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GTD是一项非常优秀的管理工具，它追求的是“心如止水”的境界，这也提出了非凡的要求——所有事项均列入GTD系统，这给使用者带来巨大的困扰。针对这一GTD使用者最常见的疑问，本文提出古道个人的思路。

当我们开始使用GTD，每天做事面对着To Do List时，出现了一个很重要的问题：如何面对和处理List外的Actions/Projects？

这些Actions/Projects通常包括以下几种：

1、外来的突发事件

这种情况是最常见的情形，但是相对来说也是较易处理的内容，因为GTD的创立者已经考虑到这个问题，所以他并不建议形成按小时规划的日程表，而是一个To Do List，以便确保计划性和灵活性的统一。个人针对这种情况一般的处理方式是，首先做“重要和紧急程度分析”，这个当养成习惯以后，几乎是一闪念间就可以有粗略判断的事情；然后是关注由自己完成还是委托他人，这个基本上也是瞬间即可得到答案的。如果真的重要并且紧急，那么，立刻去做，不论是委托他人还是自己操作！然后，在GTD系统中补充该项内容。

2、自己想起的新增Project

针对这种情况，个人的意见是，首先确定它真的那样紧急和重要吗？如果这一点让您有一丝犹豫，就不要把自己想起的“Project”当作Project来做，它只是一个Stuff而已！把它丢入Inbox，等到清理Inbox时，经过认真思考以后再处理吧！（注意！一定要每天清理Inbox！）至少我个人经常会冒出上网搜索某个手机或者电子产品信息的念头，可惜，实践证明，大多数情况下都是我消耗了2、3个小时收集了一堆资料，却不会立刻购买，等到真正想要买时，这些资料已经过时了……

3、面对“时间消耗钉子户”

在“”中我提到了“时间消耗钉子户”的概念，以个人认为最大的“钉子户”——上网闲逛——为例，很多时候，这是List外的Project，虽然可能它的起由在系统之内。大多数情况下，这种闲逛都是由GTD系统内的Action为起点，在消耗1、2个小时以后，是否还能以该Action为结束就要看运气了。回想起来，在不断的搜索和链接过程中，时间是被无情浪费的，我们自然或不自然的开始了List以外的Project/Actions！

个人认为，这种时间消耗是完全没有必要的，至于如何解决，我会专门针对“时间管理钉子户”写文章讨论，本篇更多的只是涉及思想和态度：严格限制这种时间消耗，重点避免此种List外Projects！

4、有了时间空闲怎么办？

我的答案是，不会的！在To Do List中，我个人增加了一种情景：@Free！在List列表中，永远都有没能完成Actions！当我们真的有空闲时间时，拿出To Do List，相信我，您一定能够找到现在可以立刻去做的事情！如果没有，那么我建议，立刻在Inbox中建立这样一个Stuff，告诉自己找一些资料放进手机里以便随时阅读，分解一些Project需要上网搜索，找一些可以随时翻阅随时停顿的书籍放到办公室或者家里！个人认为，一个没有这些内容的GTD系统是非常不完整的，我甚至认为这些内容是GTD系统行之有效的关键之一！

当解决了以上难题之后，我们内心之中会有这样一个疑问：难道所有的Projects都要列入GTD中吗？难道我们的生活应该被GTD所控制吗？难道吃饭、刷牙都要去GTD里面查看吗？

我们每个人都不希望自己的生活是机械式的，所有的事情都被任何一个系统所规定好的——不论这个系统是别人规定的，还是自己规定的！但是，GTD是在控制我们吗？它带给我们的是机械式的生活吗？至少我认为不是！理由，我不想多说，在《Get Things Done》和网上已经存在了太多的讨论。我想说的是，每个人有属于自己的习惯和风格，不要被GTD所困！GTD是一种优秀的时间管理方式，但是如果您不喜欢或者不能接受，为什么不取其精华，根据自己的风格和习惯适当接受其中的思想呢？为什么不建立起一个真正适合您自己的GTD系统呢？

有网友给我来信时谈到，他个人认为生活中使用GTD是较难让他接受的，但是在工作中，这是一种可行的方式，问我如果这样做是否可行，是否符合GTD的思路。我个人认为这是可行的，虽然它可能不完全符合GTD的思路，但是，那又如何？您不是GTD从业人员，不过只是想要寻找一个合适的时间管理工具而已，按照自己的风格和习惯尝试好了！

至于洗脸、刷牙，当然不需要进入GTD系统，我个人的一个约束条件是，已经形成习惯的事情是不列入GTD的，如果还没有形成习惯，需要在GTD中做一个提醒。

说了这么多，我个人对于完成List外的Project，基本上是持反对态度，除了GTD系统已经考虑到的外来突发事件以外。您的习惯和风格又是怎样呢？您能够接受的标准又是如何呢？您认为除了这些情况外，还有哪些“List外Actions”呢？欢迎您的留言和讨论，或许能够给更多的朋友带来启发！

