在管理者的日常时间消耗上，存在很多的方面，也有很多种分类方式，本文我们选择一种简单的分类方式：日常工作和长远规划项目。

日常工作：可以被认为是短期任务，这类任务如果按照四象限法则来划分，大多应该属于不重要而紧急，甚至是不重要也不紧急的，但是随着时间的推移，它们往往转变为重要而紧急的任务，当然，应该说这类任务在没有被认真分析之前，大多被人认为是“紧急”的！

长期规划项目：这类项目是管理者可以发挥其自身能量的重要部分，很多工作必须按此方向去做才能够取得长远的成果。

但是，当我们真的身处忙碌之中时，往往很难分清两者之间的区别。从我管理现在这个部分的工作，已经大概9个月的时间了，在这段时间里，个人自信完成了其他人可能需要消耗2、3年才能完成的工作，长期规划项目也已经进展大半，仅剩余部分收尾工作正在进行中。但恰恰在这样的时刻，大家的精神有所放松，长期规划项目有暂缓的情况出现。

最近两个月，手头的事情实在太多，太杂，基本上每个工作说起来都很简单，但是真的要做，每一个project都要消耗半天、一天，最少也要2、3个小时，之前我有点想法就是用一段时间理顺一下手头工作，暂时将长期规划项缓步推进，处理完日常内容之后再来处理长期项目。

但事实上，很简单的结果：手头工作永远没完！长期项目工作停滞！

因此，个人得出在时间管理上的结论：

1、消耗时间较长的Projects可以暂时搁置：因为我们的时间精力有限，不可能同时做几个稍大的projects，而且同时来做效果也未必好。就像我不可能同时开展两个方面的主题阅读，这只会取得糟糕的效果，而且拖长两个projects的时间消耗，最终可能只能是不了了之。

2、虽然某些projects可以被搁置，但是要随时保证至少有一个稍大的project在进行中：其实个人认为随时确保进展的project应该至少大于3个，这是我们可以承受的忙碌，虽然很有些累，但是确确实实可以承受。一旦我们将所有长期project全部搁置，告诉自己，我要用一周的时间完成手头所有零散的projects，之后再处理大型的projects，我想说的是：结果只能是，零散任务并没有完成，长期任务也被搁置！

最近和几个企业老板聊天，他们大多身处传统行业，这个行业中的企业积累时期较长，甚至一年几百万、几千万的销售额也只是保持着初级阶段，因为大型企业的技术壁垒、品牌壁垒、市场壁垒已经在那里，很难打破，他们在愁很多工作没有办法开展。但是，他们提到的一个东西引起我的警觉：我们不是不想做管理，不是不想用自己的思路和企业文化来要求员工，不是不想做很多事情，但是，现在我没有办法做，我现在要做的是生存，是吃饱饭，然后才是温饱问题！

我没有经历过这样痛苦的阶段，也没有坐上他们的位置，所以我可能永远没有办法真正体会到他们的难处和痛苦，更加无法确定自己的思路幼稚。但是我对他们的建议只有一个：虽然现在很多project无法推进，但是是否尝试着将project分解一下，分解成小的actions，然后尝试的做一些actions，不需要太复杂，现在所需要做的只是埋下种子，同时，确保这个长远project在推进中，仅此而已！

我不是说建议他们现在就去搞大规模的员工培训，也不是现在就去做大规模的企业宣传，更加不是现在就搞轰轰烈烈的企业文化建设，而是做一些“小事”，很小很小的事：身为总经理，你希望要怎样的企业文化（我深信一家企业的文化印着很深的企业创始人的印记），你需要如何做到以身作则，你在日常工作中应该如何去做？只要这一点点——如果您希望改变企业文化的话。我需要培养怎样的客户群，谁是企业长远的客户，我现在是否能够比过去做得更多一点？哪怕只有一点点！公司要依靠人管理？制度管理？原则管理？那些东西是我们现在就应该着手完善的？哪些是现在就可以立刻去做的？哪怕只有一点点！

我不喜欢做“大事”，尤其现在在我本职岗位上，因为我发现大家都喜欢做大事，都喜欢做得轰轰烈烈，好像不搞得全公司那个人安宁了，他就没有尽到责任一般！这只能是在浪费公司员工最宝贵的资源：时间和精力！

我不喜欢控制，划出一条确切的线，让下属，让其他人去走，我相信只要提供了合适的规则，提供了合适的环境，企业文化、公司氛围、员工自主性会自动产生！

我不喜欢暂时搁置，虽然我必须如此，但是我知道这些被搁置的projects只是暂时的，绝不是永远！如果是永远，不如现在就删掉！如果5年后我需要做一个project，我可能不会立刻投入大量精力去思考和研究，但是我至少要确保现在我的TO Do List里面包含至少一项这个project所下属的Actions分支！因为，我知道，我现在就要去做，如果我现在不做，可能五年、十年以后都永远不可能去做！

目录：

第一课 开篇介绍及Outlook设置 
第二课 Project及Actions设置 
第三课 Outlook日程表设置 
第四课 GTD应用流程 
古道视野之Outlook GTD应用教程 常见问题 FAQ 
相关文章：巧用联系人索引同一Project的所有Acitons 
相关文章：巧设底色 
相关文章：在桌面建立Outlook的”便签”快捷方式 

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UUShare地址；BRSBox；Google Group

我非常希望能够给您一个肯定的回答，但是非常抱歉，我不能。至少在古道看来，GTD不过只是时间管理的一种方式而已，每个人有他自身的特点和喜好，因此每个人要结合自身特点来做自己的时间管理，或者是自己的GTD。就像古道视野上的GTD我称之为“古道的GTD”，因为虽然表面看来和GTD非常一致，但是在很多核心思想方便是做出了诸多调整的，这些调整适合我自己，但是未必适合您！所以，对于Outlook GTD应用教程这个系列的文章来说，不过只是提供了一种使用Outlook做GTD的一种方法，或者说是一系列技巧而已。希望大家能够结合您自身系统有选择的应用技巧。

2、为何在联系人“活动”中某些任务或日程不显示？

这大多数情况下是由于您未设置该联系人目录为“电子邮件通讯簿”造成，具体方式见第一课相关内容。

3、联系人默认视图看起来很不方便（不是为了GTD定制），查看“活动”也需要点击后才行，不知是否有更好的解决办法？

这个问题我也注意到了，事实上我也一直在研究试图解决，可惜自己的编程能力实在太差，无法做到。在Outlook中可以自行设计模板，但是很多对于很多控件的使用自己不会，无法实现您想要的效果，如果谁有Office编程的朋友，麻烦推荐一下，我想个人出钱连设计一个适合project的联系人模板，当然，这个模板会公开给大家的。

4、对于日程来说，可以使用“类别”来划分，为何还要那么麻烦使用“地点”呢？

在使用中，如果仅仅只在日程表中查看日程的话，使用类别和使用“地点”是无差别的，因为可以根据类别来设定日程颜色做以区分，在“当前任务”视图中也可以按照类别排序。但是，在Outlook首页中就出现区别了。因为首页中的“日程”是不会显示“类别”的！而只能显示“地点”。我说过，在日程表的“当前任务”视图中是不显示重复执行的任务的，这样对于这部分日程需要到首页上查看，而没有地点划分可能会带来少许麻烦。所以，我选择了地点而非类别来做区分。

其他问题不断完善……

第一步：收集

收集步骤，我一般选择两种方式：

第一种是在桌面上创建Outlook便签快捷方式，有了新的想法立刻记录进去，具体实现方式见这篇文章：[Outlook技巧]在桌面建立Outlook的”便签”快捷方式。便签，是需要一天清理一次的！

第二种是直接在任务列表中设置InBox类别，直接添加任务，这种情况大多是想到一个Project但是不用立刻操作的，该列表一周清理一次。

第二步：处理

在处理步骤中，古道的GTD更加强调删除没有必要去做的任务，这一步骤在Outlook中的操作方式是：将所有打算去做的Projects列入“联系人Project文件夹”中，即可获得Project List，前面也已经讲到，可以将这些Projects设置好类别，按照人生规划的几大类别设置，方便管理。之后审视一下这些Projects真的都需要去做吗？真的需要立即去做吗？如果不是，建立一个Future类别，移动进去。

第三步：计划

这时就是计划步骤，如果是复杂的任务建议使用Project软件、思维导图软件来做，如果较为简单，在Project联系人对应的详细信息或便签的大幅空白处写即可。

之后，将可以立即实施的Actions添加为日程表中的“事件”或“任务”，按前几讲设好。同时，建议将Project上述对应位置的文字表示为灰色，意思是已经设置Actions或已完成。

