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3 七月 2008

[Outlook技巧]在桌面建立Outlook的"便签"快捷方式

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Outlook提供了优秀的便签功能,但是每次我们要使用该工具均需要打开软件,给操作带来麻烦。那么如何在桌面建立便签快捷方式则成为本文讨论重点!

17 六月 2008

自我训练方法:错误笔记

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错误,是一面镜子,从中我们可以更加清楚的认清自己。记录错误是我迅速成长的最佳方法之一!他在体察自我,提高能力,避免再次犯错方面都提供了非常巨大的效果!方法为何?看看这篇文章,相信您会有所收获!

21 五月 2008

[Outlook技巧]巧设底色

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在Outlook应用中,针对“任务”和“约会”的底色设置将给我们带来很多的便利!个人的具体应用有以下三种:
1、Outlook“任务”的底色设置:
由于我的时间管理方式以GTD为基础,因此,任务我是按照“类别排序”的,每个类别意味着一种“情景模式”。在Outlook 2007中,每个类别必须分配一个底色,因此这里不必经过太多的设置,也是大家最常用的设置方式,不多加介绍。
2、Outlook“约会”中的底色设置:
在Outlook的约会中,设置底色个人有两种目的:
(1)便于日常按照不同情景,完成“约会”Actions:
在Outlook 2007中,查看“日历”列表,如果是“全天约会”的话,是无法设置排序方式的,这给我们每天查看To Do List带来了很多不便。当然这同样可以通过在类别中设置“Calls”、“Online”、“Home”等项,之后再通过给每个“约会”设置类别的方式实现。但是,有没有更加便利的方式?您可以考虑尝试这种!
新建一个“约会”,在地点中选择对应的“情景”,如Online,如果您以前写过该项,下拉菜单中会出现默认的内容。同时选择勾选“全天”。

然后,在日历的任何一个“约会”位置点击右键,选择”自动设置格式”

选择“添加”,加好名称,选好颜色,点击“条件”,选择“高级”页面:

点击“字段”后,选择“约会字段”,选择“地点”,设置“包含”,如“Online” ,点击确定!
这时您会看到,日程表中的“约会”项目已经用不同颜色标注出来,在日常使用To Do List时,可以非常便利的按照颜色顺序筛选自己想做的Actions!
同时,这种设置是跟随Outlook的数据文件走的,也就是说当您同时使用两台电脑的Outlook,只需要copy对应的数据文件,即可“带走”这些设置,不必重新更改!
(2)在《找出你的“时间消耗钉子户”!》中提到的时间消耗统计中的设置:
设置方式和您做统计数据的目的有关,下面以希望了解人生分配六大方面的时间消耗分析为基础加以说明。
在古道的GTD中,人生规划占据了很重要的位置,大体上我将之分为:事业、健康、情感、社会责任、内心思想、休闲/娱乐/爱好几个方面。我们利用一周的时间来统计自己的时间消耗情况,可以有效分析出自己在目前阶段,将精力和时间分配到各个“人生大类”的哪个方面之中,为后续有效调整时间分配提供了数据基础。为了分析方便,我在Outlook的约会中,设置了上述六项的“类别”,分配好各自的底色。在建立Action的约会时分配好各自所属类别,即可在日Review中非常直观的看到时间分配情况!
这些技巧看似简单,但是在实际应用中却可发挥很重要的作用!极大的方便了GTD的日常应用,欢迎大家提出您在Outlook的使用技巧!

12 四月 2008

[软件推荐]Mind Manager插件Results Manager–优秀GTD工具

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发现了一个用思维导图做GTD的优秀工具,个人感觉不错,可以克服我目前在工具方面存在的一些问题。
    软件名称为 Results Manager,大家可以在这里( http://www.gyronix.com/ )下载,试用期28天,不过听说过期之后重新安装即可。
    安装之后,打开Mind Manager 7,会看到这个界面,注意两处标注的地方,是该插件的功能区。

    更多操作的界面在这里:

    简单介绍一下它的功能,由于个人原因,暂时我不会更换GTD工具,所以没有深入研究,有兴趣的朋友可以试用一下!下面我简单介绍一下自己的感受:
    使用Results Manager,在GTD应用上和我使用MindManager+Outlook类似,也是独立的两个步骤:
    1、Project分解:建立一个思维导图,做Project分解,在思路上与我一致,但是在这里需要在导图中对Actions和Project进行一下设置,设置方法是点击“edit activity”在如下图的弹出窗口中设置。

    2、生成To Do List:在我的工具中,我需要把MM中的分支导入到Outlook中形成任务或日程表项,而在这里,如果您对原有导图进行了上述设置,将可以直接点击create dashbroard,即可生成To Do List导图文件,这里有多种不同类型选择,会生成不同的导图,提供了很好的便利条件,同时生成的导图本身是按照GTD的思路排列,尤其为刚刚学习GTD的朋友提供了便利!
    这是在MM中选择生成导图后的选择方式:

    这是选择了GTD项后生成的结果:

    在日常我们完成Actions时只需要查看To Do List即可,在完成Action后,它提供了一个非常大的便利:
    1、点击对应Action后面的链接图标即可直接回到“Project导图”的对应位置,便于您导入和处理下一步Action,在我个人使用MM+Outlook时最大的一个问题就在这里,因为每次我完成一项Outlook中的Action后,需要到MM导图中寻找该分支所在位置,然后在MM中打开任务一次,才能进行下一步行动的导入,不能不说,这一“小功能”提供了非常大的便利!(有没有熟悉Outlook和MindManager的编程高手?我可以付款帮我在MM导出到Outlook时添加一个小小的链接图标吧!)

