古道视野

发现了一个用思维导图做GTD的优秀工具，个人感觉不错，可以克服我目前在工具方面存在的一些问题。

    软件名称为 Results Manager，大家可以在这里（ http://www.gyronix.com/ ）下载，试用期28天，不过听说过期之后重新安装即可。

    安装之后，打开Mind Manager 7，会看到这个界面，注意两处标注的地方，是该插件的功能区。

    更多操作的界面在这里：

    简单介绍一下它的功能，由于个人原因，暂时我不会更换GTD工具，所以没有深入研究，有兴趣的朋友可以试用一下！下面我简单介绍一下自己的感受：

    使用Results Manager，在GTD应用上和我使用MindManager+Outlook类似，也是独立的两个步骤：
    1、Project分解：建立一个思维导图，做Project分解，在思路上与我一致，但是在这里需要在导图中对Actions和Project进行一下设置，设置方法是点击“edit activity”在如下图的弹出窗口中设置。

    2、生成To Do List：在我的工具中，我需要把MM中的分支导入到Outlook中形成任务或日程表项，而在这里，如果您对原有导图进行了上述设置，将可以直接点击create dashbroard，即可生成To Do List导图文件，这里有多种不同类型选择，会生成不同的导图，提供了很好的便利条件，同时生成的导图本身是按照GTD的思路排列，尤其为刚刚学习GTD的朋友提供了便利！
    这是在MM中选择生成导图后的选择方式：

    这是选择了GTD项后生成的结果：

    在日常我们完成Actions时只需要查看To Do List即可，在完成Action后，它提供了一个非常大的便利：
    1、点击对应Action后面的链接图标即可直接回到“Project导图”的对应位置，便于您导入和处理下一步Action，在我个人使用MM+Outlook时最大的一个问题就在这里，因为每次我完成一项Outlook中的Action后，需要到MM导图中寻找该分支所在位置，然后在MM中打开任务一次，才能进行下一步行动的导入，不能不说，这一“小功能”提供了非常大的便利！（有没有熟悉Outlook和MindManager的编程高手？我可以付款帮我在MM导出到Outlook时添加一个小小的链接图标吧！）

    2、在上面的工具栏中，点击下图对应图标，可以将To Do List导图中改变内容导入到Project分解导图中，这也是一个非常便利的方式！

    这个工具我认为在很大程度上弥补了我现在MM+Outlook实现GTD时遇到的问题与困难，当然，同时还有其他方面的优点：
    1、该软件对Action和Project做了区分，我没有深入研究软件具体区分除了在Project  List中有作用外，还有没有进一步深入，如果真的存在其他的功能，个人认为会给ＧＴＤ提供很多便利的！
    2、上手容易：该软件为MM的插件，可编辑的地方存在但是不是很多，上手还是非常容易的！
    3、To Do List符合GTD思想：这个前面已经提到了，由于它是严格限定列表方式的，所以尤其对于GTD初学者，可以非常有效的直接利用起来，很大的优势！

    但是，同时，对于我个人来说，它也存在一些问题，但是这些问题都不能说是软件本身的问题，更多的是针对我个人，或者说针对我个人的GTD系统。
    1、如此做GTD不必使用Outlook：这是它的优势，至少在我看来工具越少，越简单越好！但是这也同样成为一项劣势，因为我需要大量出差，需要在PPC上查看资料，而不与Outlook同步就意味着难以在PPC上使用，虽然PPC上也可以使用FreeMind可以打开思维导图，但是不是以图形方式打开，而是以树型方式打开，个人很不喜欢这种方式浏览。
    2、暂时没有破解：不过，据说28天到期后可以重新安装即可，而且现在有很多破解时间限制的soft，但是每次打开软件都要弹出来一个窗口确定，还是比较麻烦的，同时重装也是个麻烦的东西。我个人还是希望支持正版的，只要是价格不高，自己确定使用的软件都会付费，从网文快捕、友情强档（这两个已经被抛弃了）到理财软件、虚拟光驱软件、杀毒软件等等，但是这个价格实在有点让我难以接受！一个插件！300元！还是美元，我汗，我爆汗！！我只能说，上帝，给我一个破解吧……
    3、软件转换的时间、精力成本：这对于我来说是最大的问题！虽然我在用MM做Project分解，但是方式有细微的差别，这个我就不详细说了，大家可以自己去体会，更换软件会导致我所有的Project模板均需调整，虽然工作量不是特别大，但是件很烦的事情，而且该软件自身对每个Action的设置方式我也需要适应和习惯，我不畏惧这种改变，但是时间成本的计算让我觉得改变不是非常值得。