这时您应该从第一项Project开始查起，每个均点选“活动”，如果哪一个Project没有一个活动，那么说明该Project应该被移动到Future类别或删除，因为Project List中的所有Projects都应该是正在进展中的，而没有一个Action说明该Project并为开始！当然，也需要注意，所有Actions是否已经被完成，如果均已完成，那么应该标志在Project已完成，隐藏即可。

第四步：行动

行动中，参考前面所谈到的各种技巧和方法即可。

注意：如果您完成了一项Action，立即设置下一步骤的Actions！！千万记得！因为一旦忽略此点，在您做周回顾之前，这项Project将会是停滞的！

第五步：回顾

回顾工作是非常重要的，虽然这确确实实很难坚持，但是个人认为至少应该做到以下几点：

日回顾：清理Inbox，各个Inbox！回顾一下今天都做了什么，是否有需要增加的Project，做好相关工作，每天大概10分钟即可。

周回顾：逐个查看Projects，是否每个都有可以执行的Actions。同时考虑该Project是否真的有必要立刻去做？

月回顾：我个人习惯使用思维导图，做一下全面的整理，尤其对应季度计划。

季度回顾：这个是个人习惯，并非GTD提到，因为我觉得三个月是一个非常好的时间段，做好计划和整理工作，对应全年规划做好安排！

年回顾：做好总结和计划等。

至此，古道视野的GTD Outlook讲座已经基本完成，下一讲将是一个常见问题FAQ，我会针对大家提出的问题不断完善！

这个系列的内容有很多并不完善，还希望大家一起讨论，共同进步！同时，文章写得比较匆忙，包含错误和问题还请大家原谅！

1、添加日程

依旧使用上一讲的例子，这次将“查看古道视野网站地图寻找感兴趣的文章”添加进日程表。设置时不要忘记设置联系人。

之后，设置“地点”为@Online

注意：上面步骤中，一定要标注“全天事件”！

2、日程较少时的使用方式：

具体使用时，针对日程，主要查看两个位置：（1）Outlook首页：

这里，我就不抓图了，里面的东西太多，不太方便，在这里查看有一个很大的好处：

所有“全天事件”都会在最上面显示，有时间设置的“事件”在下面，已经过了时间的“日程”会显示为灰色（如现在12点，那么8点到9点的日程为灰色），借用这样的特性，我们将所有日程均设置为“全天事件”即可显示在最上面，方便查看，一旦该日程完成，取消“全天事件”，即可在该页面中移动到下面灰色部分中！因此，个人习惯，所有日程均设置为“全天事件”，对于必须在某个时刻去做的事情，做好提醒，这种就不在这里查看了！

（2）日程表：

在首页查看虽然可以标注出地点，但是毕竟排序是混乱的，有点麻烦，如果您的日程不多，在这里查看也是一个较好的方式，不过最好做一些颜色的设置，以求更加方便，同时可以做一些筛选，减少Actions的数量。具体内容大家参考这篇文章：[Outlook技巧]巧设底色,都是自己的文章，我就不重复写了。

使用方法与上述相同。

3、日程较多的设置方式：

如果您的日程内容较多，依旧按照上述方式查看就很麻烦了，比如我的日程表同一天的“事件”经常会突破50件（当然还有一些“任务”需要查看……这就是最近不更新古道视野的原因，555）。我们需要做一些变通才好，最好日程表也可以像任务一样做成列表的形式，按照地点分类，同时最好可以标记已完成，就可以不显示了。

打开日历，选择视图-当前视图-当前约会，这时系统会有一些默认的筛选，但是这种筛选并不能够满足我们的要求，因为所有重复任务会在其中出现，如“生日”等，这时我们需要做进一步的设置：

在日历列表空白处右键，筛选，选择SQL，将下面内容粘贴进去：（删除括号内内容）

“urn:schemas:calendar:dtstart” = ‘今天’ AND（开始时间等于“今天”且）
(“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%Home%’ OR （地点包含Home，我的地点设置为@Home）

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%#2%’ OR （地点包含#2-我将少于两分钟可以完成的工作地点设置为#2min）

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%Office%’ OR （地点包含Office，对应地点为@Office）

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%Online%’ OR （地点包含Online，对应地点@Online）

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%Call%’ OR（地点包含Call，对应地点@Calls）

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%外出%’ OR（地点包含外出，对应地点@外出）

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%北京%’ OR（地点包含北京）

“urn:schemas:calendar:location” LIKE ‘%项目%’ OR（地点包含项目，大家可以删除这两个）

“urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords” LIKE ‘%生日%’) （地点包含生日，可删除）

AND “urn:schemas:calendar:alldayevent” = 1 （且，全天事件=是，即该事件为全天事件显示，非全天事件不显示）

这个系列的代码是与个人设置有关的，括号内内容为详细的解释，大家根据自己的情况做适当更改，另外，需要注意的是一旦您直接编辑了SQL，那么筛选中其他页面就无法打开，如果您不嫌麻烦，可以在前面一个一个进行设置。

这时，您会发现，“当前事件”的列表缩短了很多，这时，设置分组依据为“地点”。

但是应该注意：

此时，重复性事件是不会出现的，如生日！因为事件开始日期不在今天！

永远不要设置多天事件，即开始日期是1月1日，结束日期是1月3日，这样可能出现第一天显示，以后不显示的情况！

所以，在使用中：

首先查看该日历，优先完成#2min地点的Actions，之后查看一下Outlook首页，关注有没有重复的如提醒需要完成，这类事件一般挨着灰色事件的上面，这种任务一般不多，所以还算可以接受。同时在使用过程中，随时切换默认视图和“当前任务视图”也非常方便。

最后，在“当前事件”视图空白处右击，选择“字段选择器”，将“全天事件”添加在前面。

完成一项“事件”后，即可取消掉“全天”对号，即可隐藏。

这时，我们回来查看一下Project List中该Project的“活动”，即可出现下图，注意该视图同样增加“全天事件”字段：

对于任务来说，已完成的会很容易看清楚，而对于日程来说，需要注意“全天事件”是否勾选，如果未勾选，则为已经完成，勾选，则为“未完成”。

OK，最为复杂的日程表设置已经讲完了，不知道是否讲得清楚，有什么问题，大家尽管到古道视野（http://www.GudaoVision.com/）给我留言，我会尽力解答！

下一讲，将会说一下日常操作方面的东西，会从GTD的角度来说，涉及计划、回顾等等方面，欢迎大家多多提出意见！

第二课主要讲Project和Actions的设置，前面的工作做好了，这一讲中的东西相对来说就简单很多，OK，不废话了，进入正题：

1、添加Project：

在Project联系人目录中（后称Project List）中添加联系人，如“与古道一起探讨GTD内容”，在联系人的姓或者名中添加都无所谓，把上面这个Copy进去即可，设置类别为“Project-休闲娱乐”。

2、Project分解

从个人思维习惯角度来说，我一般喜欢拿过来一个Project先做一下任务分解，之后再开始做事，当然很多朋友喜欢先做，然后再逐步展开思考，这个看您个人习惯，千万记得：GTD只是时间管理工具而已，要符合您的习惯，绝非改变您的习惯！尤其是那些并没有绝对对错之分的习惯！

所以，我一般会在“与古道一起探讨GTD内容”页面的“便签”中写一下大概的想法，如“Google找到古道视野；查看古道视野网站地图寻找感兴趣的文章；阅读文章；查找古道的email；给古道发mail”等等。

当然，如果是较为复杂的Project，我还是比较喜欢使用思维导图做分解，毕竟文字显示看起来总不是非常方便，不过这个讲座不做思维导图方面的东西，以后再聊吧。

3、设置Actions

做好项目分解后，您会发现其中大部分Actions都不能够立刻实施，因为很多Actions必须在前一个或前几个Actions之后才可以做，强烈建议，只将可以立刻实施的Actions放入任务或日程表，否则会带来很多麻烦！

现在这个Project比较简单，第一步可以实施的是，“Google找到古道视野”。

对于Actions，有朋友问我何时选择日程表，何时使用任务，理论上来说，必须当日完成的使用日程表，否则选择任务，但是在具体操作方面，个人感觉，您会经过一定时间以后才会将两者划分开来，一般来说，刚开始时会大规模的使用任务，日程几乎不用；之后会转向另一个极端，几乎不用任务；最后，您才可以很好的把握这个度，所以，说实话这个是无所谓的。

任务设置较为简单，本讲先说这个，下一讲将会详细论述如何设置“日程”！

添加任务:“Google找到古道视野”,类别设置为“@Online”，注意，下面的联系人对话框中的设置。点选联系人，弹出窗口中，展开联系人目录，选择Projects，下面会显示所有该目录下的联系人，记不记得前一课我在这个“联系人模板”的图片中勾画了“职务”和“单位”，说这两个有必要添加上去，主要目的是为了索引？就是在这里用的!

