GTD系列文章(第二辑)开篇

GTD/资料管理/知识管理/Project模板系统, 博客历程 05月 11th, 2008

迎来到“古道视野”GTD专栏!在第一辑文章中,我主要谈了关于GTD和时间管理的思想方面内容,虽然也涉及到了部分工具,但在具体实施上涉及较少。经过一段时间GTD的尝试,我获得了一些经验和教训,也发现了原有GTD工具在使用上的一些问题。针对自身情况,重新进行了定位和思考,现更新“GTD系列文章(第二辑)”!

这个系列的文章,将以“目前GTD系统中存在的问题”为开篇,主要探讨目前系统中存在的问题,并尝试寻找解决的途径。

之后,从GTD实施的目的——时间管理角度出发,结合自身情况,根据时间记录寻找“时间消耗钉子户”,提出问题!

在问题摆在眼前之后,我将逐个分项分析和解决,找到直接可使用的方法

最终,我会将这些细节的方法组合成一个整体,清晰的体现出日常操作中的步骤和过程,提出“古道的GTD系统 2.0版”,提供完整的思维导图下载。

在写作的过程中,我尽力做到简单明了,尽力做到图文并茂,现在已经下载了截图和编辑工具,希望可以做到通俗易懂!还希望大家多多捧场!多多发表您的意见和建议!

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最近有很久没有更新博客,实在有些不好意思了……这一段时间虽然是不断在忙,也在到处跑,不过和之前的情况并无不同,那么,古道最近在忙什么??

近期我读了一些书,一些引起我思考的书,虽然书中并没有涉及太多这方面的内容,但是引起我很多的思考,关于人生,关于梦想,关于生活方式,关于我现在自己在做什么!这些思考让我觉得现在的生活需要更多的改变,毕竟基本相同的生活方式我已经持续了两年多,书也读了不少于3、4百本,也算积累了一点东西,下一步要开始做更进一步的打算,不能总是停留!

关于近期的思考,由于不成体系,我在“随风而逝”博客上更新,现在那里也已经使用WP系统,界面漂亮了很多哦!感兴趣的朋友可以到那边去看,相信最近的思考还是有点意义的!

本来关于这方面的思考,我打算在古道视野上建立一个栏目,大概叫“人生记录”一类的,记录一下2008年的我是如何看待这些问题的,可是看着博客上这么多专题没有完成,还是不要添加了的好,另外,由于不成系统,不太符合古道视野的主题,还是暂时选择割舍!

最后,感谢大家对古道视野的支持!

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[文章选摘]小心“被人当枪使”专题文章下载

工作之初 04月 30th, 2008

五一,祝大家五一节快乐!古道视野首次提供经典文章选集下载,由于最近更新的几篇“小心被当枪使”的文章内容衔接比较紧密,所以放在一起,做一下尝试,欢迎大家下载阅读!

有人说Google论坛的下载总是出问题,这次放到“纳米盘”和Google论坛各一份,感谢站点的免费提供!同时为了表示感谢,我就不用自己文件的名字做链接了,直接给出相关站点名称,大家自行选择地点(虽然我的博客浏览量小,不过,我也只能做到这个了……唉)。另外,字体我设置的是微软雅黑,不知道是否存在打开和乱码问题,如果出现类似情况,大家一定给我发mail (gudaovision#gmail.com (#变成@)),我会做出相应更改。

多谢大家的支持!

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小心被当枪使之工程主管

工作之初 04月 29th, 2008

整个故事里,枪是比较郁闷的人,可以说,没人喜欢被人当枪使,尤其是这种影响很大,影响面很广的情况。

在“枪”的选择上,要符合很多标准:

  • 这把枪要能在可控范畴,把人当枪使很容易出现“溅自己一身血”的情况,枪要对准别人,要是弄得自己一身血,谁都知道幕后是谁了,还要枪干什么?
  • 枪的火力要控制好,不能太弱,弱了不管用,就像在这个故事中,枪对总经理要有影响力,否则达不到效果;同时,火力又不能太强,打击面太广对谁都没有好处,不能开枪瞄准一个,结果打了一片。
  • 枪会开火,哑枪没用,尤其对于那个拿枪的人来说,他得找到合适的方法让枪在合适的时间,合适的地点,面对合适的人开火。最简单的选择是,枪一定要有脾气,枪要是“打落门牙往肚子里咽”,那还有什么用。
  • 也是最后一点,枪一旦弄明白怎么回事了,不要对开枪的人产生太多的不良后果。这个选我也算是个优势,我不喜欢弄这些人际斗争的事情,虽然我不得不去了解,但是我的目的是防止被整,而不是整别人,只要别把我逼急了,我懒得和他们搞这些事情;同时,我也不会因为这个事情到处乱说,我不会告诉别人说,部门经理耍我如何如何;我也不会出去说,其实到总经理那里是我说的,部门经理根本成不了事……

    被人当枪使的机会其实是无处不在的,有人给我回复说“常在办公室漂,哪能不挨刀”,看起来真的是普遍现象。如果说非要归类,像有些不好听的话,他自己不去说,非要让你去说;不好的事情,你去做,还要严格要求,结果等到对方找到他,就直接松口;或者他想打击别人,就告诉你那个人如何如何不好,这个就是在打铺垫了……当然这些都事情很小,不过小事更需要警惕——小事的积累别人对你形成印象的最佳途径!

    既然被人当枪使是很普遍的事情,那么应该如何避免?个人认为,我们首先要认清一个问题:不是所有的“枪”都当不得,有些人的枪,你必须要当!这个问题一定要客观认识!