    总的来说，这是一个优秀的软件，可以很好的在PC上使用，个人建议符合以下条件的朋友尝试一下：
    1、习惯使用思维导图做Project分解，如果是习惯使用MM就更容易了。
    2、刚刚学习GTD，没有确定的工具，可以使用这个工具，它还是非常符合GTD的思路的。
    3、大多数查找To Do List时可以在电脑旁边，没有太多出差情况，这就很好的克服了PPC同步问题，当然，如果方便打印，也是可以选择的。
    4、没有太多软件更换带来的时间、精力成本！

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相关资料：mind manager 之results manager初探

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    第一次在文本之中导入这么多的图片，很多朋友一直在告诉我这样做，不过自己实在时间有限没能做到，这次尝试了一下，我也是实在操作不熟练，耗费了接近半天的时间才完成这一篇文章，让我对后面更新GTD工具使用方式-MM+Outlook把每一步骤均用图形表示的思路深感郁闷！这要耗费我多少时间啊！！！我想雇个人帮我做这些处理工作，最好能雇人帮我做每个月搜索资料等等工作，这样我可以节省更多的时间来读书！！有没有人有推荐？不过我也没多少钱，大概一个月300元内，还是可以接受的。谁来帮忙推荐一位吧！

 上篇文章简单介绍了日常的四大系统，并对各大系统的功能及工具做了简单的区分，本篇文章我将目光集中在系统之间的关系与融合上，使之成为一个整体，成为为日常生活提供便利的工具。

    融合的思路上，我认为在日常生活中，不能所有系统均在表面，因为这样将会让我的生活变得异常复杂，大家可以想象一下，一件简单的事情我需要查阅3、4个软件，查找n多个功能才能够开始去做，那么我就不是在管理时间而是浪费了！

    所以，GTD系统在日常中，是唯一顶层的工具，也就是说，我每天做的所有事情都直接通过GTD系统查看、记录和总结。

    资料管理系统是GTD系统的一个补充，因为在我看来，资料本身是没有任何意义的！就像未经解读的数据是没有任何意义的一样！因此，唯有资料与Actions相联系时才是有意义的，它为行动提供支持，这才是最重要的！

    知识管理系统本身需要不断进行完善，但是在日常显现出来同样没有任何意义，除非您打算把这些东西拿出来显摆或者是希望拿出来给别人讲课，否则，只有知识变成行动或者是可行动的方法，才是真正有效的知识，就像我关于读书一直强调的东西：读书是为了改变，不论是行动上的改变还是思维上的改变，如果没有改变，那么读书就没有任何意义。也就是说，知识管理系统其本身需要我们不断进行思考和完善，但是归根结底，我们需要给知识管理系统一个出口，一个可以直接落实到行动上的出口，一个改变自己习惯或者做事方式的出口，然后将这个出口与GTD系统对接，形成GTD中的Projects或Actions，真正应用到实践中来，当然，还有后续的回归到理论中去。

    Project分解模板系统更加是一个底层的系统，甚至于您可以把它归入GTD系统之中，其实，我以前就是这样做的，但是在实践中个人感觉归入GTD并不恰当。因为一方面Project模板的总结工作是一项完全独立于GTD的工作，另一方面也是为了避免随着模板数量的增加，模板之间的横纵联系相对混乱后将可能给GTD系统带来麻烦。这套系统的一切工作都在底层完成，日常的体现只有在GTD做Project分解，也就是GTD计划时才有所体现。