在Outlook的联系人选择中，没有提供快捷选择的方式，如首字母拼音等，因此当Projects很多时，一个一个查找非常麻烦，只有“表示为”排序会带来很多困难，这时我一般会将“职务”设置成与Project的“类别”相同，对于本例来说，就是休闲娱乐，将单位设置成进一步缩小范围的内容，如“交友”等，这样查找起来会方便一些！

最终，选择“确定”，此时回到Project List文件夹，打开“与古道一起探讨GTD内容”，点击“活动”，即可得到下图：

在这里，所有与该Project有关的活动均会有所体现！如果该任务已完成，会有对应的表示方式，非常方便您的回顾！

OK，本讲先说到这，下一讲将会详细论述“日程表”的设置方式，要想使用方便，又与上述内容相结合，还是有点复杂的，独立一讲吧！不过一次设置以后，使用起来就好多了……

同时，之所以这样推荐，也是因为个人并不认为GTD原著或者任何一个思想就是真理，就应该是每个人严格遵守的东西，每个人都应该发展出适合自己的GTD系统，Outlook并不完全符合GTD思想，但强大的功能给我们带来了很大的空间。

本来我已经觉得不再更新教程式的文章，具体原因前面已经提过很多次，但是这次应GTDLife的邀请，实在有些却之不恭，加上近期很多朋友发来mail，希望有一个这方面的教程，而至少我目前并没有发现中文这方面详细的介绍，所以，还是写几篇吧。大概会有几篇，不会很长，把基本的内容完成，争取用更多的图片予以描述，做到简单易懂。

OK，进入正题！第一课是软件设置：

选择工具：Outlook 2007

1、Outlook数据文件设置：
由于Outlook数据文件的默认位置是C盘，一方面可能由于系统问题而导致数据丢失，建议更换保存位置；另一方面，据说Outlook的数据文件大于5G时可能出现文件无法打开的情况，还是做好保存较好。
设置方法：
文件-数据文件管理 在打开页面中选择添加，保存至非C盘符下。之后将默认的数据文件删除，将后添加文件设置为默认。

之后是做好备份工作，从微软主页上下载“Outlook备份工具”这时会在“文件”下出现“备份“：

其中可以通过选项来设置备份间隔等。

特殊说明：针对习惯使用多台电脑做GTD的朋友，比如我，两台电脑的数据为了保持一致，我会选择直接copy数据文件的方式，将Outlook关闭，在D盘下设置文件夹Outlook Data，将第一个数据文件放进去，然后再其中设置一个文件夹Backup，将第二个备份文件制定到该位置，以后用U盘copy这个文件夹回家即可，当然copy之前要确保Outlook关闭，另外注意，不要在没有覆盖新版本前做任何修改，因为一旦修改就会出现数据丢失的情况……

2、设置“联系人”：

在Outlook中有一个很大的劣势，就是无法做“分级任务”，比如说我现在在写GTD Outlook教程，这个Project可以做进一步的分解：

第一步：使用思维导图列清都需要写哪几个方面的内容。

第二步：注明那些内容需要重点来写，大概要完成多少篇文章，使用哪种方式来写。

第三步：Outlook中建立一个新的数据文件，作为写东西的抓图内容。

……

当我在Outlook中做这个Project时，我发现，我发将这些任务或者日程联系到一起，回顾时无法将这几个独立的任务归类到某一个Project下。曾经我尝试过“类别”功能，但是“类别”更多的应该作为“情景或地点”出现，若作为Project，可能带来很多混乱，那么如何处理？我们使用“联系人”！因为“联系人”是唯一一个在Outlook中可以和所有“任务”、“日程”联系在一起的东西！

首先，我个人习惯将左侧的邮件、任务等标签下移并变小，只留下一个“文件夹列表”（下图下面的红框），以后操作只看这一个。

然后，在联系人下新建一个文件夹-Projects

再次，在文件夹“Projects”点击右键-属性，选择“Outlook通讯簿”页面，将“将此文件夹显示为电子邮件通讯薄”勾选。至于为何，我会在最后一篇文章的“常见问题FAQ中说明”。

最后一步，工具-选项，点击“联系人选项”，将“在所有窗体上显示联系人链接”勾选！

3、Projects联系人内部设置：

选择Projects文件夹，如下图，选择视图-当前视图-按类别。

这时，可以看您方便，是否选择下一步骤，我个人因为不太喜欢联系人的默认页面做Project，很多内容是不必要的，因此创建了一个针对Projects文件夹的模板（下载地址），如何导入，由于我的电脑已经存在，无法试用，麻烦哪位朋友实验成功告诉我一下，我再更改！下面是我自己设计的窗体，很多地方完全不知道如何做，所以，很丑，功能也不怎么样，哪位高手帮忙重新调整一下！万分感谢，大家可以做一个参考：

在这个联系人，后面成为Project List中，我一般使用“类别”划分成“事业”、“健康”、“生活”、“思想和修身”、“社会责任”等几大类，这个大家参考我之前写过的“[GTD][实施]如何进行人生规划（含MindManager模板）”文章，就是其中的几个大类，当然为了方便查找，您也可以进一步细分一下类别，一切看您方便！总的来说，这个List就是您回顾时使用的Project List，所以怎么习惯怎么用好了！

参考文章：[Outlook技巧]巧用联系人索引同一Project的所有Acitons 

好的，第一课Outlook设置就讲到这，第二讲，我们将真正开始Outlook GTD之旅！！

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这篇文章，还有剩下的几篇，说实话我只是一次写成，没有做任何重读和修改，再次非常非常抱歉！主要是我最近工作实在太忙了！工作时间的八小时完全做不完，加班加点，回家了还要写总结、写规章制度等等，今天没有回项目，那需要远程遥控做很多事情，所以大家原谅吧！

在发掘下属主动性前，领导者必须确保下属具有主动性。

——威廉·翁肯 唐纳德·沃斯 《谁背上了猴子？》

在1974年11-12月期的《哈佛商业评论》上，威廉·翁肯和唐纳德·沃斯联名发表了文章《谁背上了猴子？》，该文曾获该杂志最畅销的两篇文章之一。其中涉及了一个非常重要的理念：管理中的时间管理，而更深层的含义是：发挥下属的主动性，绝非管理者自行承担。

在文中，作者探讨，管理工作中有三种时间：受上司支配的时间、受组织支配的时间和个人支配的时间。前两种是身为管理者或中层经理必须去做的，否则必将受到惩罚，或早或晚而已。而第三种时间，则很不幸的包含了“受下属支配的时间”，更加不幸的是，由于管理者的管理不当，这部分时间甚至可能完全占据了“个人支配时间”。

为何会是如此？

情境一：当下属向你寻求解决办法，而您没有充分信息立刻给出结论时，您必须消耗时间去了解情况，然后给出答复，在这个过程中，问题已经在无形之中从下属身上跑到了你的身上！——作者称之为“猴子”。

情境二：当你要求下属完成某项任务，却没有规定完成时间和汇报进展情况的期限时，你需要不断想着这件事情，并且不断主动了解进展情况，你的时间再次被消耗了！

情境三：当你告诉下属，我要思考一个初步的方案，然后我们再进行讨论时，下属将无所事事，而你则忙忙碌碌——猴子再次跳到你的肩上！

回想一下我们每天的工作，我们是否也在做着同样的事情？身为管理者，你做事的时间要比下属长上很多，当你在办公室加班时，你的下属却在外面旅游——这一定是错了！一定错了！但是，我到底错在哪里？

回到文章开头引用的那句话：在发掘下属主动性前，领导者必须确保下属具有主动性。

当您希望发掘下属主动性时，您是否想过，上面提到的那些做法，其实是在扼杀下属的主动性，您已经在无形之中将主动性拿到自己身上，而非归还给应该具有的人——下属身上。其实，这就是问题的核心，最关键的部分！

