古道视野

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我们需要“大块时间”来做很多事情，但是我们却依照曾经的习惯或传统的时间管理方式，无意中分割了“大块时间”，这给我们的计划带来了巨大的不便！这里针对此种现象，提出个人意见，并提出解决方案。

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Outlook提供了优秀的便签功能，但是每次我们要使用该工具均需要打开软件，给操作带来麻烦。那么如何在桌面建立便签快捷方式则成为本文讨论重点！

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做到日事日清，对于GTD是非常重要的，本文将关注点放在GTD五步骤中的第一步，收集！而其中，更加关键的是：及时清理Inbox！

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GTD是一项非常优秀的管理工具，它追求的是“心如止水”的境界，这也提出了非凡的要求——所有事项均列入GTD系统，这给使用者带来巨大的困扰。针对这一GTD使用者最常见的疑问，本文提出古道个人的思路。

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在Outlook应用中，针对“任务”和“约会”的底色设置将给我们带来很多的便利！个人的具体应用有以下三种：
1、Outlook“任务”的底色设置：
由于我的时间管理方式以GTD为基础，因此，任务我是按照“类别排序”的，每个类别意味着一种“情景模式”。在Outlook 2007中，每个类别必须分配一个底色，因此这里不必经过太多的设置，也是大家最常用的设置方式，不多加介绍。
2、Outlook“约会”中的底色设置：
在Outlook的约会中，设置底色个人有两种目的：
（1）便于日常按照不同情景，完成“约会”Actions：
在Outlook 2007中，查看“日历”列表，如果是“全天约会”的话，是无法设置排序方式的，这给我们每天查看To Do List带来了很多不便。当然这同样可以通过在类别中设置“Calls”、“Online”、“Home”等项，之后再通过给每个“约会”设置类别的方式实现。但是，有没有更加便利的方式？您可以考虑尝试这种！
新建一个“约会”，在地点中选择对应的“情景”，如Online，如果您以前写过该项，下拉菜单中会出现默认的内容。同时选择勾选“全天”。

然后，在日历的任何一个“约会”位置点击右键，选择”自动设置格式”

选择“添加”，加好名称，选好颜色，点击“条件”，选择“高级”页面：

点击“字段”后，选择“约会字段”，选择“地点”，设置“包含”，如“Online” ，点击确定！
这时您会看到，日程表中的“约会”项目已经用不同颜色标注出来，在日常使用To Do List时，可以非常便利的按照颜色顺序筛选自己想做的Actions！
同时，这种设置是跟随Outlook的数据文件走的，也就是说当您同时使用两台电脑的Outlook，只需要copy对应的数据文件，即可“带走”这些设置，不必重新更改！
（2）在《找出你的“时间消耗钉子户”！》中提到的时间消耗统计中的设置：
设置方式和您做统计数据的目的有关，下面以希望了解人生分配六大方面的时间消耗分析为基础加以说明。
在古道的GTD中，人生规划占据了很重要的位置，大体上我将之分为：事业、健康、情感、社会责任、内心思想、休闲/娱乐/爱好几个方面。我们利用一周的时间来统计自己的时间消耗情况，可以有效分析出自己在目前阶段，将精力和时间分配到各个“人生大类”的哪个方面之中，为后续有效调整时间分配提供了数据基础。为了分析方便，我在Outlook的约会中，设置了上述六项的“类别”，分配好各自的底色。在建立Action的约会时分配好各自所属类别，即可在日Review中非常直观的看到时间分配情况！
这些技巧看似简单，但是在实际应用中却可发挥很重要的作用！极大的方便了GTD的日常应用，欢迎大家提出您在Outlook的使用技巧！

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时间管理最重要的目的之一就是有效利用时间，但各种工具依旧不能避免我们的时间无用消耗，这需要我们体察自身，做好分析和检讨，有针对性的改变！这里以GTD为基础，提供分析时间消耗统计的工具！

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众所周知，Outlook GTD应用中，如果不安装诸多插件，在Project分解方面是较弱的，但是，我们可以通过其他方式来完善这一点，这便是有效方法之一。
1、在Outlook2007下，选择“工具”-“选项”，弹出窗口选择见下图：

2、在联系人目录下新建一个文件夹，命名为Project List：

但Outlook默认视图为名片形式，对我们不适用，按下图选择“按类别”，即可。

3、新建一个联系人，命名为“Blog-GTD专题”。
4、新建一个任务或日程表，在最下面可以找到“联系人”位置：

5、这时，在Outlook联系人的Project List中即可体现出您的Project List，双击打开该联系人“Blog-GTD专题”，选择“活动”，即可得到下表：

