管理中的“时间管理”——由“个人时间管理”到“多角度时间管理”
GTD/资料管理/知识管理/Project模板系统, 古道视野 08月 21st, 2008
在发掘下属主动性前，领导者必须确保下属具有主动性。——威廉·翁肯 唐纳德·沃斯 《谁背上了猴子？》
在1974年11-12月期的《哈佛商业评论》上，威廉·翁肯和唐纳德·沃斯联名发表了文章《谁背上了猴子？》，该文曾获该杂志最畅销的两篇文章之一。其中涉及了一个非常重要的理念：管理中的时间管理，而更深层的含义是：发挥下属的主动性，绝非管理者自行承担。
在文中，作者探讨，管理工作中有三种时间：受上司支配的时间、受组织支配的时间和个人支配的时间。前两种是身为管理者或中层经理必须去做的，否则必将受到惩罚，或早或晚而已。而第三种时间，则很不幸的包含了“受下属支配的时间”，更加不幸的是，由于管理者的管理不当，这部分时间甚至可能完全占据了“个人支配时间”。
为何会是如此？
情境一：当下属向你寻求解决办法，而您没有充分信息立刻给出结论时，您必须消耗时间去了解情况，然后给出答复，在这个过程中，问题已经在无形之中从下属身上跑到了你的身上！——作者称之为“猴子”。
情境二：当你要求下属完成某项任务，却没有规定完成时间和汇报进展情况的期限时，你需要不断想着这件事情，并且不断主动了解进展情况，你的时间再次被消耗了！
情境三：当你告诉下属，我要思考一个初步的方案，然后我们再进行讨论时，下属将无所事事，而你则忙忙碌碌——猴子再次跳到你的肩上！
回想一下我们每天的工作，我们是否也在做着同样的事情？身为管理者，你做事的时间要比下属长上很多，当你在办公室加班时，你的下属却在外面旅游——这一定是错了！一定错了！但是，我到底错在哪里？
回到文章开头引用的那句话：在发掘下属主动性前，领导者必须确保下属具有主动性。
当您希望发掘下属主动性时，您是否想过，上面提到的那些做法，其实是在扼杀下属的主动性，您已经在无形之中将主动性拿到自己身上，而非归还给应该具有的人——下属身上。其实，这就是问题的核心，最关键的部分！
在第一个情境中，管理者必须自行了解情况，消耗时间去思考解决方法，而下属则放弃了思考，只是在等待答案。
在第二个情境中，下属可能会因此拖延，上司需要不断提醒自己，并去督促。
在第三个情境中，下属无所事事，上司忙忙碌碌。
身为管理者，重要任务之一是帮助下属，为下属解决问题，但是帮助并不代表代替，当您选择代替时，主动性就已经被转移到您自己身上，下属的主动性就已经被您剥夺！当您希望发掘下属主动性前，看一看自己，您是否夺走了这种主动性！
对于需要管理者协助的事情或问题，管理者必须清楚的认识到以下几点：
- 对于下属的任何问题，要么放弃任务，要么给出答复，否则只会让经理消耗更多时间去分析任务失败的原因并解决问题。
- 管理者应该把给下属解决的问题数量控制在时间足够的范围内，每个问题的解决应5-15分钟之间。
- 只在约定的时刻给下属解决问题，而不要四处寻找问题，抓到一个解决一个。
- 面对面或电话讨论，而非邮件。当然可以选择邮件作为回答的一部分，但不是全部。
- 确定下一次解决问题的时间和主动性层次[1]，决不能模糊或不确定。
在具体实施上，可以选择如下方法：
- 禁止下属在主动性方面选择“等待吩咐”或“询问应该做什么”。迫使下属别无选择，必须掌握全部职责。
- 当下属遇到问题时，共同为下属确定下一步行动。如果不能确定下一步行动，把问题留给下属，而非自己。在下属离开办公室时，双方要商定下次讨论的时间和地点，并双方对主动性层次[1]达成一致意见。在约定时间再次讨论。
- 在给下属分配任务时，明确要求完成时间，并要求固定的时间给出进展情况的答复。
- 让下属思考初步的解决方案，而管理者则从大局性质的思路出发，确定大概的方向和原则，而非方案。当双方讨论时，双方从各自不同的角度去完善和分析方案，得出初步的结论，由下属具体实施和完善，之后再做进一步讨论。
在解决问题时，管理者需要告诉下属自己的原则：
- “任何时候我帮助你解决这个或那个问题，你的问题都不会变成我的问题。在你的问题变成我的问题的那一刻，你就不再有问题了。我不能帮助一个没有问题的人。”
- “在这次会面结束时，你的问题将与进来时一样由你背着离开办公室。你可以在任何约定的时间来请求我的帮助，我们会共同确定我俩中谁来采取下一步行动。”
- “一般情况下采取下一步行动的人不会是我，万一是我的话，你也要和我一起做出决定。我是不会单独采取任何行动的。”
如果我们可以有技巧的做到这些，不仅不会降低下属的主动性，反而会给下属的主动性提升带来更大空间！而管理者，更加可以从中获得至少三个方面的收益：首先，管理者通过减少“受下属支配的时间”来增加“可支配时间”；其次，管理者可以将这部分“可支配时间”用于提高下属的主动性；最后，管理者可以将时间更多的分配与领导和组织交给的任务上，甚至是更加长远的思考。
其实，本话题谈到这里，已经不再是一个单纯的“时间管理”问题，更多的，是一个管理方法的问题，但是它是我们日常时间管理的重要部分。唯有注意了这些方法和细节，才能更好的做到时间管理！
当我看到这篇文章时，我才发觉自己对时间管理理解的肤浅。之前的我更多的是在从个人管理的角度来思考时间管理，但是我们的时间却绝非仅仅属于我们自己，当我们轻视了某些方法和细节时，我们的行为直接导致了其他人主动性的缺失或其它问题，进而导致我们的时间被大量占用！这篇文章为我打开了时间管理更深层次的大门，把我从原来的“偏重个人管理的时间管理”带入到“多角度时间管理”的层次，后续，我还要不断思考这方面的问题，进一步提升时间管理的能力。
在此，谨以此文献给热爱时间管理、热爱能力提升、热爱GTD的朋友们，希望可以拓展思路，带来一些启迪，更加希望大家能够给我留言，谈谈您想到的“多角度时间管理”相关话题，让我们共同讨论，共同提高！
注：
[1]主动性层次：
- 等待别人吩咐(最低层次的主动性)；
- 询问该做些什么；
- 提出建议，然后就采取相应的行动；
- 采取行动、但立即提出建议；
- 自己主动行事，然后定期汇报(最高层次的主动性)。
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近期实在太过忙碌，博客一直没能更新，最近公司给了我一个非常好的锻炼机会，真的让我体验到：下班回家，什么都不想做，只想睡觉的感觉了！不过我现在每天都在记录工作上的事情，等到这个Project初步完成之后，我会对很多贯穿其中的事情做以总结和归纳，形成系统化的思考和文章，相信这种真实经历的记录与思考，会成为一个或几个经典的系列文章。
同时，近期我会努力找时间整理自己近期思考的内容，将这些零散的碎片整合成为一个初步的框架体系。虽然我还没有开始尝试，但是我有一种感觉，这些内容已经可以成为一个初步的系统化内容了。这部分工作应该不会拖得太久，毕竟我在日常工作和思考中还需要不断用到，应该在不远的将来就会推出一个新的系列文章！
Tags: GTD/资料管理/知识管理/Project模板系统, 多角度时间管理, 管理方法
