My Life Organized最大的优点是：

1、软件拥有两个界面

一个界面是编辑界面，一个是To Do List界面，后者由前者自动生成，这给我们带来了巨大的便利。

在使用中，您可以直接查看编辑界面，不必顾及其他，完全使用该页面即可完成所有任务编辑、计划、分类、设置情境等诸多工作，待该步骤完成时，切换到To Do List页面，即可看到全部当前需要做的Actions！

2、编辑页面中，可以对Projects进行分枝结构显示

这是我最希望获得的功能，也是我之所以最终抛弃了Outlook的原因。比如为写本文这个project，首先需要做的是整理思路，之后是打开MLO抓取图片，之后写作文章并发布，在本软件中，您可以按层级设置，同时在To do list中，下一层级没有完成前，上一层级是不做任何显示的！

同时，我们也会遇到一个Action是两个project的子层级，也就是说完成了一个action后才能去做两个不同projects中的后一actions，在MLO中也提供了前置功能，虽然操作起来稍显麻烦（因为查看页面中没有检索功能），但该功能毕竟拥有，还是非常有效的。

3、MLO可以进行时间、重要程度、紧急程度等情况的多重设置

虽然我个人不太喜欢重要/紧急的划分方式，我认同这种观点，但在具体时间管理实践中和大家的思路可能有很大差别，但是在很多情况下，这一功能还是非常必要而有效的，当您对其进行设置后，MLO会根据自身设定好的算法，对Actions进行排序，很大程度上，如果您对每一个project均做好设置，那么每天面对To do List时，您可以按照顺序一项一项向下做就OK了，节约了反复思考的时间。

4、To Do List可以进行多重设置

虽然软件只提供了一个To Do List页面，但对该页面可以做出多重设置，并且可以保存相关设置，切换极其便利。通过各种筛选的设置，您可以很方便的实现不同情境下的任务列表、日程表、回顾（Review）等，虽然对Review方面功能相对较弱，但还是可以满足一般需求的。

5、MLO基本上符合GTD的各种要求

在基本思路上，MLO的作者应该参考了GTD的思路，包括情境、时间等各方面的设置大体上符合GTD的思路，这对GTDer来说是一个极好的消息！

6、MLO提供各种移动版本

如WM版，据说现在ipod、黑莓版等均在编辑之中，虽然我购买了正版WM版，但在具体使用中，由于屏幕较小，操作还是有点不太方便的说，而且我需要单纯使用手机查看、编辑的需求较少，这样害怕一旦发生编辑，在同步时发生问题，因此，使用不多。有兴趣的朋友建议试用一下。

7、大家可以根据actions、projects的不同情况设置颜色：

这是一个非常小但极其重要的功能，因为当我面对自己的To Do List，上面每一个情境都有至少20个Actions时，这就非常重要了。您可以直接针对重要、紧急程度进行设置，之后凡此类情况出现均会自动变动，可以极佳的突出显示。

缺点：

1、MLO并未提供日历：

这在时间管理软件中也算是极其特殊的情况了，虽然在功能上提供了日历相关全部功能（这大概是作者不编辑日历界面的原因吧），但毕竟还是没有日历界面的，这给很多朋友会带来较大困惑。但是在我看来，这也是一个优点，因为这毕竟让您减少了一个需要查看的界面，唯一的To Do List让我们没有太多选择，但也带来了巨大的执行简单。

2、软件收费：

这个软件是收费软件，有试用版提供下载。国内有翻译的版本和破解的版本，但是破解版我使用一段时间后总是会弹出错误，对于一个我时时需要查看的软件来说，这种问题是难以容忍的，所以，我直接购买了PC+PPC版的正版软件，这个也算是我购买的第n（n>10）个正版软件了，也算支持一下作者！不过，由于作者使用的收费是美元，所以价格贵了些。我还在购买后给作者写了封mail，建议降价，听说作者收到了很多此类信件，因此特别针对中国人做出了价格调整，我就享受不到了，所以也不知道具体的价格。有兴趣的朋友可以看这里：针对中国用户的优惠

3、其他缺点，暂时还没有想到。

我不能说这是一款适合每个人的时间管理软件，但一定是最为适合古道的，所以，如果有朋友在时间管理方面很是关注古道视野，或许可以尝试一下！

另外，这里提供了一个关于该软件的PDF版说明书，希望深入研究的朋友会有很大帮助，虽然是英文，但相对简单。

官方主页：http://www.mylifeorganized.net

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终于解决了Live Writer的问题，所以今天抓紧完成了文章写作，发上来吧！最近更新太少，感谢大家的耐心！

