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6 四月 2010

古道视野时间管理软件推荐:My Life Organized

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一直以来,我都在不断试用于尝试各种时间管理软件,但一直无法找到真正适合自己的一款,幸好,My Life Organized进入了古道的视野。
 
 
My Life Organized最大的优点是:
1、软件拥有两个界面
一个界面是编辑界面,一个是To Do List界面,后者由前者自动生成,这给我们带来了巨大的便利。
在使用中,您可以直接查看编辑界面,不必顾及其他,完全使用该页面即可完成所有任务编辑、计划、分类、设置情境等诸多工作,待该步骤完成时,切换到To Do List页面,即可看到全部当前需要做的Actions!
 
2、编辑页面中,可以对Projects进行分枝结构显示
这是我最希望获得的功能,也是我之所以最终抛弃了Outlook的原因。比如为写本文这个project,首先需要做的是整理思路,之后是打开MLO抓取图片,之后写作文章并发布,在本软件中,您可以按层级设置,同时在To do list中,下一层级没有完成前,上一层级是不做任何显示的!
同时,我们也会遇到一个Action是两个project的子层级,也就是说完成了一个action后才能去做两个不同projects中的后一actions,在MLO中也提供了前置功能,虽然操作起来稍显麻烦(因为查看页面中没有检索功能),但该功能毕竟拥有,还是非常有效的。
3、MLO可以进行时间、重要程度、紧急程度等情况的多重设置
虽然我个人不太喜欢重要/紧急的划分方式,我认同这种观点,但在具体时间管理实践中和大家的思路可能有很大差别,但是在很多情况下,这一功能还是非常必要而有效的,当您对其进行设置后,MLO会根据自身设定好的算法,对Actions进行排序,很大程度上,如果您对每一个project均做好设置,那么每天面对To do List时,您可以按照顺序一项一项向下做就OK了,节约了反复思考的时间。
 
4、To Do List可以进行多重设置
虽然软件只提供了一个To Do List页面,但对该页面可以做出多重设置,并且可以保存相关设置,切换极其便利。通过各种筛选的设置,您可以很方便的实现不同情境下的任务列表、日程表、回顾(Review)等,虽然对Review方面功能相对较弱,但还是可以满足一般需求的。
 
 
 
 
5、MLO基本上符合GTD的各种要求
在基本思路上,MLO的作者应该参考了GTD的思路,包括情境、时间等各方面的设置大体上符合GTD的思路,这对GTDer来说是一个极好的消息!
 
6、MLO提供各种移动版本
如WM版,据说现在ipod、黑莓版等均在编辑之中,虽然我购买了正版WM版,但在具体使用中,由于屏幕较小,操作还是有点不太方便的说,而且我需要单纯使用手机查看、编辑的需求较少,这样害怕一旦发生编辑,在同步时发生问题,因此,使用不多。有兴趣的朋友建议试用一下。
 
 
 
7、大家可以根据actions、projects的不同情况设置颜色:
这是一个非常小但极其重要的功能,因为当我面对自己的To Do List,上面每一个情境都有至少20个Actions时,这就非常重要了。您可以直接针对重要、紧急程度进行设置,之后凡此类情况出现均会自动变动,可以极佳的突出显示。
 
 
缺点:
1、MLO并未提供日历:
这在时间管理软件中也算是极其特殊的情况了,虽然在功能上提供了日历相关全部功能(这大概是作者不编辑日历界面的原因吧),但毕竟还是没有日历界面的,这给很多朋友会带来较大困惑。但是在我看来,这也是一个优点,因为这毕竟让您减少了一个需要查看的界面,唯一的To Do List让我们没有太多选择,但也带来了巨大的执行简单。
2、软件收费:
这个软件是收费软件,有试用版提供下载。国内有翻译的版本和破解的版本,但是破解版我使用一段时间后总是会弹出错误,对于一个我时时需要查看的软件来说,这种问题是难以容忍的,所以,我直接购买了PC+PPC版的正版软件,这个也算是我购买的第n(n>10)个正版软件了,也算支持一下作者!不过,由于作者使用的收费是美元,所以价格贵了些。我还在购买后给作者写了封mail,建议降价,听说作者收到了很多此类信件,因此特别针对中国人做出了价格调整,我就享受不到了,所以也不知道具体的价格。有兴趣的朋友可以看这里:针对中国用户的优惠
3、其他缺点,暂时还没有想到。
我不能说这是一款适合每个人的时间管理软件,但一定是最为适合古道的,所以,如果有朋友在时间管理方面很是关注古道视野,或许可以尝试一下!
另外,这里提供了一个关于该软件的PDF版说明书,希望深入研究的朋友会有很大帮助,虽然是英文,但相对简单。
官方主页:http://www.mylifeorganized.net
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终于解决了Live Writer的问题,所以今天抓紧完成了文章写作,发上来吧!最近更新太少,感谢大家的耐心!
博客字号、首页分段等问题正在找个朋友帮我处理,实在太久没有看源代码了,实在生疏,有朋友真好!感谢!