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在Outlook应用中，针对“任务”和“约会”的底色设置将给我们带来很多的便利！个人的具体应用有以下三种：

1、Outlook“任务”的底色设置：
由于我的时间管理方式以GTD为基础，因此，任务我是按照“类别排序”的，每个类别意味着一种“情景模式”。在Outlook 2007中，每个类别必须分配一个底色，因此这里不必经过太多的设置，也是大家最常用的设置方式，不多加介绍。

2、Outlook“约会”中的底色设置：
在Outlook的约会中，设置底色个人有两种目的：

（1）便于日常按照不同情景，完成“约会”Actions：

在Outlook 2007中，查看“日历”列表，如果是“全天约会”的话，是无法设置排序方式的，这给我们每天查看To Do List带来了很多不便。当然这同样可以通过在类别中设置“Calls”、“Online”、“Home”等项，之后再通过给每个“约会”设置类别的方式实现。但是，有没有更加便利的方式？您可以考虑尝试这种！

新建一个“约会”，在地点中选择对应的“情景”，如Online，如果您以前写过该项，下拉菜单中会出现默认的内容。同时选择勾选“全天”。

然后，在日历的任何一个“约会”位置点击右键，选择”自动设置格式”

选择“添加”，加好名称，选好颜色，点击“条件”，选择“高级”页面：

点击“字段”后，选择“约会字段”，选择“地点”，设置“包含”，如“Online” ，点击确定！

这时您会看到，日程表中的“约会”项目已经用不同颜色标注出来，在日常使用To Do List时，可以非常便利的按照颜色顺序筛选自己想做的Actions！

同时，这种设置是跟随Outlook的数据文件走的，也就是说当您同时使用两台电脑的Outlook，只需要copy对应的数据文件，即可“带走”这些设置，不必重新更改！

（2）在《找出你的“时间消耗钉子户”！》中提到的时间消耗统计中的设置：

设置方式和您做统计数据的目的有关，下面以希望了解人生分配六大方面的时间消耗分析为基础加以说明。

在古道的GTD中，人生规划占据了很重要的位置，大体上我将之分为：事业、健康、情感、社会责任、内心思想、休闲/娱乐/爱好几个方面。我们利用一周的时间来统计自己的时间消耗情况，可以有效分析出自己在目前阶段，将精力和时间分配到各个“人生大类”的哪个方面之中，为后续有效调整时间分配提供了数据基础。为了分析方便，我在Outlook的约会中，设置了上述六项的“类别”，分配好各自的底色。在建立Action的约会时分配好各自所属类别，即可在日Review中非常直观的看到时间分配情况！

这些技巧看似简单，但是在实际应用中却可发挥很重要的作用！极大的方便了GTD的日常应用，欢迎大家提出您在Outlook的使用技巧！

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在前两年的时间里，我读完了大概300余本书，每一本都要做读书笔记，可是当时的工作很忙，晚上还要加班，所以我只能依靠减少睡眠时间来增加阅读量。每天计算着不要超过4个半小时的睡眠，含午睡，坚持了很久一段时间，效果还好。后来的一场连续4、5天39度多的感冒，几乎七天时间无法阅读任何一本书，让我认识到，靠熬身体来换取时间是多么不值得的一件事情，于是，我将注意力转移到白天的时间有效利用上！本篇文章介绍的，是我如何利用GTD系统了解自己的时间消耗情况的方法。希望对您能够有所借鉴。

做好时间盘点，是时间管理的重要一步！时间管理的重要目的之一就是有效率利用时间，如果连自身的时间消耗在哪里都不清楚，又如何能够有效利用时间呢？下面，是每日时间利用情况的收集工作，为后续分析提供有效数据！

使用工具：Outlook 2007
Project时长：一周
每日消耗时长：少于30分钟

针对问题：无效时间消耗，日Review，规划，价值观

我使用Outlook作为GTD的To Do List工具，每个Action都会在Outlook中以“任务”或“约会”（即日程表）的形式体现出来。

1、当开始做某个Action时，打开Outlook的“任务”或“约会”，添加一个开始时间，以分为最小单位。在日历中参考下图，在任务中，直接填写到正文部分即可。

2、在完成该Action后，日历项目，设置结束时间。对于“任务”，将该任务项拖拽到左侧的“日历”栏中：

此时，会自动弹出一个新建“约会项目”，设置开始结束时间即可！

3、在每天的日Review中，我们需要查看的部分就是Outlook的当天“日历”，体察自己到底给各项Action分配了多少时间！同时这可以增强我们对Actions预估时间的能力。