    2、在上面的工具栏中,点击下图对应图标,可以将To Do List导图中改变内容导入到Project分解导图中,这也是一个非常便利的方式!

    这个工具我认为在很大程度上弥补了我现在MM+Outlook实现GTD时遇到的问题与困难,当然,同时还有其他方面的优点:
    1、该软件对Action和Project做了区分,我没有深入研究软件具体区分除了在Project  List中有作用外,还有没有进一步深入,如果真的存在其他的功能,个人认为会给GTD提供很多便利的!
    2、上手容易:该软件为MM的插件,可编辑的地方存在但是不是很多,上手还是非常容易的!
    3、To Do List符合GTD思想:这个前面已经提到了,由于它是严格限定列表方式的,所以尤其对于GTD初学者,可以非常有效的直接利用起来,很大的优势!
    但是,同时,对于我个人来说,它也存在一些问题,但是这些问题都不能说是软件本身的问题,更多的是针对我个人,或者说针对我个人的GTD系统。
    1、如此做GTD不必使用Outlook:这是它的优势,至少在我看来工具越少,越简单越好!但是这也同样成为一项劣势,因为我需要大量出差,需要在PPC上查看资料,而不与Outlook同步就意味着难以在PPC上使用,虽然PPC上也可以使用FreeMind可以打开思维导图,但是不是以图形方式打开,而是以树型方式打开,个人很不喜欢这种方式浏览。
    2、暂时没有破解:不过,据说28天到期后可以重新安装即可,而且现在有很多破解时间限制的soft,但是每次打开软件都要弹出来一个窗口确定,还是比较麻烦的,同时重装也是个麻烦的东西。我个人还是希望支持正版的,只要是价格不高,自己确定使用的软件都会付费,从网文快捕、友情强档(这两个已经被抛弃了)到理财软件、虚拟光驱软件、杀毒软件等等,但是这个价格实在有点让我难以接受!一个插件!300元!还是美元,我汗,我爆汗!!我只能说,上帝,给我一个破解吧……
    3、软件转换的时间、精力成本:这对于我来说是最大的问题!虽然我在用MM做Project分解,但是方式有细微的差别,这个我就不详细说了,大家可以自己去体会,更换软件会导致我所有的Project模板均需调整,虽然工作量不是特别大,但是件很烦的事情,而且该软件自身对每个Action的设置方式我也需要适应和习惯,我不畏惧这种改变,但是时间成本的计算让我觉得改变不是非常值得。
    总的来说,这是一个优秀的软件,可以很好的在PC上使用,个人建议符合以下条件的朋友尝试一下:
    1、习惯使用思维导图做Project分解,如果是习惯使用MM就更容易了。
    2、刚刚学习GTD,没有确定的工具,可以使用这个工具,它还是非常符合GTD的思路的。
    3、大多数查找To Do List时可以在电脑旁边,没有太多出差情况,这就很好的克服了PPC同步问题,当然,如果方便打印,也是可以选择的。
    4、没有太多软件更换带来的时间、精力成本!
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相关资料:mind manager 之results manager初探
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    第一次在文本之中导入这么多的图片,很多朋友一直在告诉我这样做,不过自己实在时间有限没能做到,这次尝试了一下,我也是实在操作不熟练,耗费了接近半天的时间才完成这一篇文章,让我对后面更新GTD工具使用方式-MM+Outlook把每一步骤均用图形表示的思路深感郁闷!这要耗费我多少时间啊!!!我想雇个人帮我做这些处理工作,最好能雇人帮我做每个月搜索资料等等工作,这样我可以节省更多的时间来读书!!有没有人有推荐?不过我也没多少钱,大概一个月300元内,还是可以接受的。谁来帮忙推荐一位吧!

13 三月 2008

领导的限制过多怎么办?