    “被人当枪使”并不都是坏事,至少这还能说明你有当枪的价值,很多时候,尤其是对于刚刚工作的朋友来说是需要当枪的,关键是这把枪握在谁的手里。比如是我老板,我会毫不犹豫地去当枪,他给我下命令,我连是不是在把我当枪的问题都不会考虑,因为我知道就算我给他当枪,有问题、有矛盾时他会第一个替我挡,天大的事他会帮我顶着。但是部门经理我就需要考虑了。对于刚刚工作的人来说,如果可以基本确定当枪的风险不是很大,当一些也无所谓,毕竟不会有太大损失。

    损失包括很多种,当然大多在决定是否当枪之前只是风险之列。

  • 最首要的风险是法律风险、打破公司管理制度和潜规则的风险,这类风险建议决不触及。
  • 第二类是对项目有重大损害的风险,一般来说正常情况下你的领导也不会做这种事情,但是一旦发生,个人建议尽力置身事外,因为这种事情大多都是内部斗争和“站队”问题,刚刚工作不想惹火上身就别往前凑,否则大多情况是又一个炮灰出现了。而且考虑公司利益也绝对不应做让公司损失的事情。
  • 第三类风险是得罪人和令你工作开展困难的风险,比如我前面提到的部门经理不出面对下面公司严格要求,却让我严格要求(这就是得罪人),然后等我要求完了,到他那里他再松口(这将导致我的工作开展困难,因为别人会很自然的认为我的要求没有任何力度可言),对这种情况个人建议,只要问题不大,当枪就当枪,只要你自己能够客观地看待这个问题,得罪人的时候不要自己当枪还加强火力就好。而且很多时候这种情况也是必须的,做下属有些时候需要把口把严,只有这样上司才有松口的余地,要是在你这里就松开了,上司的工作就很难做了。同时,这种情况最好的克服方式是真诚的做人,大家了解你,知道你不是那种人,很多问题会自然解决的。
        但是这里需要注意的是,一定要分辨哪种是简单的得罪人,哪种是可能引发内部斗争的导火索,也就是第二类的风险,就像故事里面的情况就已经不再是简单的得罪人问题,而是从我们整个项目清走第一个人,这是个大问题;同时,绝对要注意周边环境,开火的对象如果两个人之间关系超差,你去当枪很可能会引发大规模冲突,形成内部斗争激化的导火索,这样的结果只有一个——你是炮灰!这种事情有一个最简单的分辨方式,虽然很不精确,但是可以参考,就是你的部门经理和谁现在的矛盾冲突最大,就尽量不要在他们之间当枪,至于其他人,很可能部门经理需要打一个拉一个,当下枪也无所谓。
  • 再有当枪也要看大环境,公司的氛围如何,如果你去当枪,冲上去,其他人会怎么想,你会不会是很不协调的一个音符,如果这样也可能给你带来很大的负面影响,“大家怎么想的就是事实”,很多时候你周围的同事如何看待你就决定了你的命运,绝对不能忽视这一点。

    也就是说,“当枪”不一定都是坏事,但是我们要主动的去选择、去判断,不能被人利用!如果真的发觉有人现在打算把你当枪使,而你碰巧又不想当这把枪,如何应对?简单说几点自己想到的东西,欢迎大家补充!

  • 首要的是放平心态,不要说有人想把你当枪使,你就怒发冲冠,心里不爽,这个没有太大必要。
  • 其次,找到关键点,什么是对公司最有好处的事情?什么是对个人发展重要的事情?什么是想把你当枪的人关注的事情?如果你不打算做这个枪会有什么后果?
  • 再次,可以选择消极对待,保持低调,不论他怎么说,你有自己的思路和想法,不要太顺着拿枪的那个人的思路走。这个很需要技巧,因为很多时候拿枪的那个人是你领导,这是要学会既不按照他的思路做事,又要达到对公司负责的良好效果,同时又能在他那边交代过去,不让他对你产生太多反感。这个我很难直接举出例子,具体情况具体分析。
  • 当然,也可以考虑高调的方式,比如直接打击一下那位拿枪的人,一般我不太喜欢这种方式,这个以后的文章中可能会涉及到。具体的就不在这里写了。

    这是目前我对“枪”的认识,可能非常不全面,甚至非常片面,不过以我目前的经历,也只能写到这种程度了。我觉得虽然被人当枪使绝没有一点让人高兴的成分,但是,从中我还是受益匪浅的,一方面是经验和教训的总结,另一方面是自己心态上的调整。这件事情以后,我经历了很多个阶段,从最开始的茫茫不知,到后来逐步认清,再到内心之中的愤怒,再到采取回避的方法,最终达到一种客观认识的阶段,对于我来说,这种心态上的磨砺和成熟,是最大的收获!

我真的应该感谢那个把我当枪使的人……

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“小心被人当枪使”系列终于写完了,本来打算有一篇从总经理和总监角度出发的文章,但是后来发现总监角度已经在其他文章中涉及了,总经理的角度虽然一直没有提及,但是在这里没有太大的必要去讲,其他文章中已经涉及了很多领导思考问题的角度问题,有兴趣的朋友可以参考其他文章。
下面将接着前面已经开始更新的GTD等四大系统专题来谈,又是一个让我痛苦的任务,这个部分我打算非常认真的去做,把具体操作的每个步骤用抓图的方式表示出来,自然,这极大的增加了我的时间消耗!希望获得大家的继续支持!!

另外,古道视野从2007年8月31日开始更新,已经更新超过100篇文章,点击率突破十万,订阅数1200+,非常感谢大家对我的支持和帮助!我也找到了很多志同道合的朋友!万分感谢大家!后一步我会确保文章质量,尽力做到按时更新,虽然这个好像有点困难……

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小心"被人当枪使"之监理工程师篇

工作之初 04月 21st, 2008

完把别人当枪的人以后,说一下“炮灰”——监理工程师是当之无愧的炮灰。
上篇说了,当炮灰是要满足一定条件的,不是谁都可以当的,最关键的条件是:没有很深的背景。这位炮灰从过程和结果来看,确实如此。

简单总结了一下,目前想到的,当炮灰有四种情况:

第一种,是很无辜,出了事情,“变成了炮灰”
这种情况是存在的,比如说,你当上某个公司的老总,结果,你还在上任的路上,公司出了事故,死了一位,很有可能,您就很不幸的成了炮灰,这和你本来没有任何关系,但是必须有人承担责任,不幸落到某些人的头上。记得我曾经和某省交通部的部长吃饭时,他说,很多时候,你只能做到“流程上的规范”,他拿高速公路的护栏做例子,现在高速上的车大多超重,司机也经常性地疲劳驾驶,结果经常出现事故,他说,他能做到的,只能是按照国家规定,督促相关单位把护栏高度和质量做到位,确保出了问题时,没有他的责任。他很清楚,这只是治标不治本,可是没办法,这是他在职责范围内仅能做到的。现在,很多事情上强调流程上的规范,为了避免类似“炮灰”的出现,我只能找到这样的办法。但是,从另一个角度来说,如果每个人都能在自己职权范围内达到标准,只要在规范设计上没有太大的问题,整体上也会形成良好的效果的!