虽然不是本篇需要讲的东西，但是顺便提一下，以后在“古道的GTD 2.0”中“日Review”工作重点就看上面这个界面，非常清晰的显示出当天完成哪些Actions！ （这中间，我使用了不同颜色来体现标签，您使用了那些Outlook技巧？明天，我将更新新的Outlook技巧文章：“善用底色”）

以我个人的总结来看，“网上闲逛”、“无所事事”和“GTD系统外Project”是最大的“时间消耗钉子户”！您的“钉子户”隐藏在哪里呢？

另：这是一种时间统计方式，建议坚持一周，可以用这个数据分析出很多东西，比如您将时间分配给不同重要程度的Project各有多少？分配给家人、事业、生活的时间各有多少？将这些内容与您的价值观相对比，就可以领悟到更多的东西！

关键词链接使用方法：在文章前面有一个“针对问题”项，后面有一些关键词的链接，它们将指向本博客对应的Tag页面，可以直接反映出该文章可以回答哪些其他文章提出的问题，可以系统反映出整个GTD系统的功效，欢迎大家尝试指正！

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众所周知，Outlook GTD应用中，如果不安装诸多插件，在Project分解方面是较弱的，但是，我们可以通过其他方式来完善这一点，这便是有效方法之一。

1、在Outlook2007下，选择“工具”-“选项”，弹出窗口选择见下图：

2、在联系人目录下新建一个文件夹，命名为Project List：

但Outlook默认视图为名片形式，对我们不适用，按下图选择“按类别”，即可。

3、新建一个联系人，命名为“Blog-GTD专题”。

4、新建一个任务或日程表，在最下面可以找到“联系人”位置：

5、这时，在Outlook联系人的Project List中即可体现出您的Project List，双击打开该联系人“Blog-GTD专题”，选择“活动”，即可得到下表：

此种方式有效弥补了Outlook无法体现Actions之间联系的缺点，算是一个不错的小技巧。虽然，它并不非常完善，即使按此操作依旧可能存在很多问题，但并非完全不可解决。希望可以给习惯使用Outlook的朋友一点帮助。

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“古道的GTD 1.0”版在推出之后，受到很多网友的好评，这也使古道视野成为GTD方面个人博客中的重要一员。在之前的系列文章中，更多涉及GTD和时间管理的思想内容，但在实际操作过程中，我发现了诸多问题，尤其是工具使用上。由于Outlook相对简单，Project规划、分解能力较弱，同时自己并行发生的Projects数量较多，原有工具不再适用，大略总结一下升级自身GTD系统之前存在的问题：

1、自己的时间依旧不够用！
可能您觉得这是废话！但是，不要忘记GTD最强调的一个思想：心如止水。GTD是一种规划工具，但它很重要的作用之一就是缓解自身在时间管理方面的压力。而事实上，大多数人并没有真的获得这一好处。

解决方法关键词：调整心态，人生规划，从人生角度缩减Project清单，外包

2、拖延问题依旧存在!
在GTD原书中，拖延问题并不是一个被重点强调的方面，但是在时间管理的范畴内，这是一个非常重要的问题。当然，它也是“古道的GTD”所重视的一部分。
Project没能及时完成，存在一定时间不够的因素，但在大多数情况下都是因为拖延。可以说，这是时间管理中的一大难题，更是我们日常生活中必须克服的坏习惯。

解决方法关键词：拖延日志，日Review，改变习惯，重视承诺

3、无效时间消耗依旧严重！
我将之命名为“时间消耗钉子户”——这里在“钉子户”使用上没有任何贬义的含义，我还是很欣赏维权的人们的。其实，这一点，很大程度上也是没能做到“心如止水”的重要原因。正是这些“时间消耗钉子户”的存在，我们的大块时间在不知不觉间流失，真正重要的Project却一直没能真正开始。网上在这方面的讨论也有很多，比如最近很火的“大石原则”、“每天一个重要Project法”等等，但是，个人对此并不非常欣赏，因为在一定程度上，它严格限定了时间的使用，是从根本上违背GTD思想的，并包含了很多强制而非自主决策的成分。当然，我并不否认这些方法的可行性，也不认为GTD讲述的内容就是真理，更加不认为自己寻找的方式更好，我只是说，我选择了另一条自认为更加适合古道的方式，具体的选择，还要看大家认为哪一种更加适合您自己。

解决方法关键词：时间消耗钉子户，Action时间统计，时间消耗分析

4、没能良好处理Inbox和Review

这应该是很多GTD使用者的通病，主要反映在“Inbox不能及时清理”和“忽视Review的过程”。事实上，在这一点上我自己到现在做得也不够好，因为很大程度上，这些工作并非作用于自己想做的Projects，而是为了实现GTD而增加的工作，个人称之为“工具时间消耗”。（这个词也是古道原创，考虑申请专利，^_^）