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  进入职场,我们都希望有更大的发展,自然会希望经理给自己更大的空间和权力去做决策,这时,抱怨就产生了:领导限制的太多,没有思考和锻炼的空间。
  我先给大家讲一个亲身经历的事情,然后再详细说其中的道理。
    我刚开始做采购时,涉及到润滑油品的采购,如果我单纯完成这项工作,没有太多想法,我会直接联系n个商家,尤其是授权经销商,然后要一个报价,选择最便宜的就OK了——当然,是在保证质量的前提下。但是,我没有。因为我想要的不是一次单独的采购项目,而是整个公司的润滑油维护工作。说白了,买油是为了设备维护的,但是我们公司是否有专业的润滑油技术人员?他们是否有一个完整的公司大局思考?最终,这个project谈下来,我选择了服务最好的供应商,而非仅仅考虑价格——因为对于公司而言,油品是相对较小的花销,设备的维护和保养才是重要的部分。我对他们的要求是,用一年的时间,协助我们公司建立起一整套的润滑油更换、检验体系,同时建立起润滑油升级的步骤和计划,在两年内真正实现通过润滑油的选择和合理使用达到节能减排的作用。同时,我还在考虑,润滑油金属含量检测可以了解设备的磨损状况,那么这种检验结果是否可以作为设备操作人员的考核依据?是否可以作为提高操作人员素质的助力?这个思路的可行性还有待考察,但是绝没有什么是不可能的,况且,我想到了,就算最终没有成功,也一样让我获得宝贵的知识、经验和教训。当然,要想做到我说的那些事情,还需要很多的公司内部沟通、协助问题,因为毕竟我不是技术部门的领导,这就需要我在“看不惯领导”和“身为基层员工如何锻炼管理能力?”中提到的方法了。
    您可能会问,你这样做,不会引起领导的不满吗?为什么会不满呢?他要润滑油,我保质保量、按时完成任务了,又给他争取到了一批免费的检测指标和服务,他有什么不满的?至于后续的建立整套公司流程的过程,那是渐进的过程,不可能一下子体现出来,我叫供应商过来做检测,做咨询,这是好事情,他不会干涉,我联系公司技术人员建立起一整套完整的润滑油维护体系,也只是一个桥梁作用,是我职权范围内的工作,他做何干涉?但是,很重要的一点,我不想用这个来表功,功劳都归我们公司的技术人员,这就避免了我越级和跨部门的问题,当然,假如您想表功,那也是可以的,方法我就不在这里讲了。(另外,这里大家有没有注意到一个事情,那就是只要你敢想、敢尝试、有方法,就算你自己不懂技术,一样可以给其他人争取到培训技术的机会,当然也是在给自己找到培训的机会。)
    下面围绕这个事情回头讲文章的主题。
    首先,您要了解领导,他可以承受多大范围内您自己做主,虽然名义上可能是所有事情都要通过他,但是通过他和他明确所有细节有很大差别的,如果他只是强调结果,强调他要求的范围,那么您的空间就很大了!
    遇到事情,尤其是可能有自己空间的事情,先想一想如果您有权力,会如何去做?是否有自己的思路,尤其是“非常规”、“非惯性化”的思路来解决问题,同时,是否有进一步发挥的空间。
    常规和惯性的是很强大的力量,有人做过一个“毛毛虫实验”,说的是把一群毛毛虫头尾相接围成一个圈,然后在圈旁边放上它们非常喜欢的食物,结果发现所有的毛毛虫都在绕圈子,一直到饿死也没有去吃那些喜欢的食物!不论任何事情,都问一下自己:这,是否有自己发挥的空间,是否有更好的方法,突破惯例和常规的方法!?我不想做毛毛虫——尤其是美食在旁边都能饿死的那种……
    领导肯定有些时候是不愿意说非常明确的做法的,一方面他没那么多精力,另一方面他可能希望出问题的时候推卸责任。遇到这种情况,不要忘记在心里骂他顾左右而言他之后,自己偷笑一下,因为,您自己的发挥空间已经出现了!既然领导没有明确的指示,您就可以去尝试了,事情总不能不做吧?要是他是那种推卸责任的人,你也算给他一个台阶下。但是,我必须强调的是,在没有特殊情况的前提下,绝不要超越自己的职权范围去做事!您可以与其他部门同事沟通,请他们协助,但是不等于您可以轻易动用公司资源并越过直属领导。同时,把尝试放在可控制范围内,我在公司里面深受总经理的信任,所以我才敢尝试全公司范围的工作,找到您在公司里面的影响圈和权力圈,在这个圈里面尝试,逐渐来!(谁受到领导的信任都不是一朝一夕的事情!)否则,您可能会死得很惨的。如果您的尝试失败了,勇敢的承担责任!绝不要在失败以后把责任推出去,尤其是在明显推不出去的情况下!在我看来,这无关于前途命运或者其他东西,这关乎于您个人的信仰和是否在做您自己!最后一个要强调的,如果成功了,不要在你领导面前“显摆”,显示你有多么英明神武,尤其是遇上小肚鸡肠的领导,那也是会害死人的!
    在做尝试的时候,要慎重,要有退路,想好您尝试所冒的风险,可能造成的损失,尤其是公司的损失。我在尝试润滑油的项目时,即使失败了,也不会给公司造成任何不良的影响,这是我敢于尝试的重要原因!
    如果您已经开始尝试了,可能存在一个向领导汇报的问题,绝不要不去汇报——一定要汇报,但是汇报内容要有所选择,一定要提到您尝试的内容,当然,可以轻描淡写一些。这个在具体操作的时候,大家根据具体情况来分析,其间涉及领导对你的信任问题,也同样存在你内心之中对错标准的道德问题,如果您真的要去尝试,就要把这些问题想好了。
    同时,不要一边抱怨着自己没有发挥空间,一边遇到事情时说公司没有相关规章制度和流程方式,如果一切都有规章制度,您就更加没有发挥的空间了!很多时候,在边缘或者没有确切规定时,您才更加有可能去尝试自己的方法,去按照自己的思路去做,要是什么都规定好了,您只能感到更多的束缚!
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感觉这个“看不惯”系列还真的有点难写,因为这个不只是涉及到理性上的问题,同时也涉及到情感方面的问题。这些事情都是我身边的同事,尤其是进公司没有几年的同事抱怨的,但是我一直没办法面对面给他们讲出我想到的,虽然我自认是有道理的,但是如何在不伤害对方情感的前提下,去说明问题并让对方接受,我还真的没有那个水平!只能尽力通过文章的方式发出来,或许能够更加容易接受一些,写得不好,大家不爽了就骂吧……