博客字号、首页分段等问题正在找个朋友帮我处理，实在太久没有看源代码了，实在生疏，有朋友真好！感谢！

一、PDF阅读：

PDF阅读是我们最常用的功能，但对于我来说有稍显复杂的要求。我个人读书需要做出很多注释和勾画，为此，PDF的注释功能是最重要的需求之一。同时，为了便于整理读书笔记，软件能够直接将所有勾画及注释的内容列出，并点击跳转，如此，便可及其便利的实现电子书阅读。

为此，推荐Foxit免费版，其中的功能基本达到需要，同时，速度也非常让人满意。另外，如果您有更多的添加附件、编辑页面等等功能，可以使用Foxit的Phantom版本。

二、PDF创建

PDF文件的创建是工作中最常用的功能，给对方公司发合同时需要用到这种功能。个人推荐两个：

一个是Office 2007 SP2中附带的功能，可以直接将Office文件保存为PDF格式，非常好用，强烈推荐！

另一个是CutePDF，它会为电脑安装一个虚拟打印机，支持链接，支持中文，无水印，效果非常不错，速度快，使用便利！

三、PDF转换为Word、Excel

这也是我们常用的功能，这类软件倒是不少，但对中文支持良好的却真的不多，如果支持PDF转换为Excel的，就更加少了，据我目前所知，效果最佳的只有这一个：Nitro PDF Professional。

该软件极好的支持中文，支持Excel表格，速度也算不错，基本上我还没有发现太多转换错误的情况出现。强烈推荐！

如果您转换的次数较少，可以试用其在线转换免费版：

PDF to Word：http://www.pdftoword.com/

PDF to Excel：http://www.pdftoexcelonline.com/

需要提交被转换的PDF文件，留下您的Email邮箱（建议使用gmail、Yahoo等非国内的邮箱），过一会即可收到转换好的文件。

另：该软件安装后是一个阅读器，打开PDF文件后，可以进行转换操作，但作为默认阅读器来说，速度实在太慢了！作为阅读器实在不推荐！

基本上来说，对于日常使用PDF相关功能的朋友来说，上述软件基本上可以满足大家的需求了，最后强调一下，Foxit的Phantom版本和Nitro PDF Professional是收费版，但均有免费版功能缩减版提供，可以满足不同需求的朋友。

其实，日常生活为我们提供了最为便利的实验场所和实践场地，唯一的问题是：您是否能够找到合适的方法！

比如说，您希望学习财务方面的知识，尤其是财务报表方面内容，仅仅去做习题，我相信绝对是最痛苦，也最低效的方法之一，不如您将自己看作是一家公司。年初，您可以设定预算，您会有各种支出，买房是固定资产等等，在日常生活中将生活性财务复杂化，复杂到公司财务管理的程度，相信您一定会受益匪浅！

比如说，您希望学习多品牌管理，其实，如果我现在希望学习就完全可以做到，因为古道目前有两个博客，一个是古道视野（http://www.GudaoVision.com/），一个是随风而逝（http://gudao.mysmth.net/）。两者的文章目前很少存在重叠，针对的客户群有所差别，客户主要来源更加差异很大。古道视野的读者一大部分是由于时间管理（GTD）系列文章更新时带入的客户，后期有很多从豆瓣、鲜果、Google上带来的读者，但这些读者往往进入古道视野后会发现这里的文章相对杂乱，很难一下子找到被吸引的感觉，这是古道视野的问题；随风而逝的主要读者群来源于水木清华，这也是为何点击率很高（超过100万），但订阅数量很少的原因。我完全可以将这两者视为古道的多品牌管理模型，将各种相关理论在此实践，同时增加各种SEO效果、外部广告等营销策略，通过数据积累与分析获取收获！同时，可以考虑增加某些广告内容，或者具有相关性的产品推广（这个也可以是我的文章等等，不一定是要卖钱的），来观察如何将读者的点击转化为收入。

其实，人类历史无新鲜事儿，所有商业上的东西都可以在日常生活中找到原型，关键，在于您是否认真去寻找！而且，这种方式不仅可以给您带来效果最佳的学习方法，更加给您带来两个方面最为重要的好处：

1、学习过程将简单问题复杂化，有助于未来将复杂问题简单化：人们总是认为生活中的事情是简单的，商业上的东西是复杂的，其实完全不是那么回事，所有的东西根基是一样的，核心的东西是一致的，只是在商业中有了更多的机会，产生了更多种类的变形而已。在学习过程中，费了好大劲儿把简单的生活性财务变成商业财务后，真的理解了以后，您完全可以在使用商业性财务时，与自己的生活相联系，最为简化的看待商业性财务，抓住核心！

2、您寻找到了最为通俗易懂的模型：生活中的事情您是最熟悉的，当您使用了这种方法后，当您遇到商业中的很多问题时，您会不自觉的去考虑，这个东西和我生活中的哪个方面类似？您能够找到最为合适，最为浅显的类比，更加能够找到最为合适的解决方案！