第二种,是很不幸,因为坚持原则,而成了炮灰
这种情况,在中国,说实话,出现的并不是非常的多,尤其在30岁以上的人群中。我们的传统强调“权术”,强调“变通”,原则很多时候成了一个摆设和口头上的叫嚣,坚持原则,成了“傻”的表现。对此,我不想评判太多,因为我自己也没有找到一个合适的处理方式,这已经上升到一种人的价值观问题,或许我会单独对此写文章,增加一个专题,但是具体的东西,每个人只能是自己去选择。个人认为,这之间没有所谓的对错之分,只是价值观上的取舍而已,世俗意义上的成功与否只是狗屁,人活着,至少要活出自己,哪怕在所有人眼中都是失败的,哪怕在所有人眼中只是个疯子。
对于监理工程师这件事情,我一直不太理解的一点,就是他为什么要如此坚持那种做法,即使那种做法明知是我所不能接受的,业主方所不能接受的。如果他真的是认真工作、坚持原则的人,我会尊敬他,也会选择其他的方式来解决和处理这件事情,但可惜的是他不是,这里我就没办法举例说明了,因为事情本身就是虚构的,我哪来例子说啊!?我只能说如果没有后面提到的可能的原因的话,大概他只是没有意识到会有这样严重的后果,想给我“下马威”或者仅仅只是坚持己见而已吧。

第三种,和本系列主题相关,被别人当枪使,结果拿枪那位失败了,枪就成了炮灰
这里需要说的是,拿枪的那位失败了,大多数情况下,枪都会变成炮灰,像齐恒公和管仲的事情不是说没有,但是也比较少见,我们就不要拿这个说事儿了。
这件事情发生后,有一种版本的传言说,总监的也有自己“立威”的目的,给施工单位和业主方一个下马威,告诉他们,不管你们说什么,我说不行就不行!这种观点从实际情况来分析,我个人持存疑态度,毕竟立威的时候,去反对业主公司总经理实在太不高明了,尤其是在有上级领导来检查这种节骨眼上,简直就是一个愚蠢的决定!
在这种情况下,如果避免成为“炮灰”,暂时不讲,我放到从“枪”的角度出发分析时的那篇文章中,很快就会贴出来!

第四种,从确切意义上来说,不能算是“炮灰”,那就是,有人本来就打算整你,把你推到了前沿阵地,结果成了炮灰。
对于这个例子,还有一种传言的版本,说监理工程师和总监不是很和,甚至他们在自己公司里面就不是一个派别的,总监本来就想把监理工程师弄走。这件事情中,他一方面告诉监理工程师要如此去做,另一方面有采取手段强压监理工程师不得有逆,目的就是为了整他!对此,我依旧持存疑态度,因为我觉得这个监理工程师对总监不会有太大的威胁,从他处理这件事情的方法中也可以看得出来,监理工程师的手段非常一般,完全不值得总监用这种方式来做。更何况,总监也不知道我会有如此的反应,这是他非常不可控的范畴,除非,像第三个版本的传言一样,他和我们部门经理串通来做的——这个我更加觉得莫名其妙,因为这样做只是为了赶走一个人,实在不值,毕竟总监很可能因为这件事情得罪业主方的总经理……
这种情况,我只能说,我们需要自己小心!如果有人想整你,你没有看出端倪,安安稳稳上套,那只能说是自己白痴。记得在《圈子圈套》中有一段话,大概是这样说的:被人整,大多数情况下都是自己把绳子套在自己脖子上的,只不过是有人在合适的时候勒紧了而已。小心点吧,尤其是在某些环境下,毕竟脖子上总有几个套儿不是什么好事。

说了这么多,我觉得,对于这个例子,如果监理工程师在之前的工作中能够有很好的效果和习惯,当总经理问到时,不论如何我也会保他的,毕竟这对我来说也不是什么好事,很可能他走了来了一个更差的。
如果监理工程师一直以来都很优秀,我也很了解他的性格,那么,我会相信他这次的处理方式中有苦衷,我会寻找其他途径来解决这个问题,毕竟我做管理一直坚持的原则就是,为管辖范围内的人解决一切外界干扰因素,我是为他们服务的——说不好听了,我要给他们提供最好的工作环境,因为他们做出成绩,就是我做出成绩,何乐而不为呢?!
如果监理工程师能够在和我“交锋”时,明示或者暗示的说明这个做事方法是总监的意思,我也会选择合适的角度去找总监解决问题,因为,至少在那个时候,我更加习惯于着眼于事情本身,为解决问题不惜得罪人。当然,从监理工程师的角度来说,这种明示和暗示是存在很大风险的,毕竟他要受上级的直接领导,你总不能总是在推脱责任吧?尤其还在往上司身上推过责任!要是你什么都解决不了,都往上司身上推,那上司还要你干什么?这种方式,我不好说出确切的东西,毕竟情况不同、环境不同、面对的人不同,采取的方式很不相同,更多的只能说是一个种“度”的把握而已。(说“度”,其实就是我说不明白,汗……)
下一篇,我还在考虑是否写从总监的角度出发写东西,因为目前没有找到足够的东西写完整的文章,和可能直接写最终篇,也是最重要的一篇:枪。
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目前更新工作之初的“被人当枪使”部分!