11 三月 2008

身为基层员工如何锻炼管理能力?

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刚刚进入公司,我们从基层做起。我们期盼着更大的发展空间,期望着更多的锻炼机会,期望着有一天能够坐上部门经理的位置,这样就可以锻炼管理能力,但是当我们身为基层员工时,就无法锻炼管理能力吗?
什么是管理?这是一个太过宽泛的问题,我不想多做探讨,这里仅选取其中可能涉及的几个部分来谈,更多的内容,欢迎大家一起来讨论!
从最基本的角度来说,我们可以认为管理包含了一种能力:让下属完成工作,达成您所期望的目标,最好可以很高兴的做事。而“让”他人完成工作的方式上,可以通过行政命令、职权要求,当然,还有我最为关注的“影响力”。当我们处在基层时,并没有职权、行政和利益方面的权利,但是,通过影响力来实现管理,难道不是我们最期望达到的状态吗?既然这是我们所希望的,那么为什么身处基层时,我们不能够去锻炼和培养这种影响力呢?
在工作中,我们需要和很多人合作,本部门的、外部门的、本公司的、外公司的,所有与您合作的人,都可以成为“影响”的对象。在与他们合作时,我们期望他们可以保质保量、按时达到我们的目标,从本质上来说,这和当经理管理下属没有太大的区别。
我们回到管理的话题,回到当部门经理的话题,您觉得部门经理应该做什么?具体的答案,我希望我们共同找到,这里仅做抛砖引玉,我认为,部门经理至少应该做到以下几点:确定工作方向,明确工作任务,确定工作时间,限定工作范围,培训下属技能,协调各部门及本部门人员之间的关系。要想做到这些,身为部门经理需要思考Project相关的内涵和外延,需要确定一个初步的计划,需要明确涉及到的人选,需要对相关人员进行培训、委托、授权、支持。
OK,身为基层员工,我们需要与其他部门员工合作时,你希望他做好一个project时,您需要他做什么?您又可以做什么?通常来看,我们的做法是:给对方打一个电话,告诉他,我需要什么什么东西;两天后,没有结果,你打电话过去催要;又两天过去,依旧没有结果,你很气愤,忍住脾气和对方强调了一下这个东西的重要性;又两天过去,对方还是没有结果,你终于压抑不住心中的熊熊怒火,奔到他的部门经理办公室哭诉一番,最终不论结果如何,当其他人问起,为何你没能及时完成工作时,你会如何说?你会抱怨那名同事工作态度不认真,所有的问题都是因为他的拖拉造成,你没有任何责任,当别人问你,为什么你不去帮助那名同事做完这些工作时,你会像看着一个怪物一样看着他,“你疯了?那个是他的工作职责!!”我不是说,他人没能完成工作是你的责任,也不是说我们需要对每个“其他人”都应持帮助态度,但是,如果从锻炼管理能力的角度来说,您的“责任划分”让您丧失了一次绝好的锻炼机会!
现在,从现在开始,把你自己当作那名同事的部门经理,当然,您不能去命令他,也不能从结果上惩罚他,更加没办法用利益来鼓励他,但是,我想说的是,命令并不是作为部门经理的好手段,惩罚更加会随着次数的增加而力度减弱,至于通过利益来鼓励,呵呵,就算你是公司老板也不可能那么去做!日常,作为一个部门经理需要的能力的是“影响”!