在第一个情境中，管理者必须自行了解情况，消耗时间去思考解决方法，而下属则放弃了思考，只是在等待答案。

在第二个情境中，下属可能会因此拖延，上司需要不断提醒自己，并去督促。

在第三个情境中，下属无所事事，上司忙忙碌碌。

身为管理者，重要任务之一是帮助下属，为下属解决问题，但是帮助并不代表代替，当您选择代替时，主动性就已经被转移到您自己身上，下属的主动性就已经被您剥夺！当您希望发掘下属主动性前，看一看自己，您是否夺走了这种主动性！

对于需要管理者协助的事情或问题，管理者必须清楚的认识到以下几点：

1. 对于下属的任何问题，要么放弃任务，要么给出答复，否则只会让经理消耗更多时间去分析任务失败的原因并解决问题。
2. 管理者应该把给下属解决的问题数量控制在时间足够的范围内，每个问题的解决应5-15分钟之间。
3. 只在约定的时刻给下属解决问题，而不要四处寻找问题，抓到一个解决一个。
4. 面对面或电话讨论，而非邮件。当然可以选择邮件作为回答的一部分，但不是全部。
5. 确定下一次解决问题的时间和主动性层次[1]，决不能模糊或不确定。

在具体实施上，可以选择如下方法：

• 禁止下属在主动性方面选择“等待吩咐”或“询问应该做什么”。迫使下属别无选择，必须掌握全部职责。
• 当下属遇到问题时，共同为下属确定下一步行动。如果不能确定下一步行动，把问题留给下属，而非自己。在下属离开办公室时，双方要商定下次讨论的时间和地点，并双方对主动性层次[1]达成一致意见。在约定时间再次讨论。
• 在给下属分配任务时，明确要求完成时间，并要求固定的时间给出进展情况的答复。
• 让下属思考初步的解决方案，而管理者则从大局性质的思路出发，确定大概的方向和原则，而非方案。当双方讨论时，双方从各自不同的角度去完善和分析方案，得出初步的结论，由下属具体实施和完善，之后再做进一步讨论。

在解决问题时，管理者需要告诉下属自己的原则：

• “任何时候我帮助你解决这个或那个问题，你的问题都不会变成我的问题。在你的问题变成我的问题的那一刻，你就不再有问题了。我不能帮助一个没有问题的人。”
• “在这次会面结束时，你的问题将与进来时一样由你背着离开办公室。你可以在任何约定的时间来请求我的帮助，我们会共同确定我俩中谁来采取下一步行动。”
• “一般情况下采取下一步行动的人不会是我，万一是我的话，你也要和我一起做出决定。我是不会单独采取任何行动的。”

如果我们可以有技巧的做到这些，不仅不会降低下属的主动性，反而会给下属的主动性提升带来更大空间！而管理者，更加可以从中获得至少三个方面的收益：首先，管理者通过减少“受下属支配的时间”来增加“可支配时间”；其次，管理者可以将这部分“可支配时间”用于提高下属的主动性；最后，管理者可以将时间更多的分配与领导和组织交给的任务上，甚至是更加长远的思考。

其实，本话题谈到这里，已经不再是一个单纯的“时间管理”问题，更多的，是一个管理方法的问题，但是它是我们日常时间管理的重要部分。唯有注意了这些方法和细节，才能更好的做到时间管理！

当我看到这篇文章时，我才发觉自己对时间管理理解的肤浅。之前的我更多的是在从个人管理的角度来思考时间管理，但是我们的时间却绝非仅仅属于我们自己，当我们轻视了某些方法和细节时，我们的行为直接导致了其他人主动性的缺失或其它问题，进而导致我们的时间被大量占用！这篇文章为我打开了时间管理更深层次的大门，把我从原来的“偏重个人管理的时间管理”带入到“多角度时间管理”的层次，后续，我还要不断思考这方面的问题，进一步提升时间管理的能力。

在此，谨以此文献给热爱时间管理、热爱能力提升、热爱GTD的朋友们，希望可以拓展思路，带来一些启迪，更加希望大家能够给我留言，谈谈您想到的“多角度时间管理”相关话题，让我们共同讨论，共同提高！

注：
[1]主动性层次：

1. 等待别人吩咐(最低层次的主动性)；
2. 询问该做些什么；
3. 提出建议，然后就采取相应的行动；
4. 采取行动、但立即提出建议；
5. 自己主动行事，然后定期汇报(最高层次的主动性)。

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近期实在太过忙碌，博客一直没能更新，最近公司给了我一个非常好的锻炼机会，真的让我体验到：下班回家，什么都不想做，只想睡觉的感觉了！不过我现在每天都在记录工作上的事情，等到这个Project初步完成之后，我会对很多贯穿其中的事情做以总结和归纳，形成系统化的思考和文章，相信这种真实经历的记录与思考，会成为一个或几个经典的系列文章。

同时，近期我会努力找时间整理自己近期思考的内容，将这些零散的碎片整合成为一个初步的框架体系。虽然我还没有开始尝试，但是我有一种感觉，这些内容已经可以成为一个初步的系统化内容了。这部分工作应该不会拖得太久，毕竟我在日常工作和思考中还需要不断用到，应该在不远的将来就会推出一个新的系列文章！

http://www.5xue.com/magazine/magazine200808/magazine200808/dissertation3.html

但是，由于某些自小养成的习惯和误区，我们常常在规划时，无意之中犯下刻意“分割大块时间”的错误。

下面，让我们设想一下，比如您现在每天晚上回家时比较安静、比较适合抽出大块时间。而您现在手头有几个Projects是适合在这样的时刻完成的，如读书、锻炼身体、学英语、GTD Review、写文章、给家人打电话。

我们姑且认为，每天晚上我们没有其他事情需要去做，也没有其他的因素来干扰。同时，每天晚上的自主时间是7点到12点，五个小时。那么，设想一下，现在您来做时间安排，做计划，您会如何来做？

惯性的时间管理方式是，每天晚上，抽出半个小时的时间锻炼身体，可能学习到10点钟时，惯性上会感到困倦，所以这个安排到每天的10点。

英语学习比如说读英文小说，这个可以安排在7点到10点，然后，10点半锻炼身体后用半个小时的时间完成GTD Review。11点开始读书和写文章。另外，安排每周一三五或者更少的时间给家人、朋友打电话。

当然，可能您的计划会让时间更加“大块一点”，比如，锻炼身体不每天进行，而是每周三次等等。

可以说，这是我们习惯上的时间管理方式，也是常规的计划方式：把每件事情放到具体的时刻去完成！

但是，我们犯下了一个严重的错误！在无意之间，我们已经将大块的时间分割开了！

那么，应该如何规划时间？个人建议，每天关注一个大的Project，每天的大块时间只安排一件事情！（这也是做减法的一个重要方面！）

首先，是分析一下这些Projects：

• 英语和读书是需要消耗大量时间的Projects；
• 锻炼身体是需要定期坚持的，但可以拆分来做；
• GTD Review每天都需要做但是耗时很短；
• 写文章和给家人打电话都需要一定时间，但对精力集中程度要求相对较低。

针对这些特点，我做出以下安排：

1. 每天完成学英语和读书的其中之一。这是时间占用最多的部分。
2. 锻炼身体不确定每天进行，但每周保持至少三次。对于哪个时刻进行，不做具体规定。
3. GTD Review每天都要做，但不做具体时间安排，学英语或者读书累了就可以做这个。
4. 写文章和给家人打电话，不做每周哪一天的具体规定，但每周至少完成一次，放在某一天工作较累，学习状态不佳，或者学习太累不想继续时去做。

在GTD的日程表和任务中，我做出如下设置：

• 建立日程表约会，读书，设置二四循环。开始结束时间设置为19：00-24：00。
• 建立日程表约会，学习英语，设置一三五循环，开始结束时间设置为19：00-24：00。
• 建立任务，锻炼身体、写文章、给家人打电话，类别设置为@Home。这个类别，可以增加一个@常规或@EveryDay，看您个人习惯。（这个也可以设置日程表约会，每周一循环。）
• GTD Review设置任务，写清楚每天Review所需要做的事情为何。类别同上。
• 在具体操作时，如周二按计划是读书，但是更想学英语，就将二、三两天的计划互换。如果对于锻炼身体等Projects设置的是日程约会，若周一没有做，或者不想做，就将其挪动到周二，顺次下去。