此种方式有效弥补了Outlook无法体现Actions之间联系的缺点，算是一个不错的小技巧。虽然，它并不非常完善，即使按此操作依旧可能存在很多问题，但并非完全不可解决。希望可以给习惯使用Outlook的朋友一点帮助。

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“古道的GTD 1.0”版在推出之后，受到很多网友的好评，这也使古道视野成为GTD方面个人博客中的重要一员。在之前的系列文章中，更多涉及GTD和时间管理的思想内容，但在实际操作过程中，我发现了诸多问题，尤其是工具使用上。由于Outlook相对简单，Project规划、分解能力较弱，同时自己并行发生的Projects数量较多，原有工具不再适用，大略总结一下升级自身GTD系统之前存在的问题：
1、自己的时间依旧不够用！
可能您觉得这是废话！但是，不要忘记GTD最强调的一个思想：心如止水。GTD是一种规划工具，但它很重要的作用之一就是缓解自身在时间管理方面的压力。而事实上，大多数人并没有真的获得这一好处。
解决方法关键词：调整心态，人生规划，从人生角度缩减Project清单，外包
2、拖延问题依旧存在!
在GTD原书中，拖延问题并不是一个被重点强调的方面，但是在时间管理的范畴内，这是一个非常重要的问题。当然，它也是“古道的GTD”所重视的一部分。
Project没能及时完成，存在一定时间不够的因素，但在大多数情况下都是因为拖延。可以说，这是时间管理中的一大难题，更是我们日常生活中必须克服的坏习惯。
解决方法关键词：拖延日志，日Review，改变习惯，重视承诺
3、无效时间消耗依旧严重！
我将之命名为“时间消耗钉子户”——这里在“钉子户”使用上没有任何贬义的含义，我还是很欣赏维权的人们的。其实，这一点，很大程度上也是没能做到“心如止水”的重要原因。正是这些“时间消耗钉子户”的存在，我们的大块时间在不知不觉间流失，真正重要的Project却一直没能真正开始。网上在这方面的讨论也有很多，比如最近很火的“大石原则”、“每天一个重要Project法”等等，但是，个人对此并不非常欣赏，因为在一定程度上，它严格限定了时间的使用，是从根本上违背GTD思想的，并包含了很多强制而非自主决策的成分。当然，我并不否认这些方法的可行性，也不认为GTD讲述的内容就是真理，更加不认为自己寻找的方式更好，我只是说，我选择了另一条自认为更加适合古道的方式，具体的选择，还要看大家认为哪一种更加适合您自己。
解决方法关键词：时间消耗钉子户，Action时间统计，时间消耗分析
4、没能良好处理Inbox和Review
这应该是很多GTD使用者的通病，主要反映在“Inbox不能及时清理”和“忽视Review的过程”。事实上，在这一点上我自己到现在做得也不够好，因为很大程度上，这些工作并非作用于自己想做的Projects，而是为了实现GTD而增加的工作，个人称之为“工具时间消耗”。（这个词也是古道原创，考虑申请专利，^_^）
解决方法关键词：Inbox，日Review，周Review，月Review
5、工具方面，Outlook在Project分解上功能实在太弱！
可以说，我还是很满意Outlook这个工具的，但是，它在Project管理和分解上，功能实在太弱！我也尝试过诸多方式，比如使用联系人索引Project分解（明天贴出）、善用“类别”选项等，但大多效果不佳，最终我不得不在2.0系统中，增加了另外一个Mind Manager的思维导图工作来弥补这一部分工作，当然，这也是为了更好的使用“模板管理系统”。（如果有朋友对Outlook的使用技巧感兴趣，可以在古道视野留言，本篇文章不做更多解释。）
解决方法关键词：Outlook，Mind Manager，思维导图，Project分解，模板管理系统
以上，是“古道的GTD 1.0版”存在的主要问题，可能不是非常全面，但还算典型，后续将逐步展开，逐步给出答案，逐步将各种解决方案融入到日常应用——古道的GTD 2.0版中。
重要说明：
不知大家是否注意到，在这篇文章的每个问题后面，都有一个“解决方法关键词”，这是我打算在本专题中开始尝试的一种发布方式，也是一种自认为合理利用Tag的有效方法。
具体的使用方法是：以后的每个问题后面都会跟上这样的一个小节，列入关键词，它们将链接到后续文章的Tag页面上，也就是说，您可以在看到问题之后，点击下面的关键词链接，即可直接在古道视野上找到对应答案的文章列表页面，便于大家寻找相关内容。
这是我一直希望在网络文章或者是网络书籍中尝试的一种方法，因纯属个人原创，具体思路还在不断摸索和完善之中，还请大家多多提出您的意见和建议！如果您觉得这个方法很好，请帮忙推广，当然，不忘记顺便宣传一下古道视野，古道就万分感谢了！ ^_^
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最近古道又开始更新“随风而逝”博客了，非常推荐大家去转转近期更新的几篇文章，是我近一段时间对人生、世界的一种思考和见解！不过那边由于水木系统问题，可能无法匿名留言，如果有朋友希望一起探讨，请给我mail：gudaovision(a)gmail.com

