GTD等四大系统的融合
GTD/资料管理/知识管理/Project模板系统 04月 10th, 2008
本文可自行转载，但须注明出处，并尽力保持文章原文。如方便，请专贴下述文字：
古道视野(http://www.GudaoVision.com)以专题形式发布文章，关注时间管理、GTD、读书、谈判、职场等任何与个人发展有关内容。全部文章均为原创！
融合的思路上，我认为在日常生活中，不能所有系统均在表面，因为这样将会让我的生活变得异常复杂，大家可以想象一下，一件简单的事情我需要查阅3、4个软件，查找n多个功能才能够开始去做，那么我就不是在管理时间而是浪费了！
所以，GTD系统在日常中，是唯一顶层的工具，也就是说，我每天做的所有事情都直接通过GTD系统查看、记录和总结。
资料管理系统是GTD系统的一个补充，因为在我看来，资料本身是没有任何意义的！就像未经解读的数据是没有任何意义的一样！因此，唯有资料与Actions相联系时才是有意义的，它为行动提供支持，这才是最重要的！
知识管理系统本身需要不断进行完善，但是在日常显现出来同样没有任何意义，除非您打算把这些东西拿出来显摆或者是希望拿出来给别人讲课，否则，只有知识变成行动或者是可行动的方法，才是真正有效的知识，就像我关于读书一直强调的东西：读书是为了改变，不论是行动上的改变还是思维上的改变，如果没有改变，那么读书就没有任何意义。也就是说，知识管理系统其本身需要我们不断进行思考和完善，但是归根结底，我们需要给知识管理系统一个出口，一个可以直接落实到行动上的出口，一个改变自己习惯或者做事方式的出口，然后将这个出口与GTD系统对接，形成GTD中的Projects或Actions，真正应用到实践中来，当然，还有后续的回归到理论中去。
Project分解模板系统更加是一个底层的系统，甚至于您可以把它归入GTD系统之中，其实，我以前就是这样做的，但是在实践中个人感觉归入GTD并不恰当。因为一方面Project模板的总结工作是一项完全独立于GTD的工作，另一方面也是为了避免随着模板数量的增加，模板之间的横纵联系相对混乱后将可能给GTD系统带来麻烦。这套系统的一切工作都在底层完成，日常的体现只有在GTD做Project分解，也就是GTD计划时才有所体现。
不知大家有没有注意到，其实Project模板系统一方面的目的是确保事情不要做错和遗忘，另一方面是为了更好的节省时间，也就说，这四个系统之间的功能也是互补的，它们之间唯有融合之后才能让我更好的实现时间管理等目标。
一句话：四个系统是独立的，唯有独立才能让我清晰的去实现各自的功能；它们之间又是融合的，唯有融合才能让我更便利的去使用；它们是分层次的，唯有层次才能让我每天的行动有唯一的参照系统确保简单、明了。
相信，每个朋友都有自己习惯使用的软件，都有自己习惯的系统，对于软件的选择，我想提出以下建议：
1、尽力减少涉及软件的数量：数量越少，操作起来越方便，您使用的也越习惯，不要耗费太多精力去学习如何使用软件，把精力留给理解系统的内涵。在四个系统中，我使用了五个软件：Outlook、MindManager、Google桌面、EverNote和资源管理器，要不是两台电脑之间同步起来比较费劲，同时又怕数据文件损坏损失太大，我会把所有的资料都放到Outlook中！EverNote虽然暂时没办法不使用，但是我也在不断想办法减少其中包含的内容，一句话，越简单越好！
2、尽力增加各系统使用软件的交叉：软件使用交叉了，相互之间配合才能更加简单，就像Project分解模板我可以用微软的绘图软件V什么（汗，忘记名字了）实现，那样会很漂亮，可是那有什么用处？我在GTD中做Project分解在用MindManager，如果模板也用同一个软件，我分解的时候可以直接copy，如果用微软的产品，最差我也要导入，这只会给我的工作造成不便！
3、使用软件简单的功能：我用MindManager很多，很频繁，但是，我觉得自己在思维导图方面完全是个外行，我只用20分钟翻看过一本思维导图方面的书（还是开会时看的），完全不知道他在讲什么，也没读过关于导图的一系列专著，我甚至不知道思维导图在“官方”和“大众”看来能做什么，我只知道它对于我能做什么，它对于我来说，能够实现哪些我所需要的功能，或许等我有空的时候我会认真研究一下脑图，不过一定不是现在！所以，把软件用好很重要，但是不要总想着去用软件艰深的功能，那样会很复杂，也容易出问题——重要的不是工具，而是思想！
4、寻找将所有软件结合在一起的工具：我个人暂时找到的只有Google搜索和微软桌面搜索，之前我的资料管理系统用OneNote，其实就是为了将几个系统统一在微软桌面搜索之下，可惜很可能是我没有用好，它并没有达到我想要的效果，暂时，我只能将整个系统替换到Google桌面上，自然资料管理工具也需要调整到EverNote上了。不知道大家是否知道什么好的工具可以很好的支持Google桌面，期盼着您的推荐！
OK，融合方面已经谈的差不多了，更为具体的内容我会在后续文章中谈到时详述，下一篇开始，我将由GTD工具和实现讲起，将四大系统的内容穿插进去，当然如果时间允许，我会在后面独立成文介绍其他三大系统的实现方式，欢迎大家多多拍砖，一起探讨实现的方法！
这次的GTD文章与前面的30余篇GTD不同，前面的文章更加关注GTD思想，这次我将关注点放在GTD实现的方法和工具上，也算是这一段时间GTD实践的总结。我尽力做到图文并茂，不过实在是时间有限，无法太多的抓图，要是哪位朋友可以提供一些支持我将不胜感激！
-------------------------------分割线-------------------------------
更新完这篇，先更新“工作之初”系列的“被人当枪使”主题的文章，那个还没有更新完，郁闷了，两个系列的东西弄到一起来写，真是麻烦……
我还在犹豫是先把“工作之初”专题的文章更新完再更新GTD系列，还是先更新GTD，每天一篇又没有那么多时间，无奈啊！！
Tags: GTD/资料管理/知识管理/Project模板系统, GTD/资料管理/知识管理/Project模板系统, Project分解模板系统, 知识管理, 资料管理Related posts
如果您喜欢这篇文章，请点击鲜果推荐：谢谢！
(No Ratings Yet)
Loading ...