这让我想起一个道理，人的习惯是很难改变的，很多时候，可能我们以为，自己觉得已经在按照新的方法去做，比如说GTD的方法来规划时间和做计划，但是，在很多具体做事的时候，在很多细节的方面，我们依旧是重复习惯中、曾经使用的方法和思路。这需要我们更多的思考和观察！

您在使用GTD的过程中发现了那些时间管理规划误区？欢迎提出！

———我结婚了！！！———

恩，最近没更新博客，不好意思，最近我在做什么？结婚登记……虽然还没有办仪式，不过已经是法定夫妻了，呵呵。最近在忙着婚纱照等等乱七八糟的事情，同时，年中了，我把自己上半年做的事情和手头的Projects重新整理了一下，做了很多重新思考和规划，最显著的成效是：砍掉了大量的Projects，“一年只做一件事”！做好减法，这是我最重要的心得！

方法有两种：

方法一：快捷方式命令方法

1、进入我的电脑，点击搜索，输入内容“Outlook.exe”。我的电脑中安装的是Office 2007，默认位置为“C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\Outlook.exe”。

2、在桌面上右键，增加快捷方式，”位置”即为前面提到的地址，选择确定。

3、点击该快捷方式，右键，属性，在目标地址上此时应该显示为带引号的”C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\OUTLOOK.EXE”，在其后面增加“ /c ipm.stickynote”，不带引号。

即，此时目标框内为：”C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\OUTLOOK.EXE” /c ipm.stickynote

方法二：Outlook中另存法

1、Outlook中进入“便签”，选择新建便签，左键点击便签左上角，选择“另存为”，见下图：

2、此时会出现该对话框：

此时，选择保存类型为“Outlook模板 (*.oft)”，名称无所谓。我选择放到桌面上。

即可！

日事日清是我想强调的第一个方法。

及时清理Inbox：不论您有多少个Inbox，一定要做到每天清理！否则，很有可能出现，别人需要您帮忙做些事情，结果随手记录到便签中，一个星期后才发现自己根本没有开始去做！这可能导致您对GTD系统的信任危机！万万不可！

小技巧：在建立Inbox时，可以直接建立“周Inbox”、“日Inbox”，比如有些可能引起您思考，但是并不是很急的文章，完全可以暂且保存，一周整理一次，而很多事情，则务必当天清理！

另外，在浏览器的收藏夹中建立一个文件夹“Inbox”，并在Inbox中建立子文件夹，比如Soft相关，学习相关，书籍推荐等等，这样在收藏网页时可以直接放入对应位置，节省整理的时间。

操作建议：在日历上做好提醒的约会，我放在下午5点，这样基本可以在晚饭前搞定大部分工作。其他的一些事情可以放在日Review中去做。

针对问题：日Review,Inbox，

相关技巧：如何在桌面建立Outlook的“便签”快捷方式？

每天做好Stuff转化、分解：Stuff只有转化为Project，并分解成Actions，才是可执行的，否则它什么都不是！那么，当您清理Inbox时，务必将Stuff转化为Project，并做好分解。

小技巧：如果某个Project的分解工作非常复杂，您可以建立一个新的Action：“分解Project A”，个人会在Outlook中建立一个约会，这个就没有必要从MindManager中导入了，然后将“与Project A相关的信息”放入约会的正文中，设置好执行时间。

操作建议：如果不复杂的Stuff，建议日Review时去做。另外，建议整理时，把全部Stuff均转化为Project并首先放入MindManager中，这样做最大的好处是，可以极大的限制增加的Projects数量！很多Projects只不过是一时兴起想去做而已，放入MindManager，然后分解，然后导入到Outlook中，这样麻烦的步骤，足以让您对某些不那么重要的Projects产生“厌恶”！记住，有舍才有得，不要去做所有您想到的Stuff！

针对问题：缩减Project清单，改变习惯,Inbox，

可以说，这是“收集”步骤中最关键的部分，其实书中都有强调，但是在我们没有实践之前，感觉并不那样深刻，所以，建议大家，开始实践！

————分割线—————

本来我想把这些解决问题的建议，打包放到一篇文章中更新，也可以节省自己和大家的时间，因为毕竟都是比较浅显的东西，思考空间不是非常大，不过后来想起我在这个系列的文章中要尝试，被我称为“链接2.0”的方法（具体说明见文章：古道的GTD1.0版存在问题最后面的部分）。所以，为了便于成为整体，不得不针对每个部分的解答，写出独立的文章。当然，这可能后续某些文章内容很少，请大家谅解。

另外，非常感谢大家对我的支持与理解，尤其是在“关于博客更新的思考”更新以后，收到好多朋友鼓励的mail和留言！真的非常感谢大家！可惜的是，暂时还不能一下子更新太多思考性较重的文章，毕竟GTD2.0系列还有一些需要继续写下去。如果大家有兴趣，建议去“随风而逝”转转，最近更新的几篇文章都是我近来思考的精华！欢迎大家多多讨论！另外，那里是水木清华的博客站，可能不能匿名留言，如果有兴趣，给我mail，大家一起讨论吧！

GTD是一项非常优秀的管理工具，它追求的是“心如止水”的境界，这也提出了非凡的要求——所有事项均列入GTD系统，这给使用者带来巨大的困扰。针对这一GTD使用者最常见的疑问，本文提出古道个人的思路。

当我们开始使用GTD，每天做事面对着To Do List时，出现了一个很重要的问题：如何面对和处理List外的Actions/Projects？

这些Actions/Projects通常包括以下几种：

1、外来的突发事件

这种情况是最常见的情形，但是相对来说也是较易处理的内容，因为GTD的创立者已经考虑到这个问题，所以他并不建议形成按小时规划的日程表，而是一个To Do List，以便确保计划性和灵活性的统一。个人针对这种情况一般的处理方式是，首先做“重要和紧急程度分析”，这个当养成习惯以后，几乎是一闪念间就可以有粗略判断的事情；然后是关注由自己完成还是委托他人，这个基本上也是瞬间即可得到答案的。如果真的重要并且紧急，那么，立刻去做，不论是委托他人还是自己操作！然后，在GTD系统中补充该项内容。

2、自己想起的新增Project

针对这种情况，个人的意见是，首先确定它真的那样紧急和重要吗？如果这一点让您有一丝犹豫，就不要把自己想起的“Project”当作Project来做，它只是一个Stuff而已！把它丢入Inbox，等到清理Inbox时，经过认真思考以后再处理吧！（注意！一定要每天清理Inbox！）至少我个人经常会冒出上网搜索某个手机或者电子产品信息的念头，可惜，实践证明，大多数情况下都是我消耗了2、3个小时收集了一堆资料，却不会立刻购买，等到真正想要买时，这些资料已经过时了……

3、面对“时间消耗钉子户”

在“”中我提到了“时间消耗钉子户”的概念，以个人认为最大的“钉子户”——上网闲逛——为例，很多时候，这是List外的Project，虽然可能它的起由在系统之内。大多数情况下，这种闲逛都是由GTD系统内的Action为起点，在消耗1、2个小时以后，是否还能以该Action为结束就要看运气了。回想起来，在不断的搜索和链接过程中，时间是被无情浪费的，我们自然或不自然的开始了List以外的Project/Actions！

个人认为，这种时间消耗是完全没有必要的，至于如何解决，我会专门针对“时间管理钉子户”写文章讨论，本篇更多的只是涉及思想和态度：严格限制这种时间消耗，重点避免此种List外Projects！

4、有了时间空闲怎么办？

我的答案是，不会的！在To Do List中，我个人增加了一种情景：@Free！在List列表中，永远都有没能完成Actions！当我们真的有空闲时间时，拿出To Do List，相信我，您一定能够找到现在可以立刻去做的事情！如果没有，那么我建议，立刻在Inbox中建立这样一个Stuff，告诉自己找一些资料放进手机里以便随时阅读，分解一些Project需要上网搜索，找一些可以随时翻阅随时停顿的书籍放到办公室或者家里！个人认为，一个没有这些内容的GTD系统是非常不完整的，我甚至认为这些内容是GTD系统行之有效的关键之一！

当解决了以上难题之后，我们内心之中会有这样一个疑问：难道所有的Projects都要列入GTD中吗？难道我们的生活应该被GTD所控制吗？难道吃饭、刷牙都要去GTD里面查看吗？