4 四月 2010

PDF相关软件推荐

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PDF文档在日常工作、生活中非常常用,不论是阅读、制作、合同文本,还是将PDF文档转换为Word、Excel。为此,综合了国内几个优秀的软件推荐博客的相关建议,以及个人的尝试与需求,特此总结一下,推荐给大家:
 
 
一、PDF阅读:
PDF阅读是我们最常用的功能,但对于我来说有稍显复杂的要求。我个人读书需要做出很多注释和勾画,为此,PDF的注释功能是最重要的需求之一。同时,为了便于整理读书笔记,软件能够直接将所有勾画及注释的内容列出,并点击跳转,如此,便可及其便利的实现电子书阅读。
为此,推荐Foxit免费版,其中的功能基本达到需要,同时,速度也非常让人满意。另外,如果您有更多的添加附件、编辑页面等等功能,可以使用Foxit的Phantom版本。
二、PDF创建
PDF文件的创建是工作中最常用的功能,给对方公司发合同时需要用到这种功能。个人推荐两个:
一个是Office 2007 SP2中附带的功能,可以直接将Office文件保存为PDF格式,非常好用,强烈推荐!
另一个是CutePDF,它会为电脑安装一个虚拟打印机,支持链接,支持中文,无水印,效果非常不错,速度快,使用便利!
三、PDF转换为Word、Excel
这也是我们常用的功能,这类软件倒是不少,但对中文支持良好的却真的不多,如果支持PDF转换为Excel的,就更加少了,据我目前所知,效果最佳的只有这一个:Nitro PDF Professional。
该软件极好的支持中文,支持Excel表格,速度也算不错,基本上我还没有发现太多转换错误的情况出现。强烈推荐!
 
 

如果您转换的次数较少,可以试用其在线转换免费版:
PDF to Word:http://www.pdftoword.com/
PDF to Excel:http://www.pdftoexcelonline.com/
需要提交被转换的PDF文件,留下您的Email邮箱(建议使用gmail、Yahoo等非国内的邮箱),过一会即可收到转换好的文件。
另:该软件安装后是一个阅读器,打开PDF文件后,可以进行转换操作,但作为默认阅读器来说,速度实在太慢了!作为阅读器实在不推荐!
基本上来说,对于日常使用PDF相关功能的朋友来说,上述软件基本上可以满足大家的需求了,最后强调一下,Foxit的Phantom版本和Nitro PDF Professional是收费版,但均有免费版功能缩减版提供,可以满足不同需求的朋友。