OK,现在,您是他的部门经理,回想一下前面提到的部门经理的职责,您应该如何去做?至少,当您告诉对方需要完成什么任务以后,需要确认对方已经完全清楚;当适当的时间对方没有完成时,您会询问一下对方有何困难,是否需要提供培训和支持,是否需要自己和他一起把这部分工作做好。更多的,我不想祥说,相信大家可以找到很多有必要去做的事情!
再次回归基层员工的角色,您是否可以和对方明确工作内容?可以。您是否可以在对方没能按时完成时,询问有何困难?可以。您是否能够提供支持和培训?这个因情况而异,但是,绝对不是不可能,当您和公司内部很多人的关系相处融洽时,我相信即使是对方的工作,可能您能做到的要比对方还多!至少,有些事情,对方不便于找自己部门经理去说的,您可以通过委婉的方式去说!您是在帮助他的工作,相信,只要方法恰当,你们会成为不错的朋友。哦,对了,一定要强调一点!即使在您的帮助下,对方很好的完成了任务,也绝不要和对方抢功!您已经很好的锻炼管理能力了,留点别的好处给别人吧!更何况,设想一下,有一天您当上部门经理的时候,也会和下属抢功吗?至少,我不会!
您可能会说,我又不是他的部门经理,干什么要做这些?没错!如果不希望锻炼管理能力,您完全可以不做这些事情!
您可能会说,我又不是部门经理,他怎么会理我?这个问题很现实,但是想一想如果您当上部门经理,所有手下的员工就都会听你的吗?如果您20多岁管理一个部门,手下是4、50岁,您真的认为他会听你的摆布吗?这是经理需要的必备技能!
您可能会说,他那边的技术我又不懂,我怎能够给他提供支持和帮助?就算您当上经理也不可能所有的东西都懂,您可以咨询,可以请教,可以通过很多途径来了解相关的东西。再说,对方也知道您的能力有限,很多时候只是倾听一下对方的难处,就会给您的工作带来很大的便利,更何况一旦了解了其他部门的工作内容,对您自己也是非常有帮助的。
您可能会说,如果我真的像你说的那样做,我岂不累死!?这个,存在这种可能,呵呵,关键是有选择、分阶段的去协调和帮助,并不是所有的事情,对所有的人都这样做,逐步来做,公司内一共就那么多人,我相信,您一周对一位同事这样做,做一年,以后所有的工作您都会得心应手!
最后,我想说一句:把合作的同事当成管理的对象,思考身为管理者的责任;把每位下属,当作同事,思考如何平等的做事。管理,依靠的不是权力,而是影响力!
——————-题外编—————-
这篇文章,我准备写已经很久了!很多时候,我听到身边的同事,尤其是毕业1、2年同事的抱怨时,我真的很想问他们这个问题,难道,您真的没有锻炼的机会吗?您不能发掘到这些机会吗?我知道这样做很困难,真的很困难,但是,我相信只要我们去做了,就会收获很多!可惜的是,这篇文章,我写的并不好,很多东西没能写出来,今天老婆去医院检查身体,发现一个瘤,良性恶性都不知道,是何原因也不知道,而我却远在项目,一点事情都做不了。我实在没办法以太好的状态来写这篇文章,实在抱歉了!
我希望这篇文章能够引起大家的注意,并且能够引起大家的讨论,因为,我觉得这是很多人都在面临的问题,如果我们能够更进一步,更系统化的思考这个问题,并且得出很多在基层岗位上具体的锻炼机会有哪些,具体做法有哪些的话,对每个人来说,都将是一件幸事!
暂时,我只能写出这些了,或许,我会重写这篇文章!等待大家的支持与讨论!