    不知大家有没有注意到，其实Project模板系统一方面的目的是确保事情不要做错和遗忘，另一方面是为了更好的节省时间，也就说，这四个系统之间的功能也是互补的，它们之间唯有融合之后才能让我更好的实现时间管理等目标。

    一句话：四个系统是独立的，唯有独立才能让我清晰的去实现各自的功能；它们之间又是融合的，唯有融合才能让我更便利的去使用；它们是分层次的，唯有层次才能让我每天的行动有唯一的参照系统确保简单、明了。

    相信，每个朋友都有自己习惯使用的软件，都有自己习惯的系统，对于软件的选择，我想提出以下建议：

    1、尽力减少涉及软件的数量：数量越少，操作起来越方便，您使用的也越习惯，不要耗费太多精力去学习如何使用软件，把精力留给理解系统的内涵。在四个系统中，我使用了五个软件：Outlook、MindManager、Google桌面、EverNote和资源管理器，要不是两台电脑之间同步起来比较费劲，同时又怕数据文件损坏损失太大，我会把所有的资料都放到Outlook中！EverNote虽然暂时没办法不使用，但是我也在不断想办法减少其中包含的内容，一句话，越简单越好！

    2、尽力增加各系统使用软件的交叉：软件使用交叉了，相互之间配合才能更加简单，就像Project分解模板我可以用微软的绘图软件V什么（汗，忘记名字了）实现，那样会很漂亮，可是那有什么用处？我在GTD中做Project分解在用MindManager，如果模板也用同一个软件，我分解的时候可以直接copy，如果用微软的产品，最差我也要导入，这只会给我的工作造成不便！

    3、使用软件简单的功能：我用MindManager很多，很频繁，但是，我觉得自己在思维导图方面完全是个外行，我只用20分钟翻看过一本思维导图方面的书（还是开会时看的），完全不知道他在讲什么，也没读过关于导图的一系列专著，我甚至不知道思维导图在“官方”和“大众”看来能做什么，我只知道它对于我能做什么，它对于我来说，能够实现哪些我所需要的功能，或许等我有空的时候我会认真研究一下脑图，不过一定不是现在！所以，把软件用好很重要，但是不要总想着去用软件艰深的功能，那样会很复杂，也容易出问题——重要的不是工具，而是思想！

    4、寻找将所有软件结合在一起的工具：我个人暂时找到的只有Google搜索和微软桌面搜索，之前我的资料管理系统用OneNote，其实就是为了将几个系统统一在微软桌面搜索之下，可惜很可能是我没有用好，它并没有达到我想要的效果，暂时，我只能将整个系统替换到Google桌面上，自然资料管理工具也需要调整到EverNote上了。不知道大家是否知道什么好的工具可以很好的支持Google桌面，期盼着您的推荐！

    OK，融合方面已经谈的差不多了，更为具体的内容我会在后续文章中谈到时详述，下一篇开始，我将由GTD工具和实现讲起，将四大系统的内容穿插进去，当然如果时间允许，我会在后面独立成文介绍其他三大系统的实现方式，欢迎大家多多拍砖，一起探讨实现的方法！

    这次的GTD文章与前面的30余篇GTD不同，前面的文章更加关注GTD思想，这次我将关注点放在GTD实现的方法和工具上，也算是这一段时间GTD实践的总结。我尽力做到图文并茂，不过实在是时间有限，无法太多的抓图，要是哪位朋友可以提供一些支持我将不胜感激！

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更新完这篇，先更新“工作之初”系列的“被人当枪使”主题的文章，那个还没有更新完，郁闷了，两个系列的东西弄到一起来写，真是麻烦……