我们每个人都不希望自己的生活是机械式的，所有的事情都被任何一个系统所规定好的——不论这个系统是别人规定的，还是自己规定的！但是，GTD是在控制我们吗？它带给我们的是机械式的生活吗？至少我认为不是！理由，我不想多说，在《Get Things Done》和网上已经存在了太多的讨论。我想说的是，每个人有属于自己的习惯和风格，不要被GTD所困！GTD是一种优秀的时间管理方式，但是如果您不喜欢或者不能接受，为什么不取其精华，根据自己的风格和习惯适当接受其中的思想呢？为什么不建立起一个真正适合您自己的GTD系统呢？

有网友给我来信时谈到，他个人认为生活中使用GTD是较难让他接受的，但是在工作中，这是一种可行的方式，问我如果这样做是否可行，是否符合GTD的思路。我个人认为这是可行的，虽然它可能不完全符合GTD的思路，但是，那又如何？您不是GTD从业人员，不过只是想要寻找一个合适的时间管理工具而已，按照自己的风格和习惯尝试好了！

至于洗脸、刷牙，当然不需要进入GTD系统，我个人的一个约束条件是，已经形成习惯的事情是不列入GTD的，如果还没有形成习惯，需要在GTD中做一个提醒。

说了这么多，我个人对于完成List外的Project，基本上是持反对态度，除了GTD系统已经考虑到的外来突发事件以外。您的习惯和风格又是怎样呢？您能够接受的标准又是如何呢？您认为除了这些情况外，还有哪些“List外Actions”呢？欢迎您的留言和讨论，或许能够给更多的朋友带来启发！

1、Outlook“任务”的底色设置：
由于我的时间管理方式以GTD为基础，因此，任务我是按照“类别排序”的，每个类别意味着一种“情景模式”。在Outlook 2007中，每个类别必须分配一个底色，因此这里不必经过太多的设置，也是大家最常用的设置方式，不多加介绍。

2、Outlook“约会”中的底色设置：
在Outlook的约会中，设置底色个人有两种目的：

（1）便于日常按照不同情景，完成“约会”Actions：

在Outlook 2007中，查看“日历”列表，如果是“全天约会”的话，是无法设置排序方式的，这给我们每天查看To Do List带来了很多不便。当然这同样可以通过在类别中设置“Calls”、“Online”、“Home”等项，之后再通过给每个“约会”设置类别的方式实现。但是，有没有更加便利的方式？您可以考虑尝试这种！

新建一个“约会”，在地点中选择对应的“情景”，如Online，如果您以前写过该项，下拉菜单中会出现默认的内容。同时选择勾选“全天”。

然后，在日历的任何一个“约会”位置点击右键，选择”自动设置格式”

选择“添加”，加好名称，选好颜色，点击“条件”，选择“高级”页面：

点击“字段”后，选择“约会字段”，选择“地点”，设置“包含”，如“Online” ，点击确定！

这时您会看到，日程表中的“约会”项目已经用不同颜色标注出来，在日常使用To Do List时，可以非常便利的按照颜色顺序筛选自己想做的Actions！

同时，这种设置是跟随Outlook的数据文件走的，也就是说当您同时使用两台电脑的Outlook，只需要copy对应的数据文件，即可“带走”这些设置，不必重新更改！

（2）在《找出你的“时间消耗钉子户”！》中提到的时间消耗统计中的设置：

设置方式和您做统计数据的目的有关，下面以希望了解人生分配六大方面的时间消耗分析为基础加以说明。

在古道的GTD中，人生规划占据了很重要的位置，大体上我将之分为：事业、健康、情感、社会责任、内心思想、休闲/娱乐/爱好几个方面。我们利用一周的时间来统计自己的时间消耗情况，可以有效分析出自己在目前阶段，将精力和时间分配到各个“人生大类”的哪个方面之中，为后续有效调整时间分配提供了数据基础。为了分析方便，我在Outlook的约会中，设置了上述六项的“类别”，分配好各自的底色。在建立Action的约会时分配好各自所属类别，即可在日Review中非常直观的看到时间分配情况！

这些技巧看似简单，但是在实际应用中却可发挥很重要的作用！极大的方便了GTD的日常应用，欢迎大家提出您在Outlook的使用技巧！

在前两年的时间里，我读完了大概300余本书，每一本都要做读书笔记，可是当时的工作很忙，晚上还要加班，所以我只能依靠减少睡眠时间来增加阅读量。每天计算着不要超过4个半小时的睡眠，含午睡，坚持了很久一段时间，效果还好。后来的一场连续4、5天39度多的感冒，几乎七天时间无法阅读任何一本书，让我认识到，靠熬身体来换取时间是多么不值得的一件事情，于是，我将注意力转移到白天的时间有效利用上！本篇文章介绍的，是我如何利用GTD系统了解自己的时间消耗情况的方法。希望对您能够有所借鉴。

做好时间盘点，是时间管理的重要一步！时间管理的重要目的之一就是有效率利用时间，如果连自身的时间消耗在哪里都不清楚，又如何能够有效利用时间呢？下面，是每日时间利用情况的收集工作，为后续分析提供有效数据！

使用工具：Outlook 2007
Project时长：一周
每日消耗时长：少于30分钟

针对问题：无效时间消耗，日Review，规划，价值观

我使用Outlook作为GTD的To Do List工具，每个Action都会在Outlook中以“任务”或“约会”（即日程表）的形式体现出来。

1、当开始做某个Action时，打开Outlook的“任务”或“约会”，添加一个开始时间，以分为最小单位。在日历中参考下图，在任务中，直接填写到正文部分即可。

2、在完成该Action后，日历项目，设置结束时间。对于“任务”，将该任务项拖拽到左侧的“日历”栏中：

此时，会自动弹出一个新建“约会项目”，设置开始结束时间即可！

3、在每天的日Review中，我们需要查看的部分就是Outlook的当天“日历”，体察自己到底给各项Action分配了多少时间！同时这可以增强我们对Actions预估时间的能力。

虽然不是本篇需要讲的东西，但是顺便提一下，以后在“古道的GTD 2.0”中“日Review”工作重点就看上面这个界面，非常清晰的显示出当天完成哪些Actions！ （这中间，我使用了不同颜色来体现标签，您使用了那些Outlook技巧？明天，我将更新新的Outlook技巧文章：“善用底色”）

以我个人的总结来看，“网上闲逛”、“无所事事”和“GTD系统外Project”是最大的“时间消耗钉子户”！您的“钉子户”隐藏在哪里呢？

另：这是一种时间统计方式，建议坚持一周，可以用这个数据分析出很多东西，比如您将时间分配给不同重要程度的Project各有多少？分配给家人、事业、生活的时间各有多少？将这些内容与您的价值观相对比，就可以领悟到更多的东西！

关键词链接使用方法：在文章前面有一个“针对问题”项，后面有一些关键词的链接，它们将指向本博客对应的Tag页面，可以直接反映出该文章可以回答哪些其他文章提出的问题，可以系统反映出整个GTD系统的功效，欢迎大家尝试指正！

1、在Outlook2007下，选择“工具”-“选项”，弹出窗口选择见下图：

2、在联系人目录下新建一个文件夹，命名为Project List：

但Outlook默认视图为名片形式，对我们不适用，按下图选择“按类别”，即可。

3、新建一个联系人，命名为“Blog-GTD专题”。

4、新建一个任务或日程表，在最下面可以找到“联系人”位置：

5、这时，在Outlook联系人的Project List中即可体现出您的Project List，双击打开该联系人“Blog-GTD专题”，选择“活动”，即可得到下表：

此种方式有效弥补了Outlook无法体现Actions之间联系的缺点，算是一个不错的小技巧。虽然，它并不非常完善，即使按此操作依旧可能存在很多问题，但并非完全不可解决。希望可以给习惯使用Outlook的朋友一点帮助。

1、自己的时间依旧不够用！
可能您觉得这是废话！但是，不要忘记GTD最强调的一个思想：心如止水。GTD是一种规划工具，但它很重要的作用之一就是缓解自身在时间管理方面的压力。而事实上，大多数人并没有真的获得这一好处。

解决方法关键词：调整心态，人生规划，从人生角度缩减Project清单，外包

2、拖延问题依旧存在!
在GTD原书中，拖延问题并不是一个被重点强调的方面，但是在时间管理的范畴内，这是一个非常重要的问题。当然，它也是“古道的GTD”所重视的一部分。
Project没能及时完成，存在一定时间不够的因素，但在大多数情况下都是因为拖延。可以说，这是时间管理中的一大难题，更是我们日常生活中必须克服的坏习惯。