解决方法关键词：Inbox，日Review，周Review，月Review

5、工具方面，Outlook在Project分解上功能实在太弱！
可以说，我还是很满意Outlook这个工具的，但是，它在Project管理和分解上，功能实在太弱！我也尝试过诸多方式，比如使用联系人索引Project分解（明天贴出）、善用“类别”选项等，但大多效果不佳，最终我不得不在2.0系统中，增加了另外一个Mind Manager的思维导图工作来弥补这一部分工作，当然，这也是为了更好的使用“模板管理系统”。（如果有朋友对Outlook的使用技巧感兴趣，可以在古道视野留言，本篇文章不做更多解释。）

解决方法关键词：Outlook，Mind Manager，思维导图，Project分解，模板管理系统

以上，是“古道的GTD 1.0版”存在的主要问题，可能不是非常全面，但还算典型，后续将逐步展开，逐步给出答案，逐步将各种解决方案融入到日常应用——古道的GTD 2.0版中。

重要说明：
不知大家是否注意到，在这篇文章的每个问题后面，都有一个“解决方法关键词”，这是我打算在本专题中开始尝试的一种发布方式，也是一种自认为合理利用Tag的有效方法。
具体的使用方法是：以后的每个问题后面都会跟上这样的一个小节，列入关键词，它们将链接到后续文章的Tag页面上，也就是说，您可以在看到问题之后，点击下面的关键词链接，即可直接在古道视野上找到对应答案的文章列表页面，便于大家寻找相关内容。
这是我一直希望在网络文章或者是网络书籍中尝试的一种方法，因纯属个人原创，具体思路还在不断摸索和完善之中，还请大家多多提出您的意见和建议！如果您觉得这个方法很好，请帮忙推广，当然，不忘记顺便宣传一下古道视野，古道就万分感谢了！ ^_^

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最近古道又开始更新“随风而逝”博客了，非常推荐大家去转转近期更新的几篇文章，是我近一段时间对人生、世界的一种思考和见解！不过那边由于水木系统问题，可能无法匿名留言，如果有朋友希望一起探讨，请给我mail：gudaovision(a)gmail.com

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欢迎来到“古道视野”GTD专栏！在第一辑文章中，我主要谈了关于GTD和时间管理的思想方面内容，虽然也涉及到了部分工具，但在具体实施上涉及较少。经过一段时间GTD的尝试，我获得了一些经验和教训，也发现了原有GTD工具在使用上的一些问题。针对自身情况，重新进行了定位和思考，现更新“GTD系列文章（第二辑）”！

这个系列的文章，将以“目前GTD系统中存在的问题”为开篇，主要探讨目前系统中存在的问题，并尝试寻找解决的途径。

之后，从GTD实施的目的——时间管理角度出发，结合自身情况，根据时间记录寻找“时间消耗钉子户”，提出问题！

在问题摆在眼前之后，我将逐个分项分析和解决，找到直接可使用的方法！

最终，我会将这些细节的方法组合成一个整体，清晰的体现出日常操作中的步骤和过程，提出“古道的GTD系统 2.0版”，提供完整的思维导图下载。

在写作的过程中，我尽力做到简单明了，尽力做到图文并茂，现在已经下载了截图和编辑工具，希望可以做到通俗易懂！还希望大家多多捧场！多多发表您的意见和建议！

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最近有很久没有更新博客，实在有些不好意思了……这一段时间虽然是不断在忙，也在到处跑，不过和之前的情况并无不同，那么，古道最近在忙什么？？

近期我读了一些书，一些引起我思考的书，虽然书中并没有涉及太多这方面的内容，但是引起我很多的思考，关于人生，关于梦想，关于生活方式，关于我现在自己在做什么！这些思考让我觉得现在的生活需要更多的改变，毕竟基本相同的生活方式我已经持续了两年多，书也读了不少于3、4百本，也算积累了一点东西，下一步要开始做更进一步的打算，不能总是停留！

关于近期的思考，由于不成体系，我在“随风而逝”博客上更新，现在那里也已经使用WP系统，界面漂亮了很多哦！感兴趣的朋友可以到那边去看，相信最近的思考还是有点意义的！

本来关于这方面的思考，我打算在古道视野上建立一个栏目，大概叫“人生记录”一类的，记录一下2008年的我是如何看待这些问题的，可是看着博客上这么多专题没有完成，还是不要添加了的好，另外，由于不成系统，不太符合古道视野的主题，还是暂时选择割舍！

最后，感谢大家对古道视野的支持！