OK，现在，您希望学习的是什么？姑且放下书本，问问自己，日常生活，我可以用哪个东西来做模拟实验？

我们都无法停止学习，尤其对于古道视野的读者来说，更加如此。但是，你能是否寻找了适合自己的学习方法？停下来，问问自己：你是如何学习的？这种方法对于您，真的适合吗？

我们是如何学习的？读书？听课？培训？找老师？其实在我们潜意识之中，似乎学习是一件很简单的事情，是一个常识性的东西，是不需要思考的，可惜，在我看来，这恰恰是最需要认真思考的内容。

我是比较喜欢看书的人，古道视野和随风而逝的读者朋友对此都清楚，但是说老实话，当有人说自己也应该多看看书的时候，我个人是持反感态度的……

对此，我做了一个简单的分析，本文会加以讨论，但是需要声明的是，本文不会教给您如何学习——因为这已经是您特质的一部分，很难改变了；本文也无法告诉你，应该如何学习——这个问题只有您自己才能回答。本文自会努力提出一些合适的问题，至于答案，需要您真正问过自己之后才能知道。

学习，可以从两个方面来分析，第一个是学习的分类；第二个，是都有哪几种学习的方法。

首先是学习的分类，对此我大体上分为三类，当然还有更加广泛的分类方式，而且这三类也仅仅只包括我之前提及的对学习内容的层次（四个层次：知识、技巧、技能、智慧）中知识和技巧的部分，因为之前说过技能更加倾向于思维方式，这个很难说通过某一种方式直接学得，智慧更加如此。目前来说，针对知识和技巧分为以下是三类：

1、专业深度：每个人都会有一个专业，不论是某门学科、技术，还是管理，人力资源，其中包括诸多技巧，但是都会有个“专业”。这与科班出身与否无关，更多的倾向于：您正在做什么和希望或喜欢做什么。深度是需要的，甚至是必须的。
2、专业广度：专业的广度也是非常重要的部分，因为每个人在日常工作中虽然在一个相对宽泛的行业或公司，但是自身的工作往往局限在专业的一个细节分支之中而已，就算您是学土建的，可能也只是涉及盖房子一项而已，而其他各种构筑物都不太涉及，但是随着职位的提升，随着各方面的发展，专业广度的重要意义就是体现。
3、视野广度：视野的广度更加重要，这也是古道视野为何叫这个名字的原因，很大程度上您的视野决定了你对自己的定位，进一步决定了您的心态，进一步决定了行动和人生。我不想说得那样极端，但是这之间确实存在一定联系的。

其次，是学习方法都有哪些，个人暂时的总结为五种：

通过看来学习：这里的看不包括观察其他人，仅仅包括看资料、读书、网络等。
通过观察学习：这里的观察不仅仅只是眼睛的部分，也包括用心去体会，具体含义可以理解为，观察其他人、身边人做事来学习。这类人最优秀的表现就是“三人行必有我师”。
通过听来学习：这类人更加喜欢听，而不是读，我有很多喜欢通过听来学东西的朋友，甚至有一个极端的例子是，他上学的时候，原来坐在后面，近视眼看不到黑板，结果效果还好，等到老师把他调座位放到前排可以看到黑板时反倒影响了学习效果，因为看，在影响他的学习。
通过行动学习：这类人在当今中国的教育方式中是最不占优势的，人们往往认为这种人是“笨”的，是学得很慢的，因为中国的教育更加注重理论教学，而非实践，而这种人必须自己动手之后，自己亲身做过、体验过之后才能够获得学习。这种人虽然入门速度较慢，但是其扎实程度、深入程度不可同日而语。

OK，现在，横纵坐标均已确立，剩下的，就是向自己提问了！

每个人并不是完全的只有上述四种的独立一种学习方式，大多数人每个方式都可以接受，但总会有效果最佳的一种！我的分析仅作抛砖引玉，因为自己更多的集中在“看”的类别中，其他几类涉及较少，个人较难适应，因此真正优秀的方法需要大家一起帮忙寻找！有谁找到了更好的方式或建议，务必留言！