我还在犹豫是先把“工作之初”专题的文章更新完再更新GTD系列，还是先更新GTD，每天一篇又没有那么多时间，无奈啊！！

在日常的工作和生活中，我有四大系统一直围绕在身边，它们为我的思考、生活、学习和发展提供了非常便利的条件，成为我不可或缺的一部分，之前的时间我在不断的思考和实践，近期借大规模调整GTD系统的机会，我将这四大系统做了进一步思考和融合，虽然暂时没能全部完成，但思路上已经基本成型，向大家做以介绍，欢迎大家提出您的意见！

    这四大系统是：GTD时间管理系统、资料管理系统、知识管理系统、Project分解模板系统。

    1、GTD时间管理系统：

    这套系统的就不必说了，熟悉古道视野的朋友都非常清楚。使用工具为：MindManager、Outlook、Google桌面搜索和PPC（S1）。本篇文章不详细说具体的实现方式，近期我会系统的更新GTD实现方面的内容。在工具选择上，MindManager和Outlook之间有非常便利而有效的同步方式，Outlook和PPC都是微软的产品，提供了最为安全的同步功能，这也是为何有很多更好的GTD工具我都没有选择的原因。

    2、资料管理系统：

    资料管理系统的目的是为了有效组织和管理资料，做到随时需要，随时获得，便利性是非常重要的一项。实现工具为：资源管理器（这个是什么？我的电脑，明白了吧……）、EverNote（目前是OneNote，正在考虑转换，因为据说EverNote提供了Google搜索的功能）、Google桌面搜索、PPC（S1）、PC与PPC同步工具。EverNote据说可以通过Google桌面搜索，我还在尝试之中，不知效果如何，资源管理器自然不用说是可以被Google索引到的，如果两者均可实现，那么这套系统就通过Google桌面有效的结合成一个整体。PPC更多的是一个查看工具，PC与PPC的同步工具是为了同步文件夹到储存卡，这样我可以随时查阅重要资料，不必局限于电脑旁边。

    3、知识管理系统：

    对于我，这是一个非常重要的系统，虽然目前还只是一个雏形，一个非常简单的效果，但是已经起到了良好的作用，目的是为了有效的组织和学习知识，并把知识变成实践。工具：MindManager。对知识的学习，我一向认为应该形成一个系统的构架，而思维导图则是非常便利的体现出“构架”的工具，同时MindManager简便的编辑方式也让我非常喜欢，这是我选择该工具的原因。

    4、Project分解模板系统：

    Project分解模板是什么？我们都知道，当我们去做一件事情时，总是有一些方面是必须想到的，有一些事情是必须去做的，一个Project分解成Actions后，某些顺序是必须遵照的，但是您有没有发现日常中我们依旧在不断犯着同样的错误？我们跑到商店却发现忘记带钱包，跑去医院却忘记带医保本，最可气的是，我们在不断重复的犯着同样的错误，好似前几次忘记和再次忘记之间没有任何的关系，于是，我们想到要做什么事情前写一个单子，提醒自己不要忘记某些事情，提醒自己做事的步骤。这个Project模板管理系统就是这“一个单子”，但是它是一系列类似Project的汇总和总结，是触类旁通的。当我们完成了一个或多个项目后，我们进行思考和总结，不仅仅总计其中做到的，还要总结没有做到的，完善这个模板，让自己再次遇到同种类型的Project时不必再犯同样的错误，同时，更加重要的目的：节约同类型Project分解所浪费的时间。这套系统让我避免了很多重复劳动，也更好的实现了“流程化与创新”之间平衡而尝试，具体的思想请大家参阅这篇文章。实现工具：MindManager。Project分解在使用方面，主要体现在GTD的Project分解步骤中，也就是GTD五大步骤的“计划”，该步骤我会使用MindManager来实现，那么自然，MindManager成了我最好的选择。