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[软件推荐]Mind Manager插件Results Manager--优秀GTD工具

GTD/资料管理/知识管理/Project模板系统, 软件推荐 04月 12th, 2008

Results Manager 文章标志发现了一个用思维导图做GTD的优秀工具,个人感觉不错,可以克服我目前在工具方面存在的一些问题。

    软件名称为 Results Manager,大家可以在这里( http://www.gyronix.com/下载,试用期28天,不过听说过期之后重新安装即可。

    安装之后,打开Mind Manager 7,会看到这个界面,注意两处标注的地方,是该插件的功能区。
Results Manager-01

    更多操作的界面在这里:
Results Manager-02

    简单介绍一下它的功能,由于个人原因,暂时我不会更换GTD工具,所以没有深入研究,有兴趣的朋友可以试用一下!下面我简单介绍一下自己的感受:

    使用Results Manager,在GTD应用上和我使用MindManager+Outlook类似,也是独立的两个步骤:
    1、Project分解:建立一个思维导图,做Project分解,在思路上与我一致,但是在这里需要在导图中对Actions和Project进行一下设置,设置方法是点击“edit activity”在如下图的弹出窗口中设置。
Results Manager-edit activity
    2、生成To Do List:在我的工具中,我需要把MM中的分支导入到Outlook中形成任务或日程表项,而在这里,如果您对原有导图进行了上述设置,将可以直接点击create dashbroard,即可生成To Do List导图文件,这里有多种不同类型选择,会生成不同的导图,提供了很好的便利条件,同时生成的导图本身是按照GTD的思路排列,尤其为刚刚学习GTD的朋友提供了便利!
    这是在MM中选择生成导图后的选择方式:
Results Manager-create dashbroard

    这是选择了GTD项后生成的结果:
Results Manager-To Do List

    在日常我们完成Actions时只需要查看To Do List即可,在完成Action后,它提供了一个非常大的便利:
    1、点击对应Action后面的链接图标即可直接回到“Project导图”的对应位置,便于您导入和处理下一步Action,在我个人使用MM+Outlook时最大的一个问题就在这里,因为每次我完成一项Outlook中的Action后,需要到MM导图中寻找该分支所在位置,然后在MM中打开任务一次,才能进行下一步行动的导入,不能不说,这一“小功能”提供了非常大的便利!(有没有熟悉Outlook和MindManager的编程高手?我可以付款帮我在MM导出到Outlook时添加一个小小的链接图标吧!)
Results Manager-finish action-1
    2、在上面的工具栏中,点击下图对应图标,可以将To Do List导图中改变内容导入到Project分解导图中,这也是一个非常便利的方式!
Results Manager-Send Results

    这个工具我认为在很大程度上弥补了我现在MM+Outlook实现GTD时遇到的问题与困难,当然,同时还有其他方面的优点:
    1、该软件对Action和Project做了区分,我没有深入研究软件具体区分除了在Project  List中有作用外,还有没有进一步深入,如果真的存在其他的功能,个人认为会给GTD提供很多便利的!
    2、上手容易:该软件为MM的插件,可编辑的地方存在但是不是很多,上手还是非常容易的!
    3、To Do List符合GTD思想:这个前面已经提到了,由于它是严格限定列表方式的,所以尤其对于GTD初学者,可以非常有效的直接利用起来,很大的优势!

    但是,同时,对于我个人来说,它也存在一些问题,但是这些问题都不能说是软件本身的问题,更多的是针对我个人,或者说针对我个人的GTD系统。
    1、如此做GTD不必使用Outlook:这是它的优势,至少在我看来工具越少,越简单越好!但是这也同样成为一项劣势,因为我需要大量出差,需要在PPC上查看资料,而不与Outlook同步就意味着难以在PPC上使用,虽然PPC上也可以使用FreeMind可以打开思维导图,但是不是以图形方式打开,而是以树型方式打开,个人很不喜欢这种方式浏览。
    2、暂时没有破解:不过,据说28天到期后可以重新安装即可,而且现在有很多破解时间限制的soft,但是每次打开软件都要弹出来一个窗口确定,还是比较麻烦的,同时重装也是个麻烦的东西。我个人还是希望支持正版的,只要是价格不高,自己确定使用的软件都会付费,从网文快捕、友情强档(这两个已经被抛弃了)到理财软件、虚拟光驱软件、杀毒软件等等,但是这个价格实在有点让我难以接受!一个插件!300元!还是美元,我汗,我爆汗!!我只能说,上帝,给我一个破解吧……
    3、软件转换的时间、精力成本:这对于我来说是最大的问题!虽然我在用MM做Project分解,但是方式有细微的差别,这个我就不详细说了,大家可以自己去体会,更换软件会导致我所有的Project模板均需调整,虽然工作量不是特别大,但是件很烦的事情,而且该软件自身对每个Action的设置方式我也需要适应和习惯,我不畏惧这种改变,但是时间成本的计算让我觉得改变不是非常值得。

    总的来说,这是一个优秀的软件,可以很好的在PC上使用,个人建议符合以下条件的朋友尝试一下:
    1、习惯使用思维导图做Project分解,如果是习惯使用MM就更容易了。
    2、刚刚学习GTD,没有确定的工具,可以使用这个工具,它还是非常符合GTD的思路的。
    3、大多数查找To Do List时可以在电脑旁边,没有太多出差情况,这就很好的克服了PPC同步问题,当然,如果方便打印,也是可以选择的。
    4、没有太多软件更换带来的时间、精力成本!

本文地址:http://www.gudaovision.com/gtd/2008/04/12/625458
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相关资料:mind manager 之results manager初探

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    第一次在文本之中导入这么多的图片,很多朋友一直在告诉我这样做,不过自己实在时间有限没能做到,这次尝试了一下,我也是实在操作不熟练,耗费了接近半天的时间才完成这一篇文章,让我对后面更新GTD工具使用方式-MM+Outlook把每一步骤均用图形表示的思路深感郁闷!这要耗费我多少时间啊!!!我想雇个人帮我做这些处理工作,最好能雇人帮我做每个月搜索资料等等工作,这样我可以节省更多的时间来读书!!有没有人有推荐?不过我也没多少钱,大概一个月300元内,还是可以接受的。谁来帮忙推荐一位吧!

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GTD等四大系统的融合

GTD/资料管理/知识管理/Project模板系统 04月 10th, 2008

篇文章简单介绍了日常的四大系统,并对各大系统的功能及工具做了简单的区分,本篇文章我将目光集中在系统之间的关系与融合上,使之成为一个整体,成为为日常生活提供便利的工具。

 

    融合的思路上,我认为在日常生活中,不能所有系统均在表面,因为这样将会让我的生活变得异常复杂,大家可以想象一下,一件简单的事情我需要查阅34个软件,查找n多个功能才能够开始去做,那么我就不是在管理时间而是浪费了!