当我们寻找和尝试无数中新兴方法时，不如问一下自己：我是否在遵照常识做事？原则性问题，我做好了吗？还有一个基本性问题：我做这件事情的目的是什么！？

可能您会觉得我上面说的那句话很傻，谁做事时会连目标和目的是什么都不清楚呢？谁会连常识性错误都在违反呢？OK，那么看看下面我的两个亲身经历：

春节的时候，去丈母娘家拜访了一下，买了个S9、无线路由器等等过去安装，结果发现她家的调制解调器实在是太古老了，居然是USB接口的，联系了一下网通，更换了一个。但是，在联系网通之前，无意中听到一个消息，有人说过这个“猫”很老，可以换成新式的，不用在电脑上拨号就可以上网。结果，当我拿回新的调制解调器时，我将无线路由器的自动拨号模式更改为局域网模式，结果可想而知，无法上网……更加有趣的是，在我拿到猫之后，我甚至没有尝试着使用拨号模式，虽然我之前都已经做好了完整的设置，而之后的尝试解决过程中，我也没有去考虑这个问题存在的可能性！虽然，回想起来，我对于“不用拨号就可以上网”这件事一直心存疑虑，一个简单的原因：如果每一家都不需要拨号，那么网通怎么知道是哪个用户在上网呢？对于限时用户如何计费呢？

还有一个刚刚经历的例子。我参加工作后一直在外面的一个项目上，刚到公司时正好赶上这个项目刚刚开始，所以前期方案我参与了不少，对于方案的写法、做法，汇报的流程也有了一个比较清楚的了解。所以，当项目准备进一步发展，老板让我写新的方案时，自己也没有耗费多长的时间（只有晚上下班后有时间写，熬了两个2点半，一个4点就搞定了那24000多字的东东），后续开始了无穷无尽的更改和调整。一直到现在，明天就要上会了，公司内部做最后一次讨论，大家发现一个问题，就是整体上来说各个情况都已经说的比较清楚了，但是整体性不强，逻辑稍显混乱。有点不客气的说，我最擅长的就是写逻辑性比较强的文章了（虽然写的依旧不怎么样！！！……），怎么会写出来的逻辑性有混乱的迹象呢？看了一下，确实如此！结果下午忙了半天，完整的调整了一遍。

看看上面两个例子，您会发现有趣的地方：

1、先入为主的观念在极大的影响我们

第一个例子中，虽然我非常清楚具体测试和调整的原则，但是我却由于之前听到的一个不确信的消息，而“先入为主”，完全忽视了原则（也就是说，即使是我们不相信的结论，也可能给我们留下先入为主的印象）。甚至达到在安装不好用的调试阶段，依旧没有做原则性判断。第二个例子中更多的受到了一期方案经历的影响，同时受到公司对方案写法的框架性要求的限制，让我几乎忽视了深入的分析！好像在我的头脑中，这个东西就应该那么写！

2、随着计划的不断调整，我们已经完全忘记了原始的目的为何

这在第二个例子中最为明显，这个方案的第一版本一定不存在这种问题，我会非常注意到其中的逻辑性，但是在不断的调整和完善过程中，多次修改，已经将原有的逻辑性打破，整体自然变得混乱，但是在每一次调整过程中，我都没有注意到“逻辑性”这一原则性问题，更加没有注意到这个方案的根本目的性！（方案的根本目的就是将为何要上这个项目说清楚，结果恰恰是这个最重要的问题，逻辑混乱！）

记得我在清华参加高级管理培训课程时，我有一个非常深的体会，就是公司如何将远期规划和战略目标真正落实到日常的每一个决策中来！当时，我就发觉，其实当我们在做出一个普通的非战略性计划时，我们往往会忽略一个最根本，也是最重要的问题：公司的战略和愿景是什么！？我们忘记了这一点，更多的是在不停的提出新的方案和修补方案的漏洞，结果不断的调整过程中，我们离原有计划和目标越来越远！我并不是说我们不要调整，这是不现实也是极端不明智的，但是我们可以将计划调整的面目全非，却应该严守计划制定初期的根本性原则与目的！否则，我们实施这个计划的意义又在哪里呢！？

针对这种情况，我的解决方式是：提出根本性问题，原则性问题！依照原则判断，依照根本性目标下结论！

试想，在第一个例子中，我根本不需要做太多的分析与尝试，只需要使用最基本的维修尝试流程：确定所有硬件设备均已连通（含网线），按照尝试设置无线路由器，设置电脑，OK！问题立刻就可以获得解决！而第二个例子中，可能会复杂一些，因为我们可能会认为很难做到每次计划调整时都做一次原则性判断，都做一次常识性考虑，我们会说，这是一件多么烦心而麻烦的事情啊！我们做一次计划要调整n多次，那么我就要做n多次原则性判断！？那么，我只想问一个问题：每次当您做完方案调整时，您是否认为这次调整后的方案就是最终方案？如果不是，我只能说，您不应该将这个方案拿出来，而应该自己继续调整；如果是，那么对一个立即就要拿来实施的最终方案，做一下根本性的目的分析和原则性判断，这难道不是最基本的要求吗？