7 三月 2008

大学生如何获得更多学生工作机会

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对于大学时期的“学生干部”,我个人的观点是,它们确实能够给带来大学生一定的锻炼,提高部分管理、组织能力,但是不要因此而放弃社会上的兼职机会。我在上大学的时候做了四年的团支书,级队长(学院一个年级十个班是一个级队),学生会副主席兼网宣部部长,院网站创始人兼站长(这些职位除了团支书都是我在大一大二两年时间内做的,因为大三的计划是考研,所有的这些都放下了),所以,在这方面还算有一定经验的,这里一起谈一下,我是如何获得这些机会的。
同时,先说明的是,这篇文章基本上不涉及如何做好学生工作的话题,这类型的文章有很多,大家随便Google,我只是谈一下在获得机会上怎样做是更加明智而有效的,看起来有投机取巧的成分,不过我觉得其实都是非常重要的做事方式,不只是在学生工作方面,在公司工作中也是同样的道理。
首先,来说刚刚进入学校,这个时候其实是获得学生工作最好的机会!您要做的事情也很简单:比所有同学都早到学校——先声明,这个方法我没试过,实在是自己当时没这个先见之明。找到你隶属的辅导员,去帮他干活,如果他就是可以决定级队干部的人的话,您就已经非常非常占优势了,即使他不是决定性人选,其他同学到学校的时候你也是最了解情况的人,自然比其他所有人有更多的优势!
1、陌生环境下的信息优势:在陌生环境中,人总是容易对其他人产生权威感,为什么?因为你不懂,别人懂,别人说的对,你为什么不听人家的?所以,一定要抓住刚刚进入校园时的机会,熟悉学校的布局,各个可能涉及职能部门的作用及位置,这样就可以在给其他同学提供帮助的过程中建立威信。我当时很大程度上沾了自己有自行车的优势,呵呵,说起来也是幸运,高中很习惯骑自行车,就带到学校去了,结果整个学校我转了大半,节省了很多时间,对很多事情也要比其他人熟悉的多,一个简单的例子,当时大家都没有手机,一个宿舍楼的同学都要挤两三个电话,我直接跑到网络中心去打,基本不用排队。
2、其他信息优势:刚进入大学,一定要了解这个大学都有哪些学生岗位,哪些人有决定权,比如我刚上大学的时候根本不知道还有“级队长”这个职位,很幸运认识了一个大两级的学生,他告诉我这个信息,这样我就比其他人早知道这件事情,便于进一步了解情况。同时也要注意谁是拥有学生干部岗位决定权的人,比如这个级队长是我们辅导员来决定——级队长就是帮他忙管理整个级队的,自然是他决定。
3、敢想敢做:刚上大学,一定要敢想敢做!如果你想争取什么职位,就去找有决定权的人说,我当时知道有级队长这个岗位以后,第二天就找到我们辅导员,对他说我想当级队长,他说不好意思,已经有一个学生是级队长了,因为那个学生是保送的,占了早到学校的优势,已经早就定完了,我进行了一番说服,表达了自己的愿望,一周后他说你当副级队长吧,然后我认真工作了一个月的时间,辅导员把我叫过去和我说,以后对外你说你是级队长。另外,敢想敢做也体现在其他阶段,不论你是某个部的干事,还是混上个副部长,都一样,做事情一定要有自己的思路,不管以前是怎么做的,都要做出自己的新意,有50%的把握就尝试着去做,想一想,在这个时候,就算做错了,你又能有多大的损失呢?失败的经验恰恰是我渴求的。
4、抓住机会表现自己:我刚进学校的时候,辅导员和班主任到各个宿舍转一圈,大概了解一下大家的情况,其实很大程度上,在这个时候他们要初步确定各班在班干部上的人选,虽然他们不会自己拍板,还要靠大家来选,但是你想,如果他们有什么事情都让你去做,前期很多事情都是你组织的,在选举上,还有谁比你更具优势呢?
5、冷静思考,选择合适的岗位和部门:我有一个朋友,他大一的时候是文艺部的干事,但是在竞选副部长的时候,就发现自己在后续发展上存在问题,因为大多数文艺部的部长都是女的,如果做文艺部副部,以后进一步就很困难了,结果他选择了一个合适的部门,跳了过去,后来做到学生会主席。所以说,头脑清楚,不随波逐流很重要,尤其是在很多转折点的时候,千万不要说就这样吧,懒得动了,你懒了一次可能以后就都完蛋了。另外,学生会里面,个人认为文宣、美宣不是什么好部门,对组织能力锻炼很少,活儿到是不少,如果您希望锻炼组织能力最好别去,哪怕文艺部都要好一些,毕竟每年都有大型的文艺晚会,还是有很好锻炼机会的。
6、敢于冲到最前面:我大一下学期末尾在做学生会副主席,加上参加各种比赛,忙得要死,然后院长过来找我,说想建一个网站,问我有没有兴趣,当时有朋友劝我不要做,因为这种工作很可能吃力不讨好,毕竟是院长想做,要是一旦做不好很可能麻烦很大。而且说实话,没有太多“实惠”,一方面不可能收钱,另一方面我在学生会工作如日中天,没必要再加一个“站长”的称号。不过最终我还是决定去做,组织人手。最让我觉得欣慰的是,在学生会干的很多人基本上是为了逐步爬上去,一年的激情而已,我们却持续了一年半多,一直都很有目标很努力的做,虽然在我交给下一任站长以后就逐渐没落了(这个很大程度上是我自己的责任),但是站内的人却成了很好的朋友!
很多事情,只要认真观察,勤加思考,勇敢尝试,冷静分析,总是可以找到机会的——机会永远都在那儿,关键,看你是否能够把握得住!
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非常不好意思,这几天实在太忙,没有更新博客,近几天尽力争取连续更新几篇,弥补一下。
最近赶上GTD月总结,想了一下,上个月自己做的还是不好,很多事情没有进入GTD系统,而进入的,又有很多没有做到,其实还是具体操作的思路上不是非常清楚,暂时找了几个方法摸索着来做,相信会有更大的进步和提高。
同时说明一下,这篇文章是为了“细流跬步”栏目写的,当时写了大半,一直没时间写剩下的部分,搞得浪费了好几天时间,同时这篇文章也应该属于“工作之初”专题,所以两个都属于。欢迎拍砖!