    所以,GTD系统在日常中,是唯一顶层的工具,也就是说,我每天做的所有事情都直接通过GTD系统查看、记录和总结。

    资料管理系统GTD系统的一个补充,因为在我看来,资料本身是没有任何意义的!就像未经解读的数据是没有任何意义的一样!因此,唯有资料与Actions相联系时才是有意义的,它为行动提供支持,这才是最重要的!

    知识管理系统本身需要不断进行完善,但是在日常显现出来同样没有任何意义,除非您打算把这些东西拿出来显摆或者是希望拿出来给别人讲课,否则,只有知识变成行动或者是可行动的方法,才是真正有效的知识,就像我关于读书一直强调的东西:读书是为了改变,不论是行动上的改变还是思维上的改变,如果没有改变,那么读书就没有任何意义。也就是说,知识管理系统其本身需要我们不断进行思考和完善,但是归根结底,我们需要给知识管理系统一个出口,一个可以直接落实到行动上的出口,一个改变自己习惯或者做事方式的出口,然后将这个出口与GTD系统对接,形成GTD中的ProjectsActions,真正应用到实践中来,当然,还有后续的回归到理论中去。

    Project分解模板系统更加是一个底层的系统,甚至于您可以把它归入GTD系统之中,其实,我以前就是这样做的,但是在实践中个人感觉归入GTD并不恰当。因为一方面Project模板的总结工作是一项完全独立于GTD的工作,另一方面也是为了避免随着模板数量的增加,模板之间的横纵联系相对混乱后将可能给GTD系统带来麻烦。这套系统的一切工作都在底层完成,日常的体现只有在GTDProject分解,也就是GTD计划时才有所体现。

    不知大家有没有注意到,其实Project模板系统一方面的目的是确保事情不要做错和遗忘,另一方面是为了更好的节省时间,也就说,这四个系统之间的功能也是互补的,它们之间唯有融合之后才能让我更好的实现时间管理等目标。

    一句话:四个系统是独立的,唯有独立才能让我清晰的去实现各自的功能;它们之间又是融合的,唯有融合才能让我更便利的去使用;它们是分层次的,唯有层次才能让我每天的行动有唯一的参照系统确保简单、明了。

 

    相信,每个朋友都有自己习惯使用的软件,都有自己习惯的系统,对于软件的选择,我想提出以下建议:

    1尽力减少涉及软件的数量:数量越少,操作起来越方便,您使用的也越习惯,不要耗费太多精力去学习如何使用软件,把精力留给理解系统的内涵。在四个系统中,我使用了五个软件:OutlookMindManagerGoogle桌面、EverNote和资源管理器,要不是两台电脑之间同步起来比较费劲,同时又怕数据文件损坏损失太大,我会把所有的资料都放到Outlook中!EverNote虽然暂时没办法不使用,但是我也在不断想办法减少其中包含的内容,一句话,越简单越好!

    2尽力增加各系统使用软件的交叉:软件使用交叉了,相互之间配合才能更加简单,就像Project分解模板我可以用微软的绘图软件V什么(汗,忘记名字了)实现,那样会很漂亮,可是那有什么用处?我在GTD中做Project分解在用MindManager,如果模板也用同一个软件,我分解的时候可以直接copy,如果用微软的产品,最差我也要导入,这只会给我的工作造成不便!

    3、使用软件简单的功能:我用MindManager很多,很频繁,但是,我觉得自己在思维导图方面完全是个外行,我只用20分钟翻看过一本思维导图方面的书(还是开会时看的),完全不知道他在讲什么,也没读过关于导图的一系列专著,我甚至不知道思维导图在“官方”和“大众”看来能做什么,我只知道它对于我能做什么,它对于我来说,能够实现哪些我所需要的功能,或许等我有空的时候我会认真研究一下脑图,不过一定不是现在!所以,把软件用好很重要,但是不要总想着去用软件艰深的功能,那样会很复杂,也容易出问题——重要的不是工具,而是思想!

    4、寻找将所有软件结合在一起的工具:我个人暂时找到的只有Google搜索和微软桌面搜索,之前我的资料管理系统用OneNote,其实就是为了将几个系统统一在微软桌面搜索之下,可惜很可能是我没有用好,它并没有达到我想要的效果,暂时,我只能将整个系统替换到Google桌面上,自然资料管理工具也需要调整到EverNote上了。不知道大家是否知道什么好的工具可以很好的支持Google桌面,期盼着您的推荐!

 

    OK,融合方面已经谈的差不多了,更为具体的内容我会在后续文章中谈到时详述,下一篇开始,我将由GTD工具和实现讲起,将四大系统的内容穿插进去,当然如果时间允许,我会在后面独立成文介绍其他三大系统的实现方式,欢迎大家多多拍砖,一起探讨实现的方法!

    这次的GTD文章与前面的30余篇GTD不同,前面的文章更加关注GTD思想,这次我将关注点放在GTD实现的方法和工具上,也算是这一段时间GTD实践的总结。我尽力做到图文并茂,不过实在是时间有限,无法太多的抓图,要是哪位朋友可以提供一些支持我将不胜感激!

 

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更新完这篇,先更新“工作之初”系列的“被人当枪使”主题的文章,那个还没有更新完,郁闷了,两个系列的东西弄到一起来写,真是麻烦……

我还在犹豫是先把“工作之初”专题的文章更新完再更新GTD系列,还是先更新GTD,每天一篇又没有那么多时间,无奈啊!!

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GTD等四大系统的建立

GTD/资料管理/知识管理/Project模板系统 04月 9th, 2008

日常的工作和生活中,我有四大系统一直围绕在身边,它们为我的思考、生活、学习和发展提供了非常便利的条件,成为我不可或缺的一部分,之前的时间我在不断的思考和实践,近期借大规模调整GTD系统的机会,我将这四大系统做了进一步思考和融合,虽然暂时没能全部完成,但思路上已经基本成型,向大家做以介绍,欢迎大家提出您的意见!