具体如何实现？说实话，我也没有太好的办法，暂时只能找到如下方法：

1、回到原点，向自己提出最基本的问题。

2、制定计划和做事时，尽力抛弃原有观念和经验，从原则上和常识上做最根本的判断。

3、针对重要或影响较大的计划，在第一次做计划时就将目标和所用原则列明，因为这个计划会经历n多次的调整，我想您大概不希望每次调整时都需要从头想一遍都有哪些原则吧！？

4、时刻提醒自己，我是否已经偏离的目标？我是否已经偏离了原则？我是否已经在违背常识？——不论任何事情！当然，还有，不论做任何事，问问自己，你这样去做，目的是什么！？很多时候，问题的答案，就在其中！

写到这里，我突然想起流传广泛的一句话，一个优秀的企业，是将常识真正做好的企业。（大概是这么说的吧，领会精神，领会精神……）对个人，又何尝不是呢？

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又有一段时间没有更新了，先是工作忙，然后是春节，然后我的电脑挂掉了，最近搞坏了2台笔记本电脑，一个台式机，一个移动硬盘，手机也频繁出现问题，我真是无语了……

不过，说实话，我现在真的发现，没有电脑的日子，真如地狱一般啊！

另外，最近开始学英语了，今年读书可能会少些，至少三月份前，我给自己限定，晚上回家只能选择英语书或者哲学书，其他一概不许碰！然后，我拿起了哲学……

所以，鉴于古道视野需要系统性更新文章，在可预见的几个月内，更新频率大概还是会保持在很慢的状态，每读新书，这个就会困难点。不过最近在研究企业管理，通过实践研究，考虑是否更新一下这类文章，不够系统，完全个人感悟。建议关注古道的朋友更多关注 随风而逝（http://gudao.mysmth.net/），那边会将随时的灵感与感悟记录，相信也会给您很多启发！（BTW：随风而逝点击率已经499305了！大家帮忙，尽快冲击五十万！）

第一步：收集

收集步骤，我一般选择两种方式：

第一种是在桌面上创建Outlook便签快捷方式，有了新的想法立刻记录进去，具体实现方式见这篇文章：[Outlook技巧]在桌面建立Outlook的”便签”快捷方式。便签，是需要一天清理一次的！

第二种是直接在任务列表中设置InBox类别，直接添加任务，这种情况大多是想到一个Project但是不用立刻操作的，该列表一周清理一次。

第二步：处理

在处理步骤中，古道的GTD更加强调删除没有必要去做的任务，这一步骤在Outlook中的操作方式是：将所有打算去做的Projects列入“联系人Project文件夹”中，即可获得Project List，前面也已经讲到，可以将这些Projects设置好类别，按照人生规划的几大类别设置，方便管理。之后审视一下这些Projects真的都需要去做吗？真的需要立即去做吗？如果不是，建立一个Future类别，移动进去。

第三步：计划

这时就是计划步骤，如果是复杂的任务建议使用Project软件、思维导图软件来做，如果较为简单，在Project联系人对应的详细信息或便签的大幅空白处写即可。

之后，将可以立即实施的Actions添加为日程表中的“事件”或“任务”，按前几讲设好。同时，建议将Project上述对应位置的文字表示为灰色，意思是已经设置Actions或已完成。

这时您应该从第一项Project开始查起，每个均点选“活动”，如果哪一个Project没有一个活动，那么说明该Project应该被移动到Future类别或删除，因为Project List中的所有Projects都应该是正在进展中的，而没有一个Action说明该Project并为开始！当然，也需要注意，所有Actions是否已经被完成，如果均已完成，那么应该标志在Project已完成，隐藏即可。