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欢迎来到“古道视野”GTD专栏！在第一辑文章中，我主要谈了关于GTD和时间管理的思想方面内容，虽然也涉及到了部分工具，但在具体实施上涉及较少。经过一段时间GTD的尝试，我获得了一些经验和教训，也发现了原有GTD工具在使用上的一些问题。针对自身情况，重新进行了定位和思考，现更新“GTD系列文章（第二辑）”！
这个系列的文章，将以“目前GTD系统中存在的问题”为开篇，主要探讨目前系统中存在的问题，并尝试寻找解决的途径。
之后，从GTD实施的目的——时间管理角度出发，结合自身情况，根据时间记录寻找“时间消耗钉子户”，提出问题！
在问题摆在眼前之后，我将逐个分项分析和解决，找到直接可使用的方法！
最终，我会将这些细节的方法组合成一个整体，清晰的体现出日常操作中的步骤和过程，提出“古道的GTD系统 2.0版”，提供完整的思维导图下载。
在写作的过程中，我尽力做到简单明了，尽力做到图文并茂，现在已经下载了截图和编辑工具，希望可以做到通俗易懂！还希望大家多多捧场！多多发表您的意见和建议！
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最近有很久没有更新博客，实在有些不好意思了……这一段时间虽然是不断在忙，也在到处跑，不过和之前的情况并无不同，那么，古道最近在忙什么？？
近期我读了一些书，一些引起我思考的书，虽然书中并没有涉及太多这方面的内容，但是引起我很多的思考，关于人生，关于梦想，关于生活方式，关于我现在自己在做什么！这些思考让我觉得现在的生活需要更多的改变，毕竟基本相同的生活方式我已经持续了两年多，书也读了不少于3、4百本，也算积累了一点东西，下一步要开始做更进一步的打算，不能总是停留！
关于近期的思考，由于不成体系，我在“随风而逝”博客上更新，现在那里也已经使用WP系统，界面漂亮了很多哦！感兴趣的朋友可以到那边去看，相信最近的思考还是有点意义的！
本来关于这方面的思考，我打算在古道视野上建立一个栏目，大概叫“人生记录”一类的，记录一下2008年的我是如何看待这些问题的，可是看着博客上这么多专题没有完成，还是不要添加了的好，另外，由于不成系统，不太符合古道视野的主题，还是暂时选择割舍！
最后，感谢大家对古道视野的支持！

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发现了一个用思维导图做GTD的优秀工具，个人感觉不错，可以克服我目前在工具方面存在的一些问题。
    软件名称为 Results Manager，大家可以在这里（ http://www.gyronix.com/ ）下载，试用期28天，不过听说过期之后重新安装即可。
    安装之后，打开Mind Manager 7，会看到这个界面，注意两处标注的地方，是该插件的功能区。

    更多操作的界面在这里：

    简单介绍一下它的功能，由于个人原因，暂时我不会更换GTD工具，所以没有深入研究，有兴趣的朋友可以试用一下！下面我简单介绍一下自己的感受：
    使用Results Manager，在GTD应用上和我使用MindManager+Outlook类似，也是独立的两个步骤：
    1、Project分解：建立一个思维导图，做Project分解，在思路上与我一致，但是在这里需要在导图中对Actions和Project进行一下设置，设置方法是点击“edit activity”在如下图的弹出窗口中设置。

    2、生成To Do List：在我的工具中，我需要把MM中的分支导入到Outlook中形成任务或日程表项，而在这里，如果您对原有导图进行了上述设置，将可以直接点击create dashbroard，即可生成To Do List导图文件，这里有多种不同类型选择，会生成不同的导图，提供了很好的便利条件，同时生成的导图本身是按照GTD的思路排列，尤其为刚刚学习GTD的朋友提供了便利！
    这是在MM中选择生成导图后的选择方式：