21 十二月 2008

古道视野之Outlook GTD应用教程 第四课 GTD应用流程

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在GTD中有最为经典的五个步骤,收集、处理、计划、行动、回顾,本讲从GTD五步骤的角度,整体描述Outlook应用。
第一步:收集
收集步骤,我一般选择两种方式:
第一种是在桌面上创建Outlook便签快捷方式,有了新的想法立刻记录进去,具体实现方式见这篇文章:[Outlook技巧]在桌面建立Outlook的”便签”快捷方式。便签,是需要一天清理一次的!
第二种是直接在任务列表中设置InBox类别,直接添加任务,这种情况大多是想到一个Project但是不用立刻操作的,该列表一周清理一次。
第二步:处理
在处理步骤中,古道的GTD更加强调删除没有必要去做的任务,这一步骤在Outlook中的操作方式是:将所有打算去做的Projects列入“联系人Project文件夹”中,即可获得Project List,前面也已经讲到,可以将这些Projects设置好类别,按照人生规划的几大类别设置,方便管理。之后审视一下这些Projects真的都需要去做吗?真的需要立即去做吗?如果不是,建立一个Future类别,移动进去。
第三步:计划
这时就是计划步骤,如果是复杂的任务建议使用Project软件、思维导图软件来做,如果较为简单,在Project联系人对应的详细信息或便签的大幅空白处写即可。
之后,将可以立即实施的Actions添加为日程表中的“事件”或“任务”,按前几讲设好。同时,建议将Project上述对应位置的文字表示为灰色,意思是已经设置Actions或已完成。
这时您应该从第一项Project开始查起,每个均点选“活动”,如果哪一个Project没有一个活动,那么说明该Project应该被移动到Future类别或删除,因为Project List中的所有Projects都应该是正在进展中的,而没有一个Action说明该Project并为开始!当然,也需要注意,所有Actions是否已经被完成,如果均已完成,那么应该标志在Project已完成,隐藏即可。
第四步:行动
行动中,参考前面所谈到的各种技巧和方法即可。
注意:如果您完成了一项Action,立即设置下一步骤的Actions!!千万记得!因为一旦忽略此点,在您做周回顾之前,这项Project将会是停滞的!
第五步:回顾
回顾工作是非常重要的,虽然这确确实实很难坚持,但是个人认为至少应该做到以下几点:
日回顾:清理Inbox,各个Inbox!回顾一下今天都做了什么,是否有需要增加的Project,做好相关工作,每天大概10分钟即可。
周回顾:逐个查看Projects,是否每个都有可以执行的Actions。同时考虑该Project是否真的有必要立刻去做?
月回顾:我个人习惯使用思维导图,做一下全面的整理,尤其对应季度计划。
季度回顾:这个是个人习惯,并非GTD提到,因为我觉得三个月是一个非常好的时间段,做好计划和整理工作,对应全年规划做好安排!
年回顾:做好总结和计划等。
 
至此,古道视野的GTD Outlook讲座已经基本完成,下一讲将是一个常见问题FAQ,我会针对大家提出的问题不断完善!
这个系列的内容有很多并不完善,还希望大家一起讨论,共同进步!同时,文章写得比较匆忙,包含错误和问题还请大家原谅!

19 十二月 2008

古道视野之Outlook GTD应用教程 第三课 Outlook日程表设置

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在Outlook 2007中,虽然对日程表有了一定的功能加强,但是按照GTD的思路,用地点划分,依旧存在一定的困难,查看起来很是麻烦,尤其是当日程很多时,同时,日程表中内容无法标注“已完成”,也给使用带来一些麻烦,具体如何操作,本讲将会详细论述!
1、添加日程
依旧使用上一讲的例子,这次将“查看古道视野网站地图寻找感兴趣的文章”添加进日程表。设置时不要忘记设置联系人。
之后,设置“地点”为@Online