第四步：行动

行动中，参考前面所谈到的各种技巧和方法即可。

注意：如果您完成了一项Action，立即设置下一步骤的Actions！！千万记得！因为一旦忽略此点，在您做周回顾之前，这项Project将会是停滞的！

第五步：回顾

回顾工作是非常重要的，虽然这确确实实很难坚持，但是个人认为至少应该做到以下几点：

日回顾：清理Inbox，各个Inbox！回顾一下今天都做了什么，是否有需要增加的Project，做好相关工作，每天大概10分钟即可。

周回顾：逐个查看Projects，是否每个都有可以执行的Actions。同时考虑该Project是否真的有必要立刻去做？

月回顾：我个人习惯使用思维导图，做一下全面的整理，尤其对应季度计划。

季度回顾：这个是个人习惯，并非GTD提到，因为我觉得三个月是一个非常好的时间段，做好计划和整理工作，对应全年规划做好安排！

年回顾：做好总结和计划等。

至此，古道视野的GTD Outlook讲座已经基本完成，下一讲将是一个常见问题FAQ，我会针对大家提出的问题不断完善！

这个系列的内容有很多并不完善，还希望大家一起讨论，共同进步！同时，文章写得比较匆忙，包含错误和问题还请大家原谅！

1、添加日程

依旧使用上一讲的例子，这次将“查看古道视野网站地图寻找感兴趣的文章”添加进日程表。设置时不要忘记设置联系人。

之后，设置“地点”为@Online

注意：上面步骤中，一定要标注“全天事件”！

2、日程较少时的使用方式：

具体使用时，针对日程，主要查看两个位置：（1）Outlook首页：

这里，我就不抓图了，里面的东西太多，不太方便，在这里查看有一个很大的好处：

所有“全天事件”都会在最上面显示，有时间设置的“事件”在下面，已经过了时间的“日程”会显示为灰色（如现在12点，那么8点到9点的日程为灰色），借用这样的特性，我们将所有日程均设置为“全天事件”即可显示在最上面，方便查看，一旦该日程完成，取消“全天事件”，即可在该页面中移动到下面灰色部分中！因此，个人习惯，所有日程均设置为“全天事件”，对于必须在某个时刻去做的事情，做好提醒，这种就不在这里查看了！

（2）日程表：

在首页查看虽然可以标注出地点，但是毕竟排序是混乱的，有点麻烦，如果您的日程不多，在这里查看也是一个较好的方式，不过最好做一些颜色的设置，以求更加方便，同时可以做一些筛选，减少Actions的数量。具体内容大家参考这篇文章：[Outlook技巧]巧设底色,都是自己的文章，我就不重复写了。

使用方法与上述相同。

3、日程较多的设置方式：

如果您的日程内容较多，依旧按照上述方式查看就很麻烦了，比如我的日程表同一天的“事件”经常会突破50件（当然还有一些“任务”需要查看……这就是最近不更新古道视野的原因，555）。我们需要做一些变通才好，最好日程表也可以像任务一样做成列表的形式，按照地点分类，同时最好可以标记已完成，就可以不显示了。

打开日历，选择视图-当前视图-当前约会，这时系统会有一些默认的筛选，但是这种筛选并不能够满足我们的要求，因为所有重复任务会在其中出现，如“生日”等，这时我们需要做进一步的设置：

在日历列表空白处右键，筛选，选择SQL，将下面内容粘贴进去：（删除括号内内容）

“urn:schemas:calendar:dtstart” = ‘今天’ AND（开始时间等于“今天”且）
(“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%Home%’ OR （地点包含Home，我的地点设置为@Home）

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%#2%’ OR （地点包含#2-我将少于两分钟可以完成的工作地点设置为#2min）

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%Office%’ OR （地点包含Office，对应地点为@Office）

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%Online%’ OR （地点包含Online，对应地点@Online）

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%Call%’ OR（地点包含Call，对应地点@Calls）

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%外出%’ OR（地点包含外出，对应地点@外出）

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%北京%’ OR（地点包含北京）

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%项目%’ OR（地点包含项目，大家可以删除这两个）

“urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords” LIKE ‘%生日%’) （地点包含生日，可删除）

AND “urn:schemas:calendar:alldayevent” = 1 （且，全天事件=是，即该事件为全天事件显示，非全天事件不显示）

这个系列的代码是与个人设置有关的，括号内内容为详细的解释，大家根据自己的情况做适当更改，另外，需要注意的是一旦您直接编辑了SQL，那么筛选中其他页面就无法打开，如果您不嫌麻烦，可以在前面一个一个进行设置。

这时，您会发现，“当前事件”的列表缩短了很多，这时，设置分组依据为“地点”。

但是应该注意：

此时，重复性事件是不会出现的，如生日！因为事件开始日期不在今天！

永远不要设置多天事件，即开始日期是1月1日，结束日期是1月3日，这样可能出现第一天显示，以后不显示的情况！

所以，在使用中：

首先查看该日历，优先完成#2min地点的Actions，之后查看一下Outlook首页，关注有没有重复的如提醒需要完成，这类事件一般挨着灰色事件的上面，这种任务一般不多，所以还算可以接受。同时在使用过程中，随时切换默认视图和“当前任务视图”也非常方便。

最后，在“当前事件”视图空白处右击，选择“字段选择器”，将“全天事件”添加在前面。

完成一项“事件”后，即可取消掉“全天”对号，即可隐藏。

这时，我们回来查看一下Project List中该Project的“活动”，即可出现下图，注意该视图同样增加“全天事件”字段：

对于任务来说，已完成的会很容易看清楚，而对于日程来说，需要注意“全天事件”是否勾选，如果未勾选，则为已经完成，勾选，则为“未完成”。

OK，最为复杂的日程表设置已经讲完了，不知道是否讲得清楚，有什么问题，大家尽管到古道视野（http://www.GudaoVision.com/）给我留言，我会尽力解答！

