 :

“高效率要比大量时间花费来的好”
——这句我喜欢!!

六 24, 2008
1:49 下午
#4 stranger :

我感觉,一个真正意义上的、游手好闲的、睡觉以外的@free还是需要的。

Sorry, comments are closed.

Previous Post
«
Next Post
»
Delighted Black designed by Christian Myspace In conjunction with Ping Services   |   French Teacher Jobs   |   Maths Teacher Jobs