    这里我要强调一下“资料管理系统”和“知识管理系统”之间的差别：资料管理系统所包含的内容大多是不必经过太多分析和思考的，当然这需要处理和归档，但核心的目的是为了做事时提供参考资料，比如说我以前买过一个冰箱，现在我要买另一个，我可以查看资料管理系统中是否有价格的整理，简单的看一下Excel列表，看看哪个品牌便宜，去哪里买；或者是当我要签一份合同时，我需要查阅一下相关的法律文献，我直接到资料管理系统中去查。而知识管理系统是对知识的一个划分，对单方面知识分支的一个构架整理，它反映出的是个人的知识体系与构架，核心的目的是为了便于知识的总结、归纳与整理，更为重要的目的是为了在行动中应用知识并做到改变，这个后面还会涉及。目前网上有很多人也在提及这两个系统，不过就我个人来看，除了GTDLife上的FS系统还算是我个人定义的“知识管理系统”范畴外，其他的不过只是“资料管理”而已。

    这样说来，好像四个系统都是很大、很复杂的，但事实上，我目前的知识管理系统和Project分解模板系统仅处于雏形阶段，不论是实现方法上，还是功能上都是非常简单的，但是复杂并不是目的，简单而有效才是我努力的方向。

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    本来我打算继续更新“工作之初”关于“被人当枪使”的话题，不过之前答应朋友周三前写一篇关于知识管理系统的文章，所以，只能先更新一下这部分的内容了。最近做GTD总结也让我发现一个问题：我的时间不论如何计算都不够同时完成博客写作、英语学习、专题阅读和工作的，这真是个让我痛苦和郁闷的事情！看起来我需要更加抓紧时间了！

 古道视野又暂停更新了接近两周，最近老婆身体不适，昨天刚刚做完手术，说实话，这篇文章和“小心‘被人当枪使’之事例介绍篇”我还是在医院趁着老婆睡着时写完的，目前来看她的状态还好，不过依旧有待观察，真是让人难受的事情……

    最近工作也非常之忙，我调整到新部门大概不到4个月时间，在此之前部门就已经落下很多工作，我也处在不断学习期间，这个月我打算把1-4月份未完成的计划全部完成，所以压力比较大，一直不停的跑，加上家里事情多，很多时候必须抓紧时间，今天在医院还电话不停，谈了三份合同……

另外，我的时间安排都是以“九十天”为一个阶段，08年自然是1-3月份为第一个阶段，结果这几天碰巧就是一个交界处，同时近期感觉GTD工具使用效果不佳，资料管理系统效果不佳，上周基本一周时间的下班后我都在不停的调整、实践新的几大系统，目前已经初见成效，很有效的提高了工作效率和准确性，我会在近期 把GTD系统更新的部分写成文字发上来，争取做到图文并茂，尽力趁清明这几天多写几篇。

    同时，前几天在“杂乱的书桌”上看到作者提到“知识管理系统”，我大略说了一下自己的思路，当然，和他有很大不同，也引起了几个朋友的兴趣，本来，我的几大系统也是相互交叉融合的，所以趁着更新GTD时间管理系统相关文章时，一并把几个系统介绍发上来，希望大家一起探讨！

    这里简单透露一下几大系统：GTD时间管理系统，资料管理系统，知识管理系统，Project模板管理系统。通过实践，效果很好，我尽力把这四个系统的东西揉到一起来写，这样也好让大家有一个更加清晰的概念——它们是独立的系统，但相互交叉融合！它们是我每日生活必不可少的工具！

    我最近同时在写“工作之初”和“GTD时间管理”两个专题的文章，争取做到一天更新一篇，不过依旧不做承诺，“工作之初”专题我正在写一个小的系列短文：小心“被人当枪使”，个人认为是很重要的一个部分，马上更新！

BTW：这篇是古道视野的第102篇，时间好快啊！

最后，继续广告：

    更多思考，敬请关注“古道视野“，本博客以专题形式更新文章，力争每个专题形成系统知识构架，并找到可以直接应用于现实中的方法。现已完成专题“GTD时间管理”、“谈读书”，目前更新“工作之初”，讲述大学生初入社会的经验、教训和思考。

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