GTD等四大系统的建立

Filed in 时间管理 16 comments

在日常的工作和生活中,我有四大系统一直围绕在身边,它们为我的思考、生活、学习和发展提供了非常便利的条件,成为我不可或缺的一部分,之前的时间我在不断的思考和实践,近期借大规模调整GTD系统的机会,我将这四大系统做了进一步思考和融合,虽然暂时没能全部完成,但思路上已经基本成型,向大家做以介绍,欢迎大家提出您的意见!

    这四大系统是:GTD时间管理系统、资料管理系统、知识管理系统、Project分解模板系统

    1GTD时间管理系统

    这套系统的就不必说了,熟悉古道视野的朋友都非常清楚。使用工具为:MindManagerOutlookGoogle桌面搜索和PPCS1。本篇文章不详细说具体的实现方式,近期我会系统的更新GTD实现方面的内容。在工具选择上,MindManagerOutlook之间有非常便利而有效的同步方式,OutlookPPC都是微软的产品,提供了最为安全的同步功能,这也是为何有很多更好的GTD工具我都没有选择的原因。

    2资料管理系统

    资料管理系统的目的是为了有效组织和管理资料,做到随时需要,随时获得,便利性是非常重要的一项。实现工具为:资源管理器(这个是什么?我的电脑,明白了吧……)、EverNote(目前是OneNote,正在考虑转换,因为据说EverNote提供了Google搜索的功能)、Google桌面搜索、PPCS1)、PCPPC同步工具EverNote据说可以通过Google桌面搜索,我还在尝试之中,不知效果如何,资源管理器自然不用说是可以被Google索引到的,如果两者均可实现,那么这套系统就通过Google桌面有效的结合成一个整体。PPC更多的是一个查看工具,PCPPC的同步工具是为了同步文件夹到储存卡,这样我可以随时查阅重要资料,不必局限于电脑旁边。

    3知识管理系统

    对于我,这是一个非常重要的系统,虽然目前还只是一个雏形,一个非常简单的效果,但是已经起到了良好的作用,目的是为了有效的组织和学习知识,并把知识变成实践。工具:MindManager。对知识的学习,我一向认为应该形成一个系统的构架,而思维导图则是非常便利的体现出“构架”的工具,同时MindManager简便的编辑方式也让我非常喜欢,这是我选择该工具的原因。

    4Project分解模板系统

    Project分解模板是什么?我们都知道,当我们去做一件事情时,总是有一些方面是必须想到的,有一些事情是必须去做的,一个Project分解成Actions后,某些顺序是必须遵照的,但是您有没有发现日常中我们依旧在不断犯着同样的错误?我们跑到商店却发现忘记带钱包,跑去医院却忘记带医保本,最可气的是,我们在不断重复的犯着同样的错误,好似前几次忘记和再次忘记之间没有任何的关系,于是,我们想到要做什么事情前写一个单子,提醒自己不要忘记某些事情,提醒自己做事的步骤。这个Project模板管理系统就是这“一个单子”,但是它是一系列类似Project的汇总和总结,是触类旁通的。当我们完成了一个或多个项目后,我们进行思考和总结,不仅仅总计其中做到的,还要总结没有做到的,完善这个模板,让自己再次遇到同种类型的Project时不必再犯同样的错误,同时,更加重要的目的:节约同类型Project分解所浪费的时间。这套系统让我避免了很多重复劳动,也更好的实现了“流程化与创新”之间平衡而尝试,具体的思想请大家参阅这篇文章实现工具:MindManagerProject分解在使用方面,主要体现在GTDProject分解步骤中,也就是GTD五大步骤的“计划”,该步骤我会使用MindManager来实现,那么自然,MindManager成了我最好的选择。

    这里我要强调一下“资料管理系统”和“知识管理系统”之间的差别:资料管理系统所包含的内容大多是不必经过太多分析和思考的,当然这需要处理和归档,但核心的目的是为了做事时提供参考资料,比如说我以前买过一个冰箱,现在我要买另一个,我可以查看资料管理系统中是否有价格的整理,简单的看一下Excel列表,看看哪个品牌便宜,去哪里买;或者是当我要签一份合同时,我需要查阅一下相关的法律文献,我直接到资料管理系统中去查。而知识管理系统是对知识的一个划分,对单方面知识分支的一个构架整理,它反映出的是个人的知识体系与构架,核心的目的是为了便于知识的总结、归纳与整理,更为重要的目的是为了在行动中应用知识并做到改变,这个后面还会涉及。目前网上有很多人也在提及这两个系统,不过就我个人来看,除了GTDLife上的FS系统还算是我个人定义的“知识管理系统”范畴外,其他的不过只是“资料管理”而已。