    这是选择了GTD项后生成的结果：

    在日常我们完成Actions时只需要查看To Do List即可，在完成Action后，它提供了一个非常大的便利：
    1、点击对应Action后面的链接图标即可直接回到“Project导图”的对应位置，便于您导入和处理下一步Action，在我个人使用MM+Outlook时最大的一个问题就在这里，因为每次我完成一项Outlook中的Action后，需要到MM导图中寻找该分支所在位置，然后在MM中打开任务一次，才能进行下一步行动的导入，不能不说，这一“小功能”提供了非常大的便利！（有没有熟悉Outlook和MindManager的编程高手？我可以付款帮我在MM导出到Outlook时添加一个小小的链接图标吧！）

    2、在上面的工具栏中，点击下图对应图标，可以将To Do List导图中改变内容导入到Project分解导图中，这也是一个非常便利的方式！

    这个工具我认为在很大程度上弥补了我现在MM+Outlook实现GTD时遇到的问题与困难，当然，同时还有其他方面的优点：
    1、该软件对Action和Project做了区分，我没有深入研究软件具体区分除了在Project  List中有作用外，还有没有进一步深入，如果真的存在其他的功能，个人认为会给ＧＴＤ提供很多便利的！
    2、上手容易：该软件为MM的插件，可编辑的地方存在但是不是很多，上手还是非常容易的！
    3、To Do List符合GTD思想：这个前面已经提到了，由于它是严格限定列表方式的，所以尤其对于GTD初学者，可以非常有效的直接利用起来，很大的优势！
    但是，同时，对于我个人来说，它也存在一些问题，但是这些问题都不能说是软件本身的问题，更多的是针对我个人，或者说针对我个人的GTD系统。
    1、如此做GTD不必使用Outlook：这是它的优势，至少在我看来工具越少，越简单越好！但是这也同样成为一项劣势，因为我需要大量出差，需要在PPC上查看资料，而不与Outlook同步就意味着难以在PPC上使用，虽然PPC上也可以使用FreeMind可以打开思维导图，但是不是以图形方式打开，而是以树型方式打开，个人很不喜欢这种方式浏览。
    2、暂时没有破解：不过，据说28天到期后可以重新安装即可，而且现在有很多破解时间限制的soft，但是每次打开软件都要弹出来一个窗口确定，还是比较麻烦的，同时重装也是个麻烦的东西。我个人还是希望支持正版的，只要是价格不高，自己确定使用的软件都会付费，从网文快捕、友情强档（这两个已经被抛弃了）到理财软件、虚拟光驱软件、杀毒软件等等，但是这个价格实在有点让我难以接受！一个插件！300元！还是美元，我汗，我爆汗！！我只能说，上帝，给我一个破解吧……
    3、软件转换的时间、精力成本：这对于我来说是最大的问题！虽然我在用MM做Project分解，但是方式有细微的差别，这个我就不详细说了，大家可以自己去体会，更换软件会导致我所有的Project模板均需调整，虽然工作量不是特别大，但是件很烦的事情，而且该软件自身对每个Action的设置方式我也需要适应和习惯，我不畏惧这种改变，但是时间成本的计算让我觉得改变不是非常值得。
    总的来说，这是一个优秀的软件，可以很好的在PC上使用，个人建议符合以下条件的朋友尝试一下：
    1、习惯使用思维导图做Project分解，如果是习惯使用MM就更容易了。
    2、刚刚学习GTD，没有确定的工具，可以使用这个工具，它还是非常符合GTD的思路的。
    3、大多数查找To Do List时可以在电脑旁边，没有太多出差情况，这就很好的克服了PPC同步问题，当然，如果方便打印，也是可以选择的。
    4、没有太多软件更换带来的时间、精力成本！
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相关资料：mind manager 之results manager初探
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    第一次在文本之中导入这么多的图片，很多朋友一直在告诉我这样做，不过自己实在时间有限没能做到，这次尝试了一下，我也是实在操作不熟练，耗费了接近半天的时间才完成这一篇文章，让我对后面更新GTD工具使用方式-MM+Outlook把每一步骤均用图形表示的思路深感郁闷！这要耗费我多少时间啊！！！我想雇个人帮我做这些处理工作，最好能雇人帮我做每个月搜索资料等等工作，这样我可以节省更多的时间来读书！！有没有人有推荐？不过我也没多少钱，大概一个月300元内，还是可以接受的。谁来帮忙推荐一位吧！