下一讲，将会说一下日常操作方面的东西，会从GTD的角度来说，涉及计划、回顾等等方面，欢迎大家多多提出意见！

第二课主要讲Project和Actions的设置，前面的工作做好了，这一讲中的东西相对来说就简单很多，OK，不废话了，进入正题：

1、添加Project：

在Project联系人目录中（后称Project List）中添加联系人，如“与古道一起探讨GTD内容”，在联系人的姓或者名中添加都无所谓，把上面这个Copy进去即可，设置类别为“Project-休闲娱乐”。

2、Project分解

从个人思维习惯角度来说，我一般喜欢拿过来一个Project先做一下任务分解，之后再开始做事，当然很多朋友喜欢先做，然后再逐步展开思考，这个看您个人习惯，千万记得：GTD只是时间管理工具而已，要符合您的习惯，绝非改变您的习惯！尤其是那些并没有绝对对错之分的习惯！

所以，我一般会在“与古道一起探讨GTD内容”页面的“便签”中写一下大概的想法，如“Google找到古道视野；查看古道视野网站地图寻找感兴趣的文章；阅读文章；查找古道的email；给古道发mail”等等。

当然，如果是较为复杂的Project，我还是比较喜欢使用思维导图做分解，毕竟文字显示看起来总不是非常方便，不过这个讲座不做思维导图方面的东西，以后再聊吧。

3、设置Actions

做好项目分解后，您会发现其中大部分Actions都不能够立刻实施，因为很多Actions必须在前一个或前几个Actions之后才可以做，强烈建议，只将可以立刻实施的Actions放入任务或日程表，否则会带来很多麻烦！

现在这个Project比较简单，第一步可以实施的是，“Google找到古道视野”。

对于Actions，有朋友问我何时选择日程表，何时使用任务，理论上来说，必须当日完成的使用日程表，否则选择任务，但是在具体操作方面，个人感觉，您会经过一定时间以后才会将两者划分开来，一般来说，刚开始时会大规模的使用任务，日程几乎不用；之后会转向另一个极端，几乎不用任务；最后，您才可以很好的把握这个度，所以，说实话这个是无所谓的。

任务设置较为简单，本讲先说这个，下一讲将会详细论述如何设置“日程”！

添加任务:“Google找到古道视野”,类别设置为“@Online”，注意，下面的联系人对话框中的设置。点选联系人，弹出窗口中，展开联系人目录，选择Projects，下面会显示所有该目录下的联系人，记不记得前一课我在这个“联系人模板”的图片中勾画了“职务”和“单位”，说这两个有必要添加上去，主要目的是为了索引？就是在这里用的!

在Outlook的联系人选择中，没有提供快捷选择的方式，如首字母拼音等，因此当Projects很多时，一个一个查找非常麻烦，只有“表示为”排序会带来很多困难，这时我一般会将“职务”设置成与Project的“类别”相同，对于本例来说，就是休闲娱乐，将单位设置成进一步缩小范围的内容，如“交友”等，这样查找起来会方便一些！

最终，选择“确定”，此时回到Project List文件夹，打开“与古道一起探讨GTD内容”，点击“活动”，即可得到下图：

在这里，所有与该Project有关的活动均会有所体现！如果该任务已完成，会有对应的表示方式，非常方便您的回顾！

OK，本讲先说到这，下一讲将会详细论述“日程表”的设置方式，要想使用方便，又与上述内容相结合，还是有点复杂的，独立一讲吧！不过一次设置以后，使用起来就好多了……

同时，之所以这样推荐，也是因为个人并不认为GTD原著或者任何一个思想就是真理，就应该是每个人严格遵守的东西，每个人都应该发展出适合自己的GTD系统，Outlook并不完全符合GTD思想，但强大的功能给我们带来了很大的空间。

本来我已经觉得不再更新教程式的文章，具体原因前面已经提过很多次，但是这次应GTDLife的邀请，实在有些却之不恭，加上近期很多朋友发来mail，希望有一个这方面的教程，而至少我目前并没有发现中文这方面详细的介绍，所以，还是写几篇吧。大概会有几篇，不会很长，把基本的内容完成，争取用更多的图片予以描述，做到简单易懂。

OK，进入正题！第一课是软件设置：

选择工具：Outlook 2007

1、Outlook数据文件设置：
由于Outlook数据文件的默认位置是C盘，一方面可能由于系统问题而导致数据丢失，建议更换保存位置；另一方面，据说Outlook的数据文件大于5G时可能出现文件无法打开的情况，还是做好保存较好。
设置方法：
文件-数据文件管理 在打开页面中选择添加，保存至非C盘符下。之后将默认的数据文件删除，将后添加文件设置为默认。