注意:上面步骤中,一定要标注“全天事件”!
2、日程较少时的使用方式:
具体使用时,针对日程,主要查看两个位置:(1)Outlook首页:
这里,我就不抓图了,里面的东西太多,不太方便,在这里查看有一个很大的好处:
所有“全天事件”都会在最上面显示,有时间设置的“事件”在下面,已经过了时间的“日程”会显示为灰色(如现在12点,那么8点到9点的日程为灰色),借用这样的特性,我们将所有日程均设置为“全天事件”即可显示在最上面,方便查看,一旦该日程完成,取消“全天事件”,即可在该页面中移动到下面灰色部分中!因此,个人习惯,所有日程均设置为“全天事件”,对于必须在某个时刻去做的事情,做好提醒,这种就不在这里查看了!
(2)日程表:
在首页查看虽然可以标注出地点,但是毕竟排序是混乱的,有点麻烦,如果您的日程不多,在这里查看也是一个较好的方式,不过最好做一些颜色的设置,以求更加方便,同时可以做一些筛选,减少Actions的数量。具体内容大家参考这篇文章:[Outlook技巧]巧设底色,都是自己的文章,我就不重复写了。
使用方法与上述相同。
3、日程较多的设置方式:
如果您的日程内容较多,依旧按照上述方式查看就很麻烦了,比如我的日程表同一天的“事件”经常会突破50件(当然还有一些“任务”需要查看……这就是最近不更新古道视野的原因,555)。我们需要做一些变通才好,最好日程表也可以像任务一样做成列表的形式,按照地点分类,同时最好可以标记已完成,就可以不显示了。
打开日历,选择视图-当前视图-当前约会,这时系统会有一些默认的筛选,但是这种筛选并不能够满足我们的要求,因为所有重复任务会在其中出现,如“生日”等,这时我们需要做进一步的设置:
在日历列表空白处右键,筛选,选择SQL,将下面内容粘贴进去:(删除括号内内容)
“urn:schemas:calendar:dtstart” = ‘今天’ AND(开始时间等于“今天”且)
(“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%Home%’ OR (地点包含Home,我的地点设置为@Home)
“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%#2%’ OR (地点包含#2-我将少于两分钟可以完成的工作地点设置为#2min)
“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%Office%’ OR (地点包含Office,对应地点为@Office)
“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%Online%’ OR (地点包含Online,对应地点@Online)
“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%Call%’ OR(地点包含Call,对应地点@Calls)
“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%外出%’ OR(地点包含外出,对应地点@外出)
“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%北京%’ OR(地点包含北京)
“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%项目%’ OR(地点包含项目,大家可以删除这两个)
“urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords” LIKE ‘%生日%’) (地点包含生日,可删除)
AND “urn:schemas:calendar:alldayevent” = 1 (且,全天事件=是,即该事件为全天事件显示,非全天事件不显示)
这个系列的代码是与个人设置有关的,括号内内容为详细的解释,大家根据自己的情况做适当更改,另外,需要注意的是一旦您直接编辑了SQL,那么筛选中其他页面就无法打开,如果您不嫌麻烦,可以在前面一个一个进行设置。
这时,您会发现,“当前事件”的列表缩短了很多,这时,设置分组依据为“地点”。
但是应该注意:
此时,重复性事件是不会出现的,如生日!因为事件开始日期不在今天!
永远不要设置多天事件,即开始日期是1月1日,结束日期是1月3日,这样可能出现第一天显示,以后不显示的情况!
所以,在使用中:
首先查看该日历,优先完成#2min地点的Actions,之后查看一下Outlook首页,关注有没有重复的如提醒需要完成,这类事件一般挨着灰色事件的上面,这种任务一般不多,所以还算可以接受。同时在使用过程中,随时切换默认视图和“当前任务视图”也非常方便。
最后,在“当前事件”视图空白处右击,选择“字段选择器”,将“全天事件”添加在前面。
完成一项“事件”后,即可取消掉“全天”对号,即可隐藏。
这时,我们回来查看一下Project List中该Project的“活动”,即可出现下图,注意该视图同样增加“全天事件”字段:

对于任务来说,已完成的会很容易看清楚,而对于日程来说,需要注意“全天事件”是否勾选,如果未勾选,则为已经完成,勾选,则为“未完成”。
OK,最为复杂的日程表设置已经讲完了,不知道是否讲得清楚,有什么问题,大家尽管到古道视野(http://www.GudaoVision.com/)给我留言,我会尽力解答!
下一讲,将会说一下日常操作方面的东西,会从GTD的角度来说,涉及计划、回顾等等方面,欢迎大家多多提出意见!

17 十二月 2008

古道视野之Outlook GTD应用教程 第二课 Project及Actions设置

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现在开始第二讲,我将这次的Outlook成为古道的GTD 3.0版,虽然思想上没有太大的进步,但是使用工具和操作方法方面还是有很多改变的,当然,目前的方法依旧不是非常完善,或者说对我个人来说操作起来还是有点麻烦,欢迎大家多多提出您的意见和建议!
第二课主要讲Project和Actions的设置,前面的工作做好了,这一讲中的东西相对来说就简单很多,OK,不废话了,进入正题:
1、添加Project:
在Project联系人目录中(后称Project List)中添加联系人,如“与古道一起探讨GTD内容”,在联系人的姓或者名中添加都无所谓,把上面这个Copy进去即可,设置类别为“Project-休闲娱乐”。
2、Project分解
从个人思维习惯角度来说,我一般喜欢拿过来一个Project先做一下任务分解,之后再开始做事,当然很多朋友喜欢先做,然后再逐步展开思考,这个看您个人习惯,千万记得:GTD只是时间管理工具而已,要符合您的习惯,绝非改变您的习惯!尤其是那些并没有绝对对错之分的习惯!
所以,我一般会在“与古道一起探讨GTD内容”页面的“便签”中写一下大概的想法,如“Google找到古道视野;查看古道视野网站地图寻找感兴趣的文章;阅读文章;查找古道的email;给古道发mail”等等。