26 二月 2008

解决夫妻财务问题:共同基金

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两个人在一起,已经不再是简单的风花雪月了,需要面对很多现实的问题,比如财务问题。
我们经常会听说有人说两个人钱放在一起的弊病,比如女士对服装、化妆品要求比较高,结果男士很是不爽,认为对方浪费,而女士辩解说我的手机用n年都不换,你买的电子产品一堆又一堆,钱花得更多!结果两个人因为这个问题争执不休,甚至引发更多的矛盾。
按照传统的方法,据我了解一般有三种:
第一种是两个人的钱放在一起花。这样可以很有效的控制家庭支出,如果管理得当,可以很大程度上缓解家庭财务危机,但是每个人的独立性不强,容易引发争吵。同时,容易引发“小金库”的情况。
第二种是放任自流。这种方式充分体现了两个人的独立性,尊重对方的选择,但是在财务上容易出现问题。
第三种算是相对折中的方式,某个人上缴一定数目的工资,剩下部分自由支配。这种方式是两种方式的结合,但是缺乏公平性,时间长了依旧存在问题。
我个人选择了第三种方式的变形:共同基金。
首先注册一张银行卡,作为共同基金储蓄卡。
然后,两个人充分坦诚的说明自己的收入,同时初略考虑近几年的预算需求。
再次,双方共同讨论确定一个“上缴共同基金”的数量。考虑到公平性问题,个人建议根据每个人的收入水平确定一个“上缴比例”,毕竟赚得多的人,在日常支出上需求会相对多一点,而且如果一个人赚1万,一个赚5000,定多少固定的数目都不太恰当。强调一点,这个百分比是根据财务预算的不同而随时调整的,比如最近几年要月供,要买房,自然百分比多一些,我和女朋友今明两年的比例已经定到各自工资的80%,虽然剩下的数目连日常支出都要勒紧裤腰带,但是需求在那里,没有办法。而当财务预算相对较少时,就可以给双方更大的自由度了,比如每个人只上缴收入的50%。
另外,如果其中一个人为了事业发展需要更大的支出,比如社交活动频繁,可以有一部分奖金是不列入收入,由对方自行支配的,这个要看两个人的协商。
最后,商量一下哪些支出使用共同基金,月供和煤气水电自然是要用这个的,但是一起出去吃饭、唱歌用不用这个啊?我个人比较喜欢双方互相请,毕竟这样感觉要好一些,比冷冰冰的什么都算那么清楚好多了!
这种方式,给两个人充分的自由度,因为在共同基金之外的部分,是可以自由支配的,这里需要强调一点:绝不要干涉对方非“共同基金”部分的支出情况!既然选择共同基金的方法,那么就包含了一个共识:尊重对方的选择,尊重对方的独立性,非共同基金的部分只属于个人而非家庭,对方无权干涉!当然,在家庭有需要时,双方自然可以拿出自己的部分来支援。
这种方法我个人已经使用一年多了,效果还是相当不错的!当然,两个人之间的沟通和信任要比这种方式上的选择更重要!

29 一月 2008

如何增进对行业的了解

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 细流跬步         7 comments

了解一个行业是非常重要的,不论是为了人生规划、职业规划,还是为了更好的为所在公司服务、获得职场提升,亦是为了获得一种大局观求得更大的发展,了解行业对我们每个人来说都必不可少。
曾经看过一篇文章,叫做“如何在3个月内获得3年的工作经验”,其中的一个方法让我很受启发,从思想上来说这个方法与我“专题读书”相通,但在应用上有少许不同。
在这个方法中,获取资料的方式不局限于书本,可以说,更多的资料均来源于网络,当然图书馆也会提供很大的帮助。具体方式主要源于该文,但有一定修改:
1、选择方向:
根据您所处公司或者感兴趣的行业,选择行业进行研究。在研究过程中,不断缩小范围,选择合适的方向,这一点很重要,否则您可能会发现永远都无法完成这个Project。但是,也应该注意,不要把方向定的太窄,因为您的核心目的不是为了发表而是为了了解整个行业,形成大局观,太窄的范围会让你陷入细节之中无法自拔。
2、编写行业报告——着重对行业全面性的把握
“A. 通过上网查询和购买行业报刊,收集不少于三十万字的行业、重点企业的有效资料,在电脑中进行资料分析、分类、汇总。
B. 参考同类行业书籍,确定写作提纲,确定文章结构和逻辑方向,培养文字表达能力和逻辑能力,以及熟练的电脑使用技能。
C. 将三十万字资料浓缩成十至十五万字,写成一本符合出版行文格式要求的行业报告。如果选题好,还真的有出版的可能性。如果有一定的独特见解,也可以写成文章争取在专业刊物上发表,树立个人专业形象。”    
“3. 编写讲座报告——着重对专业系统性的把握。
A. 根据你希望从事的专业岗位,从报告中选择两到三个重点,将书稿压缩成两万字的讲座稿(按每分钟150字的演讲速度,即两个小时)。
B. 将演讲稿再浓缩成两千字的提纲和重要内容,使用PPT软件编成演讲用演示文件,并根据相关内容配以精彩图片。
C. 培养职业化的公众表达能力和表达方式,练习普通话,使用讲座稿进行互动讲座和演讲练习,只到脱口而出。”
在这里,我需要强调一下“专业术语”的重要性,它表现在两个方面:
1、在我看来一个科班出身的人比其他专业毕业的人做一个专业性要求不是非常强的工作,尤其是刚刚接触时,优势在哪里?最主要的就是当他听到一个专有名词时知道那是什么,不觉得畏惧,而其他专业的朋友无法理解对方说的是什么东西,容易产生畏惧感。
2、当你学会使用专业术语时,意味着,您是“圈内”的人,虽然我非常厌恶这种“圈”,也很不在乎那种做表面文章的东西,但是不得不承认,如果您无法进入一个“圈”,就没有办法继续深入开展工作。当你学会了专业术语,至少意味着,您可以和他们进行交流,所以,这份“表面工作”也是要做的——这是第3点中C项的重要所在。
相信当您完成了这样一个Project以后,您一定可以对某个行业有了较为深刻的认识,即使没能形成系统的构架,也能够基本找到通向进一步研究的途径。
注:本文中引号内文字引用了“如何在三个月内获得三年的工作经验”中的部分内容,并将之作为该文核心,非常抱歉我无法给出该文章首发出处,google出了非常多的结果。如果该文作者看到我,请与我联系,我会立刻注明,若该文侵犯了您的权益,我会即刻删除本文,谢谢!