 

    这样说来,好像四个系统都是很大、很复杂的,但事实上,我目前的知识管理系统和Project分解模板系统仅处于雏形阶段,不论是实现方法上,还是功能上都是非常简单的,但是复杂并不是目的,简单而有效才是我努力的方向。

 

——————————-分割线——————————-

    本来我打算继续更新“工作之初”关于“被人当枪使”的话题,不过之前答应朋友周三前写一篇关于知识管理系统的文章,所以,只能先更新一下这部分的内容了。最近做GTD总结也让我发现一个问题:我的时间不论如何计算都不够同时完成博客写作、英语学习、专题阅读和工作的,这真是个让我痛苦和郁闷的事情!看起来我需要更加抓紧时间了!



无觅相关文章插件,快速提升流量

Posted by 古道   @   9 四月 2008 16 comments
Tags : , , , ,

Share This Post

RSS Digg Twitter StumbleUpon Delicious Technorati

16 Comments

Comments
四 9, 2008
3:14 下午
#1 yibie :

我觉得project模板系统是最能节省人的时间
虽然看起来像是老外的做法,但是老外的这种做法却值得我们借鉴

四 9, 2008
6:34 下午
#2 caixiaoeva :

可惜你不用苹果,不然推荐你用iGTD或者是Omnifocus,iGTD我最喜欢,虽然没有Omnifocus漂亮。

四 9, 2008
10:17 下午
#3 lovehr :

没用过。。不知道效果如何

四 10, 2008
1:59 下午
#4 gtdLife.cn :

非常不错的想法,加油,古道~~

四 11, 2008
3:07 上午
#5 Hugh :

非常佩服古道的创新以及思考,尤其是project分解模板这个想法,你不仅仅是在用GTD,而是想怎么真正的用好,比我要高出不止一个档次了。我也需要借鉴一下你这个想法,好好思考一下这个问题。

另外,对于资料管理和知识管理,我想自己在一定程度上明白了你这两个系统的区别了。如果只是利用MindManager来进行知识管理的话,是为了形成一个框架,让自己在某一方面的知识有一个体系,是吗?我是不是可以这么理解,你的资料管理系统里面的内容凡是经过处理的,一定会出现在你的知识管理系统中,当然出现的方式可能稍有区别; 如果你需要查找相关内容的时候,还是会去借助资料管理系统来找到你所需要的内容?

先问这么多吧,我只是想更多的了解古道的做法,好吸取借鉴。毕竟我觉得我们平时接触的知识有些区别,像我说的,我的内容里面还是数学多一些,现在金融也多了起来,相比之下其他的知识少,当然少的这部分就是我所缺乏的内容。希望古道能再说说看,我们也可以MSN上聊,当然是有空的时候。

四 11, 2008
8:53 上午
#6 古道 :

To Hugh:
您理解的基本差不多了,我再大概说一下,后面会详细来讲。
1、单纯的资料,但是不能太大(太大的放进导图会让导图文件容易出现错误),我会直接扔进导图中,不加以分析和处理,等到真正专题研究一个学科时再思考。相当于资料的收集,这时其实起到的是资料管理的目的而已。当然,这也是由我个人的学习习惯导致的,因为我的学习方式以主题阅读,突击同一学科方向为主。
2、经过分析和思考后的知识体系框架:这个会是一个完整的思维结果,最终形成的导图会非常简单,都是用自己的话表达出来的东西,浓缩以后的东西,可以看一下我关于GTD方面的思维导图,大概就是那个样子,会有问题,有结论,有自己思考的东西,有需要实践不断完善的内容。
其实也就是说资料管理系统是最初级的资料,是未经处理过的东西,是最底层的。
就像我说的,我强调系统针对每个人自身的特点来做!所以,我研究时间管理的时候才需要看十几本书,而不是GTD单独一本,因为在我看来别人的方法始终只是别人的,我要找到真正适合我自己的方法,结合自己的特点和素质来做才是最重要的!真诚希望大家能够找到真正适合自己的方法!也希望大家能够讲讲您的方法,共同讨论提高!