解决方法关键词：拖延日志，日Review，改变习惯，重视承诺

3、无效时间消耗依旧严重！
我将之命名为“时间消耗钉子户”——这里在“钉子户”使用上没有任何贬义的含义，我还是很欣赏维权的人们的。其实，这一点，很大程度上也是没能做到“心如止水”的重要原因。正是这些“时间消耗钉子户”的存在，我们的大块时间在不知不觉间流失，真正重要的Project却一直没能真正开始。网上在这方面的讨论也有很多，比如最近很火的“大石原则”、“每天一个重要Project法”等等，但是，个人对此并不非常欣赏，因为在一定程度上，它严格限定了时间的使用，是从根本上违背GTD思想的，并包含了很多强制而非自主决策的成分。当然，我并不否认这些方法的可行性，也不认为GTD讲述的内容就是真理，更加不认为自己寻找的方式更好，我只是说，我选择了另一条自认为更加适合古道的方式，具体的选择，还要看大家认为哪一种更加适合您自己。

解决方法关键词：时间消耗钉子户，Action时间统计，时间消耗分析

4、没能良好处理Inbox和Review

这应该是很多GTD使用者的通病，主要反映在“Inbox不能及时清理”和“忽视Review的过程”。事实上，在这一点上我自己到现在做得也不够好，因为很大程度上，这些工作并非作用于自己想做的Projects，而是为了实现GTD而增加的工作，个人称之为“工具时间消耗”。（这个词也是古道原创，考虑申请专利，^_^）

解决方法关键词：Inbox，日Review，周Review，月Review

5、工具方面，Outlook在Project分解上功能实在太弱！
可以说，我还是很满意Outlook这个工具的，但是，它在Project管理和分解上，功能实在太弱！我也尝试过诸多方式，比如使用联系人索引Project分解（明天贴出）、善用“类别”选项等，但大多效果不佳，最终我不得不在2.0系统中，增加了另外一个Mind Manager的思维导图工作来弥补这一部分工作，当然，这也是为了更好的使用“模板管理系统”。（如果有朋友对Outlook的使用技巧感兴趣，可以在古道视野留言，本篇文章不做更多解释。）

解决方法关键词：Outlook，Mind Manager，思维导图，Project分解，模板管理系统

以上，是“古道的GTD 1.0版”存在的主要问题，可能不是非常全面，但还算典型，后续将逐步展开，逐步给出答案，逐步将各种解决方案融入到日常应用——古道的GTD 2.0版中。

重要说明：
不知大家是否注意到，在这篇文章的每个问题后面，都有一个“解决方法关键词”，这是我打算在本专题中开始尝试的一种发布方式，也是一种自认为合理利用Tag的有效方法。
具体的使用方法是：以后的每个问题后面都会跟上这样的一个小节，列入关键词，它们将链接到后续文章的Tag页面上，也就是说，您可以在看到问题之后，点击下面的关键词链接，即可直接在古道视野上找到对应答案的文章列表页面，便于大家寻找相关内容。
这是我一直希望在网络文章或者是网络书籍中尝试的一种方法，因纯属个人原创，具体思路还在不断摸索和完善之中，还请大家多多提出您的意见和建议！如果您觉得这个方法很好，请帮忙推广，当然，不忘记顺便宣传一下古道视野，古道就万分感谢了！ ^_^

————

最近古道又开始更新“随风而逝”博客了，非常推荐大家去转转近期更新的几篇文章，是我近一段时间对人生、世界的一种思考和见解！不过那边由于水木系统问题，可能无法匿名留言，如果有朋友希望一起探讨，请给我mail：gudaovision(a)gmail.com

这个系列的文章，将以“目前GTD系统中存在的问题”为开篇，主要探讨目前系统中存在的问题，并尝试寻找解决的途径。

之后，从GTD实施的目的——时间管理角度出发，结合自身情况，根据时间记录寻找“时间消耗钉子户”，提出问题！

在问题摆在眼前之后，我将逐个分项分析和解决，找到直接可使用的方法！

最终，我会将这些细节的方法组合成一个整体，清晰的体现出日常操作中的步骤和过程，提出“古道的GTD系统 2.0版”，提供完整的思维导图下载。

在写作的过程中，我尽力做到简单明了，尽力做到图文并茂，现在已经下载了截图和编辑工具，希望可以做到通俗易懂！还希望大家多多捧场！多多发表您的意见和建议！

————抱歉的分割线—————

最近有很久没有更新博客，实在有些不好意思了……这一段时间虽然是不断在忙，也在到处跑，不过和之前的情况并无不同，那么，古道最近在忙什么？？

近期我读了一些书，一些引起我思考的书，虽然书中并没有涉及太多这方面的内容，但是引起我很多的思考，关于人生，关于梦想，关于生活方式，关于我现在自己在做什么！这些思考让我觉得现在的生活需要更多的改变，毕竟基本相同的生活方式我已经持续了两年多，书也读了不少于3、4百本，也算积累了一点东西，下一步要开始做更进一步的打算，不能总是停留！

关于近期的思考，由于不成体系，我在“随风而逝”博客上更新，现在那里也已经使用WP系统，界面漂亮了很多哦！感兴趣的朋友可以到那边去看，相信最近的思考还是有点意义的！

本来关于这方面的思考，我打算在古道视野上建立一个栏目，大概叫“人生记录”一类的，记录一下2008年的我是如何看待这些问题的，可是看着博客上这么多专题没有完成，还是不要添加了的好，另外，由于不成系统，不太符合古道视野的主题，还是暂时选择割舍！

最后，感谢大家对古道视野的支持！

    软件名称为 Results Manager，大家可以在这里（ http://www.gyronix.com/ ）下载，试用期28天，不过听说过期之后重新安装即可。

    安装之后，打开Mind Manager 7，会看到这个界面，注意两处标注的地方，是该插件的功能区。

    更多操作的界面在这里：

    简单介绍一下它的功能，由于个人原因，暂时我不会更换GTD工具，所以没有深入研究，有兴趣的朋友可以试用一下！下面我简单介绍一下自己的感受：

    使用Results Manager，在GTD应用上和我使用MindManager+Outlook类似，也是独立的两个步骤：
    1、Project分解：建立一个思维导图，做Project分解，在思路上与我一致，但是在这里需要在导图中对Actions和Project进行一下设置，设置方法是点击“edit activity”在如下图的弹出窗口中设置。

    2、生成To Do List：在我的工具中，我需要把MM中的分支导入到Outlook中形成任务或日程表项，而在这里，如果您对原有导图进行了上述设置，将可以直接点击create dashbroard，即可生成To Do List导图文件，这里有多种不同类型选择，会生成不同的导图，提供了很好的便利条件，同时生成的导图本身是按照GTD的思路排列，尤其为刚刚学习GTD的朋友提供了便利！
    这是在MM中选择生成导图后的选择方式：

    这是选择了GTD项后生成的结果：

    在日常我们完成Actions时只需要查看To Do List即可，在完成Action后，它提供了一个非常大的便利：
    1、点击对应Action后面的链接图标即可直接回到“Project导图”的对应位置，便于您导入和处理下一步Action，在我个人使用MM+Outlook时最大的一个问题就在这里，因为每次我完成一项Outlook中的Action后，需要到MM导图中寻找该分支所在位置，然后在MM中打开任务一次，才能进行下一步行动的导入，不能不说，这一“小功能”提供了非常大的便利！（有没有熟悉Outlook和MindManager的编程高手？我可以付款帮我在MM导出到Outlook时添加一个小小的链接图标吧！）

    2、在上面的工具栏中，点击下图对应图标，可以将To Do List导图中改变内容导入到Project分解导图中，这也是一个非常便利的方式！

    这个工具我认为在很大程度上弥补了我现在MM+Outlook实现GTD时遇到的问题与困难，当然，同时还有其他方面的优点：
    1、该软件对Action和Project做了区分，我没有深入研究软件具体区分除了在Project  List中有作用外，还有没有进一步深入，如果真的存在其他的功能，个人认为会给ＧＴＤ提供很多便利的！
    2、上手容易：该软件为MM的插件，可编辑的地方存在但是不是很多，上手还是非常容易的！
    3、To Do List符合GTD思想：这个前面已经提到了，由于它是严格限定列表方式的，所以尤其对于GTD初学者，可以非常有效的直接利用起来，很大的优势！