古道兄，其实，在Evernote和OneNote的取舍方面，我依旧选择了后者。
Evernote，我用过一段时间，不太喜欢，它不支持长文章，只是个
便签软件罢了
看过这篇之后，我想自己了解的更多了一些。有些地方印象很深刻：
1. “我每天做的所有事情都直接通过GTD系统查看、记录和总结。”这个确实不是那么容易做到，也是我一直在努力做到的事情。
2. 对于project分解模板有了更深刻的认识，包括它与GTD的关系。在GTD当中处理project的时候，我经常花费很多的时间在计划这方面，相信这个想法会有很多帮助。
3. 对于知识管理系统，还是有些模糊。一是关于知识管理与GTD的接口这个问题，二是前面提到的outlook与MindManager的同步，是将哪些内容同步呢？
4. 对于后面提到的建议，看来古道是将内容保存在本地，同时利用PPC的同步，可以使得资料随身携带，是吗？
我最近在试用EverNote，感觉上没有特别强烈的感觉，初步打算不要更换，毕竟我的文件太多，不数据文件的放到EverNote中实在有点夸张。可以考虑某些资料需要随时网上查阅的放到里面。
To Hugh：
通过GTD实现的内容，我会详细写在博客里面，最近正在找抓图软件，大家有没有什么推荐？可以方便的抓图，然后直接可以画框，添加说明的软件？
Outlook和MindManager同步问题也会在后续文章中涉及。
第四点，确实！我觉得以目前的网速来说，除了Gmail外，其他资料放在网上，不便于查看和查找，暂时我没有看到特别大的好处。或许以后会有所改变，这个是由我个人的工作性质决定的。
to Hugh：关于outlook和mindmanager的同步，主要还是用mindmanager分解任务，将任务分解成action后同步到outlook中作为任务清单。
另外，有关资料的保存，我的观点和古道的基本相同，资料存在自己的计算机里面应该是最保险的，最常用的References和辅助性材料可以同步到PPC，而注定绝大部分的references会在电脑里面保存。
而我个人建议在网络和本地计算机各留存一份资料，这样会比较好！
To Reallulo:
我因为有两台电脑，所以成天用移动硬盘导来导去，自然也就备份了。当初经历了一次同步点击错误，结果，唉，惨不忍睹啊！
不知怎么回事，这几天老师经常提到“行为方式模式化”的内容
看来平常都不自觉地忽略掉了老师随口透露出的精华
古道兄:我作为一个初学者,好多地方还是看不懂,从零开始,如何做GTD,我有了一台PPC,还需要下载哪些东西,另外您所提到的软件可以在哪里下载.
还有,读了你的一些文章,很有启发,我会常来你这里看看的
如果您是GTD的初学者，建议您在PPC端或者PC端不要使用太多的软件，也没有必要浪费时间尝试，个人建议，PC端用Outlook，当然可以配合MindManager实现GTD，PPC端，使用默认的就OK了，如果加上PI8效果会好一点，我一般都是在Hi!PDA的论坛上下载。
个人认为GTD关键是一种思想，而非工具，找到真正适合自己的才是重要的，如果连思想还没有了解，就追求工具只是在浪费时间而已，毕竟每个软件有不同的侧重点，而每个人的GTD系统有不同的要求。
有关资料管理系统（或是知识管理系统），何不考虑一下mybase呢，我从4.0一直用到现在（正版用户），Mybase给我的感觉是：
1.非常的稳定，几乎从未出现过程序错误，编程风格很严谨，我觉得这是最重要的。
2.加密功能据说安全级别很高
另外有两个特性是很适合GTD的：
1.有Google桌面搜索插件。
2.有PPC版本，这个我用了一下能正常打开数据库文件，不过同步功能我没试过。
参考www.wjjsoft.com/chs
不过作者有个毛病，对中文太不支持了，4.X有语言包，5.X居然是有个半官方汉化。就个人的汉化，要考虑市场，也要对自己的母语有起码的感情。
补充说明一下，软件只是界面上对中文不够重视，在内容上是完全没问题的。