当然,如果是较为复杂的Project,我还是比较喜欢使用思维导图做分解,毕竟文字显示看起来总不是非常方便,不过这个讲座不做思维导图方面的东西,以后再聊吧。
3、设置Actions
做好项目分解后,您会发现其中大部分Actions都不能够立刻实施,因为很多Actions必须在前一个或前几个Actions之后才可以做,强烈建议,只将可以立刻实施的Actions放入任务或日程表,否则会带来很多麻烦!
现在这个Project比较简单,第一步可以实施的是,“Google找到古道视野”。
对于Actions,有朋友问我何时选择日程表,何时使用任务,理论上来说,必须当日完成的使用日程表,否则选择任务,但是在具体操作方面,个人感觉,您会经过一定时间以后才会将两者划分开来,一般来说,刚开始时会大规模的使用任务,日程几乎不用;之后会转向另一个极端,几乎不用任务;最后,您才可以很好的把握这个度,所以,说实话这个是无所谓的。
任务设置较为简单,本讲先说这个,下一讲将会详细论述如何设置“日程”!
添加任务:“Google找到古道视野”,类别设置为“@Online”,注意,下面的联系人对话框中的设置。点选联系人,弹出窗口中,展开联系人目录,选择Projects,下面会显示所有该目录下的联系人,记不记得前一课我在这个“联系人模板”的图片中勾画了“职务”和“单位”,说这两个有必要添加上去,主要目的是为了索引?就是在这里用的!

在Outlook的联系人选择中,没有提供快捷选择的方式,如首字母拼音等,因此当Projects很多时,一个一个查找非常麻烦,只有“表示为”排序会带来很多困难,这时我一般会将“职务”设置成与Project的“类别”相同,对于本例来说,就是休闲娱乐,将单位设置成进一步缩小范围的内容,如“交友”等,这样查找起来会方便一些!
最终,选择“确定”,此时回到Project List文件夹,打开“与古道一起探讨GTD内容”,点击“活动”,即可得到下图:

在这里,所有与该Project有关的活动均会有所体现!如果该任务已完成,会有对应的表示方式,非常方便您的回顾!
OK,本讲先说到这,下一讲将会详细论述“日程表”的设置方式,要想使用方便,又与上述内容相结合,还是有点复杂的,独立一讲吧!不过一次设置以后,使用起来就好多了……

15 十二月 2008

古道视野之Outlook GTD应用教程 第一课 开篇介绍及Outlook设置

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我曾经在古道视野上更新了一系列GTD的相关文章,其中最为推荐的工具是Outlook,因为这个软件是最方便获得的,同时Outlook与手机,不论是诺基亚,还是微软操作系统的手机在同步上均属于最便利的,在更换平台时也可以方便导入,因此强烈建议GTD初学者使用!
同时,之所以这样推荐,也是因为个人并不认为GTD原著或者任何一个思想就是真理,就应该是每个人严格遵守的东西,每个人都应该发展出适合自己的GTD系统,Outlook并不完全符合GTD思想,但强大的功能给我们带来了很大的空间。
本来我已经觉得不再更新教程式的文章,具体原因前面已经提过很多次,但是这次应GTDLife的邀请,实在有些却之不恭,加上近期很多朋友发来mail,希望有一个这方面的教程,而至少我目前并没有发现中文这方面详细的介绍,所以,还是写几篇吧。大概会有几篇,不会很长,把基本的内容完成,争取用更多的图片予以描述,做到简单易懂。
OK,进入正题!第一课是软件设置:
选择工具:Outlook 2007
1、Outlook数据文件设置:
由于Outlook数据文件的默认位置是C盘,一方面可能由于系统问题而导致数据丢失,建议更换保存位置;另一方面,据说Outlook的数据文件大于5G时可能出现文件无法打开的情况,还是做好保存较好。
设置方法:
文件-数据文件管理 在打开页面中选择添加,保存至非C盘符下。之后将默认的数据文件删除,将后添加文件设置为默认。

