找出您的“时间消耗钉子户”

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在前两年的时间里,我读完了大概300余本书,每一本都要做读书笔记,可是当时的工作很忙,晚上还要加班,所以我只能依靠减少睡眠时间来增加阅读量。每天计算着不要超过4个半小时的睡眠,含午睡,坚持了很久一段时间,效果还好。后来的一场连续4、5天39度多的感冒,几乎七天时间无法阅读任何一本书,让我认识到,靠熬身体来换取时间是多么不值得的一件事情,于是,我将注意力转移到白天的时间有效利用上!本篇文章介绍的,是我如何利用GTD系统了解自己的时间消耗情况的方法。希望对您能够有所借鉴。

做好时间盘点,是时间管理的重要一步!时间管理的重要目的之一就是有效率利用时间,如果连自身的时间消耗在哪里都不清楚,又如何能够有效利用时间呢?下面,是每日时间利用情况的收集工作,为后续分析提供有效数据!

使用工具:Outlook 2007
Project时长:一周
每日消耗时长:少于30分钟

针对问题:无效时间消耗日Review规划价值观

我使用Outlook作为GTD的To Do List工具,每个Action都会在Outlook中以“任务”或“约会”(即日程表)的形式体现出来。

1、当开始做某个Action时,打开Outlook的“任务”或“约会”,添加一个开始时间,以分为最小单位。在日历中参考下图,在任务中,直接填写到正文部分即可。

Outlook技巧

2、在完成该Action后,日历项目,设置结束时间。对于“任务”,将该任务项拖拽到左侧的“日历”栏中:

02

此时,会自动弹出一个新建“约会项目”,设置开始结束时间即可!

3、在每天的日Review中,我们需要查看的部分就是Outlook的当天“日历”,体察自己到底给各项Action分配了多少时间!同时这可以增强我们对Actions预估时间的能力。03

虽然不是本篇需要讲的东西,但是顺便提一下,以后在“古道的GTD 2.0”中“日Review”工作重点就看上面这个界面,非常清晰的显示出当天完成哪些Actions! (这中间,我使用了不同颜色来体现标签,您使用了那些Outlook技巧?明天,我将更新新的Outlook技巧文章:“善用底色”)

以我个人的总结来看,“网上闲逛”、“无所事事”和“GTD系统外Project”是最大的“时间消耗钉子户”!您的“钉子户”隐藏在哪里呢?

另:这是一种时间统计方式,建议坚持一周,可以用这个数据分析出很多东西,比如您将时间分配给不同重要程度的Project各有多少?分配给家人、事业、生活的时间各有多少?将这些内容与您的价值观相对比,就可以领悟到更多的东西!

关键词链接使用方法:在文章前面有一个“针对问题”项,后面有一些关键词的链接,它们将指向本博客对应的Tag页面,可以直接反映出该文章可以回答哪些其他文章提出的问题,可以系统反映出整个GTD系统的功效,欢迎大家尝试指正!



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Posted by 古道   @   18 五月 2008 5 comments
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5 Comments

Comments
五 18, 2008
9:58 下午
#1 yibie :

在栖息谷里面有一篇有趣的文章估计你有兴趣,话题是有关知识管理,资料管理之类的,链接地址:http://www.21manager.com/dispbbs.asp?n=163,106607,0,0,0,0,0,0

五 18, 2008
11:34 下午
#2 古道 :

谢谢!回头认真阅读,或许又能交到一个好朋友!

五 23, 2008
2:32 下午

我曾经分享过“用outlook做时间日志”http://blog.vsharing.com/journeyman/A632902.html,以及分享过《人生审计》这本书,其中有关于记录时间消耗情况的表格。http://blog.vsharing.com/journeyman/A662598.html

其实我自己是用outlook将数据导出到excel表格后自动生成饼图,很方便也很直观。
有机会交流。

十二 19, 2008
2:45 下午
#4 StarSqualll :

我也曾经打算用outlook 的日程 来记录每天的时间花销,但的确是太麻烦了,每做一件事都需要记录,而且做事的过程中又不免有其他的事情穿插其中!

一直想找一个在ppc手机上,能用手指输入做什么事,然后点开始,就自动记录时间,点暂停就说明中间有阻断,需要新建花费的时间项。点停止,说明已经完成,这一切都在手机上可以直接点击用于记录时间的花费,并且可以生成统计的工具,可惜找不到,由于不会ppc的程序编写,只有等了

outlook日程最大的缺点就是不能够统计

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