    这四大系统是:GTD时间管理系统、资料管理系统知识管理系统Project分解模板系统

    1GTD时间管理系统

    这套系统的就不必说了,熟悉古道视野的朋友都非常清楚。使用工具为:MindManagerOutlookGoogle桌面搜索和PPCS1。本篇文章不详细说具体的实现方式,近期我会系统的更新GTD实现方面的内容。在工具选择上,MindManagerOutlook之间有非常便利而有效的同步方式,OutlookPPC都是微软的产品,提供了最为安全的同步功能,这也是为何有很多更好的GTD工具我都没有选择的原因。

    2资料管理系统

    资料管理系统的目的是为了有效组织和管理资料,做到随时需要,随时获得,便利性是非常重要的一项。实现工具为:资源管理器(这个是什么?我的电脑,明白了吧……)、EverNote(目前是OneNote,正在考虑转换,因为据说EverNote提供了Google搜索的功能)、Google桌面搜索、PPCS1)、PCPPC同步工具EverNote据说可以通过Google桌面搜索,我还在尝试之中,不知效果如何,资源管理器自然不用说是可以被Google索引到的,如果两者均可实现,那么这套系统就通过Google桌面有效的结合成一个整体。PPC更多的是一个查看工具,PCPPC的同步工具是为了同步文件夹到储存卡,这样我可以随时查阅重要资料,不必局限于电脑旁边。

    3知识管理系统

    对于我,这是一个非常重要的系统,虽然目前还只是一个雏形,一个非常简单的效果,但是已经起到了良好的作用,目的是为了有效的组织和学习知识,并把知识变成实践。工具:MindManager。对知识的学习,我一向认为应该形成一个系统的构架,而思维导图则是非常便利的体现出“构架”的工具,同时MindManager简便的编辑方式也让我非常喜欢,这是我选择该工具的原因。

    4Project分解模板系统

    Project分解模板是什么?我们都知道,当我们去做一件事情时,总是有一些方面是必须想到的,有一些事情是必须去做的,一个Project分解成Actions后,某些顺序是必须遵照的,但是您有没有发现日常中我们依旧在不断犯着同样的错误?我们跑到商店却发现忘记带钱包,跑去医院却忘记带医保本,最可气的是,我们在不断重复的犯着同样的错误,好似前几次忘记和再次忘记之间没有任何的关系,于是,我们想到要做什么事情前写一个单子,提醒自己不要忘记某些事情,提醒自己做事的步骤。这个Project模板管理系统就是这“一个单子”,但是它是一系列类似Project的汇总和总结,是触类旁通的。当我们完成了一个或多个项目后,我们进行思考和总结,不仅仅总计其中做到的,还要总结没有做到的,完善这个模板,让自己再次遇到同种类型的Project时不必再犯同样的错误,同时,更加重要的目的:节约同类型Project分解所浪费的时间。这套系统让我避免了很多重复劳动,也更好的实现了“流程化与创新”之间平衡而尝试,具体的思想请大家参阅这篇文章实现工具:MindManagerProject分解在使用方面,主要体现在GTDProject分解步骤中,也就是GTD五大步骤的“计划”,该步骤我会使用MindManager来实现,那么自然,MindManager成了我最好的选择。

    这里我要强调一下“资料管理系统”和“知识管理系统”之间的差别:资料管理系统所包含的内容大多是不必经过太多分析和思考的,当然这需要处理和归档,但核心的目的是为了做事时提供参考资料,比如说我以前买过一个冰箱,现在我要买另一个,我可以查看资料管理系统中是否有价格的整理,简单的看一下Excel列表,看看哪个品牌便宜,去哪里买;或者是当我要签一份合同时,我需要查阅一下相关的法律文献,我直接到资料管理系统中去查。而知识管理系统是对知识的一个划分,对单方面知识分支的一个构架整理,它反映出的是个人的知识体系与构架,核心的目的是为了便于知识的总结、归纳与整理,更为重要的目的是为了在行动中应用知识并做到改变,这个后面还会涉及。目前网上有很多人也在提及这两个系统,不过就我个人来看,除了GTDLife上的FS系统还算是我个人定义的“知识管理系统”范畴外,其他的不过只是“资料管理”而已。

 

    这样说来,好像四个系统都是很大、很复杂的,但事实上,我目前的知识管理系统和Project分解模板系统仅处于雏形阶段,不论是实现方法上,还是功能上都是非常简单的,但是复杂并不是目的,简单而有效才是我努力的方向。

 

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    本来我打算继续更新“工作之初”关于“被人当枪使”的话题,不过之前答应朋友周三前写一篇关于知识管理系统的文章,所以,只能先更新一下这部分的内容了。最近做GTD总结也让我发现一个问题:我的时间不论如何计算都不够同时完成博客写作、英语学习、专题阅读和工作的,这真是个让我痛苦和郁闷的事情!看起来我需要更加抓紧时间了!

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小心"被人当枪使"之部门经理篇

工作之初 04月 7th, 2008

回书说到,监理单位的一位监理工程师被清理走人!整个项目震动很大,那么,在这个简单的“地面标高确认”事件中,谁获得了最大的收益?不知您的观点如何,我的感觉是:我的部门经理!

 

    首先,我们来比较一下每个人的收获。

    总经理虽然是这件事情中起到决定性作用的人,但是他绝对不是这件事情的主角,基本不存在受益与受害的问题。

    监理单位总监在目前来看,实在不能算是受益人,他当天妥协,后来自己手下被清理,不知道他在他们总经理那边需要如何交代。

    监理工程师是直接受害人,绝对是炮灰级人物,益处一点没有,害处不知要延续多久……

    我是直接参与者,但是整件事情,其实我都在把关注点集中在工作的事情上,而非“人”、“关系”和“利益”之上,所以,虽然从威慑力角度来说,我也算起到了一定的“立威”效果,但是损失同样巨大:明眼人可以看出,我是那个拿刀砍人的,大家会说,为什么别人管的范围不出这种事,你管的范围出这种事情!出头鸟可不是什么好事情!

    部门经理看起来好像只在末尾时间出现了一下,要是电影,露脸的镜头也只有在最终找总经理那段才有“戏份”,但是,他却是整个事件最佳的利用者,为他个人谋求了最大的利益:立威!他明确的告诉整个项目的所有人,所有施工单位项目经理和监理单位人员:我今天能清理一个监理工程师,明天,我就能清理你!听话点!