之后是做好备份工作,从微软主页上下载“Outlook备份工具”这时会在“文件”下出现“备份“:

其中可以通过选项来设置备份间隔等。
特殊说明:针对习惯使用多台电脑做GTD的朋友,比如我,两台电脑的数据为了保持一致,我会选择直接copy数据文件的方式,将Outlook关闭,在D盘下设置文件夹Outlook Data,将第一个数据文件放进去,然后再其中设置一个文件夹Backup,将第二个备份文件制定到该位置,以后用U盘copy这个文件夹回家即可,当然copy之前要确保Outlook关闭,另外注意,不要在没有覆盖新版本前做任何修改,因为一旦修改就会出现数据丢失的情况……

2、设置“联系人”:
在Outlook中有一个很大的劣势,就是无法做“分级任务”,比如说我现在在写GTD Outlook教程,这个Project可以做进一步的分解:
第一步:使用思维导图列清都需要写哪几个方面的内容。
第二步:注明那些内容需要重点来写,大概要完成多少篇文章,使用哪种方式来写。
第三步:Outlook中建立一个新的数据文件,作为写东西的抓图内容。
……
当我在Outlook中做这个Project时,我发现,我发将这些任务或者日程联系到一起,回顾时无法将这几个独立的任务归类到某一个Project下。曾经我尝试过“类别”功能,但是“类别”更多的应该作为“情景或地点”出现,若作为Project,可能带来很多混乱,那么如何处理?我们使用“联系人”!因为“联系人”是唯一一个在Outlook中可以和所有“任务”、“日程”联系在一起的东西!
首先,我个人习惯将左侧的邮件、任务等标签下移并变小,只留下一个“文件夹列表”(下图下面的红框),以后操作只看这一个。
然后,在联系人下新建一个文件夹-Projects

再次,在文件夹“Projects”点击右键-属性,选择“Outlook通讯簿”页面,将“将此文件夹显示为电子邮件通讯薄”勾选。至于为何,我会在最后一篇文章的“常见问题FAQ中说明”。

最后一步,工具-选项,点击“联系人选项”,将“在所有窗体上显示联系人链接”勾选!

3、Projects联系人内部设置:
选择Projects文件夹,如下图,选择视图-当前视图-按类别。

这时,可以看您方便,是否选择下一步骤,我个人因为不太喜欢联系人的默认页面做Project,很多内容是不必要的,因此创建了一个针对Projects文件夹的模板(下载地址),如何导入,由于我的电脑已经存在,无法试用,麻烦哪位朋友实验成功告诉我一下,我再更改!下面是我自己设计的窗体,很多地方完全不知道如何做,所以,很丑,功能也不怎么样,哪位高手帮忙重新调整一下!万分感谢,大家可以做一个参考:

在这个联系人,后面成为Project List中,我一般使用“类别”划分成“事业”、“健康”、“生活”、“思想和修身”、“社会责任”等几大类,这个大家参考我之前写过的“[GTD][实施]如何进行人生规划(含MindManager模板)”文章,就是其中的几个大类,当然为了方便查找,您也可以进一步细分一下类别,一切看您方便!总的来说,这个List就是您回顾时使用的Project List,所以怎么习惯怎么用好了!
参考文章:[Outlook技巧]巧用联系人索引同一Project的所有Acitons 
好的,第一课Outlook设置就讲到这,第二讲,我们将真正开始Outlook GTD之旅!!
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这篇文章,还有剩下的几篇,说实话我只是一次写成,没有做任何重读和修改,再次非常非常抱歉!主要是我最近工作实在太忙了!工作时间的八小时完全做不完,加班加点,回家了还要写总结、写规章制度等等,今天没有回项目,那需要远程遥控做很多事情,所以大家原谅吧!

3 七月 2008

[Outlook技巧]在桌面建立Outlook的"便签"快捷方式

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Outlook提供了优秀的便签功能,但是每次我们要使用该工具均需要打开软件,给操作带来麻烦。那么如何在桌面建立便签快捷方式则成为本文讨论重点!