    但是，同时，对于我个人来说，它也存在一些问题，但是这些问题都不能说是软件本身的问题，更多的是针对我个人，或者说针对我个人的GTD系统。
    1、如此做GTD不必使用Outlook：这是它的优势，至少在我看来工具越少，越简单越好！但是这也同样成为一项劣势，因为我需要大量出差，需要在PPC上查看资料，而不与Outlook同步就意味着难以在PPC上使用，虽然PPC上也可以使用FreeMind可以打开思维导图，但是不是以图形方式打开，而是以树型方式打开，个人很不喜欢这种方式浏览。
    2、暂时没有破解：不过，据说28天到期后可以重新安装即可，而且现在有很多破解时间限制的soft，但是每次打开软件都要弹出来一个窗口确定，还是比较麻烦的，同时重装也是个麻烦的东西。我个人还是希望支持正版的，只要是价格不高，自己确定使用的软件都会付费，从网文快捕、友情强档（这两个已经被抛弃了）到理财软件、虚拟光驱软件、杀毒软件等等，但是这个价格实在有点让我难以接受！一个插件！300元！还是美元，我汗，我爆汗！！我只能说，上帝，给我一个破解吧……
    3、软件转换的时间、精力成本：这对于我来说是最大的问题！虽然我在用MM做Project分解，但是方式有细微的差别，这个我就不详细说了，大家可以自己去体会，更换软件会导致我所有的Project模板均需调整，虽然工作量不是特别大，但是件很烦的事情，而且该软件自身对每个Action的设置方式我也需要适应和习惯，我不畏惧这种改变，但是时间成本的计算让我觉得改变不是非常值得。

    总的来说，这是一个优秀的软件，可以很好的在PC上使用，个人建议符合以下条件的朋友尝试一下：
    1、习惯使用思维导图做Project分解，如果是习惯使用MM就更容易了。
    2、刚刚学习GTD，没有确定的工具，可以使用这个工具，它还是非常符合GTD的思路的。
    3、大多数查找To Do List时可以在电脑旁边，没有太多出差情况，这就很好的克服了PPC同步问题，当然，如果方便打印，也是可以选择的。
    4、没有太多软件更换带来的时间、精力成本！

本文地址：http://www.gudaovision.com/gtd/2008/04/12/625458
古道视野：http://www.GudaoVision.com
订阅地址：http://feed.GudaoVision.com

相关资料：mind manager 之results manager初探

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    第一次在文本之中导入这么多的图片，很多朋友一直在告诉我这样做，不过自己实在时间有限没能做到，这次尝试了一下，我也是实在操作不熟练，耗费了接近半天的时间才完成这一篇文章，让我对后面更新GTD工具使用方式-MM+Outlook把每一步骤均用图形表示的思路深感郁闷！这要耗费我多少时间啊！！！我想雇个人帮我做这些处理工作，最好能雇人帮我做每个月搜索资料等等工作，这样我可以节省更多的时间来读书！！有没有人有推荐？不过我也没多少钱，大概一个月300元内，还是可以接受的。谁来帮忙推荐一位吧！

    融合的思路上，我认为在日常生活中，不能所有系统均在表面，因为这样将会让我的生活变得异常复杂，大家可以想象一下，一件简单的事情我需要查阅3、4个软件，查找n多个功能才能够开始去做，那么我就不是在管理时间而是浪费了！

    所以，GTD系统在日常中，是唯一顶层的工具，也就是说，我每天做的所有事情都直接通过GTD系统查看、记录和总结。

    资料管理系统是GTD系统的一个补充，因为在我看来，资料本身是没有任何意义的！就像未经解读的数据是没有任何意义的一样！因此，唯有资料与Actions相联系时才是有意义的，它为行动提供支持，这才是最重要的！

    知识管理系统本身需要不断进行完善，但是在日常显现出来同样没有任何意义，除非您打算把这些东西拿出来显摆或者是希望拿出来给别人讲课，否则，只有知识变成行动或者是可行动的方法，才是真正有效的知识，就像我关于读书一直强调的东西：读书是为了改变，不论是行动上的改变还是思维上的改变，如果没有改变，那么读书就没有任何意义。也就是说，知识管理系统其本身需要我们不断进行思考和完善，但是归根结底，我们需要给知识管理系统一个出口，一个可以直接落实到行动上的出口，一个改变自己习惯或者做事方式的出口，然后将这个出口与GTD系统对接，形成GTD中的Projects或Actions，真正应用到实践中来，当然，还有后续的回归到理论中去。

    Project分解模板系统更加是一个底层的系统，甚至于您可以把它归入GTD系统之中，其实，我以前就是这样做的，但是在实践中个人感觉归入GTD并不恰当。因为一方面Project模板的总结工作是一项完全独立于GTD的工作，另一方面也是为了避免随着模板数量的增加，模板之间的横纵联系相对混乱后将可能给GTD系统带来麻烦。这套系统的一切工作都在底层完成，日常的体现只有在GTD做Project分解，也就是GTD计划时才有所体现。

    不知大家有没有注意到，其实Project模板系统一方面的目的是确保事情不要做错和遗忘，另一方面是为了更好的节省时间，也就说，这四个系统之间的功能也是互补的，它们之间唯有融合之后才能让我更好的实现时间管理等目标。

    一句话：四个系统是独立的，唯有独立才能让我清晰的去实现各自的功能；它们之间又是融合的，唯有融合才能让我更便利的去使用；它们是分层次的，唯有层次才能让我每天的行动有唯一的参照系统确保简单、明了。

    相信，每个朋友都有自己习惯使用的软件，都有自己习惯的系统，对于软件的选择，我想提出以下建议：

    1、尽力减少涉及软件的数量：数量越少，操作起来越方便，您使用的也越习惯，不要耗费太多精力去学习如何使用软件，把精力留给理解系统的内涵。在四个系统中，我使用了五个软件：Outlook、MindManager、Google桌面、EverNote和资源管理器，要不是两台电脑之间同步起来比较费劲，同时又怕数据文件损坏损失太大，我会把所有的资料都放到Outlook中！EverNote虽然暂时没办法不使用，但是我也在不断想办法减少其中包含的内容，一句话，越简单越好！

    2、尽力增加各系统使用软件的交叉：软件使用交叉了，相互之间配合才能更加简单，就像Project分解模板我可以用微软的绘图软件V什么（汗，忘记名字了）实现，那样会很漂亮，可是那有什么用处？我在GTD中做Project分解在用MindManager，如果模板也用同一个软件，我分解的时候可以直接copy，如果用微软的产品，最差我也要导入，这只会给我的工作造成不便！

    3、使用软件简单的功能：我用MindManager很多，很频繁，但是，我觉得自己在思维导图方面完全是个外行，我只用20分钟翻看过一本思维导图方面的书（还是开会时看的），完全不知道他在讲什么，也没读过关于导图的一系列专著，我甚至不知道思维导图在“官方”和“大众”看来能做什么，我只知道它对于我能做什么，它对于我来说，能够实现哪些我所需要的功能，或许等我有空的时候我会认真研究一下脑图，不过一定不是现在！所以，把软件用好很重要，但是不要总想着去用软件艰深的功能，那样会很复杂，也容易出问题——重要的不是工具，而是思想！

    4、寻找将所有软件结合在一起的工具：我个人暂时找到的只有Google搜索和微软桌面搜索，之前我的资料管理系统用OneNote，其实就是为了将几个系统统一在微软桌面搜索之下，可惜很可能是我没有用好，它并没有达到我想要的效果，暂时，我只能将整个系统替换到Google桌面上，自然资料管理工具也需要调整到EverNote上了。不知道大家是否知道什么好的工具可以很好的支持Google桌面，期盼着您的推荐！

    OK，融合方面已经谈的差不多了，更为具体的内容我会在后续文章中谈到时详述，下一篇开始，我将由GTD工具和实现讲起，将四大系统的内容穿插进去，当然如果时间允许，我会在后面独立成文介绍其他三大系统的实现方式，欢迎大家多多拍砖，一起探讨实现的方法！

    这次的GTD文章与前面的30余篇GTD不同，前面的文章更加关注GTD思想，这次我将关注点放在GTD实现的方法和工具上，也算是这一段时间GTD实践的总结。我尽力做到图文并茂，不过实在是时间有限，无法太多的抓图，要是哪位朋友可以提供一些支持我将不胜感激！

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更新完这篇，先更新“工作之初”系列的“被人当枪使”主题的文章，那个还没有更新完，郁闷了，两个系列的东西弄到一起来写，真是麻烦……

我还在犹豫是先把“工作之初”专题的文章更新完再更新GTD系列，还是先更新GTD，每天一篇又没有那么多时间，无奈啊！！