之后是做好备份工作，从微软主页上下载“Outlook备份工具”这时会在“文件”下出现“备份“：

其中可以通过选项来设置备份间隔等。

特殊说明：针对习惯使用多台电脑做GTD的朋友，比如我，两台电脑的数据为了保持一致，我会选择直接copy数据文件的方式，将Outlook关闭，在D盘下设置文件夹Outlook Data，将第一个数据文件放进去，然后再其中设置一个文件夹Backup，将第二个备份文件制定到该位置，以后用U盘copy这个文件夹回家即可，当然copy之前要确保Outlook关闭，另外注意，不要在没有覆盖新版本前做任何修改，因为一旦修改就会出现数据丢失的情况……

2、设置“联系人”：

在Outlook中有一个很大的劣势，就是无法做“分级任务”，比如说我现在在写GTD Outlook教程，这个Project可以做进一步的分解：

第一步：使用思维导图列清都需要写哪几个方面的内容。

第二步：注明那些内容需要重点来写，大概要完成多少篇文章，使用哪种方式来写。

第三步：Outlook中建立一个新的数据文件，作为写东西的抓图内容。

……

当我在Outlook中做这个Project时，我发现，我发将这些任务或者日程联系到一起，回顾时无法将这几个独立的任务归类到某一个Project下。曾经我尝试过“类别”功能，但是“类别”更多的应该作为“情景或地点”出现，若作为Project，可能带来很多混乱，那么如何处理？我们使用“联系人”！因为“联系人”是唯一一个在Outlook中可以和所有“任务”、“日程”联系在一起的东西！

首先，我个人习惯将左侧的邮件、任务等标签下移并变小，只留下一个“文件夹列表”（下图下面的红框），以后操作只看这一个。

然后，在联系人下新建一个文件夹-Projects

再次，在文件夹“Projects”点击右键-属性，选择“Outlook通讯簿”页面，将“将此文件夹显示为电子邮件通讯薄”勾选。至于为何，我会在最后一篇文章的“常见问题FAQ中说明”。

最后一步，工具-选项，点击“联系人选项”，将“在所有窗体上显示联系人链接”勾选！

3、Projects联系人内部设置：

选择Projects文件夹，如下图，选择视图-当前视图-按类别。

这时，可以看您方便，是否选择下一步骤，我个人因为不太喜欢联系人的默认页面做Project，很多内容是不必要的，因此创建了一个针对Projects文件夹的模板（下载地址），如何导入，由于我的电脑已经存在，无法试用，麻烦哪位朋友实验成功告诉我一下，我再更改！下面是我自己设计的窗体，很多地方完全不知道如何做，所以，很丑，功能也不怎么样，哪位高手帮忙重新调整一下！万分感谢，大家可以做一个参考：

在这个联系人，后面成为Project List中，我一般使用“类别”划分成“事业”、“健康”、“生活”、“思想和修身”、“社会责任”等几大类，这个大家参考我之前写过的“[GTD][实施]如何进行人生规划（含MindManager模板）”文章，就是其中的几个大类，当然为了方便查找，您也可以进一步细分一下类别，一切看您方便！总的来说，这个List就是您回顾时使用的Project List，所以怎么习惯怎么用好了！

参考文章：[Outlook技巧]巧用联系人索引同一Project的所有Acitons 

好的，第一课Outlook设置就讲到这，第二讲，我们将真正开始Outlook GTD之旅！！

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这篇文章，还有剩下的几篇，说实话我只是一次写成，没有做任何重读和修改，再次非常非常抱歉！主要是我最近工作实在太忙了！工作时间的八小时完全做不完，加班加点，回家了还要写总结、写规章制度等等，今天没有回项目，那需要远程遥控做很多事情，所以大家原谅吧！

方法有两种：

方法一：快捷方式命令方法

1、进入我的电脑，点击搜索，输入内容“Outlook.exe”。我的电脑中安装的是Office 2007，默认位置为“C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\Outlook.exe”。

2、在桌面上右键，增加快捷方式，”位置”即为前面提到的地址，选择确定。

3、点击该快捷方式，右键，属性，在目标地址上此时应该显示为带引号的”C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\OUTLOOK.EXE”，在其后面增加“ /c ipm.stickynote”，不带引号。

即，此时目标框内为：”C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\OUTLOOK.EXE” /c ipm.stickynote

方法二：Outlook中另存法

1、Outlook中进入“便签”，选择新建便签，左键点击便签左上角，选择“另存为”，见下图：

2、此时会出现该对话框：

此时，选择保存类型为“Outlook模板 (*.oft)”，名称无所谓。我选择放到桌面上。

即可！