21 五月 2008

[Outlook技巧]巧设底色

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在Outlook应用中,针对“任务”和“约会”的底色设置将给我们带来很多的便利!个人的具体应用有以下三种:
1、Outlook“任务”的底色设置:
由于我的时间管理方式以GTD为基础,因此,任务我是按照“类别排序”的,每个类别意味着一种“情景模式”。在Outlook 2007中,每个类别必须分配一个底色,因此这里不必经过太多的设置,也是大家最常用的设置方式,不多加介绍。
2、Outlook“约会”中的底色设置:
在Outlook的约会中,设置底色个人有两种目的:
(1)便于日常按照不同情景,完成“约会”Actions:
在Outlook 2007中,查看“日历”列表,如果是“全天约会”的话,是无法设置排序方式的,这给我们每天查看To Do List带来了很多不便。当然这同样可以通过在类别中设置“Calls”、“Online”、“Home”等项,之后再通过给每个“约会”设置类别的方式实现。但是,有没有更加便利的方式?您可以考虑尝试这种!
新建一个“约会”,在地点中选择对应的“情景”,如Online,如果您以前写过该项,下拉菜单中会出现默认的内容。同时选择勾选“全天”。

然后,在日历的任何一个“约会”位置点击右键,选择”自动设置格式”

选择“添加”,加好名称,选好颜色,点击“条件”,选择“高级”页面:

点击“字段”后,选择“约会字段”,选择“地点”,设置“包含”,如“Online” ,点击确定!
这时您会看到,日程表中的“约会”项目已经用不同颜色标注出来,在日常使用To Do List时,可以非常便利的按照颜色顺序筛选自己想做的Actions!
同时,这种设置是跟随Outlook的数据文件走的,也就是说当您同时使用两台电脑的Outlook,只需要copy对应的数据文件,即可“带走”这些设置,不必重新更改!
(2)在《找出你的“时间消耗钉子户”!》中提到的时间消耗统计中的设置:
设置方式和您做统计数据的目的有关,下面以希望了解人生分配六大方面的时间消耗分析为基础加以说明。
在古道的GTD中,人生规划占据了很重要的位置,大体上我将之分为:事业、健康、情感、社会责任、内心思想、休闲/娱乐/爱好几个方面。我们利用一周的时间来统计自己的时间消耗情况,可以有效分析出自己在目前阶段,将精力和时间分配到各个“人生大类”的哪个方面之中,为后续有效调整时间分配提供了数据基础。为了分析方便,我在Outlook的约会中,设置了上述六项的“类别”,分配好各自的底色。在建立Action的约会时分配好各自所属类别,即可在日Review中非常直观的看到时间分配情况!
这些技巧看似简单,但是在实际应用中却可发挥很重要的作用!极大的方便了GTD的日常应用,欢迎大家提出您在Outlook的使用技巧!

12 四月 2008

[软件推荐]Mind Manager插件Results Manager–优秀GTD工具

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发现了一个用思维导图做GTD的优秀工具,个人感觉不错,可以克服我目前在工具方面存在的一些问题。
    软件名称为 Results Manager,大家可以在这里( http://www.gyronix.com/ )下载,试用期28天,不过听说过期之后重新安装即可。
    安装之后,打开Mind Manager 7,会看到这个界面,注意两处标注的地方,是该插件的功能区。

    更多操作的界面在这里:

    简单介绍一下它的功能,由于个人原因,暂时我不会更换GTD工具,所以没有深入研究,有兴趣的朋友可以试用一下!下面我简单介绍一下自己的感受:
    使用Results Manager,在GTD应用上和我使用MindManager+Outlook类似,也是独立的两个步骤:
    1、Project分解:建立一个思维导图,做Project分解,在思路上与我一致,但是在这里需要在导图中对Actions和Project进行一下设置,设置方法是点击“edit activity”在如下图的弹出窗口中设置。

    2、生成To Do List:在我的工具中,我需要把MM中的分支导入到Outlook中形成任务或日程表项,而在这里,如果您对原有导图进行了上述设置,将可以直接点击create dashbroard,即可生成To Do List导图文件,这里有多种不同类型选择,会生成不同的导图,提供了很好的便利条件,同时生成的导图本身是按照GTD的思路排列,尤其为刚刚学习GTD的朋友提供了便利!
    这是在MM中选择生成导图后的选择方式:

    这是选择了GTD项后生成的结果:

    在日常我们完成Actions时只需要查看To Do List即可,在完成Action后,它提供了一个非常大的便利:
    1、点击对应Action后面的链接图标即可直接回到“Project导图”的对应位置,便于您导入和处理下一步Action,在我个人使用MM+Outlook时最大的一个问题就在这里,因为每次我完成一项Outlook中的Action后,需要到MM导图中寻找该分支所在位置,然后在MM中打开任务一次,才能进行下一步行动的导入,不能不说,这一“小功能”提供了非常大的便利!(有没有熟悉Outlook和MindManager的编程高手?我可以付款帮我在MM导出到Outlook时添加一个小小的链接图标吧!)