四 11, 2008
2:23 下午
#7 Hugh :

To 古道:

学到了不少内容,从你的解释和文章当中。我很赞同你在最后提到的东西,我现在是在一个积累模仿阶段,只有通过学习,模仿,实践,总结才能找到真正适合我的方法。所以读书是关键,下次回家我买上20本书,让我妈一起给寄过来,在国外想看看这些书真是麻烦。

四 11, 2008
5:54 下午
#8 wenyong :

en
古道同志是我所期盼达到的高级阶段
和你讨论这样几点:
1. onenote 似乎和outlook 2007连结足够紧密,我很难说服自己用everont
2. 同样的道理,为什么不用visio 2007呢? 他和outlook 2007同样都属于office 套件
3. 我赞同使用一个能够搜索一切资源的google desktop,问题是还不太会用怎么使他可以搜索到我的一些PDF和outlook 订阅的RSS文件之中的内容
4. 好好的写,写得很好)

四 11, 2008
8:57 下午
#9 古道 :

To WenYong
1、OneNote和Outlook之间的连接,我没有没有开始尝试,不知有何具体的作用和效果,回头要试一下,感谢提供线索!
2、Visio在使用上我个人不是很习惯,安装过两次,卸载了两次,因为Visio操作起来有点复杂,不想MindManager操作简便,各种东西暂时可以实现我的效果,不过同步起来还是容易出问题的。
3、说实话,Google桌面我现在对它的特性还不是特别的清楚,但是PDF还是比较困难的,个人是在用Tag方式给文件命名,这样就可以确保被搜索到了。Rss比较困难,不过可以考虑用Google Reader。
非常感谢您的建议!!又一条不错的道路啊!!

四 11, 2008
11:29 下午
#10 wenyong :

[Comment ID #268392 Will Be Quoted Here]
无论自己在处理何种软件,可以同步才是关键
毕竟onenote和outlook和visio同属于MS旗下呀

六 8, 2008
5:14 下午
#11 KJLCN :

请问古道,你是否能够成功的使用 GDS 搜索 Evernote 中的内容,我安装好插件之后,无论如何都索引不了 Evernote 中的内容。

六 8, 2008
7:47 下午
#12 古道 :

我后来放弃EVernote了,因为没有看到必须把onenote清空,导入到evernote中的价值。
不好意思!

十 24, 2008
9:39 上午
#13 andrew.chen :

“最近做GTD总结也让我发现一个问题:我的时间不论如何计算都不够同时完成博客写作、英语学习、专题阅读和工作的,这真是个让我痛苦和郁闷的事情!”

呵呵,无论我们如何的能够精巧的应用时间,我们每天都只有24小时而已。除去吃饭,睡觉等必备事物之后。我们能够真正的应用在工作以及个人提高上的不会超过16个小时。我以前也遇到过同你一样的问题,每天都在做不完的下一步清单,看不完的书籍,浏览不完的网页之间痛苦徘徊。呵呵,正如david allen所说的,their eyes bigger than their stomach。
后来我总结了一下,gtd只能让你在同等工作量的情况下倍感轻松。而不能在8小时之外再创造出8小时来。gtd的最高层次不是对于软件的应用程度,以及工作效率的高低。而是在控制欲望的前提下,如何选择最适合的工作去做,最应该干的事去完成,最有价值的书去阅读。正如哲人说过的,减法才是人生的智慧。
古道加油!

十 24, 2008
9:52 上午
#14 古道 :

To andrew.chen :
是啊,我也深深的认同这一点!尤其是做好减法这件事情,每次做完月度的总结和三个月的分配以后,看着很长的List清单,自己都不敢忘记删除某些Projects,虽然很有心痛的感觉。
BTW:我认为GTD可以帮助我们创造时间,或者更确切的说,GTD可以帮助我们更好的搜集小块时间。只要您在类别中加上某些15分钟内可以完成的Actions,当然这个15分钟是一个个人定义的宽泛概念,一般就是指短时间做完的,这样我们就可以在很多零散的缝隙中找到合适的事情去做,而非浪费掉!

Trackbacks to this post.

Sorry, comments are closed.

Previous Post
«
Next Post
»
Delighted Black designed by Christian Myspace In conjunction with Ping Services   |   French Teacher Jobs   |   Maths Teacher Jobs