 

    我想说的是,单纯从手段角度来说,我并不认为部门经理有何不妥,他只不过在适当的时刻,找到适当的人,去影响和说服总经理而已,这和我强调说服时要投其所好,找到合适的人去说服对方没有什么本质性的差别,但是,部门经理的目将整个事情变得卑劣和肮脏!

 

    在我看来,如果没有侵犯他人利益,很多技巧本身都是可以接受的,但是为了个人私利,以牺牲他人利益为代价,并且在未经受害人允许的情况下去应用“某些技巧”,就让很多本身并无对错之分的技巧变得负面了。

 

    从整件事情来说(当然我经历的事实和这个故事不一样,不过含义差不多),也从我对他的了解来说,这种“立威”绝对是他筹划已久却一直没能找到合适机会的,周一他找我谈话说到这个事情时很大程度上是在试探我的态度,试探我是否和他站在同一战线上,结果,我不冷不热的态度让他觉得有些泄气,本来是希望拉作联盟,结果发现我清人意愿不强,于是便改变策略——把我当枪使!

    后来,他找到总经理争取说服,可惜一个小时过去,收效不大,只好使出杀手锏——把我叫过去。我当时也是实在没有考虑到这么多的方面和事情,结果介绍了一下当时发生的情况,又附加了那名监理工程师原来工作中我认为很不负责任的做法,结果把老板搞怒了,人被清走了……

 

    说实话,从部门经理的角度来说,这绝对是让他沾沾自喜的一件大事,从我向他汇报工作进展那一刻开始,他应该就已经不断盘算着如何利用,而之后我的反应有再次走进他布下的圈套,最终比预定目标还要好——砍人的,得罪人的是我,收获的是他!

 

    从他的角度来说,这个砍人的人和被砍的人,或者说“当枪”的人和当“炮灰”的人一定要有所选择:

    1、这杆枪一定要有足够威力:在总经理那里管用,因为清人不是小事,只有总经理发话才能做到,这杆枪一定要深的总经理信任!

    2、这杆枪一定要有足够火气:没火气,不容易惹火,有枪,枪却一直不开火和没有一样,他一定要开枪,最好不断开枪,乱开枪才好!虽然我后来已经没有太多火气了,但是前面已经把问题激化了,走到和总经理汇报那一步的时候,怎么的都要把之前遇到的问题都说了的!

    3、这杆枪一定要有足够盲目:枪不能太明白这些事情,他都明白了,部门经理还混什么啊,那不是玩火 ** 嘛!我就在那个社会经验不足的时候,足够盲目了一回!

    4、被灭的一定要具备炮灰素质:最关键的因素是,他没有很深的背景,如果那个家伙是他们公司总经理的人,虽然惹得我们总经理不高兴,也未必会真的出现清人的情况。

    结果,我成了那把“枪”的最佳选择,那位监理工程师成了“炮灰”的最佳选择。

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小心"被人当枪使"之事例介绍篇

工作之初 04月 5th, 2008

被人当枪使”这件事情是我工作以来印象比较深的一件事,我一直都希望把这个问题详谈一下,在“随风而逝”中也写过几篇文章,但由于最重要的事件比较大,影响面较广,影响的人也比较多,不便透露,所以一直以来,我都说的有些含糊,让人费解;而后来发生的事情虽然可以明确来讲,但几件事情时间跨度较大,写起来也显得凌乱,过去的文章只能说是体现出了我强调的观点,却没能成一个系统。不幸的是,“古道视野”我强调要写成一个相对系统的东西,于是,这几篇文章真是卡了我n多天啊!……

 

这个话题大概会写几篇,这个是第一篇,介绍最关键的一个事例,当然,这个包括以后提到的事例全都是虚构的,后面的很多文章我也会用类似的例子来说问题,这样说起来比较形象,又能避免直接写工作中的事情。

 

这个通用的例子,我选择大家都熟悉的盖房子。比如说现在一家公司要盖一个住宅小区,第一个事例中,我只涉及这个小区中的一座楼。我们公司是业主单位,也就是所谓的甲方,简单来说,就是出钱让人盖这个住宅小区的公司,现在我们找到了一家设计单位,几家施工单位,一家监理公司,当然还有一堆检测、实验单位等等。比如说,我是这家公司的叫什么呢,工程主管,主抓这个住宅小区的几栋楼的建设,工作内容?凡是这几栋楼的事情,都是我主管的范围。我直接面对的工作对象是监理单位的监理工程师,施工单位的项目经理,设计单位的院长。

 

我们公司级别划分比较简单,一个总经理,他人很好也非常有能力,处事柔和但不乏魄力,由于之前我的工作让他非常满意,所以他对我非常信任,整个项目四分之一的款项都是从我手里花出去的(当然这个时候还没有花出去那么多钱)。

在我和总经理之间有一个部门经理,当然还有副总,不过他们在这出戏里没出现,就不说了。这个部门经理主抓整个项目的全部施工工作,我隶属他的管辖范围。他直接面对的工作对象是监理单位的总监,施工单位的项目经理,设计院的院长。

 

现在是项目初始阶段,开工大概也就三个月,表面上看来,虽然不免有些磕磕碰碰,但并没有发生过什么大事,结果,突然之间冒出来一件不大不小的事情……

周四,我们公司接到上级通知,一周后,省里有领导来项目检查,需要我们准备一下。本来,我主管的施工单位目前临建(民工房)所在地归属于其他公司,他们正打算搬家到我方指定地点,现在有了这个事情,就需要把进程加快很多了。总经理特意找到施工单位项目经理说明这件事情,告诉他尽快动工,又找到我和部门经理强调了这件事。当天晚上,我又和施工单位项目经理强调了一下,同时通知监理单位监理工程师配合。

周五中午,我出差路上,突然接到施工单位电话,监理工程师不认可施工单位测量的地面原始标高。这个我需要简单解释一下,业主方是给钱的单位,但是我们负责的工作是监督和管理,而监督,主要采取的方式是抽查,更多的监督工作要靠监理单位来做,比如说场地平整的工程量。这个工程量需要监理单位测量原始地面标高,或者是认可施工单位测量的原始标高,然后认可平整后的标高,即可求出施工单位的施工量,作为业主方的付款依据。可是现在监理工程师不认可,施工单位没办法继续施工了,因为只要施工单位做了后续工程,监理就可以不认可原有工程量,那部分钱就没地方拿了。