    2、在上面的工具栏中,点击下图对应图标,可以将To Do List导图中改变内容导入到Project分解导图中,这也是一个非常便利的方式!

    这个工具我认为在很大程度上弥补了我现在MM+Outlook实现GTD时遇到的问题与困难,当然,同时还有其他方面的优点:
    1、该软件对Action和Project做了区分,我没有深入研究软件具体区分除了在Project  List中有作用外,还有没有进一步深入,如果真的存在其他的功能,个人认为会给GTD提供很多便利的!
    2、上手容易:该软件为MM的插件,可编辑的地方存在但是不是很多,上手还是非常容易的!
    3、To Do List符合GTD思想:这个前面已经提到了,由于它是严格限定列表方式的,所以尤其对于GTD初学者,可以非常有效的直接利用起来,很大的优势!
    但是,同时,对于我个人来说,它也存在一些问题,但是这些问题都不能说是软件本身的问题,更多的是针对我个人,或者说针对我个人的GTD系统。
    1、如此做GTD不必使用Outlook:这是它的优势,至少在我看来工具越少,越简单越好!但是这也同样成为一项劣势,因为我需要大量出差,需要在PPC上查看资料,而不与Outlook同步就意味着难以在PPC上使用,虽然PPC上也可以使用FreeMind可以打开思维导图,但是不是以图形方式打开,而是以树型方式打开,个人很不喜欢这种方式浏览。
    2、暂时没有破解:不过,据说28天到期后可以重新安装即可,而且现在有很多破解时间限制的soft,但是每次打开软件都要弹出来一个窗口确定,还是比较麻烦的,同时重装也是个麻烦的东西。我个人还是希望支持正版的,只要是价格不高,自己确定使用的软件都会付费,从网文快捕、友情强档(这两个已经被抛弃了)到理财软件、虚拟光驱软件、杀毒软件等等,但是这个价格实在有点让我难以接受!一个插件!300元!还是美元,我汗,我爆汗!!我只能说,上帝,给我一个破解吧……
    3、软件转换的时间、精力成本:这对于我来说是最大的问题!虽然我在用MM做Project分解,但是方式有细微的差别,这个我就不详细说了,大家可以自己去体会,更换软件会导致我所有的Project模板均需调整,虽然工作量不是特别大,但是件很烦的事情,而且该软件自身对每个Action的设置方式我也需要适应和习惯,我不畏惧这种改变,但是时间成本的计算让我觉得改变不是非常值得。
    总的来说,这是一个优秀的软件,可以很好的在PC上使用,个人建议符合以下条件的朋友尝试一下:
    1、习惯使用思维导图做Project分解,如果是习惯使用MM就更容易了。
    2、刚刚学习GTD,没有确定的工具,可以使用这个工具,它还是非常符合GTD的思路的。
    3、大多数查找To Do List时可以在电脑旁边,没有太多出差情况,这就很好的克服了PPC同步问题,当然,如果方便打印,也是可以选择的。
    4、没有太多软件更换带来的时间、精力成本!
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相关资料:mind manager 之results manager初探
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    第一次在文本之中导入这么多的图片,很多朋友一直在告诉我这样做,不过自己实在时间有限没能做到,这次尝试了一下,我也是实在操作不熟练,耗费了接近半天的时间才完成这一篇文章,让我对后面更新GTD工具使用方式-MM+Outlook把每一步骤均用图形表示的思路深感郁闷!这要耗费我多少时间啊!!!我想雇个人帮我做这些处理工作,最好能雇人帮我做每个月搜索资料等等工作,这样我可以节省更多的时间来读书!!有没有人有推荐?不过我也没多少钱,大概一个月300元内,还是可以接受的。谁来帮忙推荐一位吧!

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