22 一月 2008

如何打破初识隔阂:求人办事!

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 细流跬步         7 comments

  人脉,是非常重要的资源,作为“细流跬步”的开篇,介绍一个人际交往的小技巧,或许能给您一点启发。
  我们经常会遇到这样的情况,认识了一个不错的人,您很希望和他深入交往下去,但是却一直无法找到突破口,总是停留在定期聚一下,吃饭聊天的阶段。其实这时问题的核心在于,双方的内心之中都存在着一种隔阂,如何打破?求他办事!
  你可能会说,你疯啦!你要打破隔阂,你希望双方深入交往下去,却要求他办事,那怎么成!应该是我帮他办事才行啊!
对了!就是这种想法,正是因为每个人都是这种想法,人与人之间的隔阂才不容易打破,也正是因为每个人都有这种想法,这种隔阂才容易被打破!
  在这里,问题的核心是:每个人都希望别人欠我,而不是我欠别人。既然每个人都有这种需求,我们就来满足他!我们可以设想一下,如果一个人和你认识不是很久,你们之间有隔阂,然后通过某种方式,你觉得他欠你的,你再和他交往的时候是不是会很放松?当你有事情要求到他时,你是不是会很自然的开口?你们之间办过事情了,还做得不错,你是不是会觉得大家已经不是初识了,已经是可以一起做事的人了?——这个就是突破口,心理上的突破口!还是那句话,既然对方有需求,我们就要满足!求他办事!
  但是这个求人办事不是随便什么人都可以求的,不是什么事都可以求的,不是求过就算了的,我们要的是他帮我做成了什么,而是消除之间的隔阂。
  首先需要考虑双方之间的关系,两个人的身份地位要差不多,不能一个老板一个小兵,这种方法肯定没效果。同时双方都有希望深入交往的意思。
  其次,要考虑对方的性格,如果他不是那种愿意帮忙的人,肯定不行,多大的事都不行;如果他觉得你求他办事很唐突,觉得你很不懂事,肯定也不行。
  最后,要学会选择事情,基本标准有三条:
(1)对方不费太大力气就可以做到的:你们的交情不慎,太难办的事情千万别求,他会觉得你不懂事,也没兴趣帮忙,一旦他答应了却没有做到,那就更糟糕了,隔阂更严重。
(2)不能是不费吹灰之力就能办到的:这种也不行,太简单,对方会不把这个当回事,他觉得无所谓,就不会觉得你欠他。
(3)不要动用对方太多资源:基本上我不喜欢动用他人资金的事情,尤其是他自己的资金。如果是人脉,要分情况,尽量是那种和他特别熟的,一个电话就OK,连句谢谢都不用说那种。千万千万让人家用那种“用一次少一次”的人脉关系,他不会干的。
  那么最好选哪种?我比较推荐那种除了对方,让别人办就会比较麻烦,但绝不是做不到,只是比较麻烦,但是他办的话,有很熟的哥们,几个电话就搞定!
  为什么说这样的最好?
  第一,你说事情的时间比较长,他办事的时间很短。
  第二,他在真正展现自己的实力,他会觉得你在你面前真正体现了自己的价值,我们应该深入交往。
  第三,他会把这件事情放在心上,会觉得,他帮你忙了,你欠他。
  第四,他不费多少力气,他愿意答应下来。
  其实这个方法有几个难点,一个是看人,一个是选事情,最后一个难点,也是成败在此一举的难点就是如何收尾。
  收尾工作一定要做好!因为后续的关系全看这个了!谨记一点:过犹不及!
  首先我们再次回想一下我们的目的:消除双方隔阂,通过让对方觉得你欠他的方式达成。那么绝不要“还礼”过火!!千万不要求人一件小事,你请人吃了1000多块,还出去滑雪,首先人家未必会去,人家会觉得你这个人小题大作,就算他去了,他也会觉得你不欠他了!因为你已经把礼都还清了!再有,我怀疑你要是这样做,他这辈子都不敢找你办事,你求他这么点小事都请人家那么多,那他求你,得怎么还?
  当然,话一定要说到位,这个就不多说了,大家都能想清楚,个人建议,简单的请吃顿饭,绝不要提太多对方忙了你多大忙这种话,重点聊以后,以后的交情,以后的发展,克服掉自己的心理隔阂,既然对方心理的隔阂在减轻,就决不要让你的内心成为阻碍。另外,如果对方是比较随意的人,最好的方法是,拍下肩膀,一句简单的谢了!——只要对方不会因为这种方式而太介意,或许这是最好的方法!

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