我给监理工程师打电话沟通,询问他们不认可的原因,他说了一个在我看来很是莫名其妙的理由(这个例子是虚拟的,我还真不知道可以写哪种理由算是“莫名其妙”,大家明白意思就好!),我和他讲了接近半天的道理,就是二个字:不行!我给他们总监打电话,要求总监代表监理公司给我方一个明确的答复。同时,我正打算给施工单位项目经理打电话要求不论监理是否认可都要立刻动工的时候,对方先给我来了电话:他们希望立刻动工,这笔钱不要,也要配合业主方把迎检工作做好!10分钟之后,监理公司总监给我回电话,他妥协了,我也不希望双方之间矛盾激化,只是大概的提了监理工程师处理得不太恰当的几句,然后表达了希望双方共同努力把工作干好,这点小摩擦就这样过去吧。

 

本来,一切处理的还算顺利,但是当我周一回到项目上时,我发现自己犯了整件事情的第一个错误:整个事情的处理过程中,每当有较大进展时,我都会向部门经理汇报,在我看来,这是我的责任,最终却成为我错误的开始。

 

周一,部门经理找到我,向我表达了他的愤怒,听他的话语,应该在我与监理谈判过程中,他也给总监打过电话,虽然不知道效果多大,但可以肯定,总监并没有直接表示同意,看起来他与总监之间好像也出现了一些冲突。

 

下午,我正在工地里当“民工头”时,突然接到总经理电话,让我过他办公室一趟。风风火火赶过去,一开门就看到我们部门经理费尽口舌的努力说服总经理向监理单位施压,要求清走该监理工程师!说实话,我当时真的有点震惊,虽然现在的我遇到了会没有什么感觉,但是毕竟当时我刚刚进入职场一年时间,当时我的反应只有一个:部门经理要清人!!!

 

这里又要穿插一下了,在这种情况下,业主方要求监理单位清理门户,从本项目赶走一个对方单位的监理工程师是一件不小的事情,因为首先从项目的角度来说,监理工程师主抓一块区域的监理工作,虽然他不是直接面对施工单位的项目经理,但是施工单位的任何一个人都会比较给对方面子,也就是说,从地位角度来说,一个监理工程师虽然略低于施工单位的项目经理,但也差不了多少。从面子角度来说,所有的公司都有同样的观念:我们的人,我可以自己让他滚蛋,但是不能是其他单位要求,你要求他走,他就走,那我多没面子……这里还没涉及到被清理者的背景问题。

所以,清人,绝对是对相关单位和整个项目来说都是非常慎重的事情,不到迫不得已绝不会动,这也是为什么部门经理说了半天(后来听说他在老板办公室呆了一个小时了……),总经理也不同意的原因。从结果来说,清人将给整个项目的所有施工单位项目经理、监理工程师们非常大的震动——我今天可以清理这个人,明天就可以清理你!

 

总经理看我进来了,转头问我,那个监理工程师是你主管吗?我说是,我说他主抓那栋楼(项目里面比较关键的一部分),我全面负责。然后总经理问我他怎么样,我简单的说了几句最近发生的事情,当然还有几句原来他工作中我认为很不好的地方,结果十句话还没说完,总经理拿起电话拨通了监理公司总经理的电话……

 

结果如何,我想大家都知道,或者说,是直接的结果:当天,公司发文至监理单位要求清人,三天后,监理工程师工作交接完毕,打包走人……

 

现在,大家来猜一下,整件事情就目前的情况来看,谁是最大的受益人?下一篇文章,我将试图从他的角度出发做一下我的分析,还希望大家一起讨论!

 

更多思考,敬请关注古道视野,本博客以专题形式更新文章,力争每个专题形成系统知识构架,并找到可以直接应用于现实中的方法。现已完成专题“GTD时间管理”、“谈读书”,目前更新“工作之初”,讲述大学生初入社会的经验、教训和思考。

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古道视野继续更新!

博客历程 04月 4th, 2008

道视野又暂停更新了接近两周,最近老婆身体不适,昨天刚刚做完手术,说实话,这篇文章和“小心‘被人当枪使’之事例介绍篇”我还是在医院趁着老婆睡着时写完的,目前来看她的状态还好,不过依旧有待观察,真是让人难受的事情……

    最近工作也非常之忙,我调整到新部门大概不到4个月时间,在此之前部门就已经落下很多工作,我也处在不断学习期间,这个月我打算把1-4月份未完成的计划全部完成,所以压力比较大,一直不停的跑,加上家里事情多,很多时候必须抓紧时间,今天在医院还电话不停,谈了三份合同……

另外,我的时间安排都是以“九十天”为一个阶段,08年自然是1-3月份为第一个阶段,结果这几天碰巧就是一个交界处,同时近期感觉GTD工具使用效果不佳,资料管理系统效果不佳,上周基本一周时间的下班后我都在不停的调整、实践新的几大系统,目前已经初见成效,很有效的提高了工作效率和准确性,我会在近期 GTD系统更新的部分写成文字发上来,争取做到图文并茂,尽力趁清明这几天多写几篇。

    同时,前几天在“杂乱的书桌”上看到作者提到“知识管理系统”,我大略说了一下自己的思路,当然,和他有很大不同,也引起了几个朋友的兴趣,本来,我的几大系统也是相互交叉融合的,所以趁着更新GTD时间管理系统相关文章时,一并把几个系统介绍发上来,希望大家一起探讨!

    这里简单透露一下几大系统:GTD时间管理系统,资料管理系统,知识管理系统,Project模板管理系统。通过实践,效果很好,我尽力把这四个系统的东西揉到一起来写,这样也好让大家有一个更加清晰的概念——它们是独立的系统,但相互交叉融合!它们是我每日生活必不可少的工具!

    我最近同时在写“工作之初”和“GTD时间管理”两个专题的文章,争取做到一天更新一篇,不过依旧不做承诺,“工作之初”专题我正在写一个小的系列短文:小心“被人当枪使”,个人认为是很重要的一个部分,马上更新!

BTW:这篇是古道视野的第102篇,时间好快啊!

 

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